Ako vytvoriť elektronický podpis: 6 metód vysvetlených krok za krokom

Ako vytvoriť elektronický podpis: 6 metód vysvetlených krok za krokom Existuje viacero spôsobov, ako vytvoriť elektronický podpis. Od využitia vstavaných nástrojov Google Docs a Google Drive, cez používanie PDF čítačiek, Microsoft Word, až po skutočné softvérové platformy pre elektronické podpisy.

Niektoré vyžadujú viac krokov než iné a niektoré ponúkajú pokročilejšie možnosti digitálneho podpisovania a vyššiu bezpečnosť.

Naučte sa, ako vytvoriť elektronické podpisy pomocou metódy, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám, v našich presných návodoch krok za krokom pre 6 metód elektronického podpisovania.

Obsah

1. Jednoduché elektronické podpisy (SES)
2. Pokročilé elektronické podpisy (AES)
3. Kvalifikované elektronické podpisy (QES)
4. Prečo je najlepšie podpisovať s certifikovaným poskytovateľom, ako je Autenti

Jednoduché elektronické podpisy (SES)

Jednoduché elektronické podpisy (SES) sú typické elektronické podpisy, ktoré pravdepodobne použijete pri podpisovaní dokumentov online. SES podpisy sú mimoriadne univerzálne a umožňujú vám podpísať 90 % obchodných dokumentov.

Keď podpisujete elektronicky pomocou SES podpisov s certifikovaným poskytovateľom, ako je Autenti, môžete si byť istí, že váš dokument a podpis zostanú v bezpečí.

Existujú rôzne spôsoby podpisovania dokumentov pomocou SES podpisov, niektoré bezpečnejšie než iné, všetky vysvetlené krok za krokom nižšie.

Metóda 1: použitie Autenti

Autenti je certifikovaný poskytovateľ elektronických podpisov, ktorý umožňuje mimoriadne jednoduché, ale zároveň veľmi bezpečné podpisovanie rôznych dokumentov online.

Autenti je softvérová platforma pre elektronické podpisy, čo znamená, že je dostupná úplne online, bez potreby inštalácie akejkoľvek aplikácie do vášho zariadenia.

Ak chcete podpísať dokument elektronicky pomocou Autenti, jednoducho dostanete e-mail s odkazom, ktorý vás presmeruje na dokument, ktorý máte podpísať, a všetko dokončíte online.

Pre podpísanie dokumentu pomocou SES podpisu v Autenti:

1. Otvorte e-mail odoslaný z Autenti obsahujúci informácie od odosielateľa, prečítajte si ho a kliknite na tlačidlo "Dokument", aby ste si prečítali celý dokument. 
   
   

2. Tlačidlo vás presmeruje na platformu Autenti, kde si môžete dokument prečítať a podpísať.

3. Teraz jednoducho potvrďte, že ste si dokument prečítali, posunutím nadol a zaškrtnutím príslušného políčka.

4. Ak sa odosielateľ dokumentu rozhodne vyžadovať dodatočné potvrdenie overenia podpisujúceho prostredníctvom SMS alebo e-mailového kódu, jednoducho skontrolujte svoj e-mail alebo telefón a zadajte kód do príslušného poľa.

5. Napokon kliknite na tlačidlo "Podpísať" a dokončite proces podpisu.

Výhody podpisovania s Autenti

Podpisovanie dokumentov s Autenti prináša niekoľko výhod vrátane:

• Certifikovaný súlad: Autenti je certifikovaný poskytovateľ dôveryhodných služieb podľa nariadenia eIDAS, čo zaručuje úplný súlad s vládnymi štandardmi. S Autenti zostanú vaše dokumenty a podpisy v bezpečí.
• Neobmedzená flexibilita: Autenti nekladie žiadne obmedzenia na počet dokumentov, ktoré môžete podpísať, ani na typ elektronického podpisu, ktorý potrebujete, čo z neho robí nákladovo efektívne riešenie.
• Jednoduchosť použitia: nie sú potrebné žiadne inštalácie—Autenti funguje priamo vo vašom prehliadači pre rýchle a pohodlné podpisovanie dokumentov online. Ak si to zvolíte, môžete Autenti používať aj prostredníctvom mobilnej aplikácie dostupnej pre systémy IOS aj Android.
• Jednoduché podpisovanie: podpísanie dokumentu trvá len niekoľko krokov, všetky sa vykonávajú pomocou odkazu doručeného do e-mailovej schránky.
• Robustná bezpečnosť: okrem súladu s eIDAS je Autenti v súlade s viacerými bezpečnostnými štandardmi vrátane GDPR a ISO 27001, aby vaše údaje zostali v bezpečí.
  

