Über den Kunden

West Gate Studios (Teil von Genesis International) betreibt in Bukarest den größten privaten Studentenwohnheim-Campus in Rumänien. Der Campus beherbergt rund 1.600 Bewohner in drei Gebäuden. Als Vorzeigeprojekt im Portfolio von Genesis Property kombiniert West Gate Studios modernes Wohnen mit integrierten Betriebs-, Sicherheits- und Gemeinschaftsdiensten. Die Bewältigung der hohen Bewohnerfluktuation während der akademischen Spitzenzeiten erfordert skalierbare, gut orchestrierte Prozesse, so dass Effizienz, Compliance und digitale Workflows für den täglichen Betrieb unerlässlich sind.

Herausforderung

Zwischen Juni und August herrscht bei West Gate ein intensiver "Ansturm", bei dem bis zu 1.600 Studenten in nur 3 bis 4 Tagen Verträge unterschreiben und abschließen müssen. Vor der Implementierung von Autenti führte dieser Prozess zu zahlreichen operativen Risiken und Engpässen.

• Zeitliche Engpässe: Der Check-in-Prozess dauerte 35-40 Minuten pro Bewohner, was zu langen Warteschlangen und einem enormen Druck auf die Mitarbeiter führte.
• Manueller Aufwand: 40-seitige Verträge mussten Seite für Seite manuell unterzeichnet werden.
• Operativer Aufwand: Das Team war mit erheblichem Aufwand beim Drucken, Scannen, Archivieren und Suchen nach physischen Dokumenten konfrontiert.
• GDPR-Risiko: Ein früherer Anbieter verlegte seine Server in ein Land außerhalb der EU, was Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes aufkommen ließ.

"Jeder Vertrag muss Seite für Seite unterschrieben werden ... das kostete viel Zeit, viele Ressourcen und war manchmal ein großer Engpass."

- Dragos Cozma, IT-Manager bei West Gate Studios.

Lösung

West Gate entschied sich für Autenti, um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess auch bei Spitzenbelastungen skaliert werden kann, ohne die Sicherheit oder Geschwindigkeit zu beeinträchtigen. Es wurde ein Workflow implementiert, der die Unterzeichnung vorverlagert - noch bevor die Bewohner ankommen.

• Vorab-Unterzeichnung als Voraussetzung für den Check-in: Verträge werden per E-Mail verschickt und müssen digital unterschrieben werden, bevor die Bewohner an der Rezeption erscheinen. Wenn die Dokumente nicht elektronisch unterschrieben sind, können die Bewohner nicht einchecken.
• API-Integration: West Gate hat Autenti in seine Besucherverwaltungsplattform integriert. Die Sicherheitsteams können nun sofort über die API überprüfen, ob eine Mitbewohnervereinbarung unterzeichnet wurde, so dass keine manuellen Dateiprüfungen mehr erforderlich sind.
• Unterstützung bei hohem Aufkommen: Um die Hochsaison zu bewältigen, nutzt das Team automatische Erinnerungen für die Bewohner und "Mass Signing"-Funktionen für Manager, um große Mengen effizient gegenzuzeichnen.

"Wir schicken den Vertrag und in 10-15 Minuten hat ihn jeder unterschrieben."

- Dragos Cozma

Ergebnisse

Die Umstellung auf digitales Onboarding hatte unmittelbare, messbare Auswirkungen, vor allem die drastische Verkürzung des Check-in-Fensters.

• Geringere Check-in-Zeit: Die Zeit pro Bewohner sank von 35-40 Minuten auf unter 6 Minuten.
• Papierloser Betrieb: Ungefähr 3.000 Dokumente werden pro Jahr digital verarbeitet, wodurch jährlich Hunderte von Kilogramm Papier eingespart werden.
• Bessere Verwaltung: Die API-basierte Validierung stellt sicher, dass die Zugriffsregeln konsistent und sofort durchgesetzt werden.
• EU-Konformität: Umstellung auf EU-basiertes Datenhosting, um die Erwartungen der GDPR zu erfüllen.

KPI-Zusammenfassung