Správa smluv KPI: metriky, tipy a skutečné příklady

Správa smluv je složitý proces s mnoha přirozenými výzvami – od časově náročných a opakujících se úkolů po běžná sila mezi týmy, potíže s uzavíráním obchodů nebo prodloužené procesy podepisování dokumentů.

Pro zvládnutí této složitosti byste měli začít implementací dobře promyšlené strategie, kterou podrobně rozebíráme v tomto článku.

Velkou součástí vytváření strategie pro správu smluv je stanovení správných KPI, jejich sledování v průběhu času a samozřejmě zlepšování na základě shromážděných dat.

V tomto článku se budeme více zabývat tím, které KPI byste měli sledovat, abyste učinili správu smluv co nejefektivnější.

Dotkneme se také osvědčených postupů pro sledování KPI a poskytneme některé příklady z reálného života měřitelných KPI pro úspěšnou správu smluv, abychom vám dali lepší představu o tom, co přesně měřit.

Pojďme začít.

Tl;dr: 15 KPI pro správu smluv ke sledování s popisem

Pokud vám dochází čas, podívejte se na naši rychlou tabulku KPI pro správu smluv se všemi metrikami vysvětlenými v tomto článku.

KPI správy smluv: proč jsou tak důležitým nástrojem pro každý tým?

Nyní se pojďme podívat na podrobné vysvětlení KPI z hlediska správy smluv, počínaje tím, co to je a proč je to důležité.

Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) správy smluv jsou nástrojem, který budete používat k měření toho, zda váš proces správy smluv funguje tak, jak chcete.

KPI vám pomáhají najít způsob, jak sledovat nejen úspěchy vašeho podnikání, ale také selhání a hledat oblasti, které potřebují zlepšení.

Různé týmy mohou sledovat různé KPI odpovídající jejich oblasti odbornosti. Například sledování KPI může poskytnout informace o efektivitě správy smluv v následujících konkrétních oblastech:

1. Právní týmy: mohou sledovat dodržování smluv a termíny obnovení, aby snížily právní rizika a vyhnuly se pokutám.

Například sledováním KPI vypršení platnosti může právní tým zabránit automatickému obnovení při podpisu již nevýhodných smluv.

1. Nákup: i zde mohou KPI ohromně pomoci. Nákupní týmy monitorují výkonnost dodavatelů a plnění smluv, čímž zajišťují udržení nákladové efektivnosti.

Například díky sledování doby uzavření obchodu jako jejich KPI tým úspěšně identifikoval dodavatele, který konzistentně nedodržoval SLA, a přejednal podmínky.

1. Finance: mohou sledovat hodnotu smlouvy, platební podmínky a zmeškané termíny pro optimalizaci cash flow.

Díky sledování správných KPI finanční tým označil zpožděné platby, což zlepšilo uznávání výnosů a prognózování.

1. Prodejní a příjmové týmy: měly by sledovat časy cyklu smluv, aby rychleji uzavíraly obchody.

Pro prodej poskytují KPI způsob, jak najít klíčové překážky v jejich pracovních postupech, které zpomalují dobu uzavření obchodů.

1. Provoz a soulad s předpisy: zajišťují dodržování předpisů sledováním KPI souvisejících s dodržováním předpisů.

Například tým pro dodržování předpisů použil KPI k potvrzení, že všechny smlouvy s dodavateli obsahují požadované klauzule o ochraně dat.

1. Dodavatelé: získávají informace o plnění smluv a časových harmonogramech plateb.

Například dodavatel zlepšil kvalitu služeb sledováním KPI výkonnosti ve smlouvách s klienty.

15 důležitých KPI správy smluv ke sledování

Pojďme nyní projít 15 klíčových KPI správy smluv, které je třeba sledovat, abyste zůstali efektivní v různých oblastech vašeho pracovního postupu, počínaje konkrétně efektivitou smluv.

