Reportování ve správě smluv: jak zlepšit proces, nejen čísla

Každá smlouva vypráví příběh.

Kdo, co, kdy a za jakých podmínek sjednal. Když ale přijde čas na reportování o těchto smlouvách, tento příběh se často ztrácí v tabulkách, e-mailech a shonu na poslední chvíli.

Pro týmy, které žonglují s desítkami (nebo stovkami) smluv, je reportování zásadní. Reportování ve správě smluv vám umožňuje držet na uzdě potenciální rizika (řízení rizik), včas provádět obnovení a udržovat zainteresované strany v obraze.

Přesto je proces, který za tím stojí, často chaotický: data jsou roztroušená v různých systémech, dochází ke zpožděním kvůli nepřítomnosti a reporty jsou v okamžiku doručení již neaktuální.

Podle studie World Commerce & Contracting mohou špatné postupy při správě smluv – včetně neefektivního reportování – stát firmy až 9 % ročních příjmů.

V tomto článku se zaměříme na zlepšení samotných procesů reportování.

Protože nejde jen o klíčové metriky a přehledy (doba trvání smluvního cyklu, hodnota smlouvy, míra obnovení, míra ukončení smluv, počet nových smluv, průměrná doba přípravy smlouvy, ať už je to cokoli – o hlavních KPI ve správě smluv a o tom, co sledovat, jsme psali jinde.)

Současný stav reportování smluv

Než se dostaneme ke zlepšení procesu reportování smluv, musíme být schopni nejprve rozpoznat příznaky chaotického reportování.

Podívejte se, jestli vám něco z následujícího nezní povědomě.

Roztříštěné nástroje a pracovní postupy

V mnoha organizacích žijí smluvní data všude a nikde zároveň.

Například bez řádného reportování sleduje obchodní tým data vypršení platnosti v tabulce. Nákupní oddělení zaznamenává rizikové klauzule do samostatného nástroje. Marketing uchovává PDF verze smluv pohřbené hluboko na sdíleném disku (přístupném pouze jejich týmu).

Co nám to dává?

Slepenci systémů, které spolu nemluví, což činí i jednoduché otázky jako „Které smlouvy mají být obnoveny příští čtvrtletí?“ bolestivě pomalými na zodpovězení.

Ruční sběr dat a formátování

Bez centralizovaného systému se reportování často stává ručním lovem pokladů.

Někdo se musí probírat složkami, porovnávat dokumenty s podmínkami, ověřovat data a pak pokaždé sestavovat report od nuly.

Je zde malá konzistence a spousta prostoru pro chyby. A jakmile je report konečně sestaven, je už trochu zastaralý.

Revize a zpětnovazební smyčky řízené e-mailem

Revize reportu a jeho iterace může být také bolestivou součástí celého procesu.

Mnoho týmů se uchyluje k dlouhým e-mailovým vláknům, zmatku ve verzích a roztroušené zpětné vazbě.

Komentář zapadne, verze se přepíše a najednou si nikdo není jistý, který soubor je ten „skutečný“ report. Je to pomalý, frustrující proces, který požírá právě tu efektivitu, kterou má report podporovat.

Nedostatek standardizace napříč odděleními nebo typy smluv

Právní oddělení chce vidět rizikové podmínky. Finance se zajímají o hodnotu. Nákup potřebuje soulad s dodavateli. Zainteresované strany chtějí vidět ROI.

Bez standardizovaného formátu nebo sdíleného rámce pro reporty (nejen pro typy smluv obecně) může každé oddělení reportovat svým vlastním způsobem – což ztěžuje sdílení poznatků, porovnávání dat nebo přijímání rozhodnutí.

Co tedy znamená „efektivní“ v reportování smluv?

Když víme, kde reportování smluv obvykle trpí, stanovme si další klíčovou část: měřítka. Co je „dobré“ nebo „efektivní“ reportování smluv?

Efektivní reportování ve správě smluv znamená víc než jen rychle dostat report ze dveří. Znamená to vytvořit proces, který je udržitelný, jasný a přizpůsobitelný, bez ohledu na to, kolik smluv nebo oddělení je zapojeno.

V praxi to znamená, že vaše reporty by měly být:

• Včasné: reporty by se měly objevit, když jsou potřeba – ne o týden později a ne ve spěchu večer před zasedáním správní rady. Ať už jde o čtvrtletní shrnutí nebo měsíční kontroly souladu, načasování je důležité. Efektivní proces zajišťuje, že reportování probíhá podle plánu, bez hašení požárů nebo momentů „sakra, zase jsem zapomněl udělat report!“.
  
  
• Opakovatelné: neměli byste pokaždé znovu vynalézat kolo. Dobrý proces reportování je jako recept, s konzistentními ingrediencemi, jasnými kroky a předvídatelnými výsledky. Recept, který může dodržovat každý zaměstnanec a každé oddělení. Recept, který dává pokaždé stejný výsledek, bez ohledu na to, kdo ho dodržuje. Tímto způsobem, ať už report spouští Alice z právního nebo David z nákupu, výsledek vypadá stejně.
  
