O kliencie

West Gate Studios (część Genesis International) zarządza największym prywatnym kampusem studenckim w Rumunii, zlokalizowanym w Bukareszcie. Kampus mieści około 1600 mieszkańców w trzech budynkach. Jako flagowy projekt w portfolio Genesis Property, West Gate Studios łączy w sobie nowoczesne życie mieszkalne ze zintegrowanymi usługami operacyjnymi, bezpieczeństwa i społeczności. Zarządzanie wysoką rotacją mieszkańców w szczytowych okresach akademickich wymaga skalowalnych, dobrze zorganizowanych procesów, dzięki czemu wydajność, zgodność i cyfrowe przepływy pracy mają zasadnicze znaczenie dla codziennych operacji.

Wyzwanie

Między czerwcem a sierpniem West Gate ma do czynienia z intensywnym okresem, w którym nawet 1600 studentów musi podpisać i sfinalizować umowy w ciągu zaledwie 3-4 dni. Przed wdrożeniem Autenti proces ten stwarzał wiele zagrożeń operacyjnych i wąskich gardeł.

• Wąskie gardła czasowe: Proces zameldowania zajmował 35-40 minut na mieszkańca, tworząc długie kolejki i wywierając ogromną presję na personel.
• Obciążenie manualne: 40-stronicowe umowy musiały być podpisywane ręcznie strona po stronie.
• Koszty operacyjne: Zespół stanął w obliczu znacznych obciążeń związanych z drukowaniem, skanowaniem, archiwizowaniem i wyszukiwaniem fizycznych dokumentów.
• Ryzyko związane z RODO: Poprzedni dostawca przeniósł serwery poza UE, budząc obawy dotyczące prywatności danych.

"Każda umowa musi być podpisana strona po stronie... kosztowało to dużo czasu, dużo zasobów, a czasami było to duże wąskie gardło".

- Dragos Cozma, IT Manager w West Gate Studios.

Rozwiązanie

Firma West Gate wybrała Autenti, aby zapewnić skalowalność procesu onboardingu przy szczytowym natężeniu ruchu bez uszczerbku dla bezpieczeństwa i szybkości. Wdrożono przepływ pracy, który przeniósł podpisywanie przed przybyciem mieszkańców.

• Wstępne podpisanie jako wymóg zameldowania: Umowy są wysyłane pocztą elektroniczną i muszą zostać podpisane cyfrowo, zanim mieszkańcy podejdą do biurka. Jeśli dokumenty nie zostaną podpisane elektronicznie, mieszkańcy nie będą mogli się zameldować.
• Integracja API: West Gate zintegrowało Autenti ze swoją platformą zarządzania gośćmi. Zespoły bezpieczeństwa mogą teraz natychmiast zweryfikować za pośrednictwem interfejsu API, czy "Umowa współlokatorska" została podpisana, eliminując potrzebę ręcznego sprawdzania plików.
• Obsługa dużych ilości: Aby obsłużyć szczyt sezonu, zespół wykorzystuje automatyczne przypomnienia dla mieszkańców i funkcje "masowego podpisywania" dla menedżerów, aby skutecznie kontrasygnować duże partie.

"Wysyłamy umowę i w ciągu 10-15 minut wszyscy ją podpisują".

- Dragos Cozma

Wyniki

Przejście na cyfrowy onboarding przyniosło natychmiastowe, wymierne efekty, w szczególności drastycznie skracając czas zameldowania.

• Skrócenie czasu zameldowania: Czas na rezydenta spadł z 35-40 minut do poniżej 6 minut.
• Operacje bez użycia papieru: Około 3000 dokumentów jest przetwarzanych cyfrowo rocznie, co pozwala zaoszczędzić setki kilogramów papieru rocznie.
• Lepsze zarządzanie: Walidacja oparta na API zapewnia spójne i natychmiastowe egzekwowanie reguł dostępu.
• Zgodność z przepisami UE: Przejście na hosting danych oparty na UE w celu dostosowania do oczekiwań RODO.

Podsumowanie KPI