Co je správa smluv a jak ji zefektivnit pomocí elektronických podpisů?

Podle průzkumu provedeného EY Law a Harvard Law School Center on the Legal Profession v lednu 2021 velké organizace v průměru spravují kolem 350 smluv týdně.

Toto číslo je obzvláště děsivé pro ty, kteří spravují jednodušší smlouvy bez řádných procesů pro opakující se úkoly, včetně veškeré administrativy kolem těchto dokumentů.

Proto mnoho společností nerado spravuje tyto méně komplexní smlouvy – snižuje to morálku zaměstnanců a talentovaní pracovníci se cítí nevyužití.

Mohou postrádat dostatečný personál pro zvládnutí těchto úkolů, preferovali by, aby se jejich talentovaní pracovníci zaměřili na hodnotnější smlouvy nebo úkoly, zjišťují, že to zvyšuje režijní náklady, a mají pocit, že je to z dlouhodobého hlediska méně efektivní.

Pokud počet smluv, které vaše firma spravuje, začíná počítat na desítky, stovky nebo dokonce tisíce – je čas vážně uvažovat o zavedení řádné správy smluv, která se bude zabývat těmito dokumenty, zejména opakujícími se, co nejefektivněji.

V tomto článku se budeme zabývat základy toho, co je správa smluv, dotkneme se výhod a výzev, budeme mluvit o strategii, KPI a analyzovat, jak zlepšit vaši správu smluv pomocí softwaru pro elektronické podpisy.

Co je správa smluv? Vysvětleno s Autenti

Správa smluv vysvětlená nejjednodušším způsobem je v podstatě proces vytváření a organizování smluv – od vyjednávání jednotlivých podmínek, přes souhlasy a podpisy, až po uložení dokumentu a plnění jeho podmínek.

Zahrnuje zvládání úkolů jako je vyjednávání, podepisování, sledování termínů a zajištění plnění závazků smlouvy. Cílem je udržet vše na správné cestě, předcházet nedorozuměním a řešit jakékoli potenciální problémy co nejefektivněji.

Správa smluv vs. životní cyklus smlouvy

Dalším pojmem úzce souvisejícím se správou smluv je životní cyklus smlouvy, což je cesta, kterou smlouva prochází od začátku do konce.

Má několik klíčových fází:

1. Vytvoření: sepsání a navržení smlouvy na základě toho, na čem se obě strany dohodnou. 
2. Vyjednávání: diskuse o podmínkách, aby všichni byli spokojeni s dohodou. 
3. Schválení a podpis: získání správných osob ke schválení smlouvy a jejímu podpisu. 
4. Realizace: uvedení dohodnutých podmínek do praxe – obě strany začnou plnit to, co smlouva stanoví. 
5. Monitorování: sledování termínů, plateb nebo dodávek, aby se zajistilo, že obě strany dodržují dohodu. 
6. Obnovení nebo ukončení: rozhodnutí, zda smlouvu obnovit, aktualizovat nebo ji nechat skončit, když je vše dokončeno. 

Takže je to stejné jako správa smluv?

Ne úplně.

Životní cyklus smlouvy je spíše dlouhodobý strategický přístup ke správě smluv, který má zajistit, aby vaše procesy fungovaly plynuleji a efektivněji.

Může zahrnovat určitou formu automatizace, promyšlené a optimalizované procesy a dokonce i technologii ke snížení nákladů a zefektivnění každé jednotlivé fáze správy smluv do posledního detailu.

Výhody správy smluv

Správa smluv nabízí některé docela zřejmé výhody, od udržování věcí uspořádaných a organizovaných až po zajištění, že podmínky podepsaných smluv jsou skutečně plněny, což vše je výhodné pro fungování podniků.

