Contexto

La empresa descrita en este material ejecuta grandes proyectos de construcción, a menudo bajo un modelo de consorcio - es decir, no en la clásica relación entre contratista principal y subcontratista, sino como uno de varios socios en igualdad de condiciones que comparten la responsabilidad de ejecutar la obra. En la práctica, esto significa que en un mismo proyecto participan personas de distintas organizaciones y con distintos dominios corporativos, y no solo de una única estructura empresarial.

Además, parte de los proyectos de esta empresa tiene una dimensión internacional - junto a los socios europeos, también participan organizaciones de fuera de la Unión Europea.

El reto

El modelo de consorcio e internacional genera una necesidad que no se da en relaciones sencillas con un único subcontratista: en un mismo flujo de trabajo deben colaborar con fluidez usuarios de distintas organizaciones, distintos países y distintos sistemas jurídicos de firma electrónica.

De ahí surgían dos problemas distintos.

El primero era jurídico y de confianza. Una firma electrónica utilizada, por ejemplo, en Asia o en Estados Unidos no equivale automáticamente a una firma cualificada europea. Para una organización europea, esto dificulta evaluar dicha firma, validarla y determinar con claridad su estatus jurídico. La empresa quería que la persona que recibe un documento en un país de la UE pudiera verificar sin ambigüedad que un documento firmado por un socio de otro continente está correctamente firmado - sin tener que aceptar a ciegas una firma o un sello local desconocido.

El segundo problema era operativo. La verificación de identidad tradicional en el proceso de emisión de una firma cualificada suele requerir una videollamada con un agente. Con diferencias horarias de seis o siete horas en uno u otro sentido, encontrar una franja común - dentro del horario laboral europeo - resulta difícil en la práctica y ralentiza la incorporación (onboarding) de los firmantes extranjeros.

El enfoque

Un único flujo de trabajo para los documentos

Dentro de su propio plan Corporate, la empresa creó cuentas de usuario para dominios pertenecientes a otras organizaciones del consorcio - incluido un socio de fuera de Europa. La prioridad era mantener un flujo de trabajo único y coherente para todo el proyecto, con independencia del número de organizaciones participantes. Fragmentarlo en varios procesos de firma paralelos, uno por organización, habría supuesto volver al mismo problema que afecta a las relaciones con los subcontratistas - documentación dispersa y pérdida de control sobre el estándar.

Firma cualificada europea para personas de fuera de la UE

Para resolver el problema jurídico, la empresa analizó soluciones que permitieran también a personas de fuera de Europa obtener una firma cualificada europea, en lugar de depender de estándares de firma locales difíciles de evaluar. Una de las vías consideradas fue la firma cualificada de un solo uso con verificación mediante selfie.

La verificación mediante selfie como respuesta al problema de los husos horarios

La verificación mediante selfie combinada con un documento de identidad - en el caso de personas de fuera de Europa, normalmente el pasaporte - no exige concertar una llamada a una hora concreta. Puede realizarse de forma asíncrona, sin necesidad de coordinar agendas entre continentes. Esto es precisamente lo que elimina el cuello de botella de los husos horarios que, en el modelo clásico de verificación por vídeo, dificultaba la rápida incorporación de firmantes de Asia, América u otras regiones con gran diferencia horaria respecto a Europa.

Resultados

• Se mantuvo un único flujo de trabajo común para el proyecto, a pesar de la participación de varias organizaciones independientes y de un socio de fuera de la Unión Europea.
  
  
• La firma del socio extranjero puede verificarse sin ambigüedad conforme al estándar cualificado europeo, sin tener que evaluar firmas o sellos locales desconocidos.
  
  
• Menor tiempo de incorporación de los firmantes extranjeros gracias a la verificación mediante selfie, independiente de las diferencias horarias.
  
  
• Una solución útil no solo para subcontratistas, sino también para miembros extranjeros del consejo de administración y socios del consorcio que trabajan en otros husos horarios.
  
  

Conclusión

«En un proyecto internacional, la pregunta no es solo: ¿se ha firmado el documento? La verdadera pregunta es: ¿podrá una persona en otro país confirmar después sin ambigüedad quién lo firmó y si esa firma es fiable según un estándar que conoce?».

– Testimonio anónimo de una empresa constructora que ejecuta proyectos en consorcio

El caso demuestra que, en proyectos multinacionales y en consorcio, la tecnología de firma electrónica en sí es solo una parte del problema. Igual de importante es diseñar el proceso de verificación de identidad de modo que no dependa de ajustarse a un único huso horario - y que se base en un estándar jurídico que todas las partes reconozcan como fiable sin acuerdos adicionales.