Keď sa rozhodnete použiť skutočný softvér pre elektronické podpisy na podpisovanie dokumentov online, môžete si byť istí, že vaše dokumenty nebudú neoprávnene upravované vďaka viacerým vrstvám zabezpečenia a dodržiavaniu vládnych štandardov, ako je eIDAS.

Navyše, každý podpísaný dokument obsahuje Kartu podpisu s pečaťami vydanými spoločnosťou Autenti pre každý vytvorený elektronický podpis. To zabezpečuje bezpečný audit trail poskytujúci základné informácie o každom pridanom podpise, časových pečiatkach, IP adresách použitých zariadení, metódach overenia a ďalších údajoch.

Podpíšte akýkoľvek dokument online s Autenti a buďte pritom v bezpečí.

Vyskúšajte si Autenti na 14 dní bezplatne. Vytvorte si účet a zistite, aké jednoduché môže byť bezpečné podpisovanie.

• Vyberte tlačidlo "Vyplniť a podpísať". 
• Kliknite na "Pridať podpis". 
• Vyberte jednu z troch dostupných metód podpisovania:
  
  

I. Jednoducho napíšte svoje meno na klávesnici a nechajte Adobe, aby ho prekonvertoval na skutočný podpis,

II. Nakreslite svoje meno pomocou myši, touchpadu alebo stylusu na dotykovej obrazovke,

III. Alebo fyzicky podpíšte kus papiera a potom ho naskenujte a nahrajte do Adobe.

3. Potom umiestnite podpis do požadovaného poľa a uložte podpísaný dokument.

Upozorňujeme, že tento postup sa vzťahuje na vytváranie jednoduchých elektronických podpisov (SES) pomocou Adobe. Proces vytvárania pokročilejších elektronických podpisov vrátane digitálnych, ktoré vyžadujú overenie identity, sa líši.

Konkrétne, na vytvorenie digitálneho podpisu s Adobe musíte vybrať podpis pomocou cloudového podpisu pomocou vášho poskytovateľa certifikátu digitálneho ID alebo podpísať lokálne s Adobe Acrobat pomocou inteligentnej karty, digitálneho ID založeného na súbore alebo USB tokenu, čo vyžaduje dodatočné kroky.

Výhody metódy 2

Výhody podpisovania s Adobe Acrobat zahŕňajú:

• Jednoduchosť použitia: proces je dostatočne jednoduchý a intuitívny, vyžaduje si len niekoľko kliknutí na podpísanie PDF pri výbere jednoduchých elektronických podpisov.
• Flexibilita v metódach podpisovania: môžete si vybrať z troch rôznych možností na vytvorenie podpisu—písanie, kreslenie alebo nahranie naskenovaného obrázka vášho rukopisného podpisu.
• Pohodlie pre používateľov Adobe: ak ste už používateľom Adobe, nie sú potrebné žiadne dodatočné nástroje alebo softvér.

Môžete priamo porovnať Autenti a Adobe eSign tu, ale hlavný rozdiel medzi týmito dvoma platformami spočíva v počte dokumentov, ktoré môžete podpísať. V Autenti je počet dokumentov, ktoré môžete podpísať, neobmedzený, zatiaľ čo Adobe stanovuje určité limity.

Metóda 3: použitie Microsoft Word

Možno tomu neuveríte, ale elektronický podpis môžete vytvoriť aj v Microsoft Word.

Postup:

1. Otvorte dokument Microsoft Word a kliknite na miesto, kde chcete, aby sa zobrazil riadok podpisu. Potom prejdite na kartu "Vložiť" a kliknite na možnosť "Riadok podpisu".
   
