O klientovi

Spoločnosť West Gate Studios (súčasť Genesis International) prevádzkuje najväčší súkromný študentský kampus v Rumunsku, ktorý sa nachádza v Bukurešti. V troch budovách areálu býva približne 1 600 obyvateľov. Ako vlajkový projekt v rámci portfólia spoločnosti Genesis Property spája West Gate Studios moderné rezidenčné bývanie s integrovanými prevádzkovými, bezpečnostnými a komunitnými službami. Riadenie vysokej fluktuácie obyvateľov počas špičkových akademických období si vyžaduje škálovateľné, dobre organizované procesy, vďaka čomu sú efektívnosť, dodržiavanie predpisov a digitálne pracovné postupy nevyhnutné pre každodennú prevádzku.

Výzva

V období od júna do augusta čelí West Gate intenzívnemu "obdobiu špičky", keď až 1 600 študentov musí podpísať a dokončiť zmluvy v priebehu 3 až 4 dní. Pred implementáciou systému Autenti tento proces vytváral viaceré prevádzkové riziká a úzke miesta.

• Časové prekážky: Proces registrácie trval 35 - 40 minút na jedného obyvateľa, čo vytváralo dlhé rady a obrovský tlak na zamestnancov.
• Manuálna záťaž: 40-stranové zmluvy sa museli podpisovať ručne stránku po stránke.
• Prevádzková réžia: Tím čelil značnej záťaži, pokiaľ ide o tlač, skenovanie, archiváciu a vyhľadávanie fyzických dokumentov.
• Riziko GDPR: Predchádzajúci poskytovateľ presunul servery mimo EÚ, čo vyvolalo obavy o ochranu osobných údajov.

"Každá zmluva sa musí podpisovať stránku po stránke... stálo to veľa času, veľa zdrojov a niekedy to bolo veľkým prekážkou."

- Dragos Cozma, manažér IT v spoločnosti West Gate Studios.

Riešenie

Spoločnosť West Gate si vybrala spoločnosť Autenti, aby zabezpečila, že proces onboardingu bude možné škálovať pri špičkovom objeme bez toho, aby bola ohrozená bezpečnosť alebo rýchlosť. Implementovali pracovný postup, ktorý presunul podpisovanie do vyšších vrstiev - pred príchodom obyvateľov.

• Podpísanie pred nástupom ako požiadavka na registráciu: Zmluvy sa posielajú e-mailom a musia sa digitálne podpísať ešte pred príchodom obyvateľov na recepciu. Ak dokumenty nie sú podpísané elektronicky, obyvatelia nie sú oprávnení sa zaregistrovať.
• Integrácia rozhrania API: Spoločnosť West Gate integrovala aplikáciu Autenti so svojou platformou na správu návštevníkov. Bezpečnostné tímy teraz môžu prostredníctvom API okamžite overiť, či je "Zmluva o spolubývaní" podpísaná, čím sa odstráni potreba manuálnej kontroly súborov.
• Veľkoobjemová podpora: Na zvládnutie vrcholiacej sezóny tím využíva automatické pripomenutia pre obyvateľov a funkcie "hromadného podpisovania" pre manažérov na efektívne spolupodpisovanie veľkých dávok.

"Odošleme zmluvu a za 10 až 15 minút ju všetci podpíšu."

- Dragos Cozma

Výsledky

Prechod na digitálny onboarding priniesol okamžitý, merateľný vplyv, najmä drastické skrátenie registračného okna.

• Skrátil sa čas odbavenia: Čas na jedného obyvateľa sa znížil z 35-40 minút na menej ako 6 minút.
• Bezpapierová prevádzka: Ročne sa digitálne spracuje približne 3 000 dokumentov, čím sa ušetria stovky kilogramov papiera ročne.
• Lepšia správa: Overovanie na základe API zabezpečuje dôsledné a okamžité presadzovanie pravidiel prístupu.
• Dodržiavanie predpisov EÚ: Prechod na hosting údajov v EÚ s cieľom zosúladiť sa s očakávaniami GDPR.

Zhrnutie kľúčových ukazovateľov výkonnosti