Metriky efektivity

Začneme metrikami efektivity, jako je sledování průměrné doby obratu schválení nebo času potřebného k dokončení celého životního cyklu smlouvy. Tyto metriky vám pomáhají sledovat pokrok a výkonnost vašich operací správy smluv, administrace smluv a v konečném důsledku efektivitu celého procesu smluv. Sledování takových metrik ve správě smluv je zásadní, protože přímo ovlivňuje obchodní agilitu, úspory nákladů a snížení rizik.

Pro maximalizaci efektivity můžete začít sledováním těchto výkonnostních metrik správy smluv:

• Doba cyklu smlouvy: čas potřebný k dokončení smlouvy.

Od zahájení po realizaci.

• Doba obratu schválení smlouvy: rychlost interních schválení.
• Míra chyb ve smlouvách: četnost chyb, které mohou vzniknout během smlouvy a vyžadují další revize.

💡 Podívejte se, jak skupina TZMO – mezinárodní výrobce a dodavatel zdravotnických, hygienických a kosmetických výrobků – snížila dobu zpracování smluv až o 90 % s jedním jednoduchým řešením.

TZMO implementovala Autenti do svých procesů a výsledkem bylo zefektivnění a automatizace toku dokumentů, což minimalizovalo potřebu papírových dokumentů.

Proč?

Protože Autenti vám umožňuje podepisovat dokumenty, včetně různých smluv, zcela online s elektronickými podpisy – namísto spoléhání se na tradiční papírové podepisování. Nyní TZMO finalizuje mnoho svých dokumentů během několika hodin místo týdnů.

Vyzkoušejte Autenti zdarma na 14denní zkušební dobu a zjistěte, jak elektronické podpisy mohou zjednodušit vaše procesy správy smluv.

Metriky dodržování předpisů a rizik

O krok dále, další obrovskou součástí správy smluv je samozřejmě zmírnění rizik a soulad smluvních podmínek s právními zákony.

Abyste se ujistili, že vaše podnikání si v této oblasti vede dobře, měli byste sledovat několik metrik dodržování předpisů a smluvních rizik, jako je celkové procento smluv splňujících požadavky na dodržování předpisů nebo celkový počet utrpěných porušení.

Proč?

Především proto, abyste ochránili podnik před finančními a reputačními škodami.

Přípravou podniku na možné audity a sledováním míry dodržování smluv mohou organizace identifikovat mezery v dodržování předpisů a aktivně řešit potenciální porušení dříve, než se vystupňují.

KPI používané k měření dodržování předpisů a řízení rizik jsou:

• Míra dodržování smluv: procento smluv splňujících právní a regulační požadavky.
• Nesplněné závazky a penále: počet porušení a související pokuty.
• Skóre připravenosti na audit: jak je podnik připraven podstoupit audit.

💡 Kromě pouhého sledování nesplněných závazků, penále nebo zajištění, že vaše smlouvy zůstávají v souladu s předpisy, je nejlepší přejít k proaktivnímu řízení rizik.

Tímto způsobem se přesunete od překotného řešení problémů k předvídání toho, co může způsobit, že smlouva bude riziková, a řešení toho předem.

Metriky finanční výkonnosti

Ačkoli každý aspekt správy smluv, od zmírnění rizik pro vyhnutí se pokutám až po rychlejší uzavírání obchodů, nepřímo ovlivňuje finanční výkonnostní metriky podniku, nyní se zaměříme na přímé metriky, které ovlivňují finance.

Mluvíme konkrétně o způsobech, jak maximalizovat úspory nákladů, optimalizovat příjmy a předcházet finančním ztrátám.

Například sledováním realizace hodnoty smlouvy mohou podniky zajistit, že získávají všechny očekávané výhody z dohod, a zároveň minimalizovat únik příjmů způsobený špatným vymáháním smluv.

Dobrým způsobem sledování finančního dopadu správy smluv je měření následujících aspektů:

• Realizace hodnoty smlouvy: procento dosažené očekávané hodnoty smlouvy. Změřte návratnost investic ve správě smluv, například sledováním roční hodnoty smlouvy a porovnáním s počátečními hodnoceními hodnoty smlouvy a konečnými realizacemi.
• Úspory nákladů z vyjednávání: klíčový ukazatel výkonnosti (KPI) je zde částka ušetřená díky výhodným podmínkám.
• Únik příjmů: další metrikou ke sledování jsou ztracené příjmy v důsledku špatné správy smluv.