   
2. Zobrazí sa okno nastavenia podpisu, v ktorom musíte vyplniť polia potrebnými informáciami vrátane:

• mena,
• titulu,
• e-mailovej adresy,
• a pokynov pre osobu, ktorá dokument podpisuje.

V tomto kroku môžete tiež zaškrtnúť, či chcete umožniť podpisujúcemu zanechať komentáre k dokumentu a či chcete zobraziť dátum podpisu.

3. Potom, ak chcete skutočne vytvoriť podpis, budete musieť dvakrát kliknúť na riadok podpisu, ktorý ste pridali, aby sa zobrazilo vyskakovacie okno podpisovania.

4. Keď sa zobrazí vyskakovacie okno na podpis, napíšte svoje meno na miesto označené X.

5. Nakoniec uložte podpísaný dokument ako PDF, aby ste zabránili jeho ďalšej úprave.

Výhody a nevýhody metódy 3

Výhody podpisovania pomocou Microsoft Word:

• Pomerne jednoduchý proces: kroky na pridanie a podpísanie dokumentu sú celkom priamočiare, no je to náročnejšie ako podpisovanie s Autenti alebo Adobe Acrobat vzhľadom na menej intuitívne používateľské rozhranie Microsoft Word.
• Integrácia s Microsoft Word: proces podpisovania je zabudovaný priamo do Microsoft Word, čo môže byť výhodou pre existujúcich používateľov.
• Prispôsobiteľný riadok podpisu: môžete prispôsobiť základné detaily požadovaného podpisu vrátane mena, titulu, e-mailovej adresy a pokynov na podpisovanie, ako aj pridať možnosti zobrazenia dátumu alebo povoliť komentáre pre podpisujúcich.

Nevýhody podpisovania pomocou Microsoft Word:

1. Vyžaduje aktívnu licenciu Microsoft Word: musíte mať licencovanú verziu Microsoft Word, čo môže byť prekážkou pre tých, ktorí nemajú predplatné.
2. Obmedzené funkcie podpisu: táto metóda nezahŕňa pokročilé možnosti elektronického podpisu, overenia identity ani kvalifikované podpisy, čo ju robí menej vhodnou pre zložitejšie alebo citlivejšie dokumenty.

Metóda 4: Google Docs

Teraz je potrebné poznamenať, že proces opísaný v predchádzajúcom odseku sa vzťahuje len na Microsoft Word. Ak chcete vytvoriť elektronický podpis v Google Docs, budete musieť postupovať inak.

Upozorňujeme, že nástroj Google eSignature je dostupný iba pre tých, ktorí majú účet Google Workspace.

Takže technicky nebudete môcť vytvoriť elektronický podpis zadarmo, pretože Google Workspace je platený.

Ak máte oprávnený účet, môžete vytvoriť elektronický podpis v Google Docs takto:

1. Otvorte dokument Google, ktorý chcete nechať podpísať, vytvorte nový alebo otvorte súbor PDF priamo z Google Drive.
   
   
2. Nástroj eSignature od Google nájdete pod kartou "Nástroje". Kliknite naň a vyberte možnosť "eSignature". 

💡 Ak pracujete so súborom PDF v Google Drive, nájdite ponuku v pravom hornom rohu dokumentu a vyberte "eSignature".

3. Na pravej strane upraveného dokumentu sa zobrazí panel na pridávanie podpisových polí.

Odtiaľ môžete pridať až 10 požiadaviek na podpis a ďalšie polia, ktoré treba vyplniť:

• Iniciály
• Meno,
• Textové pole,
• Dátum podpisu.

💡 Ak sa rozhodnete pridať textové pole, nezabudnite pridať aj vzorový text toho, čo vyžadujete, aby podpisujúci napísal. V opačnom prípade môže byť prázdne pole pre podpisujúceho mätúce.

4. Keď pridáte všetky polia, ktoré chcete mať v dokumente, kliknite na "Požiadať o eSignature" a dokument bude odoslaný osobe, od ktorej ste požadovali podpis, priamo na jej e-mailovú adresu. Dokument Google bude transformovaný do PDF verzie.

