Řízení smluvních rizik: rozpoznejte červené vlajky včas

Smlouvy mají chránit vaše podnikání. To je jejich jediný úkol. Ale častěji než ne jsou neorganizovaným nepořádkem – rozptýlené po e-mailových schránkách, pohřbené v zaprášených složkách nebo čekající nepodepsané po týdny.

Pokud jste někdy ztratili hodinu hledáním "nejnovější verze" nebo vás zaskočil článek o automatickém prodloužení, tento průvodce je pro vás.

Co je to vlastně smluvní riziko?

Začněme základními definicemi pro tento text, co je vlastně považováno za smluvní riziko v první řadě?

Smluvní riziko označuje potenciál pro ztrátu nebo újmu – jako je finanční ztráta, zpoždění projektu, reputační rizika, právní spory nebo poškozené obchodní vztahy – vyplývající z podmínek smlouvy nebo z nedostatků v plnění smlouvy, dodržování nebo interpretaci závazků v rámci smlouvy.

Cokoli, co by mohlo potenciálně vést ke ztrátě peněz, promrhanému času, poškozeným vztahům nebo právním problémům. To je smluvní riziko ve zkratce.

Tato rizika se obvykle objevují jedním ze tří způsobů: 

• Riziko jste neviděli přicházet (překvapivé klauzule, nejasné podmínky). 
• Věděli jste o riziku, ale neměli jste systém pro jeho řízení (zmeškané závazky). 
• Delegovali jste to, ale nikdo to nedokončil. 
• Dodavatel nesplní dodávku, protože harmonogram nebyl jasný. 
• Váš účet se automaticky obnoví na nástroj, který již nepoužíváte – na další rok. 
• Zákazník zpochybňuje platební podmínky, protože formulace ve smlouvě byla nejasná. 
• Ztratíte smlouvu úplně a nemáte žádnou právní zálohu, pokud se věci pokazí.

Řízení smluvních rizik je proces, který tato rizika zmírňuje během celého životního cyklu smlouvy, jak nejlépe je to možné.

Proč by vás to mělo zajímat?

Smluvní chaos se ne vždy projevuje s blikajícími světly. Většinou se škoda děje pomalu: ● Platby se zpožďují. 

• Projekty se zastavují, protože týmy nevěděly, co bylo dohodnuto. 
• Ztrácíte hodiny honěním podpisů nebo hledáním "nejnovější" verze smlouvy.

Nyní to vynásobte každou smlouvou, které se vaše společnost dotkne za rok. To je spousta malých problémů, které se mění ve velké.

Typy smluvních rizik

Ale jaké různé typy smluvních rizik byste vůbec měli řídit v první řadě?

Tady je přehled hlavních kategorií smluvních rizik, kterým podniky obvykle čelí.

Právní rizika

Právní rizika jsou jakákoli rizika, která vznikají kvůli nesplněným nebo nesprávně provedeným podmínkám ve smlouvě. Mohou vypadat jako:

• Nevymahatelné podmínky: ustanovení, která neobstojí u soudu (kvůli špatné formulaci nebo protože jsou nezákonná/nespravedlivá). 
• Nedodržení předpisů: chybějící požadované klauzule pro ochranu dat (např. GDPR), oborově specifická pravidla atd. 
• Zmatek v jurisdikci: neuvedení, které zákony země/státu platí, může rychle způsobit nepořádek.

Otázka, kterou si můžete položit, abyste řídili smluvní rizika tohoto typu, je: obstála by tato smlouva v právním sporu?

Finanční rizika

Toto se týká peněz, které zmizí – nebo jdou na špatná místa. Například:

• Nejasné platební podmínky: žádná data splatnosti, nejasné struktury poplatků nebo neuvedená měna. 
• Skryté poplatky nebo pokuty: záludné automatické prodloužení, poplatky za ukončení nebo příplatky za služby. 
• Neomezená odpovědnost: mohli byste být zodpovědní za mnohem více, než jste zamýšleli.

Operační rizika

Když smlouvy nejsou v souladu s tím, jak vaše podnikání skutečně funguje, můžete čelit operačním rizikům, jako jsou:

• Zmeškaná časová omezení: špatné sledování = zmeškané závazky = nespokojení partneři nebo klienti. 
• Špatná definice dodávek: pokud není křišťálově jasné, co se dodává a kdy, očekávejte zmatek a spory. 
• Nesoulad v týmu: nikdo interně nezná podmínky, takže očekávání nejsou naplněna.

Položte si tuto otázku, abyste zkontrolovali, zda se vyhnete souvisejícím operačním rizikům: může náš tým realisticky dodat a sledovat vše, co tato smlouva požaduje?

