Automatizácia zmlúv: krok za krokom a presné potrebné nástroje

Predstavte si, že máte knižnicu kníh, pričom každá kniha predstavuje zmluvu, ktorú musíte spravovať, vrátane procesu písania.

Ak by ste to chceli robiť manuálne, museli by ste každú knihu napísať od začiatku, poskytnúť knihu svojim kolegom, aby skontrolovali, či sa im obsah páči, vymazať a prepísať ju vždy, keď chcú zmeny, ísť k ich domom, aby ju mohli podpísať, a potom všetky knihy uložiť na kopu.

Ak by ste potrebovali nájsť konkrétnu knihu pre referenciu, museli by ste sa prehrabať cez všetky.

S automatizáciou je správa vašej knižnice kníh, teda zmlúv, viac ako mať moderný systém, ktorý okamžite navrhuje správne znenie, umožňuje vašim priateľom súčasne upravovať obsah kníh, automaticky opravuje chyby, takže to nemusíte robiť vy, umožňuje každému podpísať jedným ťuknutím z ich domovov a ukladá všetky knihy online pre jednoduchý prístup.

Všetko je rýchlejšie, jednoduchšie a oveľa menej chaotické – to je automatizácia zmlúv vs tradičná správa zmlúv v skratke.

Ale nechajme poetické metafory zmluvného procesu bokom – buďme realistickejší a pozrime sa na špecifiká automatizácie zmlúv. Od toho, čo sa vlastne dá automatizovať, prečo by sa to malo robiť, ako to správne urobiť, príklady nástrojov a ďalšie.

Hlavné body článku

<b>✅Automatizácia zmlúv je proces zrýchlenia celého životného cyklu zmluvy pomocou automatizovaných pracovných postupov, AI riešení a predpripravených šablón.</b>

✅Organizácie môžu stratiť až 9,2 % svojho ročného príjmu v dôsledku slabých praktík správy zmlúv, ako sú zmeškané termíny a nesplnené záväzky. Automatizácia pomáha tomu zabrániť.

✅Významných 81 % organizácií chce začať používať automatizáciu zmlúv, čo odráža silný posun smerom k digitálnym riešeniam na správu zmlúv.

Cena slabej správy zmlúv

Zmluvy majú pomáhať udržiavať chod podnikania, ale v skutočnosti súvisiace procesy často robia opak. Obchodné tímy strácajú obchody čakaním týždne na schválenia. Právnici márnia hodiny opravovaním rovnakých drobných úprav v mnohých návrhoch. Dodávatelia odchádzajú, pretože zmluvné rokovania trvajú príliš dlho.

Medzitým sa obchody zasekávajú, príjmy unikajú a všetci sú uväznení v nekonečnom cykle e-mailov, zmätku verzií a paniky na poslednú chvíľu. Naša pointa je, že manuálna správa zmlúv nie je len neefektívna – je to tichý zabijak obchodného impulzu.

Ak tieto tvrdenia vyjadrujeme finančne, štúdie ukazujú, že organizácie môžu stratiť až 9,2 % svojho ročného príjmu v dôsledku slabých praktík správy zmlúv, ako sú zmeškané termíny a nesplnené záväzky.

A práve tu prichádza na rad automatizácia.

5 príkladov "uh oh" momentov, ktorým automatizácia zmlúv zabraňuje

Automatizácia zmlúv je viac než len módne slovo. Je to skutočné riešenie pre chaotickú správu zmlúv, ktoré vám v konečnom dôsledku pomáha šetriť čas a peniaze.

Tu sú bežné bolestivé situácie, ktorým vám automatizácia zmlúv môže pomôcť vyhnúť sa.

Stratené zmluvy

Každý obchodný, právny alebo podnikateľský tím pozná ten jeden obchod, kde nikto nevie, kde sa stratila najnovšia verzia zmluvy, prepukne panika a všetci hľadajú potrebnú zmluvu všade.

Klient alebo obchodný partner sa frustruje, čo spôsobuje veľa stresu tímu a nakoniec potenciálne stratu príjmov.

Aj keď sa to zvládne dobre, manuálna správa zmlúv a rutinné administratívne úlohy okolo nej môžu predstavovať až 12 % celkových nákladov organizácie.