💡 Voliteľne môžete napísať správu, ktorá sa zobrazí osobe, od ktorej požadujete podpis, pred odoslaním vašej žiadosti.

5. Podpisujúci musí potom otvoriť PDF dokument, ktorý dostal do svojej e-mailovej schránky, a podpísať ho.

6. Ak chcete skutočne vytvoriť podpis, stačí kliknúť na jedno z pridaných polí "Iniciály", "Podpis" alebo "Meno". Zobrazí sa vyskakovacie okno podpisovania, kde môžete zadať požadované informácie, aby ich online generátor podpisov Google Docs mohol zmeniť na skutočný podpis.

💡S nástrojom Google Docs eSignature nemôžete nakresliť svoj podpis pomocou myši alebo touchpadu, ani nahrať obrázok fyzického podpisu.

7. Ak všetko vyzerá tak, ako chcete, prečítajte si odmietnutie zodpovednosti od Google Workspace, súhlaste s tým, že umiestnenie podpisu znamená, že ste viazaní podmienkami podpísaného dokumentu, a kliknite na tlačidlo "Prijať a podpísať".

8. Potom vyberte tlačidlo "Označiť ako dokončené".

9. Nakoniec si prečítajte Podmienky používania služby a potvrďte, že rozumiete, že vaše meno a e-mailová adresa budú zdieľané s tými, ktorí majú prístup k podpísanému dokumentu. Vyberte "Súhlasím a pokračujem".

Kópia podpísaného dokumentu príde do vašej e-mailovej schránky. Môžete si ju prezrieť a stiahnuť.

Výhody a nevýhody metódy 4

Výhody natívneho nástroja eSignature od Google:

• Integrácia s Google Workspace: eSignature sa bezproblémovo integruje s Google Docs a Google Drive, čo je pohodlné pre používateľov, ktorí už pracujú v ekosystéme Google.
• Flexibilné žiadosti o podpis: Google umožňuje požiadať o podpisy až 10 ľudí na jeden dokument.
• Jednoduché používanie: na používanie eSignature od Google nie je potrebná žiadna dodatočná inštalácia a celý nástroj je pomerne priamočiary a intuitívny.

Nevýhody eSignature od Google:

• Vyžaduje sa účet Google Workspace: na používanie nástroja eSignature od Google musíte mať účet Google Workspace, ktorý nie je bezplatný.
• Žiadne pokročilé funkcie elektronického podpisu: eSignature od Google neposkytuje pokročilé ani kvalifikované elektronické podpisy, čo ho robí menej vhodným pre vysoko zabezpečené alebo právne kritické dokumenty.
• Obmedzené možnosti brandingu: nedostatok pokročilých možností brandingu alebo prispôsobenia môže byť nevýhodou v porovnaní s robustnejšími nástrojmi pre elektronické podpisy, ako je Autenti.

Pokročilé elektronické podpisy (AES)

Pokročilé elektronické podpisy (AES) sú ďalším typom elektronických podpisov používaných pre o niečo pokročilejšiu dokumentáciu, ako sú zmluvy o predaji hnuteľného majetku, dohody o spolupráci alebo nájomné zmluvy na obdobie do jedného roka.

AES podpisy vyžadujú, aby podpisujúci dokončili jednoduchý proces overenia identity, zvyčajne jednoduchým odfotografovaním svojich preukazov totožnosti a odoslaním poskytovateľovi elektronického podpisu na overenie.

SES podpisy naproti tomu overujú podpisujúcu osobu pomocou jedinečného kódu zaslaného podpisujúcemu buď e-mailom, alebo na telefónne číslo pre dvojité overenie. Podobá sa to procesu dokončenia dvojfaktorovej autentifikácie (2FA).

Nižšie opisujeme príklad procesu vytvorenia AES podpisu s Autenti, krok za krokom.

Metóda 5: AES s Autenti

1. Kliknite na odkaz odoslaný e-mailom a otvorte dokument.
   
   
   
   
2. Dokončite proces overenia identity, ktorý môže zahŕňať jednoduché odfotografovanie vášho preukazu totožnosti, selfie alebo nahratie krátkeho videa. Údaje z preukazu totožnosti sa následne kontrolujú na správnosť.
   
