Kontrolný záznam elektronického podpisu: vysvetlený na reálnom príklade Autenti Signature Cards

Jednou z najväčších predností elektronických podpisov je bezpečnosť a transparentnosť, ktorú poskytujú.

Pri elektronickom podpisovaní dokumentov si môžete byť istí, že druhá strana overí svoj podpis, dokonca aj jednoduchými metódami ako dvojfaktorová autentifikácia pomocou e-mailovej adresy alebo telefónneho čísla – čo je pomerne bezpečné.

Pre ďalšie zvýšenie bezpečnosti môžete overiť totožnosť osoby podpisujúcej dokument, overiť jej doklady totožnosti, použiť pokročilejšie elektronické podpisy, ako je kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý využíva pokročilú šifrovaciu technológiu, infraštruktúru verejných kľúčov a ďalšie prvky na zabezpečenie vašich podpisov.

Ale okrem toho, že sú mimoriadne bezpečné bez ohľadu na typ elektronického podpisu, elektronické podpisy ponúkajú aj úplnú transparentnosť celého procesu.

Vďaka takzvanému kontrolnému záznamu elektronického podpisu môžete vždy skontrolovať pravosť umiestnených podpisov, overiť presný dátum a čas umiestnených podpisov, skontrolovať IP adresy zariadení použitých na podpisovanie a byť si istí, že dokument zostane po podpise nezmenený.

Ako?

Vysvetlíme to všetko nižšie.

Table of contents

1. Čo je kontrolný záznam elektronického podpisu?
2. Povinné charakteristiky kontrolného záznamu
3. Reálny príklad: kontrolné záznamy v Autenti
4. Podpisová karta (Signature Card)
5. Ako môžete využívať kontrolné záznamy a Podpisové karty Autenti?
6. Udržujte svoje dokumenty a podpisy bezpečné s Autenti
7. Často kladené otázky

Čo je kontrolný záznam elektronického podpisu?

Kontrolný záznam elektronického podpisu je v podstate záznam o procese elektronického podpisovania, ktorý dokumentuje kedy, kde a ako boli elektronické podpisy umiestnené.

Kontrolný záznam podporuje dôveryhodnosť podpisov a v prípade potreby môže slúžiť ako právny dôkaz pri akýchkoľvek sporoch alebo konaniach.

Rovnako ako svedkovia pri ručnom podpise kontrolujú doklady totožnosti pred tým, ako sa podpis umiestni na dokument, aby zabezpečili platný proces – auditná stopa elektronického podpisu zabezpečuje to isté (alebo ešte vyššiu úroveň bezpečnosti), ale digitálne.

Obsahuje všetky dôležité detaily o každom elektronickom podpise, ktorý bol umiestnený na daný dokument, a je doplnená o elektronické pečate, ktoré zaručujú, že dokument zostane po podpísaní nezmenený.

Povinné charakteristiky kontrolného záznamu

Platné údaje kontrolného záznamu elektronického podpisu by mali obsahovať nasledujúce informácie:

• Identifikačné údaje: meno a priezvisko osoby podpisujúcej dokument, ale aj IP adresu zariadenia použitého na umiestnenie podpisu.
• Overovacie údaje: zobrazujúce, ako bol každý podpis umiestnený na dokumente overený, či už e-mailom, SMS kódom, videokonferenciou alebo inou metódou.
• Čas a dátum: zaznamenávajúce presný čas a dátum, kedy bol každý podpis elektronicky umiestnený, ako aj presný dátum a čas začatia procesu zbierania podpisov.
• Akékoľvek zmeny: na zabezpečenie správnej integrity dokumentu kontrolný záznam sleduje aj všetky možné zmeny vykonané v podpísanom dokumente.

Reálny príklad: kontrolné záznamy v Autenti

Reálnym príkladom efektívneho kontrolného záznamu elektronického podpisu je Autenti Signature Card, ktorá je priložená ku každému digitálne podpísanému dokumentu ako posledná strana, pre jednoduchý prístup k najdôležitejším detailom.