Predstavte si, ako toto číslo raketovo stúpa, ak pridáte paniku, stratené dokumenty a zmeškané príležitosti.

Zmeškané termíny

Pokiaľ ide o zmeškané veci, zmeškané termíny sú ďalším stresujúcim a nešťastným "uh oh" momentom, ktorému môže správna automatizácia zmlúv zabrániť.

Dôležitý termín obnovenia alebo platby, ktorý prepadne cez medzery, spôsobuje paniku a frustráciu. Náhlivosť na poslednú chvíľu mrhá časom, vedie k zmeškaným príležitostiam a môže dokonca viesť k penalizáciám.

Zmluvy strácajúce hodnotu

Každý obchodný a právny tím pozná bolesť sledovania, ako zmluva časom stráca hodnotu – či už v dôsledku zmeškaných obnovení zmlúv, zabudnutých doložiek alebo nedodržiavania dohodnutých zmluvných podmienok.

Začína to drobnými prehliadnutiami, ako je nerenegociovanie cien alebo nenárokovanie si dohodnutých zliav, ale časom sa tieto medzery nahromadia, čo vedie k stratám príjmov alebo horšie – k zhoršeniu obchodných vzťahov.

Právne medzery

Obchodné tímy často pridávajú podmienky do zmlúv bez právneho posúdenia, mysliac si, že to nie je veľký problém. Ale tieto neskontrolované zmeny môžu vytvoriť veľké riziká.

To, čo sa zdá ako neškodná úprava, môže viesť k nejasným zodpovednostiam, nechráneným záväzkom alebo podmienkam, ktoré je ťažké vynútiť.

Následky? Medzery sú časovo náročné na opravu a mohli by firmu v budúcnosti významne stáť.

Automatizácia zaisťuje, že každá zmluva prejde správnymi kanálmi pred finalizáciou, zachytávajúc akékoľvek podmienky, ktoré neboli skontrolované právnym oddelením.

Právne výdavky

Každá hodina, ktorú interný právny tím strávi úlohami súvisiacimi so zmluvami, môže stáť podnik približne 122 dolárov.

Už sme zistili, že manuálna správa zmlúv často vedie k nákladným chybám – ako sú zmeškané termíny – nútiť právne tímy tráviť extra čas riešením týchto problémov.

Automatizovaný systém správy zmlúv znižuje tieto chyby zefektívnením procesu a zabezpečením, že každá zmluva sleduje vopred schválený pracovný postup. Právne oddelenie musí zasiahnuť len v prípade potreby, čím šetrí cenný čas.

Chaos verzií

Každý tím pozná frustráciu z práce s viacerými verziami zmluvy – každá s drobnými úpravami zmluvných údajov, konfliktnými aktualizáciami a bez jasného záznamu o tom, čo je konečné.

Čo začína ako jednoduchá zmena, sa môže rýchlo zmeniť na zmätok e-mailov, návrhov a konfúzie, čo tímy necháva v neistote, ktorá verzia je tá, ktorú treba podpísať.

Bez automatizácie a spolupráce pri správe zmlúv sa kontrola verzií stáva nočnou morou. Ale s automatizovanou správou zmlúv je každá úprava sledovaná a najnovšia verzia je vždy jasne označená.

Ako presne automatizácia pomáha?

• Rýchlejšie zmluvné cykly: implementácia automatizácie zmlúv znižuje čas schvaľovania zmlúv až o 82 %, urýchľuje obchodné procesy a rozhodovanie.
• Zvýšená produktivita: automatizácia poháňaná AI konkrétne vedie k 44% zvýšeniu produktivity, oslobodzuje tímy od manuálnych úloh a umožňuje im sústrediť sa na strategické aktivity.
• Nižšie administratívne náklady: prijatie softvéru na správu zmlúv môže znížiť administratívne náklady o 25 % až 30 %.
• Lepšie dodržiavanie predpisov: digitalizácia zmlúv zlepšuje dodržiavanie predpisov o 55 %, znižuje riziko právnych problémov a pokút.
• Zmiernenie rizika: 29 % spoločností uvádza, že AI v správe zmlúv zlepšila ich schopnosť riadiť riziká, pomáha im včas zachytiť potenciálne problémy.