Některé méně zřejmé výhody řádné správy smluv zahrnují:

• Jasná očekávání: správa smluv zajišťuje, že všechny strany rozumí svým povinnostem a závazkům, což snižuje zmatky a dokonce potenciální spory.
• Snížení rizika: pečlivým přezkoumáním podmínek, termínů a dodržováním předpisů pomáhá správa smluv vyhnout se právním, finančním a provozním rizikům.
• Úspora nákladů: správa smluv předchází přílišným výdajům sledováním rozpočtů, termínů a platebních podmínek a pomáhá identifikovat příležitosti k úspoře peněz.
• Silnější vztahy: dobrá správa smluv buduje důvěru a silnější partnerství mezi stranami prostřednictvím jasné komunikace a odpovědnosti.
• Lepší efektivita: organizovaná správa smluv zjednodušuje procesy, snižuje zpoždění a zajišťuje, že nic není přehlédnuto.
• Zajištění dodržování předpisů: pomáhá zajistit, že smlouvy dodržují zákony, předpisy a interní zásady, čímž chrání podniky před sankcemi.
• Zlepšené rozhodování: analýzou dat o smlouvách mohou organizace identifikovat trendy, sledovat výkonnost a činit lepší strategická rozhodnutí.

Výhody digitální správy smluv

Správa smluv pomocí technologie namísto provádění všeho na papíře nabízí ještě větší výhody automatizací a zjednodušením procesu. Zde jsou klíčové výhody:

• Zlepšená efektivita: specializovaná technologie, jako je software pro řízení životního cyklu smluv nebo software pro elektronické podpisy, jako je Autenti, může výrazně zlepšit efektivitu klíčových částí správy smluv. Například místo osobní schůzky s druhou stranou k dokončení procesu podpisu nebo zasílání dokumentů poštou můžete s vhodným softwarem celý proces dokončit online, během několika minut.
• Centralizované úložiště: digitální nástroje také poskytují bezpečné, prohledávatelné úložiště pro všechny smlouvy, což usnadňuje přístup a správu dohod odkudkoli. Srovnejte to s fyzickým archivem, který je zranitelný vůči scénářům vyšší moci, jako jsou požáry. Prohledávání takových archivů může být také nepohodlné – nakonec tam nenajdete vyhledávací lištu.
• Rychlejší schvalování: digitální pracovní postupy zefektivňují procesy schvalování zasíláním připomenutí a rychlým směrováním smluv ke správným lidem.
• Vylepšená spolupráce: cloudové platformy umožňují více zainteresovaným stranám pracovat na smlouvě současně, což zlepšuje komunikaci a snižuje zpoždění.
• Sledování v reálném čase: software pro správu smluv poskytuje aktualizace a přehledy o stavu smluv, jako je průběh, termíny a klíčové milníky. Software pro elektronické podpisy vám umožňuje dohlížet na celý proces podpisu, poskytuje vám razítka s přesnými časovými údaji každého podpisu a dokonce zasílá oznámení podepisujícím o čekajících dokumentech.
• Škálovatelnost: s růstem podniků technologie usnadňuje zvládání většího objemu smluv bez přetížení personálu nebo jim umožňuje soustředit se místo toho na hodnotnější obchody.

Jak provádět efektivní správu smluv? Od podpisu po archivaci

Přezkoumání typů smluv

Než se pustíte do strategie, KPI, výzev a skutečných kroků ke správě vašich smluv, je důležité stanovit, s jakým typem smluv budete pracovat.

Protože typ smluv, které budete spravovat, může ovlivnit přesné kroky, které byste měli podniknout.

Existuje mnoho typů smluv, z nichž každý je navržen pro různé účely. Zde jsou příklady některých běžných typů smluv:

