Prečo bezpečnosť spravovania zmlúv nedosahuje očakávania a ako to napraviť?
Čítajte
Čas čítania:
Dátum zverejnenia:
Bezpečnosť spravovania zmlúv spočíva v ochrane všetkých citlivých informácií, záväzkov a procesov spojených so zaobchádzaním so zmluvami - vrátane toho, kto s čím súhlasil, kedy a za akých podmienok.
Zahŕňa veci ako:
Existuje niekoľko hlavných dôvodov, prečo môžu v správe zmlúv existovať bezpečnostné riziká. Na povrchu sú niektoré z dôvodov tieto:
V tomto článku vám pomôžeme nájsť hlavnú príčinu problémov s bezpečnosťou spravovania zmlúv a poskytneme niektoré z najlepších postupov na zvýšenie úrovne bezpečnosti.
Pred tým, než budete môcť napraviť alebo posunúť bezpečnosť spravovania zmlúv na vyššiu úroveň, musíte identifikovať, kde presne trpí.
Skutočnou hrozbou nemusia byť len hackeri alebo škodlivé "podniky" požadujúce výkupné, väčšinou ide jednoducho o:
Kým sa tieto problémy nevyriešia, všetko ostatné je len kozmetická úprava.
Prejdeme teda niektoré z najčastejších zlých návykov pri správe zmlúv, ktoré spôsobujú problémy s bezpečnosťou, aby sme vám pomohli nájsť akékoľvek úniky vo vašich procesoch.
Príliš veľa organizácií stále považuje zmluvy za mŕtvy papier - dokument, ktorý sa podpíše a zastrčí do digitálnej alebo fyzickej zásuvky. Ale moderné zmluvy nie sú len dohody; sú to údaje, často citlivé.
Obsahujú osobné informácie, podmienky obnovenia, SLA, záväzky, spúšťače, sankcie - všetko, čo treba sledovať, merať, konať a chrániť.
Keď sú zmluvy zmrazené vo formáte PDF bez prepojenia na pracovné toky, alebo horšie, vytlačené a uložené vo fyzickom archíve, strácate možnosť vytvárať automatizované akcie, ako:
Právne oddelenie si myslí, že riadi pracovné postupy pri zmluvách. Ale v skutočnosti to často nie je tak. Aspoň nie vtedy, keď ostatné tímy nesledujú oficiálne postupy na schvaľovanie a podpisovanie zmlúv, alebo horšie, neexistuje žiadny oficiálny pracovný postup, ktorý by sa dal dodržiavať.
Predaj, obstarávanie, marketing - každý tím má svoju vlastnú verziu "rýchlej dohody", z ktorých polovica sa posiela prostredníctvom e-mailu, LinkedInu alebo Slacku bez toho, aby sa dotkla oficiálnych systémov.
Takto končíte s:
Toto je najrýchlejšia cesta k regulačným pokutám, porušeniu podmienok a strate dôvery. Ak necentralizujete svoj zmluvný proces, nemáte žiadny perimeter, ktorý by ste mohli brániť.
Tu je špinavé tajomstvo väčšiny organizácií: "databáza zmlúv" nie je softvér na správu zmlúv alebo archív v softvéri na elektronické podpisy, je to zdieľaný Excel dokument so záložkami ako "Obnovenia 2025", "Vysoko rizikové klauzuly" a "Kto čo vlastní".
Ako to však môže spôsobiť bezpečnostné problémy?
Po prvé, ukladanie zmlúv v zdieľanom Exceli môže spôsobiť problémy s kontrolou prístupu, ak nenastavíme správne prístup k dokumentu pri každom jeho vytvorení.
Po druhé, neexistuje žiadny spoločný zdroj pravdy. Každý tím má svoju vlastnú verziu databázy, každá zmluva alebo typ zmluvy je uložený v inom dokumente a nájsť konkrétny môže byť mimoriadne ťažké. Aby zmluvy zostali bezpečné a v súlade s predpismi, musia byť neustále monitorované, a roztrúsené dokumenty a klauzuly tomu určite nepomáhajú.
Po tretie, roztrúsené dokumenty spôsobujú aj problémy s riadnym auditom. Bude dosť ťažké dokázať, kto upravil čo a kedy, ak nemôžeme ani nájsť dokument.
Myslíte si, že vaše zmluvy sú v bezpečí, pretože sú "v systéme"? Premyslite si to ešte raz. Bežné problémy s kontrolou prístupu sú:
Kontrola prístupu nie je len o tom, kto by mal vidieť zmluvu, ale aj o tom, kto by ju nemal vidieť, a čo sa stane, keď ju aj tak vidí.