  
• Škálovatelné: co funguje pro deset smluv, mělo by stále fungovat pro sto. Efektivní procesy reportování jsou budovány s ohledem na růst, automatizují kroky, kde je to možné, snižují závislosti na jednotlivých lidech nebo odděleních a používají nástroje, které se pod náporem nezhroutí.
  
  
  
• Snadno stravitelné: nakonec, report je užitečný pouze tehdy, pokud mu lidé rozumějí. To znamená omezit šum, používat jednoduchý jazyk a navrhovat s ohledem na publikum. Dashboardy, shrnutí, vizualizace – cokoli, co pomůže rychleji sdělit pointu, by mělo být součástí procesu.

Jednoduchý model zralosti pro reportování smluv

Ne každý tým začíná ze stejného místa. Použijte tento lehký rámec k posouzení, kde se váš proces reportování nachází dnes a kam by mohl směřovat dál.

Efektivní reportování: krok za krokem

Skutečná efektivita pochází z vrstvení jednoduchých, chytrých kroků, které odstraňují chaos z reportování a dělají z něj něco, na co se váš tým může skutečně spolehnout.

Zde je návod, jak vybudovat efektivní proces reportování smluv od základů.

1. Centralizujte smluvní data

Nemůžete reportovat o něčem, co nemůžete najít. Takže krok jedna ve zlepšování vašeho smluvního procesu je přinést všechna vaše smluvní data na jedno místo, ideálně platformu pro řízení životního cyklu smluv (CLM) nebo jiný centralizovaný systém.

💡 Nástroj, který vám pomůže zefektivnit podepisování pomocí e-podpisů, může být také vaším hlavním řešením pro snadnou centralizaci všech důležitých smluvních dat a zároveň zajistit dokonalé zabezpečení smluv.

Vezměte si jako příklad Autenti.

S ním můžete:

• Podepsat jakoukoli smlouvu online během několika minut,
• Snadno se vrátit ke stopě každého e-podpisu s přesnou IP adresou a časovým razítkem vázaným ke každému podpisu díky kompletním auditním stopám,
• Archivovat dokončené nebo podepsané smlouvy, abyste se k nim mohli vrátit při reportování,
• Filtrovat dokumenty podle údajů odesílatele (např. jméno, e-mail), data nebo použít vyhledávač a zadat, co hledáte, abyste našli důležité dokumenty rychleji než kdykoli předtím.
  
  

2. Definujte role a odpovědnosti

Efektivní reportování se neděje ve vakuu (stejně jako jakýkoli jiný krok ve vaší strategii, od vyjednávání po ukončení), potřebuje jasnost ohledně toho, kdo co dělá. Ujistěte se, že:

• Vyjasněte vlastnictví: kdo stahuje data? Kdo sestavuje report? Kdo provádí revizi a schvaluje? Když mají tyto otázky jasné odpovědi, je méně zmatků a méně zpoždění.
  
  
• Stanovte kontrolní body: udělejte ze schvalovacích a revizních kroků součást procesu, nikoli až dodatečnou myšlenku. Každý by měl vědět, kdy (a jak) se od něj očekává zapojení.
  
  

3. Standardizujte šablony reportů

Každé oddělení má jiné potřeby, ale to neznamená, že by každý report měl být vlastním projektem.

Takže pro proaktivní správu ve fázi reportování se ujistěte, že:

• Vytvoříte konzistentní formáty: přizpůsobte šablony tak, aby vyhovovaly právnímu, nákupnímu, finančnímu oddělení nebo vedení, ale udržujte strukturu napříč všemi známou. To zrychluje jak tvorbu reportu, tak jeho revizi, stejně jako u psaní smluv.
  
  
• Použijete modulární šablony: budujte flexibilní komponenty, jako jsou shrnutí rizik, časové osy obnovení nebo metriky hodnoty, které lze zaměňovat v závislosti na účelu reportu.
  
  

4. Automatizujte pracovní postupy, kde je to možné

Jakmile je základní struktura na místě, automatizace pomáhá udržet vše v pohybu bez neustálého držení za ruku.

Zde můžete:

• Nastavit chytré spouštěče: potřebujete připomenutí 90 dní před termíny obnovení? Chcete report o souladu každé první pondělí? Potřebujete znát stav smlouvy napříč dokumenty? Nechte váš systém automatizace smluv, aby se postaral o tyto výzvy.
  
  
  
• Automatizovat pravidelné kadence reportování: ať už jde o týdenní aktualizace stavu nebo čtvrtletní shrnutí, naplánujte je. Automatizace nejen šetří čas, ale také snižuje riziko zmeškaných reportů.

Pokud je to relevantní a bezpečné pro vaše data, můžete také použít AI k automatizaci některých částí procesu reportování (více o tom později).

5. Zabudujte nechaotickou zpětnovazební smyčku

I ten nejlépe navržený proces potřebuje časem doladit. Co fungovalo dobře toto čtvrtletí, může příští čtvrtletí vyžadovat úpravu.