• Smlouvy s pevnou cenou: cena za práci nebo službu je stanovena předem a nemění se, ani když později náklady vzrostou. Například stavitel souhlasí s rekonstrukcí vašeho domu za 50 000 €, bez ohledu na to, jak dlouho to trvá. Nejlepší pro projekty s jasnými očekáváními a stabilními náklady.
• Smlouvy o úhradě nákladů: kupující souhlasí s pokrytím všech nákladů plus poplatku nebo zisku pro dodavatele. Například společnost najme výzkumníka a souhlasí s tím, že zaplatí všechny výdaje (materiály, cestovné) plus procentuální podíl na zisku. Nejlepší pro projekty, kde je těžké předvídat přesné náklady.
• Smlouvy o čase a materiálech: kupující platí za čas strávený a materiály použité k vykonání stanovené práce, obvykle za dohodnutou hodinovou sazbu. Například najmutí instalatéra, který účtuje 50 € za hodinu plus náklady na díly. Nejlepší pro malé nebo flexibilní projekty bez pevných časových plánů nebo rozpočtů.
• Servisní smlouvy: dohody mezi poskytovatelem služeb a zákazníkem o provádění konkrétních úkolů. Například úklidová firma podepíše smlouvu o týdenním úklidu kanceláře. Nejlepší pro průběžné služby jako údržba, poradenství, marketing.
• Pracovní smlouvy: smlouva mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem nastíňující pracovní povinnosti, plat a benefity. Například kancelářský pracovník podepíše smlouvu souhlasící s prací na plný úvazek za stanovený plat. Nejlepší pro formalizaci pracovních vztahů a očekávání.
• Dohody o mlčenlivosti (NDA): smlouva, kde jedna nebo obě strany souhlasí s udržením určitých informací v soukromí. Například startup sdílí svůj podnikatelský nápad s investorem, ale vyžaduje, aby jej držel v tajnosti. Nejlepší pro ochranu citlivých informací.
• Dohody o partnerství: smlouvy mezi obchodními partnery vymezující, jak bude podnikání fungovat, jak budou sdíleny zisky a jak budou rozděleny odpovědnosti. Například dva přátelé založí pekárnu a podepíšou dohodu o tom, jak rozdělit zisky a spravovat provoz. Nejlepší pro stanovení jasných podmínek pro obchodní spolupráci.
• Kupní smlouvy: smlouvy o nákupu nebo prodeji zboží nebo nemovitostí. Například podepíšete smlouvu o koupi auta nebo prodeji domu. Nejlepší pro formalizaci velkých nákupů nebo prodejů.
• Nájemní smlouvy: smlouvy, kde si jedna strana pronajímá nemovitost nebo vybavení od druhé. Například pronájem bytu nebo kancelářských prostor na rok. Nejlepší pro krátkodobé nebo dlouhodobé pronájmy nemovitostí nebo vybavení.
• Vládní smlouvy: dohody mezi vládním subjektem a firmou o poskytování zboží nebo služeb. Například společnost vyhraje zakázku na stavbu dálnice pro vládu. Nejlepší pro firmy pracující na veřejných projektech.

Každý typ smlouvy slouží konkrétnímu účelu a správná volba závisí na konkrétní situaci, zúčastněných stranách a cílech dohody.

Rozdíly ve strategii mezi různými typy smluv vycházejí z jejich jedinečných potřeb.

Například smlouvy s pevnou cenou vyžadují přísné sledování termínů a dodávek, zatímco smlouvy o úhradě nákladů se zaměřují na sledování výdajů a dodržování rozpočtových stropů.

NDA upřednostňují ochranu citlivých informací, zatímco dohody o partnerství potřebují jasné role a plány řešení sporů. Mezitím vládní smlouvy vyžadují přísné dodržování předpisů a podrobnou dokumentaci.

Definování strategie

Když víte, s jakým typem dokumentů budete pracovat, je čas ponořit se do strategie.

Správa smluv je všechno o efektivitě a správné organizaci a je těžké dosáhnout těchto cílů bez prvotního stanovení vaší strategie.

Začněte tedy s jasným plánem. Uvažujte o tom, jak budete spravovat každý krok životního cyklu smlouvy – od vytvoření, podpisu a monitorování až po uzavření nebo obnovení smlouvy.

Klíčové otázky, které si musíte položit: 

• Které týmy nebo konkrétní členové týmu se budou účastnit procesu? 
• Kolik smluv podepisujeme týdně? 
• Jak složité jsou tyto smlouvy? Potřebují individuální kontroly, doložky, právní rozhovory, nebo jsou většinou jednoduché a opakovatelné? 
• Jaké nástroje nebo systémy použijete k udržení organizace? 
• Jak zajistíte dodržování termínů a závazků?

