O kliencie 

Schibsted Tech Polska to kluczowe centrum innowacji technologicznych Schibsted Media Group, specjalizujące się w tworzeniu wysokiej jakości oprogramowania dla mediów, sektora fin-tech oraz platform marketplace. Firma, założona w 2012 roku, dynamicznie rozwija się, zatrudniając ponad 300 specjalistów IT w dwóch głównych lokalizacjach: Gdańsku i Krakowie. Dzięki zaangażowaniu w innowacje i dążeniu do ciągłego doskonalenia procesów, Schibsted Tech Polska stała się liderem w digitalizacji i efektywnym zarządzaniu dokumentacją pracowniczą, wybierając współpracę z platformą Autenti jako strategiczny krok w swojej transformacji cyfrowej.

Problem

Przed wprowadzeniem usług Autenti, Schibsted Tech Polska zmagała się z wyzwaniem tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów w procesach HR. Każdy dokument musiał być przygotowywany, drukowany i podpisywany ręcznie, co generowało znaczne opóźnienia oraz było czasochłonne i nieefektywne. Jak wspomina Justyna Horodecka, PA and Payroll Specialist, firma była przyzwyczajona do tej metody pracy, dopóki pandemia nie zmusiła jej do poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Konieczność adaptacji do nowych warunków stała się punktem zwrotnym, ujawniając potrzebę szybszego, bardziej efektywnego i bezpiecznego zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Rozwiązanie

Aby sprostać wyzwaniom związanym z papierowym obiegiem dokumentów, Schibsted Tech Polska zdecydowała się na wdrożenie platformy Autenti, która umożliwia korzystanie z krótkoterminowych oraz kwalifikowanych podpisów elektronicznych:

1. Efektywne zarządzanie dokumentami pracowniczymi – firma zaczęła sprawnie zarządzać takimi dokumentami jak aneksy do umów, zaświadczenia o zatrudnieniu oraz dokumenty związane z rekrutacją nowych pracowników
2. Szybkie, bezpieczne i zdalne podpisywanie dokumentów – platforma Autenti pozwala na podpisywanie dokumentów w dowolnym czasie i miejscu
3. Usprawnienie operacji HR – digitalizacja dokumentów wyeliminowała zaległości, znacznie zwiększając efektywność operacyjną firmy

Efekty

Wdrożenie platformy Autenti przyniosło Schibsted Tech Polska szereg pozytywnych efektów:

1. Znaczna oszczędność czasu – procesy, które wcześniej trwały długo, teraz przebiegają znacznie szybciej
2. Elastyczność i wygoda pracy – dzięki możliwości podpisywania dokumentów elektronicznie, pracownicy mogą to robić w każdym momencie i miejscu
3. Poprawa efektywności operacyjnej – digitalizacja dokumentów zredukowała zaległości i usprawniła funkcjonowanie firmy
   
   

Justyna Horodecka, PA and Payroll Specialist – "Każdy dokument był przygotowywany, drukowany, podpisywany ręcznie. Byliśmy przyzwyczajeni do tej metody pracy, dopóki nie zmusiła nas pandemia do szukania alternatywnych rozwiązań."

Dalsze plany i podsumowanie

Schibsted Tech Polska zamierza rozszerzać digitalizację o kolejne procesy HR. Firma planuje przenieść coraz więcej procesów do sfery cyfrowej, dążąc do organizacji większości dokumentów w formie elektronicznej. W najbliższej przyszłości szczególną uwagę poświęci wdrożeniu e-Doręczeń, które usprawnią komunikację działu HR z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak ZUS.