Autenti je platforma pre elektronické podpisy, ktorá uľahčuje prechod na bezpapierové riešenie viac než kedykoľvek predtým. Získate s ňou prístup k trom hlavným typom elektronických podpisov:

• Jednoduché elektronické podpisy (SES): perfektne vhodné pre podpisovanie 90% dokumentov v obchodných transakciách, vrátane dohôd o spolupráci alebo zmlúv o predaji hnuteľného majetku. Overované jednoduchými metódami, ako je dvojfaktorová autentifikácia pomocou e-mailovej adresy podpisujúceho alebo telefónneho čísla s jedinečným kódom.
• Zdokonalené elektronické podpisy (AES): ideálne pre zložitejšie zmluvy a doložky. Tento typ elektronického podpisu umožňuje overiť totožnosť osoby podpisujúcej dokument, napríklad kontrolou jej dokladov totožnosti prostredníctvom ich odfotografovania.
• Kvalifikované elektronické podpisy (QES): digitálny podpis perfektný pre najzložitejšie zmluvy, ako sú tie, ktoré prevádzajú autorské práva. Kvalifikované podpisy sa môžu zdať zložité, ale nie sú, ak sa robia so správnym poskytovateľom, ako je Autenti. Tu budete mať prístup k viac ako 170 poskytovateľom QES v celej Európe, zatiaľ čo tí, ktorí podpisujú dokumenty, budú môcť plynulo overiť svoje identity u certifikačných autorít, dokonca úplne online.

Teraz, vzhľadom na skutočnosť, že Autenti je úplne bezpečná platforma, ktorá dodržiava globálne a EÚ normy, ako sú ISO 27001, GDPR, a poskytuje úplnú súladnosť s eIDAS – každý podpis je správne spracovaný a zaznamenaný, pričom ku každému podpísanému dokumentu je priložená auditná stopa.

Podpisová karta (Signature Card)

Slúžiac ako vizualizácia umiestnených elektronických podpisov, ale aj ako súhrn všetkých kľúčových detailov pre kontrolný záznam, Autenti vydáva Podpisovú kartu pre každý podpísaný dokument.

Podpisová karta obsahuje všetky informácie, ktoré musí mať kontrolný záznam elektronického podpisu, aby slúžil ako platný záznam procesu digitálneho podpisovania, vrátane:

• ID podpísaného dokumentu,
• mena a priezviska osôb podpisujúcich dokument elektronicky,
• dodatočných údajov podpisujúcich (ak je to relevantné), ako je e-mailová adresa alebo ich daňové identifikačné čísla,
• zaznamenaných digitálnych podpisov spolu so všetkými ich detailmi, ako sú použité metódy overenia, dátum a presný čas ich umiestnenia, ako aj IP adresy zariadení použitých na podpisovanie.

Podpisová karta Autenti obsahuje aj dve pečate vydané Autenti pre podpísaný dokument – jednu pre začatie procesu podpisovania, druhú pre jeho ukončenie.

Elektronická pečať vydaná pre každý dokument po zozbieraní podpisov s Autenti zabezpečuje, že dokument nebude po podpísaní pozmenený.

Ako môžete využívať kontrolné záznamy a Podpisové karty Autenti?

Vďaka kontrolným záznamom, ako je Podpisová karta Autenti, môžete:

• jednoducho overiť, kto podpísal daný dokument a aký typ elektronického podpisu bol použitý na jeho podpísanie,
• skontrolovať dátum a čas, kedy boli podpisy a elektronické pečate aplikované, čo vám poskytuje jednoduchý prístup k histórii dokumentu,
• potvrdiť pravosť dokumentácie,
• spoľahnúť sa na kontrolný záznam pri riešení sporov poskytnutím jasných dôkazov o krokoch vykonaných počas procesu podpisovania, ako aj všetkých informácií o ňom,
  
• dôverovať, že integrita dokumentu je nedotknutá, pretože kontrolný záznam potvrdzuje, že po aplikovaní podpisu neboli vykonané žiadne zmeny,
• zvýšiť bezpečnosť a odhaliť neoprávnený prístup alebo akékoľvek pokusy o manipuláciu s dokumentom sledovaním akcií vykonaných s dokumentom a odoslanými podpismi.