Zapište si proces pro každou fázi správy smluv, včetně odpovědných členů týmu a nástrojů, které budete používat.

Stanovení KPI

Nastavení strategie jen pro zábavu není nutně v souladu s celým konceptem maximální efektivity správy smluv.

Abyste mohli zjistit, zda vaše pečlivě připravená strategie funguje podle vašich představ, musíte nějakým způsobem měřit její výsledky.

A pro měření výsledků musíte nejprve stanovit své KPI (klíčové ukazatele výkonnosti).

Některé příklady dobrých KPI pro sledování, zda vaše strategie správy smluv funguje, jsou: 

• Průměrná doba finalizace smluv, tj. jak dlouho trvá finalizace smlouvy, 
• Počet sporů vzniklých z podepsaných smluv, 
• Celkový počet podepsaných smluv, 
• Průměrná hodnota smlouvy, 
• Počet obnovených smluv, 
• a další.

Uvědomění si potenciálních výzev

Správa smluv může přinést i některé překážky. Pokud se však s nimi budete realisticky zabývat předem, budete na startu v mnohem lepší pozici.

Připravte se na tyto běžné výzvy: 

• Zmeškané termíny: zapomenutí na termíny obnovení smluv nebo platby může vést k sankcím. Používejte připomenutí nebo technologii, abyste zůstali na správné cestě. 
• Problémy s dodržováním předpisů: smlouvy musí dodržovat zákony a zásady společnosti. Ujistěte se, že dvakrát zkontrolujete všechny podmínky a závazky. 
• Špatná organizace: ztráta přehledu o smlouvách může způsobit zpoždění. Uchovávejte vše na jednom bezpečném a snadno prohledávatelném místě, nejlépe digitálně.

Nyní, místo pouhého katastrofického myšlení a vytváření seznamu potenciálních výzev, které mohou vzniknout pro typ smluv, které potřebujete spravovat, navažte to vše na věnované řešení a procesy nastavené namístě.

Tímto způsobem nejen přijmete výzvy, když se objeví, ale budete také dobře připraveni se s nimi vypořádat.

Stanovení podmínek

Nyní je čas najít řešení pro skutečné efektivnější řešení každé smlouvy. A jednou z prvních věcí, které je třeba udělat s každým dokumentem, je stanovit podmínky vztahující se k jeho typu a specifickým požadavkům.

Stanovení podmínek smlouvy obvykle začíná rozhovorem mezi stranami o tom, co každá strana chce nebo potřebuje.

Například pokud společnost najímá dodavatele na vytvoření webových stránek, mohou diskutovat o věcech jako časový harmonogram, náklady a jaké funkce by měl web mít. Obě strany sdílejí svá očekávání a dohodnou se na detailech, jako kdy budou provedeny platby nebo jak budou řešeny změny projektu.

Jakmile je vše prodiskutováno, podmínky jsou jasně zapsány v návrhu. Tento návrh je sdílen, aby obě strany mohly zkontrolovat, navrhnout změny nebo požádat o vyjasnění.

V tomto bodě je důležité ponechat prostor pro vyjednávání.

Pokud jsou potřeba úpravy, jsou provedeny, dokud nejsou všichni spokojeni s dohodou.

💡 Zde jsou to především strukturované a jasné připravené šablony, které vám pomohou učinit tuto konkrétní fázi správy smluv efektivnější. Ale bude to také dobře organizovaná mezitýmová spolupráce, například od HR k právnímu týmu a pak zpět k HR.

Digitalizace procesu podpisu

Nyní, pokud jde o samotné podepsání smlouvy, kterou jste vytvořili, se stanovenými smluvními podmínkami, nejlepším způsobem, jak celý tento proces zefektivnit, je přechod od tradičního papírového podpisu k digitálnímu.

Pro podepsání smlouvy tradičními metodami obvykle musíte:

1. Vytisknout dohodnutý dokument, 
2. Zkontrolovat jej, 
3. Podepsat jej perem, čímž vytvoříte skutečný mokrý podpis, 
4. Naskenovat dokument, 
5. Vytisknout jej, 
6. Jít na poštu, abyste jej poslali druhé straně, 
7. Nebo dokonce fyzicky navštívit druhou stranu, abyste dokončili proces podpisu na prvním místě. 

