Über den Kunden 

Schibsted Tech Polska ist ein Joint Venture zwischen zwei führenden nordischen Unternehmen. Ziel der Zusammenarbeit ist, das volle Potenzial von Medien und Marktplätzen zu erschließen. Das Unternehmen entwickelt hochwertige Software für die Medienbranche, den Fin-Tech-Sektor und Marktplatzplattformen. Schibsted Tech Polska wurde 2012 gegründet, wächst dynamisch und beschäftigt über 300 IT-Spezialisten an den zwei Hauptstandorten, Danzig und Krakau. Dank des Engagements für Innovationen und des Strebens nach kontinuierlicher Prozessverbesserung hat sich Schibsted Tech Polska zu einem führenden Unternehmen im Bereich der Digitalisierung und im effizienten Management entwickelt. Die Dokumentation im Bereich der Mitarbeiter und HR spielt hier ebenfalls eine große Rolle. Schibsted Tech Polska setzt hier auf  die Zusammenarbeit mit Autenti und hat die Autenti Plattform als strategischen Schritt in seiner digitalen Transformation gewählt.

Problem

Vor der Einführung der Autenti Plattform und ihren Lösungen hatte Schibsted Tech Polska speziell in der HR mit den Herausforderungen zu kämpfen, dass es einen rein papierbasierten, traditionellen Dokumentenfluss gab. Der HR-Prozess sah so aus: Jedes Dokument musste manuell vorbereitet, gedruckt und intern entsprechend an die jeweiligen Fachabteilungen zur Unterschrift vorgelegt werden. Final musste dann natürlich auch die HR und die Kandidaten oder Mitarbeitern unterzeichnen. Der Prozess klingt nicht nur lange,  er führte auch zu erheblichen Verzögerungenund war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch ineffizient. Wie Justyna Horodecka, PA und Payroll Specialist, berichtet, war das Unternehmen an diese Arbeitsweise gewöhnt, bis sie sich aufgrund und in Zeiten der Pandemie nach alternativen Lösungen umschauten. Es war notwendig, sich an die neuen Bedingungen anzupassen. Es war ein unternehmensweiter Wendepunkt und verdeutlichte den Bedarf an einer schnelleren, effizienteren und sichereren Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten.

Lösung

Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Ansätze sind herausfordernd.  Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, entschied sich Schibsted Tech Polska für die Einführung der Autenti-Plattform. Besonderns wichtig war ihnen hier auch die Nutzung von kurzfristigen und qualifizierten elektronischen Signaturen im Bereich des Personalmanagements.

Schibsted Tech Polska erreichte im Bereich der HR folgende Verbesserungen durch den Einsatz von Autenti:

1. Effiziente Verwaltung von Dokumenten im Personalmanagement – Von Mitarbeiterdokumenten, Vertragszusätzen, Beschäftigungsbescheinigungen bis hin zu Unterlagen entlang des Recruiting und Onboardings neuer Mitarbeiter lassen sich alle Dokumente effizient erstellen, verwalten und archivieren 
2. Schnelle, sichere und ortsunabhängige Unterschriftenprozesse – Sowohl für Mitarbeiter als auch Kandidaten ist das Signieren einfach und schnell von überall möglich 
3. Optimale HR-Prozesse – Durch die Digitalisierung ließen sich nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch die operative Effizienz im Unternehmen entscheidend steigern
4. DSGVO- und eIDAS konforme Unterschriften – Besonders im Personalmanagement wird ein besonders sensibler Umgang mit Daten vorausgesetzt. Datenschutz ist wichtig, daher bietet Autenti neben der einfachen Signatur auch die Möglichkeit fortgeschritten oder qualifiziert zu unterzeichnen. Je nach Belieben und Bedarf

Ergebnisse

Die Einführung der Autenti-Plattform brachte Schibsted Tech Polska eine Reihe positiver Ergebnisse:

1. Zeitersparnis – Prozesse, die früher lange dauerten, werden jetzt viel schneller abgewickelt und es bleibt in der HR wieder mehr Zeit für Mitarbeiter und Kandidaten statt Dokumente und Administration
2. Flexibilität – Dank der Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, können Kandidaten und Mitarbeiter dies jederzeit und von jedem Ort aus tun - HR-Mitarbeiter natürlich ebenfalls
3. Komfort – Die Möglichkeit Dokumente einfach zu versenden, empfangen und zu verwalten, bietet der HR-Abteilung nicht nur Übersicht und Kontrolle, sondern auch eine erhebliche Arbeitserleichterung
4. Effizienz – Durch die Digitalisierung lassen sich Prozesse in der operativen Umsetzung ausbauen, verbessern und Missstände und reduzieren

Justyna Horodecka, PA und Payroll Specialist – "Jedes Dokument wurde manuell vorbereitet, gedruckt und unterschrieben. Wir waren an diese Arbeitsweise gewöhnt, bis uns die Pandemie dazu zwang, nach alternativen Lösungen zu suchen."

Zukunftspläne und Fazit

Schibsted Tech Polska plant noch mehr HR-Prozesse zu digitaliseren, allgemein mehr Prozesse in den digitalen Bereich zu überführen und die meisten Dokumente in Zukunft elektronisch zu organisieren und zu verwalten. .In naher Zukunft wird besonderes Augenmerk auf die Implementierung von e-delivery, sprich elektronischen Zustellungen, gelegt, um die Kommunikation der HR-Abteilung mit externen Institutionen, wie beispielsweise der Sozialversicherungsträgern zu verbessern.