Ktoré časti správy zmlúv môžu byť automatizované?

Chápeme, že by ste mali automatizovať správu zmlúv počas celého životného cyklu zmluvy, od vytvorenia zmluvy až po uloženie. Ale čo sa vlastne dá automatizovať a ako presne?

Ako automatizácia zmlúv skutočne funguje + príklady nástrojov

Krok jeden: právne oddelenie stanovuje pravidlá

Automatizácia by určite mala začať právnym tímom. Definujú podmienky, požiadavky a šablóny – aby všetko zostalo od začiatku v súlade s predpismi. Už žiadne upravovanie zmlúv za pochodu alebo nutnosť, aby právne oddelenie schvaľovalo tú istú vec 100-krát.

Automatizácia v tomto prípade rieši tento problém tým, že premieňa právne pravidlá na vopred schválené šablóny, pracovné postupy a mantinely, ktoré môže každý ľahko dodržiavať.

• Právne oddelenie vytvára štandardizované šablóny pre bežné zmluvy (NDA, predajné zmluvy, dodávateľské zmluvy, pracovné ponuky).
• Knižnica doložiek ukladá vopred schválené právne formulácie, takže zmluvy sa môžu prispôsobiť bez potreby právneho preskúmania zakaždým.

Krok dva: predaj, HR a nákup vyplňujú prázdne miesta

Namiesto vypracovania zmlúv od začiatku tímy používajú vopred schválené šablóny, zadajú potrebné údaje (mená, dátumy, čísla) a zmluva je pripravená.

• Systém automaticky vypĺňa zmluvu so správnymi podmienkami na základe vopred stanovených právnych pravidiel.
• Softvér označí rizikové zmeny, ak sa niekto pokúsi upraviť kľúčové podmienky (napr. zmena platobných podmienok alebo limitov zodpovednosti).

Krok tri: schválenia prebiehajú automaticky

Systém vie, kto potrebuje čo podpísať, takže už žiadne e-maily typu "Hej, potrebuje to podpis VP?". Ak je potrebné schválenie, dostane sa to okamžite k správnej osobe.

• Systém pozná pravidlá (napr. "Ak je zmluva nad 50 000 €, VP musí podpísať").
• Schválenia sledujú vopred nastavený pracovný postup (napr. Predaj → Právne → Financie → VP).

Krok štyri: podpisy a ukladanie sú automatické

Zmluvy sú podpisované elektronicky (žiadne tlačenie, skenovanie alebo naháňanie ľudí) a po podpise sú uložené na správnom mieste – už žiadne momenty typu "Kde je tá dohoda z minulého roka?".

• Softvér na elektronický podpis posiela zmluvu správnej osobe na podpis a vydáva oznámenie pre každý potrebný podpis.
• Zainteresované strany môžu podpisovať viacero zmlúv naraz, nestrácajú čas prechádzaním hromady opakujúcich sa dokumentov.

Krok päť: AI sleduje termíny a záväzky

Potrebujete obnoviť zmluvu? Blíži sa termín? Systém vás upozorní predtým, než sa to stane problémom, takže nikdy nebeháte na poslednú chvíľu alebo neriešite neočakávané pokuty.

• AI skenuje zmluvu a vyťahuje dôležité informácie o zmluvných termínoch (obnovenia, dátumy platieb, záväzky).
• Systém posiela upozornenia pred dosiahnutím termínov (cez e-mail, Slack alebo prehľady).
• Moderná automatizácia zmlúv pomáha nielen s dátumami, ale aj keď AI monitoruje zmluvné záväzky (napr. "Musíme poskytovať správy každý štvrťrok" alebo "Klient dostane zľavu po 12 mesiacoch").

Ak neautomatizujete, aktívne strácate príjmy

Automatizácia nie je len právny nástroj – je to stratégia obchodného rastu naprieč fázami životného cyklu zmluvy, od vytvorenia zmluvy až po realizáciu zmluvy.

Zastarané riešenia moderných problémov jednoducho nefungujú. Prejdite na elektronické riešenie s Autenti – podpisujte, ukladajte a archivujte dokumenty úplne online.

Vyskúšajte Autenti úplne zadarmo na 14 dní, bez potreby kreditnej karty pri registrácii.