Digitální podpis odstraňuje mnoho překážek z tohoto procesu a zajišťuje ještě větší bezpečnost, efektivitu, organizaci a rychlost.

Takto obvykle vypadá elektronické podepisování smlouvy na základě Autenti:

1. Podepisující obdrží e-mail s odkazem na dokument, který je třeba podepsat. 
2. Odkaz zavede podepisující osobu na platformu Autenti, kde může prohlížet a podepisovat dokument, vše online. 

Odesílatelé dokumentu mohou vyžadovat další ověření, čímž přidají k celému procesu jeden další krok - ověření identity nebo e-mailové adresy/telefonního čísla. Ale i s tímto přidaným krokem zůstává celá věc co nejjednodušší.

S Autenti probíhá ověření identity také online a skládá se z několika metod, které lze dokončit, jako je fotografování vašeho průkazu totožnosti nebo účast na krátké videokonferenci z pohodlí vašeho domova.

Podívejte se, jak Bank Millennium, jeden z našich zákazníků, digitalizoval svůj proces podepisování dokumentů.

"Podepisování dokumentů nyní trvá jen několik minut, což výrazně zkracuje HR procesy. Také optimalizuje naše zapojení a minimalizuje riziko, že příjemce neobdrží dokument včas nebo na zadané adrese. Navíc šetříme náklady na kurýrní služby, které byly dříve používány k doručení dokumentů. Za zmínku stojí také environmentální aspekt – není třeba tisknout papírové dokumenty, ukládat je nebo archivovat."

Monika Ruraż-Lipińská, vedoucí HR týmu.

Nebo jak další zákazník, TZMO, snižuje správu smluv až o 90 %.

Elektronické podpisy vs. bezpečnost a všestrannost

Nyní si můžete myslet, že elektronické podpisy nejsou tak bezpečné nebo nejsou tak vhodné pro různé typy dokumentů. Oba tyto výroky nejsou pravdivé.

Elektronické podpisy jsou dokonce bezpečnější než tradiční mokré podpisy díky pokročilé kryptografické technologii, se kterou přicházejí.

Poskytovatelé řešení elektronických podpisů musí dodržovat vládou stanovené předpisy, včetně eIDAS a četných ustanovení a předpisů o bezpečnosti online dat, jako je ISO.

Navíc je nesmírně snadné tyto podpisy sledovat, s dobře zdokumentovaným záznamem o auditu, který ukazuje přesné informace, které byste potřebovali zkontrolovat k ověření každého podpisu – dokonce i kontrolu IP adresy zařízení použitého k podpisu.

A pokud jde o typy dokumentů, které můžete podepsat, limit nemusí nutně existovat. To, co se může změnit u některých složitějších dokumentů, je typ elektronického podpisu, který použijete k dokončení procesu podpisu.

Typy elektronických podpisů vs. smlouvy, které můžete podepsat

Jednoduchý přehled elektronických podpisů je následující: 

• Jednoduché elektronické podpisy (SES): jsou nejčastěji používané elektronické podpisy pro podepisování dokumentů online. SES jsou velmi přímočaré, vyžadují jednoduchý dvoukrokový ověřovací proces k dokončení podpisu a jsou regulovány eIDAS a dalšími celosvětovými ustanoveními - což je činí plně bezpečnými. 
• Pokročilé elektronické podpisy (AES): jsou typem elektronického podpisu, který ověřuje identitu podepisující osoby, lišící se od SES v autorizačním procesu. AES může vyžadovat fotografování vašeho průkazu totožnosti, aby pomohl ověřit vaši identitu. 
• Kvalifikované elektronické podpisy (QES): jsou používány pro nejsložitější doložky a dokumenty. U tohoto typu podpisu musí být identita podepisující osoby ověřena u certifikační autority, což může znít složitě, ale ve skutečnosti obvykle spočívá v připojení se k videokonferenci.