Počuli ste to už tisíckrát: "Stačí ukladať zmluvy v bezpečnom systéme a vynucovať prístup založený na rolách."
No, to je taká "pite vodu a spite 8 hodín" rada pre bezpečnosť zmlúv. Technicky správna, ale sama o sebe nepoužiteľná. Pretože v praxi sa deje toto:
A teraz sa vaše "bezpečné úložisko" stalo len odporúčaním, nie zárukou.
Keď viete, kde vaša bezpečnosť spravovania zmlúv zlyháva, môžete začať s jej opravou.
Môžete začať zmenou myslenia.
Zmluvy potrebujú rovnakú úroveň bezpečnosti infraštruktúry ako vaše zákaznícke databázy alebo finančné systémy.
Takže namiesto toho, aby ste uvažovali o bezpečnom priečinku pre vaše zmluvy, začnite uvažovať o vytvorení celej bezpečnej systémovej architektúry.
Šifrovanie uložených dát je základ. Ale ak nešifrujete aj dáta počas prenosu, vyhľadávacie dotazy a dokonca aj metadáta, zanechávate stopy všade. Každý, kto vidí vaše protokoly používania, môže zistiť, ktoré zmluvy sa vyhľadávajú najčastejšie - a prečo.
Tip: vyberte si systém riadenia životného cyklu zmlúv (CLM), ktorý má nasledujúce funkcie bezpečnosti správy zmlúv:
Kontrola prístupu založená na rolách (RBAC) sa často považuje za všeliek. Ale ak vaše roly nie sú úzko vymedzené, pravidelne kontrolované a vynucované na úrovni objektu (nielen na úrovni priečinka), je to len ilúzia kontroly.
Povedzme, že váš obchodný riaditeľ má "prístup na úpravu" - k čomu presne? Ku všetkým zmluvám? Minulým, súčasným a budúcim? Dokonca aj k obchodom, na ktorých sa nepodieľal? To je problém.
Takto vyzerajú dobré prístupové oprávnenia:
Ak vaša platforma nedokáže ukázať, kto zobrazil, upravil, stiahol, exportoval alebo podpísal zmluvu, ste ako slepý.
Predstavte si: viceprezident pred odchodom z firmy unikol zmluvu s dodávateľom konkurentovi. Nikto si to dva mesiace nevšimol, pretože neexistoval auditný záznam. Firma prišla o obchod a takmer bola žalovaná.
Čo potrebujete, sú:
Zmluvné systémy by nemali existovať izolovane. Ak dodávateľ naraz stiahne 100 zmlúv, váš SIEM (Security Information & Event Management) by to mal vedieť a upozorniť na bezpečnostné incidenty.
Najlepšie systémy správy zmlúv sa pripájajú na:
Okrem ochrany na úrovni systému existuje aj mnoho vzorov prevádzkových kontrol, ktoré môžete implementovať, aby ste pomohli zlepšiť bezpečnosť vašich zmlúv.
Nepovoľte sťahovanie zmlúv, pokiaľ nie sú dosiahnuté konkrétne míľniky.
Napríklad predaj môže vidieť návrh ponuky, ale nemôže ho stiahnuť alebo poslať externe, kým ho právne oddelenie neschváli a ceny neboli overené.
Príkladom spúšťačov môže byť požiadavka, aby stav dokumentu bol "finálny" alebo "schválený na podpis" pred tým, než bude možné ho stiahnuť.
V momente, keď niekto stiahne súbor Word, vykoná offline úpravy a znovu ho nahrá, máte zombie zmluvu - vyzerá živá, ale je úplne odpojená od vašej kontroly verzií a audítorského záznamu.
Pre lepšiu bezpečnosť údajov v zmluvách potrebujete detekciu varovných signálov:
Zmluvy nie sú samozrejme úplne internou záležitosťou, často sa podpisujú s externými partnermi, dodávateľmi, spolupracovníkmi - čo vyžaduje zdieľanie zmlúv mimo organizácie.
Ak zdieľate zmluvy prostredníctvom odkazov, nezabudnite nastaviť pravidlá platnosti odkazov.
Napríklad:
To zabíja zastarané, zraniteľné verzie skôr, než môžu spôsobiť škodu. Alebo použite softvér na elektronické podpisy, o ktorom budeme hovoriť o chvíľu.
