O klientovi

Společnost West Gate Studios (součást Genesis International) provozuje největší soukromý kampus studentského bydlení v Rumunsku, který se nachází v Bukurešti. Ve třech budovách kampusu bydlí přibližně 1 600 obyvatel. West Gate Studios je vlajkovým projektem v rámci portfolia Genesis Property a kombinuje moderní rezidenční bydlení s integrovanými provozními, bezpečnostními a komunitními službami. Řízení vysoké fluktuace obyvatel během špičkových akademických období vyžaduje škálovatelné, dobře organizované procesy, díky čemuž jsou efektivita, dodržování předpisů a digitální pracovní postupy zásadní pro každodenní provoz.

Výzva

V období od června do srpna čelí West Gate intenzivnímu "období špičky", kdy až 1 600 studentů musí podepsat a dokončit smlouvy během pouhých 3-4 dnů. Před zavedením systému Autenti tento proces vytvářel řadu provozních rizik a úzkých míst.

• Časové překážky: Proces odbavení trval 35-40 minut na jednoho obyvatele, což vytvářelo dlouhé fronty a enormní tlak na personál.
• Manuální zátěž: Čtyřicetistránkové smlouvy se musely podepisovat stránku po stránce ručně.
• Provozní režie: Tým se potýkal se značnou zátěží týkající se tisku, skenování, archivace a vyhledávání fyzických dokumentů.
• Riziko GDPR: Předchozí poskytovatel přesunul servery mimo EU, což vyvolalo obavy o ochranu osobních údajů.

"Každá smlouva se musí podepisovat stránku po stránce... to stálo spoustu času, spoustu zdrojů a někdy to bylo velké úzké hrdlo."

- Dragos Cozma, manažer IT ve společnosti West Gate Studios.

Řešení

Společnost West Gate si vybrala společnost Autenti, aby zajistila, že proces onboardingu bude možné škálovat při špičkovém objemu, aniž by došlo ke snížení bezpečnosti nebo rychlosti. Zavedli pracovní postup, který přesunul podepisování před příchodem rezidentů.

• Podepisování před příjezdem jako požadavek na odbavení: Smlouvy jsou zasílány e-mailem a musí být digitálně podepsány před příchodem rezidentů k přepážce. Pokud nejsou dokumenty podepsány elektronicky, rezidenti se nemohou přihlásit.
• Integrace rozhraní API: Společnost West Gate integrovala aplikaci Autenti do své platformy pro správu návštěvníků. Bezpečnostní týmy nyní mohou prostřednictvím rozhraní API okamžitě ověřit, zda je "Smlouva o spolubydlení" podepsána, čímž odpadá nutnost ruční kontroly souborů.
• Podpora velkých objemů: Aby tým zvládl hlavní sezónu, využívá automatické upomínky pro rezidenty a funkce "hromadného podepisování" pro manažery k efektivnímu podepisování velkých dávek.

"Pošleme smlouvu a za 10-15 minut ji všichni podepíší."

- Dragos Cozma

Výsledky

Přechod na digitální onboarding přinesl okamžitý a měřitelný dopad, především drastické zkrácení doby pro přihlášení.

• Zkrácení doby odbavení: Doba odbavení jednoho rezidenta se snížila z 35-40 minut na méně než 6 minut.
• Bezpapírový provoz: Přibližně 3 000 dokumentů ročně se zpracovává digitálně, což ročně ušetří stovky kilogramů papíru.
• Lepší správa: Validace založená na rozhraní API zajišťuje důsledné a okamžité prosazování pravidel přístupu.
• Dodržování předpisů EU: Přechod na hosting dat v EU v souladu s očekáváním GDPR.

Shrnutí klíčových ukazatelů výkonnosti