Pokud jde o skutečné využití každého typu elektronického podpisu, můžeme s jistotou říci, že 90 % obchodních dokumentů lze podepsat pomocí podpisů SES, které jsou nejjednodušší a nejrychlejší k provedení, což činí elektronické podpisy extrémně všestrannými.

Prohlédněte si tabulku níže a zjistěte přesně, které dokumenty by měly být nejlépe podepsány jakým typem elektronického podpisu:

Kontrola plnění smlouvy

Jakmile jste urychlili celý proces pomocí softwaru pro elektronické podpisy, zaměřte se na kontrolu plnění smlouvy.

Pravidelně kontrolujte pokrok a zajistěte, aby obě strany plnily své závazky.

Přesné kroky pro tuto fázi procesu správy smluv silně závisí na typu smluv, které podepisujete.

Například u pracovních smluv budete muset ověřit, zda zaměstnanec vykonává svou práci, stanovenou ve smlouvě. U kupních smluv jednoduše zkontrolujete platby nebo jiné požadavky a předáte prodanou položku osobě, která ji zakoupila.

Můžete vytvořit pracovní postupy, které je třeba dodržovat, mít vyhrazené týmy pro kontrolu plnění smluv, používat software pro správu smluv a další.

Archivace smlouvy

Proces správy smluv nekončí ukončením smlouvy.

Když smlouva skončí, ujistěte se, že ji bezpečně uchováváte pro budoucí reference.

Pokud by byla potřeba pro audity nebo právní účely, budete ji schopni rychle najít - v podstatě vám to ušetří čas a náklady.

Rozhodnutí pro software elektronických podpisů vám dává jedno místo nejen pro nahrávání vašich dokumentů k podpisu, snadné sdílení s určenými osobami, jejich pohodlné podepisování online, ale také pro jejich archivaci pro budoucí reference.

Úspěšná správa smluv: jak vypadá?

Kdy poznáte, že dobře spravujete své smlouvy?

Poznáte, že vaše úsilí o správu smluv je na dobré cestě, když jsou vaše smlouvy plněny včas, objevují se minimální chyby nebo zmeškané závazky a existuje jasné vlastnictví odpovědností.

Ale existují i hmatatelnější známky efektivní správy smluv, jako je ušetřený čas nebo snížené náklady, což je zejména důvod, proč byste měli stanovit KPI a měřit je v první řadě.

Jinak může být obtížné si všimnout zlepšení, zejména zpočátku, kdy jsou subtilnější.

Na základě skutečného příkladu, společnost EcoVadis - specializující se na hodnocení udržitelnosti, pomáhající více než 130 000 podnikům po celém světě zlepšovat jejich environmentální, etickou a sociální odpovědnost, úspěšně digitalizovala svou správu smluv s Autenti.

Marta Krzywicka, ředitelka lidských zdrojů v EcoVadis, řekla:

"Hledali jsme flexibilní řešení, které by zefektivnilo naše dokumentové toky, zejména v hybridním nebo vzdáleném pracovním modelu. Bylo pro nás důležité najít řešení, které by snížilo naši uhlíkovou stopu, což je klíčovou prioritou pro EcoVadis, ale takové, které by bylo i nákladově efektivní a vyhovovalo našim specifickým potřebám."

EcoVadis implementoval platformu Autenti a kvalifikované elektronické podpisy k digitalizaci svých HR procesů, včetně dokumentů životního cyklu zaměstnanců a zejména smluv občanského práva.

Výsledky? 

• HR tým zaznamenal významné úspory času a optimalizaci své práce, 
• Zlepšil se celý tok dokumentů v rámci rozsáhlé struktury společnosti, 
• Získali větší kontrolu nad svou dokumentací.

Kromě jasných výhod z hlediska pracovního postupu správy smluv a úspory času, EcoVadis také zaznamenal snížení nákladů díky snížení nákladů na tisk a poštovné - nemluvě o environmentálních přínosech.

Převezměte kontrolu nad svými smlouvami s Autenti.

Začněte 14denní bezplatnou zkušební verzi a uvidíte, jak snadné může být podepisování a správa podepsaných dokumentů.