Kontext

Firma popsaná v tomto materiálu realizuje velké stavební projekty, často v konsorciálním modelu - tedy nikoli v klasickém uspořádání generální dodavatel versus subdodavatel, ale jako jeden z rovnocenných partnerů, kteří společně odpovídají za realizaci investice. V praxi to znamená, že se jednoho projektu účastní lidé z různých organizací a různých firemních domén, nikoli jen z jedné korporátní struktury.

Část projektů této firmy má navíc mezinárodní rozměr - vedle evropských partnerů se na projektu podílejí i organizace mimo Evropskou unii.

Výzva

Konsorciální a mezinárodní model přináší požadavek, který se v jednoduchých vztazích s jedním subdodavatelem nevyskytuje: v jednom workflow musí hladce spolupracovat uživatelé z různých organizací, různých zemí a různých právních systémů elektronického podpisu.

Z toho vyplývaly dva samostatné problémy.

První byl právní a týkal se důvěry. Elektronický podpis používaný například v Asii nebo ve Spojených státech automaticky neodpovídá evropskému kvalifikovanému podpisu. Pro evropskou organizaci to znamená obtíže s posouzením takového podpisu, jeho validací a jednoznačným určením jeho právního statusu. Firmě záleželo na tom, aby osoba, která dokument přijímá v jedné zemi EU, mohla jednoznačně ověřit, že dokument podepsaný partnerem z jiného kontinentu je řádně podepsán - aniž by musela přijímat neznámý místní podpis či pečeť na víru.

Druhý problém byl provozní. Klasické ověření totožnosti v procesu vydání kvalifikovaného podpisu obvykle vyžaduje videohovor s konzultantem. Při časovém posunu šesti až sedmi hodin jedním či druhým směrem se v praxi ukazuje jako obtížné najít společné časové okno - v rámci evropské pracovní doby - což zpomaluje onboarding zahraničních signatářů.

Přístup

Jeden workflow pro dokumenty

Firma v rámci svého tarifu Corporate vytvořila uživatelské účty pro domény patřící dalším organizacím zapojeným do konsorcia - včetně partnera mimo Evropu. Prioritou bylo zachovat jeden jednotný workflow pro celý projekt bez ohledu na to, kolik organizací se ho účastní. Rozdělení na několik paralelních podpisových procesů, jeden pro každou organizaci, by znamenalo návrat ke stejnému problému, který provází vztahy se subdodavateli - roztříštěnou dokumentaci a ztrátu kontroly nad standardem.

Evropský kvalifikovaný podpis pro osoby mimo EU

K vyřešení právního problému firma zkoumala řešení, která by i osobám mimo Evropu umožnila získat evropský kvalifikovaný podpis, místo aby se spoléhala na místní, obtížně posouditelné standardy podpisu. Jednou ze zvažovaných cest byl jednorázový kvalifikovaný podpis s ověřením pomocí selfie.

Ověření pomocí selfie jako odpověď na problém časových pásem

Ověření pomocí selfie v kombinaci s dokladem totožnosti - u osob mimo Evropu nejčastěji cestovním pasem - nevyžaduje domlouvání hovoru na konkrétní hodinu. Lze ho provést asynchronně, bez sladování kalendářů mezi kontinenty. Právě to odstraňuje úzké hrdlo spojené s časovými pásmy, které v klasickém modelu ověření přes video ztěžovalo rychlý onboarding signatářů z Asie, Ameriky či jiných regionů časově vzdálených od Evropy.

Výsledky

• Zachován jeden společný workflow projektu, přestože se ho účastní několik nezávislých organizací a partner mimo Evropskou unii.
  
  
• Možnost jednoznačně ověřit podpis zahraničního partnera podle evropského kvalifikovaného standardu, bez nutnosti posuzovat neznámé místní podpisy či pečetě.
  
  
• Kratší doba onboardingu zahraničních signatářů díky ověření pomocí selfie, nezávisle na rozdílech časových pásem.
  
  
• Řešení užitečné nejen pro subdodavatele, ale také pro zahraniční členy představenstva a partnery konsorcia pracující v jiných časových pásmech.
  
  

Závěr

„V mezinárodním projektu nezní otázka jen: byl dokument podepsán? Skutečná otázka zní: bude osoba v jiné zemi později schopna jednoznačně potvrdit, kdo ho podepsal a zda je tento podpis důvěryhodný podle standardu, který zná?“

– Anonymní výpověď stavební firmy realizující konsorciální projekty

Případ ukazuje, že v nadnárodních a konsorciálních projektech je samotná technologie elektronického podpisu jen částí problému. Stejně důležité je navrhnout proces ověření totožnosti tak, aby nezávisel na přizpůsobení se jednomu časovému pásmu - a opíral se o právní standard, který každá ze stran uzná za důvěryhodný bez dalších ujednání.