Celkovo vám kontrolné záznamy elektronických podpisov poskytujú jedno miesto nielen na sledovanie každého podpisu a kontrolu jeho detailov, ale aj na potvrdenie, že je úplne chránený proti neoprávneným zmenám.

Udržujte svoje dokumenty a podpisy bezpečné s Autenti

Autenti je poskytovateľ dôveryhodných služieb, zabezpečujúci správnu bezpečnosť a transparentnosť pri každom elektronickom podpise.

Podpisujte dokumenty online a jednoducho overujte pravosť a integritu elektronických podpisov s Autenti.

Pre každý podpísaný dokument Autenti vydá Podpisovú kartu, ktorá bude slúžiť ako súdne prípustný kontrolný záznam každého elektronického podpisu, vrátane:

• presného času a dátumu pre každý umiestnený podpis,
• použitých metód overenia,
• IP adries zariadení použitých na podpisovanie,
• pečatí podporovaných Autenti pre začatie procesu podpisovania a jeho ukončenie,
• ID čísla dokumentu,
• mena, priezviska a ďalších údajov osôb podpisujúcich dokument.

Podpisovú kartu nájdete priloženú ako poslednú stranu v podpísanom dokumente, ku ktorej sa môžete jednoducho vrátiť pre sledovanie histórie dokumentu, kontrolu pravosti podpisov a ďalšie.

Vyskúšajte platformu Autenti zadarmo počas celých 14 dní a zistite, aké jednoduché môže byť prejsť na bezpapierové riešenie.

Podpisujte dokumenty pomocou troch rôznych typov elektronických podpisov, nemusíte sa starať o žiadne limity dokumentov a užívajte si intuitívnu online platformu.

Často kladené otázky

Čo je kontrolný záznam elektronického podpisu?

Kontrolný záznam elektronického podpisu je auditný záznam alebo potvrdenie o dokončení elektronicky podpísaného dokumentu, zaznamenávajúci všetky podstatné detaily o umiestnených podpisoch. Takéto informácie, okrem toho, že vám poskytujú istotu pri digitálnom podpisovaní, môžu tiež bezpečne slúžiť ako právny dôkaz pri sporoch. V podstate potvrdzujú platnosť elektronických podpisov.

Ktoré informácie by mal obsahovať kontrolný záznam?

Kontrolné záznamy pre každý elektronicky podpísaný dokument by mali zaznamenávať najdôležitejšie informácie o každom elektronickom podpise umiestnenom na dokumente a o podpísanom dokumente. Príkladom takýchto detailov sú IP adresy zariadení použitých pre každý podpis, presný dátum a čas každého elektronického podpisu alebo metódy overenia použité pre každý podpis.

Poskytuje Autenti kontrolný záznam elektronického podpisu?

Keďže Autenti je plne v súlade s nariadením eIDAS ako poskytovateľ elektronických podpisov, vytvára auditný záznam alebo kontrolný záznam pre každý podpísaný dokument. V Autenti prichádza kontrolný záznam vo forme Podpisovej karty, ktorá zahŕňa všetky kľúčové detaily, ktoré by mal kontrolný záznam obsahovať, obsahuje elektronické pečate, ktoré zabezpečujú, že dokument nebude pozmenený, a vizualizuje elektronické podpisy umiestnené na dokumente.

Môžete použiť kontrolný záznam elektronického podpisu ako právny dôkaz v súdnych prípadoch?

Áno, môžete použiť kontrolný záznam elektronického podpisu ako právny dôkaz v súdnych prípadoch, pretože elektronické podpisy sú globálne uznávané ako právne záväzné. Rôzne predpisy po celom svete stanovujú štandardy pre elektronické podpisovanie, ako napríklad eIDAS v Európe, E-Sign Act v Spojených štátoch alebo ZertES vo Švajčiarsku. Kontrolné záznamy preukazujú úplnú transparentnosť každého elektronicky umiestneného podpisu, zobrazujú presný dátum a čas každého podpisu, IP adresy zariadení použitých na podpisovanie, a dokonca aj metódy overenia – to všetko uľahčuje kontrolu ich pravosti, aj v súdnych prípadoch.