Acerca del cliente

West Gate Studios (parte de Genesis International) gestiona el mayor campus privado de viviendas para estudiantes de Rumanía, situado en Bucarest. El campus aloja aproximadamente a 1.600 residentes en tres edificios. Como proyecto emblemático de la cartera de Genesis Property, West Gate Studios combina una vida residencial moderna con servicios operativos, de seguridad y comunitarios integrados. La gestión de la alta rotación de residentes durante los periodos académicos de máxima actividad requiere procesos escalables y bien orquestados, por lo que la eficiencia, el cumplimiento y los flujos de trabajo digitales son esenciales para las operaciones diarias.

Desafío

Entre junio y agosto, West Gate se enfrenta a un intenso "periodo punta" en el que hasta 1.600 estudiantes necesitan firmar y finalizar contratos en sólo 3-4 días. Antes de implantar Autenti, este proceso generaba múltiples riesgos operativos y cuellos de botella.

• Cuellos de botella temporales: El proceso de registro tardaba entre 35 y 40 minutos por residente, lo que creaba largas colas y una inmensa presión sobre el personal.
• Carga manual: Los contratos de 40 páginas tenían que firmarse manualmente página por página.
• Sobrecarga operativa: El equipo se enfrentaba a importantes cargas relacionadas con la impresión, el escaneado, el archivo y la búsqueda de documentos físicos.
• Riesgo de GDPR: Un proveedor anterior trasladó los servidores fuera de la UE, lo que planteó problemas de privacidad de datos.

"Cada contrato debe firmarse página por página... esto cuesta mucho tiempo, muchos recursos y, a veces, ha sido un gran cuello de botella".

- Dragos Cozma, Director de TI de West Gate Studios.

Solución

West Gate eligió Autenti para garantizar que el proceso de incorporación pudiera ampliarse con un volumen máximo sin comprometer la seguridad ni la velocidad. Implementaron un flujo de trabajo que trasladó la firma a la fase anterior, antes de que llegaran los residentes.

• Firma previa como requisito de entrada: Los contratos se envían por correo electrónico y deben firmarse digitalmente antes de que los residentes lleguen al mostrador. Si los documentos no se firman electrónicamente, los residentes no pueden registrarse.
• Integración de API: West Gate integró Autenti con su plataforma de gestión de visitantes. Los equipos de seguridad ahora pueden verificar instantáneamente a través de la API si se ha firmado un "Acuerdo de compañeros de piso", eliminando la necesidad de comprobar manualmente los archivos.
• Soporte de gran volumen: Para gestionar la temporada alta, el equipo utiliza recordatorios automáticos para los residentes y funciones de "firma masiva" para que los administradores puedan refrendar grandes lotes de forma eficiente.

"Enviamos el contrato y en 10-15 minutos lo ha firmado todo el mundo".

- Dragos Cozma

Resultados

El cambio a la incorporación digital tuvo un impacto inmediato y cuantificable, sobre todo en la reducción drástica del plazo de registro.

• Reducción del tiempo de registro: El tiempo por residente se redujo de 35-40 minutos a menos de 6 minutos.
• Operaciones sin papel: Se procesan digitalmente unos 3.000 documentos al año, lo que supone un ahorro de cientos de kilos de papel al año.
• Mejor gobernanza: La validación basada en API garantiza que las normas de acceso se apliquen de forma coherente e instantánea.
• Conformidad con la UE: Cambio al alojamiento de datos basado en la UE para cumplir las expectativas del GDPR.

Resumen de KPI