Rizika vztahů/zúčastněných stran

Ne každé smluvní riziko se týká drobného tisku – některá se týkají důvěry a očekávání. Některá rizika specifická pro vztahy jsou:

• Nejasnosti v rolích/odpovědnostech: pokud obě strany předpokládají, že tu práci dělá ta druhá, je to rychlý recept na katastrofu. 
• Jednostranné podmínky: silně nevyvážená smlouva může zatížit partnerství, i když to nikdo neřekne nahlas. 
• Selhání při řízení komunikace: žádné kontroly, nejasné eskalační cesty nebo zastaralé kontaktní body se také mění v budoucí problémy.

Bezpečnostní rizika a rizika důvěrnosti

Bezpečnostní rizika a rizika důvěrnosti mohou být jedněmi z nejbolestivějších rizik, když se promění ve skutečné problémy, a jsou obzvláště důležitá v technologiích, financích, zdravotnictví nebo jakémkoli odvětví či produktu zahrnujícím uživatelská data. Mohou se projevit jako: 

• Slabé nebo chybějící NDA/klauzule o důvěrnosti, 
• Žádné podmínky pro nakládání s daty (např. umístění dat, uchování), 
• Žádné požadavky na oznámení o narušení bezpečnosti.

Rizika změn a rozsahu

Smlouvy, které se nemohou přizpůsobit, když se situace změní = budoucí bolesti hlavy. Rizika změn a rozsahu se projevují následujícím způsobem:

• Žádný proces změn: jak změníte smlouvu, pokud se rozsah posune? 
• Žádné klauzule flexibility: co když se časové harmonogramy změní? Co když váš dodavatel nečekaně změní velikost? 
• Žádná strategie ukončení: můžete z této smlouvy čistě vystoupit, pokud se věci pokazí?

Rozpoznejte červené vlajky včas: kontrolní seznam pro zmírnění smluvních rizik

Věc se smluvním rizikem je, že jakmile je inkoust suchý, je mnohem těžší to napravit. Takže chcete zachytit problémy ještě před skutečným podpisem a prováděním smlouvy—během revizí.

Použijte tento kontrolní seznam pokaždé, když kontrolujete nebo připravujete smlouvu pro identifikaci rizik. Pokud zaškrtnete příliš mnoho červených vlajek, pozastavte se a opravte je před dalším postupem.

Tvůrci chaosu, se kterými pravděpodobně zápasíte

Červené vlajky je snadné spatřit, jakmile tam jsou, ale neobjevují se jen tak odnikud, což znamená, že se jim můžete vyhnout.

Tady je, kde se proces řízení smluv obvykle rozpadá a způsobuje rizika – zejména v rostoucích týmech:

• Vše žije v e-mailových vláknech: někdo poslal PDF k revizi, jiná osoba provedla úpravy a nyní smlouva pluje kolem v šesti různých doručených poštách bez finální verze na obzoru. 
• Nekonzistentní pojmenovávání: pokud máte soubory pojmenované "final_FINAL2_v3_really-final-Monday-edits.docx" – hodně štěstí při hledání skutečné finální verze potřebného dokumentu. Konzistentní a organizované pojmenovávání souborů je klíčové. 
• Neexistuje jediný zdroj pravdy: smlouvy mohou být v něčí Dropboxu nebo v té sdílené firemní složce... nebo možná na něčí ploše. Kdo ví? Ne skvělý systém, když jsou rychle potřebné časově citlivé informace. 
• Zapomenuté termíny: smlouva říká, že musíte dát 30denní výpověď – ale nikdo o tom nevěděl. Teď jste automaticky obnovili nástroj, který nikdo nepoužívá. Znovu. Na 12 měsíců. A váš finanční ředitel není nadšený. 
• Právník nekontroluje smlouvu: ať už kvůli nedostatku času nebo nekonzistentním pracovním postupům, když právní oddělení nekontroluje každou důležitou smlouvu nebo alespoň nekontroluje běžně používané klauzule a nevytváří právně schválené šablony, je to přímá cesta k plížení se smluvních rizik. 
• Tradiční papírové zpracování stojí v cestě: tisk, skenování nebo ještě hůře – zasílání fyzických dokumentů zákazníkům, obchodním partnerům nebo dodavatelům není nejlepší způsob, jak trávit čas, ani způsob, jak zmírnit smluvní rizika. Digitalizace se správnými nástroji může být mnohem bezpečnější. Zamyslete se, jak snadné je padělat tradiční mokrý podpis ve srovnání s tím, jak obtížné je narušit elektronický podpis.

