Kontext

Firma opísaná v tomto materiáli realizuje veľké stavebné projekty, často v konzorciálnom modeli - teda nie v klasickom usporiadaní generálny dodávateľ verzus subdodávateľ, ale ako jeden z rovnocenných partnerov, ktorí spoločne zodpovedajú za realizáciu investície. V praxi to znamená, že sa na jednom projekte zúčastňujú ľudia z rôznych organizácií a rôznych firemných domén, nie iba z jednej korporátnej štruktúry.

Časť projektov tejto firmy má navyše medzinárodný rozmer - popri európskych partneroch sa na projekte podieľajú aj organizácie mimo Európskej únie.

Výzva

Konzorciálny a medzinárodný model prináša požiadavku, ktorá sa v jednoduchých vzťahoch s jedným subdodávateľom nevyskytuje: v jednom workflow musia hladko spolupracovať používatelia z rôznych organizácií, rôznych krajín a rôznych právnych systémov elektronického podpisu.

Z toho vyplývali dva samostatné problémy.

Prvý bol právny a týkal sa dôvery. Elektronický podpis používaný napríklad v Ázii alebo v Spojených štátoch automaticky nezodpovedá európskemu kvalifikovanému podpisu. Pre európsku organizáciu to znamená ťažkosti s posúdením takého podpisu, jeho validáciou a jednoznačným určením jeho právneho statusu. Firme záležalo na tom, aby osoba, ktorá dokument prijíma v jednej krajine EÚ, mohla jednoznačne overiť, že dokument podpísaný partnerom z iného kontinentu je riadne podpísaný - bez toho, aby musela naslepo prijímať neznámy miestny podpis či pečať.

Druhý problém bol prevádzkový. Klasické overenie totožnosti v procese vydania kvalifikovaného podpisu zvyčajne vyžaduje videohovor s konzultantom. Pri časovom posune šesť až sedem hodín jedným či druhým smerom sa v praxi ukazuje ako náročné nájsť spoločné časové okno - v rámci európskeho pracovného času - čo spomaľuje onboarding zahraničných signatárov.

Prístup

Jeden workflow pre dokumenty

Firma v rámci svojho plánu Corporate vytvorila používateľské účty pre domény patriace ďalším organizáciám zapojeným do konzorcia - vrátane partnera mimo Európy. Prioritou bolo zachovať jeden jednotný workflow pre celý projekt bez ohľadu na to, koľko organizácií sa na ňom zúčastňuje. Rozdelenie na niekoľko paralelných podpisových procesov, jeden pre každú organizáciu, by znamenalo návrat k rovnakému problému, ktorý sprevádza vzťahy so subdodávateľmi - roztrieštenú dokumentáciu a stratu kontroly nad štandardom.

Európsky kvalifikovaný podpis pre osoby mimo EÚ

Na vyriešenie právneho problému firma skúmala riešenia, ktoré by aj osobám mimo Európy umožnili získať európsky kvalifikovaný podpis, namiesto toho, aby sa spoliehala na miestne, ťažko posúditeľné štandardy podpisu. Jednou zo zvažovaných ciest bol jednorazový kvalifikovaný podpis s overením pomocou selfie.

Overenie pomocou selfie ako odpoveď na problém časových pásiem

Overenie pomocou selfie v kombinácii s dokladom totožnosti - pri osobách mimo Európy najčastejšie cestovným pasom - nevyžaduje dohadovanie hovoru na konkrétnu hodinu. Dá sa vykonať asynchrónne, bez zosúlaďovania kalendárov medzi kontinentmi. Práve to odstraňuje úzke hrdlo spojené s časovými pásmami, ktoré v klasickom modeli overenia cez video sťažovalo rýchly onboarding signatárov z Ázie, Ameriky či iných regiónov časovo vzdialených od Európy.

Výsledky

• Zachovaný jeden spoločný workflow projektu napriek účasti niekoľkých nezávislých organizácií a partnera mimo Európskej únie.
  
  
• Možnosť jednoznačne overiť podpis zahraničného partnera podľa európskeho kvalifikovaného štandardu bez nutnosti posudzovať neznáme miestne podpisy či pečate.
  
  
• Kratší čas onboardingu zahraničných signatárov vďaka overeniu pomocou selfie, nezávisle od rozdielov časových pásiem.
  
  
• Riešenie užitočné nielen pre subdodávateľov, ale aj pre zahraničných členov predstavenstva a partnerov konzorcia pracujúcich v iných časových pásmach.

Záver

„V medzinárodnom projekte neznie otázka len: bol dokument podpísaný? Skutočná otázka znie: bude osoba v inej krajine neskôr schopná jednoznačne potvrdiť, kto ho podpísal a či je tento podpis dôveryhodný podľa štandardu, ktorý pozná?“

– Anonymná výpoveď stavebnej firmy realizujúcej konzorciálne projekty

Prípad ukazuje, že v nadnárodných a konzorciálnych projektoch je samotná technológia elektronického podpisu len časťou problému. Rovnako dôležité je navrhnúť proces overenia totožnosti tak, aby nezávisel od prispôsobovania sa jednému časovému pásmu - a opieral sa o právny štandard, ktorý každá zo strán uzná za dôveryhodný bez ďalších dohôd.