Bezpečnosť nie je len o tom, kto môže niečo urobiť - je o tom, kto to skutočne robí, kedy, ako často a či toto správanie dáva zmysel.
Tu zlyháva väčšina nastavení bezpečnosti zmlúv: zastavia sa pri oprávneniach a ignorujú behaviorálne signály. Ale čo myslíte? K porušeniam nedochádza, keď používateľ získa prístup. Dochádza k nim, keď nesprávny používateľ robí nesprávnu vec v nesprávnom čase a nikto sa nepozerá.
Okrem audítorských záznamov, ktoré sme spomenuli skôr a ktoré sledujú, kto k čomu pristupoval a kedy, je najlepšie nastaviť aj behaviorálne základné línie a inteligentné upozornenia, keď sa vzorce odchýlia od skriptu. Toto je obzvlášť dôležité pre robustné riadenie zmlúv, vrátane riadenia podnikových zmlúv.
Behaviorálne spúšťače, ktoré treba sledovať:
Väčšina spoločností používa elektronické podpisy kvôli rýchlosti. Múdre ich používajú kvôli bezpečnosti.
Ak by ste nenechali niekoho prihlásiť sa do systémov vašej spoločnosti bez MFA, prečo by ste im dovolili podpísať šesťcifernú dohodu bez nej?
Lepšie podpisové toky vynucujú:
Každý podpis by mal za sebou zanechať jasný, uzamknutý, nezmeniteľný auditný záznam, ktorý ukazuje:
Nejde len o dobrú hygienu - je to rozhodujúce, keď sa veci zamotajú. Ak sa vyskytne spor a váš auditný záznam je "len e-mailová konverzácia", veľa šťastia pri jeho obhajobe na súde.
Podpisy nie sú koncom zmluvy, sú začiatkom bezpečnostných hrozieb. Prestaňte ich teda považovať za pečiatky. Urobte ich inteligentnými. Urobte ich bezpečnými s tým, čo je maximálne bezpečné - elektronickými podpismi poskytovanými etablovanými platformami, ako je Autenti.
Autenti je poskytovateľ dôveryhodných služieb pre služby elektronického podpisu a plne bezpečná platforma elektronického podpisu. Dodržiava najvyššie štandardy informačnej bezpečnosti vrátane certifikácie ISO/IEC 27001:2017, čo zaručuje robustnú ochranu údajov a súkromia.
Chcete skutočný príklad bezpečného digitálneho spracovania zmlúv?
Bank Millennium potrebovala rýchlejší, bezpečnejší spôsob spracovania HR dokumentov, o ktorých všetci vieme, že obsahujú veľa citlivých a osobných informácií, ktoré treba chrániť.
Implementáciou platformy Autenti umožnili zamestnancom a riaditeľom digitálne a okamžite podpisovať zmluvy bez potreby osobných stretnutí alebo papierovej práce - ale čo je najdôležitejšie, všetko sa dialo bezpečne.
"Spracovanie a podpisovanie prebieha prísne definovaným spôsobom. K dokumentom majú prístup len oprávnené osoby. Počas procesu podpisovania a doručovania nemôže nikto meniť obsah, čo zaručuje, že podpísaný dokument je vždy identický s originálom. Validačná certifikácia je poskytovaná prostredníctvom podrobnej PDF správy vydanej spoločnosťou Autenti, ktorá obsahuje informácie o overení podpisov a elektronických pečatí, ktorú si možno stiahnuť po ukončení procesu," ako uviedla Monika Ruraż-Lipińska, vedúca HR tímu v Bank Millenium o bezpečnosti elektronického podpisovania s Autenti.
V dôsledku toho sa čas na spracovanie dokumentov znížil na niekoľko minút, procesy sa stali bezpečnejšími a banka ušetrila peniaze a zároveň podporila svoje ciele v oblasti udržateľnosti.
Posuňte bezpečnosť správy zmlúv na vyššiu úroveň s Autenti. Vyskúšajte zdarma na 14 dní, bez potreby kreditnej karty.
Mateusz Kościelak
Mateusz Kościelak má viac ako 10-ročné skúsenosti v oblasti predaja a B2B marketingu, so špecializáciou na Enterprise B2B SaaS. Je všestranným marketérom (V-Shaped) so skúsenosťami v budovaní systémov generovania leadov pomocou obsahu, SEO a výkonnostného marketingu, so zameraním na medzinárodnú expanziu.
Navštívte profil autoraMateusz Kościelak
Čítajte
Mateusz Kościelak
Čítajte
Mateusz Kościelak
Čítajte