10 nejlepších postupů řízení smluvních rizik, které je třeba dodržovat

1. Používejte jasný, přesný jazyk

Smlouvy jsou jen tak dobré jako jasnost jejich formulací. Čím konkrétnější můžete být, tím méně šancí je na nedorozumění. Takže:

• Vyhněte se nejasnostem: používejte jasné, jednoznačné termíny k definování závazků, časových harmonogramů, pokut a dodávek. 
• Definujte klíčové termíny: upřesněte, co termíny jako "přiměřené úsilí", "průmyslový standard" nebo "co nejdříve" skutečně znamenají v kontextu dohody. 
• Eliminujte právnickou hantýrku: právnický žargon je často matoucí. Používejte jednoduchý jazyk, abyste se ujistili, že všechny strany plně rozumí podmínkám. Nebo pokud to nelze odstranit, ujistěte se, že smlouvu proberete společně a důkladně prodiskutujete obsah.

💡Používejte kontrolní seznamy a šablony, které byly prověřeny z hlediska jasnosti, zejména pokud je předtím zkontroloval váš právní tým.

2. Standardizujte smlouvy pomocí šablon

Jeden z největších zdrojů smluvního rizika pochází z nekonzistentních nebo nestandardních dohod. Šablony pomáhají zefektivnit procesy a snížit chyby.

• Vytvořte nebo používejte předem schválené šablony pro běžné smlouvy (dodavatelské smlouvy, NDA, servisní smlouvy). Pomáhá to zmírnit smluvní rizika tím, že vám dává testované možnosti k použití. 
• Přizpůsobte šablony vašim obchodním potřebám, ale nevynalézejte kolo pokaždé znovu. 
• Pravidelně revidujte: Pravidelně aktualizujte šablony, abyste zůstali aktuální s právními změnami, průmyslovými standardy nebo obchodními prioritami.

💡Ukládejte šablony na centrální, snadno přístupné místo pro snadné vyhledání.

3. Přiřaďte vlastnictví a odpovědnost

Pokud jde o smlouvy, odpovědnost je klíčová. Přiřaďte konkrétní role, abyste zajistili, že vždy někdo dohlíží na celý proces.

• Určete manažera smluv nebo kontaktní osobu pro každou dohodu. Tato osoba je zodpovědná za řízení smlouvy od začátku do konce, včetně vyjednávání, provádění a monitorování. 
• Zapojte právní a finanční oddělení včas: manažer smluv by měl spolupracovat s právními a finančními týmy, aby identifikoval potenciální rizika z právního nebo finančního hlediska. 
• Zajistěte pravidelnou kontrolu smluv: přiřaďte někoho, kdo bude pravidelně kontrolovat smlouvy, zejména pro dlouhodobé dohody nebo kritické vztahy.

4. Implementujte efektivní sledovací systémy

Řízení smluvních rizik není jen o vlastnictví.

Smlouvy často zahrnují časově citlivé dodávky a milníky. Bez řádného sledování riskujete zmeškání kritických termínů, automatického prodloužení nebo platebních podmínek.

Můžete:

• Použít software pro správu smluv ke sledování dat smluv, termínů, obnovení a milníků. 
• Nastavit automatické připomínky pro klíčové události (jako nadcházející termíny obnovení smluv nebo data splatnosti plateb), abyste nikdy nezmeškali kritický časový harmonogram. 
• Udržovat panel smluv, který vám umožní vidět všechny aktivní smlouvy na první pohled, včetně dat vypršení a stavů dodávek.

5. Zahrňte jasné ukončovací a výstupní klauzule

Pokud se věci pokazí, budete chtít jasnou cestu k ukončení nebo opětovnému vyjednání smlouvy. To minimalizuje vaše vystavení nežádoucím rizikům. Ujistěte se, že:

• Zahrňte ukončovací klauzule: upřesněte, za jakých podmínek může kterákoli ze stran ukončit smlouvu a jak bude tento proces vypadat. 
• Definujte strategie ukončení: jasně stanovte podmínky zrušení nebo odstoupení od smlouvy, včetně jakýchkoli pokut nebo poplatků.

6. Proveďte due diligence

Jedním z nejlepších způsobů, jak se vyhnout problémům, je proaktivní řízení rizik. V podstatě domácí úkol o druhé straně. Ať už jde o dodavatele, partnera nebo zákazníka, znalost toho, s kým uzavíráte dohodu, je klíčem ke zmírnění rizika.

• Důkladně prověřte všechny strany: před podpisem prozkoumejte finanční zdraví, pověst a historii druhé strany. 
• Prohlédněte si minulé smlouvy: podívejte se na historii vašeho vztahu s druhou stranou. Došlo k zpožděním, problémům s platbami nebo nevyřešeným sporům?

