Kontekst

Firma opisana w tym materiale realizuje duże projekty budowlane, często w modelu konsorcjalnym - czyli nie w klasycznym układzie generalny wykonawca kontra podwykonawca, ale jako jeden z równorzędnych partnerów odpowiedzialnych wspólnie za realizację inwestycji. W praktyce oznacza to, że w jednym projekcie uczestniczą osoby należące do różnych organizacji i różnych domen firmowych, a nie tylko do jednej struktury korporacyjnej.

Część projektów tej firmy ma dodatkowo wymiar międzynarodowy - obok partnerów europejskich w projekcie uczestniczą też organizacje spoza Unii Europejskiej.

Wyzwanie

Model konsorcjalny i międzynarodowy generuje wymaganie, które nie występuje w prostych relacjach z jednym podwykonawcą: w jednym workflow muszą sprawnie współpracować użytkownicy z różnych organizacji, różnych krajów i różnych systemów prawnych podpisu elektronicznego.

Z tego wynikały dwa osobne problemy.

Pierwszy - prawny i zaufaniowy.
Podpis elektroniczny funkcjonujący na przykład w Azji lub w Stanach Zjednoczonych nie odpowiada automatycznie europejskiemu podpisowi kwalifikowanemu. Dla europejskiej organizacji oznacza to trudność z oceną takiego podpisu, jego walidacją i jednoznacznym rozpoznaniem statusu prawnego. Firmie zależało na tym, aby osoba odbierająca dokument w jednym kraju Unii mogła jednoznacznie zweryfikować, że dokument podpisany przez partnera z innego kontynentu jest prawidłowo podpisany - bez konieczności przyjmowania na wiarę nieznanego lokalnego podpisu czy pieczęci.

Drugi problem - operacyjny.
Klasyczna weryfikacja tożsamości w procesie wydawania podpisu kwalifikowanego zwykle wymaga rozmowy wideo z konsultantem. Przy różnicy stref czasowych rzędu sześciu, siedmiu godzin w jedną lub drugą stronę, znalezienie wspólnego okna czasowego - w europejskich godzinach pracy - okazuje się w praktyce trudne i spowalnia onboarding zagranicznych sygnatariuszy.

Podejście

Jeden workflow dla dokumentów

Firma stworzyła konta użytkowników z domen należących do innych organizacji uczestniczących w konsorcjum - w tym do partnera spoza Europy - w ramach własnego planu Corporate. Priorytetem było utrzymanie jednego, spójnego workflow dla całego projektu, niezależnie od tego, ile organizacji w nim uczestniczy. Rozdrobnienie na kilka równoległych procesów podpisowych, jeden na organizację, oznaczałoby powrót do tego samego problemu, który dotyka relacji z podwykonawcami - rozproszoną dokumentację i utratę kontroli nad standardem.

Europejski podpis kwalifikowany dla osób spoza UE

Aby rozwiązać problem prawny, firma analizowała rozwiązania pozwalające również osobom spoza Europy uzyskać europejski podpis kwalifikowany, zamiast opierać się na lokalnych, trudnych do oceny standardach podpisu. Jedną z rozważanych ścieżek był jednorazowy podpis kwalifikowany z weryfikacją poprzez selfie.

Weryfikacja selfie jako odpowiedź na problem stref czasowych

Weryfikacja przez selfie w połączeniu z dokumentem tożsamości - najczęściej paszportem w przypadku osób spoza Europy - nie wymaga umawiania rozmowy na konkretną godzinę. Można ją przeprowadzić asynchronicznie, bez dopasowywania kalendarzy między kontynentami. To właśnie usuwa wąskie gardło związane ze strefami czasowymi, które w klasycznym modelu weryfikacji wideo utrudniało szybkie onboardowanie sygnatariuszy z Azji, Ameryki czy innych regionów oddalonych czasowo od Europy.

Efekty

• Zachowany jeden, wspólny workflow projektu, mimo udziału kilku niezależnych organizacji i partnera spoza Unii Europejskiej.
  
  
• Możliwość jednoznacznej weryfikacji podpisu partnera zagranicznego według europejskiego standardu kwalifikowanego, bez konieczności oceniania nieznanych lokalnych podpisów czy pieczęci.
  
  
• Skrócony czas onboardingu zagranicznych sygnatariuszy dzięki weryfikacji selfie, niezależnej od różnic w strefach czasowych.
  
  
• Rozwiązanie użyteczne nie tylko dla podwykonawców, ale też dla zagranicznych członków zarządu i partnerów konsorcjum pracujących w innych strefach czasowych.
  

Wniosek

"W projekcie międzynarodowym pytanie nie brzmi tylko: czy dokument został podpisany. Prawdziwe pytanie brzmi: czy osoba w innym kraju będzie później w stanie jednoznacznie potwierdzić, kto go podpisał i czy ten podpis jest wiarygodny według znanego jej standardu."

 ~ anonimowa relacja z firmy budowlanej realizującej projekty konsorcjalne

Case pokazuje, że w projektach wielonarodowych i konsorcjalnych sama technologia podpisu elektronicznego jest tylko częścią problemu. Równie istotne jest zaprojektowanie procesu weryfikacji identyfikacji tak, aby nie zależał od dopasowywania się do jednej strefy czasowej - i standardu prawnego, który każda ze stron uzna za wiarygodny bez dodatkowych ustaleń.