   
3. Ak je overenie identity úspešné, pokračujte v podpisovaní dokumentu. Ak overenie zlyhá, budete o tom informovaní.
   
   
4. Ďalej na autentifikáciu procesu dokončite dvojkrokovú autentifikáciu potvrdením jedinečného kódu zaslaného na vaše telefónne číslo.
   
   
5. Dokončite proces a prezrite si sekciu Podpisy a pečate, ktorá zobrazuje podrobnosti z procesu overenia identity a celého procesu podpisovania.

Výhody metódy 5

Dokončenie AES podpisov s Autenti prináša nasledujúce výhody:

• Zvýšená bezpečnosť: príjemcovia prechádzajú procesom overenia identity v reálnom čase, čo zabezpečuje, že len oprávnené osoby môžu vytvárať svoje podpisy. Navyše existujú dodatočné autorizačné kroky vrátane 2FA s jedinečným kódom zaslaným na telefónne číslo podpisujúceho.
• Výsledky v reálnom čase: proces overenia identity poskytuje okamžité výsledky, zefektívňuje pracovný tok a znižuje oneskorenia, čím robí vytváranie pokročilých podpisov jednoduchým.
• Transparentnosť: Karta podpisu pridaná ku každému podpísanému dokumentu podrobne uvádza všetky dôležité informácie o pridaných podpisoch, dokonca uvádza IP adresy zariadení použitých na podpisovanie.
• Jednoduchosť použitia: proces je jednoduchý a používateľsky prívetivý, vedie podpisujúcich krok za krokom, aj pre tých, ktorí nie sú oboznámení s elektronickými podpismi.
• Právny súlad: môžete si byť istí, že akékoľvek elektronické podpisy vytvorené s certifikovaným online poskytovateľom podpisov, ako je Autenti, spĺňajú právne štandardy podľa predpisov, ako je eIDAS, čím sú úplne právne záväzné.

Kvalifikované elektronické podpisy (QES)

Kvalifikované elektronické podpisy (QES) sú tretím typom elektronického podpisu, ktorý spadá priamo do kategórie digitálnych podpisov.

Digitálne podpisy ponúkajú pokročilejší spôsob overenia samotného podpisu, buď s overením preukazu totožnosti ako pri AES, alebo pri QES overením identity podpisujúceho prostredníctvom video overenia alebo osobného stretnutia.

QES vyberte na vytvorenie online podpisu pri riešení zložitejších dokumentov, ako je prevod autorských práv v pracovnej zmluve.

Hoci QES znie komplikovane, v skutočnosti nie je vôbec zložitý, ak sa vykonáva s intuitívnou softvérovou platformou pre elektronické podpisy.

Metóda 6: QES s Autenti

Dokončenie kvalifikovaného elektronického podpisu sa môže trochu líšiť v závislosti od kvalifikovaného poskytovateľa alebo metódy overenia, ktorú si vyberiete, ale príklad procesu vytvorenia digitálneho podpisu pomocou Autenti môže vyzerať takto:

1. Kliknite na odkaz odoslaný e-mailom a otvorte dokument.
   
   
   
   
2. Dokončite proces overenia identity s vybranou metódou. Môžete si vybrať medzi videokonferenciou alebo osobným stretnutím s certifikačnou autoritou. 
   
   

💡 Dokončenie procesu overenia s certifikačnou autoritou je často také jednoduché ako pripojenie sa k pracovnému hovoru online.

3. Ak je overenie identity úspešné, pokračujte v podpisovaní dokumentu.

4. Ďalej na autentifikáciu procesu dokončite dvojkrokovú autentifikáciu potvrdením jedinečného kódu zaslaného na vaše telefónne číslo.

5. Dokončite proces a prezrite si sekciu Podpisy a pečate, ktorá zobrazuje podrobnosti z procesu overenia identity a celého procesu podpisovania.