Chcete-li optimalizovat své reporty, ujistěte se, že najdete čas na přezkoumání samotného procesu reportování (jak byl report sestaven a doručen.)

Byl jasný? Byl opožděný? Bylo něco vynecháno?

Rychlý průzkum nebo neformální rozhovor mohou odhalit cenné poznatky pro zlepšení.

Ale nepřehánějte to. Přílišné upínání se na zlepšování procesu může být také přehnané. Snažte se sbírat zpětnou vazbu k reportování maximálně jednou za čtvrtletí.

Jaké nástroje podporují efektivní reportování?

Zmínili jsme Autenti pro podepisování a archivaci podepsaných smluv, aby je bylo možné snadno najít (vše s oficiálním razítkem, což o tolik usnadňuje potvrzení jejich platnosti).

Ale co nástroje, které usnadňují samotný proces reportování?

No, je jich na výběr celá hrstka.

Od moderních CLM nástrojů a platforem softwaru pro správu smluv, které pomáhají s dashboardy v reálném čase, po integrace s BI nástroji pro pokročilé a vrstvené vizualizace.

Ale co nás všechny skutečně zajímá, je: může zde pomoci AI?

Používání AI pro reportování smluv (chytře)

Stručně řečeno: AI může být tichým, spolehlivým asistentem, který každý měsíc ušetří hodiny při reportování o smlouvách.

Například postoj World Commerce and Contracting Association k používání AI v rámci správy smluv a jak ovlivňuje roli manažera smluv je:

„AI ovlivní i rozšíří roli manažerů smluv a přemístí manažery smluv v rámci organizací s materiálně pozitivním dopadem“.

Ve stejném obsahu WorldCC nastiňuje pět scénářů pro použití AI ve smlouvách, od procesů vedených člověkem, kde AI pouze podporuje informovaná obchodní rozhodnutí, po plně automatizované pracovní postupy, kde AI zvládá návrhy, výběr klauzulí a soulad pro smlouvy s nízkou složitostí.

Pro začátek je klíčové nepřekombinovat to, ale zapojit AI do malých, ale vysoce účinných bodů ve vašem procesu reportování, což vám pomůže rychleji dosáhnout milníků smlouvy.

Zde je několik chytrých způsobů, jak používat AI v reportování smluv:

• Automatické shrnutí smluvních podmínek: místo ručního procházení desítek smluv k extrakci klíčových klauzulí mohou modely AI rychle shrnout podmínky ukončení, okna pro obnovení nebo klauzule o odškodnění pro zahrnutí do reportů.
  
  
• Chytré tagování a kategorizace: AI může pomoci klasifikovat smlouvy podle regionu, úrovně rizika nebo obchodní jednotky. To vytváří přesnější a filtrovatelné dashboardy.
  
  
• Dotazování v přirozeném jazyce: některé CLM platformy zavádějí rozhraní ve stylu chatu, kde se uživatelé mohou zeptat: „Kolik smluv vyprší toto čtvrtletí?“ a získat okamžitou odpověď. Je to jako dát přístup k reportování netechnickým uživatelům, aniž byste je školili na filtry nebo vzorce.
  
  

Je zde ale AI bezpečnou volbou?

Je zásadní říci: jakákoli AI, kterou zavedete do svého pracovního postupu reportování, by měla být používána s přísnou kontrolou přístupu a správou dat.

To znamená vybírat nástroje, které nabízejí robustní šifrování, auditní stopy a jasný soulad se standardy ochrany osobních údajů jako GDPR nebo SOC 2. Ale hlavně, schválené vašimi interními manažery bezpečnosti, ti to vědí nejlépe.

Pokud panuje jakákoli nejistota, jedním z osvědčených postupů World Commerce and Contracting Association je definovat veškeré citlivé informace ještě předtím, než se vůbec rozhodnete AI použít:

„Může být užitečné doplnit definici Důvěrných informací seznamem příkladů pomocí fráze ‚zahrnující mimo jiné…‘, aby byly poskytnuty široké kategorie pravděpodobných informací.“

Nakonec, jak přistoupit k těmto změnám?

Pokud vám po přečtení celého tohoto textu naskočila jediná myšlenka: „Uf, ale nikdo nebude chtít měnit to, co už máme. Vždycky jsme to tak dělali.“, nejste sami.

Reportování smluv (a změna způsobu, jakým tento proces řešíte, nejen stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti ke sledování) přináší své vlastní výzvy.

Jako je odpor ke změnám.

V organizacích silně zaměřených na procesy se změna může zdát riskantní, často zvláště když jde o analytiku. Nikdo nemá rád neustálé změny v datech.

Takže začněte v malém. Ukažte, jak rychlejší reportování uvolňuje čas, který lze věnovat vašim procesům správy smluv, a nepřidává práci. Když získáte lepší kousky postřehů, pochlubte se jimi. Doufejme, že se tím inspirují i všichni ostatní a budou ze změny nadšení.