7. Zapojte právní experty včas

Může být lákavé smlouvy jen podepsat, abyste je měli z krku nebo rychleji uzavřeli obchody, ale právní experti jsou neocenitelní při zajišťování, že jste plně chráněni. Strategie zmírnění rizik zahrnují:

• Spolupráci s právním týmem: vždy nechte právníka zkontrolovat smlouvy, zejména ty, které mají vysokou hodnotu nebo vysoké riziko. 
• Právní hodnocení rizik: právní týmy mohou pomoci identifikovat oblasti rizika, které jste možná nezvážili (jako jsou rizika dodržování předpisů nebo nevymahatelné podmínky). 
• Právní vyjednávání vaším jménem: pokud existují rizikové podmínky, váš právní tým vám může pomoci provést vyjednávání smlouvy a získat příznivější podmínky.

💡Pokud nemáte velký právní tým, možná byste se měli podívat na smluvní přenosy rizik.

Smluvní přenos rizika je, když jedna strana ve smlouvě přesouvá odpovědnost za určitá rizika na druhou stranu, obvykle prostřednictvím specifických podmínek ve smlouvě.

Pomyslete na klauzuli vyšší moci. Osvobozuje strany od plnění podle smlouvy v důsledku událostí mimo jejich kontrolu (přírodní katastrofy nebo válka). Například: "Žádná strana nebude odpovědná za neplnění z důvodu vyšší moci nebo vládních opatření."

Běžnější klauzule, kterou zde použít, by byla odškodňovací klauzule.

Když jedna strana souhlasí s pokrytím ztrát, škod nebo právních nákladů, kterým může druhá strana čelit. Například: "Dodavatel odškodní a ochrání Klienta před jakýmikoli nároky vyplývajícími ze služeb Dodavatele."

8. Zajistěte důvěrnost a bezpečnost

Při manipulaci s citlivými daty, duševním vlastnictvím nebo obchodními operacemi je nezbytné zajistit, aby smlouva zahrnovala silná ustanovení o důvěrnosti.

• Používejte NDA: pro citlivé informace by měla být součástí smluv Dohoda o mlčenlivosti (NDA). Snižuje riziko obchodování s tajemstvími a chráněnými informacemi. 
• Klauzule o ochraně dat: pokud nakládáte s osobními údaji, ujistěte se, že jsou zváženy a řešeny GDPR, CCPA nebo jiné předpisy o ochraně dat. 
• Podmínky duševního vlastnictví: jasně definujte, kdo vlastní duševní vlastnictví (IP) a jak může být používáno.

9. Pravidelně monitorujte a auditujte své smlouvy

I po podpisu smlouvy potřebují neustálou pozornost, aby se zajistilo, že vše je dodržováno. Takže:

• Pravidelně kontrolujte smlouvy: kontrolujte stav dlouhodobých smluv, abyste zajistili dodržování a provedli úpravy podle potřeby. 
• Sledujte výkon: používejte KPI smluv nebo dohody o úrovni služeb (SLA) ke sledování výkonu smlouvy z obou stran. 
• Provádějte audity smluv: v pravidelných intervalech auditujte smlouvy, abyste zkontrolovali jakékoli nedodržování nebo potenciální spouštěče rizik.

10. Vzdělávejte svůj tým

Váš interní tým hraje obrovskou roli při zmírňování smluvních rizik – ujistěte se tedy, že znají všechny detaily správy smluv:

• Školte je v podmínkách smluv: ujistěte se, že váš tým rozumí běžným smluvním klauzulím a rizikům. 
• Učte je povědomí o rizicích: zaměstnanci by měli vědět, jak rozpoznat potenciální rizika ve smlouvách a označit je k další kontrole. 
• Průběžné vzdělávání: udržujte svůj tým informovaný o nejnovějších trendech v oblasti smluv, právních požadavcích a osvědčených postupech.

💡Vytvořte efektivní příručku pro řízení smluvních rizik pro váš tým, aby každý věděl, na co se zaměřit při kontrole smluv.

Může technologie pomoci s řízením smluvních rizik?

Technologie je často odpovědí na jakékoli moderní bolesti – správa smluv, a konkrétně zmírňování rizik, která s nimi přicházejí, je jedním z takových případů.

Můžete začít přechodem od tradičního podepisování smluv k elektronickému podepisování.

Proč?

Existuje milion důvodů, od ušetřeného času, peněz a úsilí, ale také proto, že e-podpisy vám dávají:

• Jeden centrální prostor pro všechny vaše podepsané smlouvy, 
• Všechny podpisy označené přesně pomocí auditních stezek smluv (uvidíte přesnou IP adresu podpisujícího, stejně jako datum a čas podpisu, pokaždé), 
• Možnost hromadně podepisovat smlouvy kliknutím myši, 
• Bezpečný způsob podepisování, který je odolný proti manipulaci, 
• Smlouvy podepsané během minut, místo hodin, dnů nebo dokonce týdnů.

Nechte smlouvy pracovat pro vás, elektronicky – s Autenti. Zaregistrujte se a otestujte Autenti zdarma, 14 dní v kuse a bez nutnosti kreditní karty.

ed.