Výhody metódy 6

Výhody vytvárania QES podpisov s Autenti:

• Vysoká úroveň bezpečnosti: Autenti používa robustné metódy overenia identity, ako sú videokonferencie alebo osobné stretnutia, čím zabezpečuje autenticitu podpisujúceho. Dvojkroková autentifikácia s jednorazovým SMS kódom pridáva dodatočnú vrstvu bezpečnosti.
• Mnoho možností QES: Pri podpisovaní dokumentov so službou QES od Autenti si môžete vybrať ktoréhokoľvek poskytovateľa QES, ktorý považujete za najvhodnejší, zo 170+ dostupných v celej EÚ.
• Jednoduchosť použitia: hoci vytváranie kvalifikovaných podpisov sa môže zdať zložité, s Autenti, ktoré vás procesom prevedie, to tak nie je. Dokončenie trvá len niekoľko krokov.
• Vzdialená dostupnosť: proces je možné dokončiť na diaľku prostredníctvom video overenia, čo je pohodlné pre používateľov na rôznych miestach.
• Efektívnosť: šetrí čas a zdroje tým, že eliminuje potrebu fyzickej manipulácie s dokumentmi alebo osobných stretnutí na podpisovanie dokumentov.

Prečo je najlepšie podpisovať s certifikovaným poskytovateľom, ako je Autenti

Existuje viacero spôsobov, ako vytvoriť elektronický podpis online, a nástrojov, ktoré môžete na to použiť.

Môžete jednoducho naskenovať obrázok svojho podpisu a pridať elektronické podpisy týmto spôsobom, vytvoriť bezplatný elektronický podpis pomocou Google Docs alebo podpísať PDF pomocou Adobe Acrobat.

Častou nevýhodou jednoduchších nástrojov pre elektronické podpisy je však to, že pokročilejšie funkcie, ako je overenie identity alebo 2FA autentifikácia, nemusia byť k dispozícii, čo robí proces menej bezpečným.

Autenti ako poskytovateľ dôveryhodných služieb podľa eIDAS a špecializované riešenie elektronického podpisu kombinuje jednoduchosť používania s pokročilou bezpečnosťou a rôznymi možnosťami a funkciami elektronického podpisovania.

Môžete si byť istí, že získate:

• Všetky typy elektronických podpisov: od univerzálnych SES podpisov až po pokročilejšie AES a QES podpisy pre vaše dokumenty, všetko pod jednou strechou.
• Rôzne metódy overenia identity: od videokonferencií cez e-mailové kódy až po fotografie preukazov totožnosti, Autenti overuje identitu podpisujúcich množstvom spôsobov.
• Transparentnosť s jasným audit trailom: každý podpísaný dokument bude obsahovať osobitnú Kartu podpisu so všetkými podstatnými údajmi o odoslaných podpisoch. Môžete ľahko skontrolovať metódy použité na overenie, presný čas vytvorenia každého podpisu a dokonca IP adresu zariadenia použitého na podpisovanie.
• Právne záväzné podpisy: Autenti je plne v súlade s vládnymi štandardmi vrátane eIDAS, čím zabezpečuje, že vaše elektronické podpisy sú úplne právne záväzné. Vyššie spomenuté Karty podpisov zabezpečujú, že podpísané dokumenty môžete použiť aj ako právny dôkaz v súdnych sporoch.
• Dodatočné funkcie: od priečinkov dokumentov až po upozornenia na čakajúce dokumenty, Autenti bol vytvorený so zameraním na elektronické podpisovanie.
• Jednoduchosť použitia: napriek tomu, že ponúka mnoho funkcií a pokročilých možností podpisovania, Autenti zostáva mimoriadne používateľsky prívetivý s intuitívnym používateľským rozhraním a jednoduchými procesmi.

Podpisovanie s certifikovaným poskytovateľom, ako je Autenti, zabezpečuje bezpečnú, právne vyhovujúcu a efektívnu skúsenosť, čo vám dáva istotu v pravosť a platnosť vašich dokumentov.

Používajte elektronické podpisy pre svoje digitálne dokumenty s Autenti a zabezpečte si náležitú bezpečnosť.

Začnite s bezplatnou 14-dňovou skúšobnou verziou ešte dnes..