Metriky výkonnosti dodavatelů

Ke smlouvě jsou potřeba dva, proto byste měli také sledovat důležité metriky související s výkonností dodavatelů, což vám v konečném důsledku umožní vyjednat lepší podmínky a vybudovat síť vysoce výkonných, důvěryhodných dodavatelů, kteří přispívají k dlouhodobému úspěchu.

Protože zaměření se pouze na interní stránku věcí může pomoci jen do určité míry.

Například manažeři smluv mohou sledovat míry včasného dodání a plnění SLA, organizace mohou posoudit, zda dodavatelé plní smluvní závazky a udržují konzistentnost služeb.

Nyní KPI pro efektivní správu smluv související konkrétně s obchodními partnerstvími jsou:

• Míra včasného dodání: v podstatě dodržování termínů dodavatelem.
• Míra plnění SLA: procento smluv splňujících dohody o úrovni služeb.
• Četnost sporů: počet problémů souvisejících se smlouvami s dodavateli.

Metriky spokojenosti zákazníků a zúčastněných stran

Poslední, ale rozhodně ne nejméně důležité, projdeme KPI specifické pro spokojenost zákazníků a zúčastněných stran, protože jsou velmi zapojeni do celého procesu a jejich spokojenost je klíčová pro úspěšné fungování podniku.

Sledování spokojenosti interních zúčastněných stran pomáhá identifikovat neefektivnosti v procesech smluv, což umožňuje týmům zefektivnit pracovní postupy a zlepšit spolupráci mezi odděleními.

Naopak hodnocení spokojenosti zákazníků se smlouvami zajišťuje, že dohody jsou jasné, spravedlivé a přínosné, což snižuje tření a podporuje dlouhodobá partnerství.

Například sledování míry obnovení a retence smluv poskytuje informace o tom, zda smlouvy splňují potřeby obou stran, což pomáhá podnikům vyladit podmínky a zlepšit kvalitu služeb.

Optimalizujte správu smluv sledováním těchto metrik spokojenosti zákazníků a zúčastněných stran:

• Spokojenost interních zúčastněných stran: zpětná vazba od týmů používajících smlouvy.
• Spokojenost zákazníků se smlouvami: hodnocení spravedlivosti a jasnosti smluv klienty.
• Míra obnovení a retence: procento obnovených smluv versus ukončených.

💡 Podívejte se, jak Medicover – poskytovatel široké škály zaměstnaneckých benefitů – zvýšil spokojenost zákazníků přechodem na elektronické podpisy s Autenti, namísto spoléhání se na zdlouhavé tradiční podepisování smluv.

"Nedokážu si představit návrat ke starým způsobům, ať už pro Medicover nebo pro naše klienty. Elektronické podpisy se staly standardem." Łukasz Żuchliński, vedoucí telesalesu v Medicover

KPI správy smluv: 5 nejlepších postupů

Znát metriky, které je třeba sledovat, nestačí k tomu, abyste přesně věděli, jak nejlépe implementovat sledování KPI pro správu smluv.

Pro zajištění lepších postupů správy smluv a sledování KPI takovým způsobem, abyste se skutečně poučili ze zjištění a zlepšili své procesy, zvažte následující tipy.

Takový přístup ke sledování KPI správy smluv by vám měl dát náskok k úspěšné identifikaci úspěchů a selhání ve vašich procesech – a ke zlepšení podle potřeby.

Sledování správných KPI vám pomáhá udržet se na správné cestě

Jak je vidět výše, existují různé KPI pro správu smluv, od celkové efektivity smluv a úspěchu správy smluv až po konkrétnější problémy, jako je přesná návratnost investic ze smluv.

Ale pokud bychom vám měli dát jednu radu ohledně sledování tak složitého procesu, jakým správa smluv obvykle je, je to stanovit SMART (Specifické, Měřitelné, Dosažitelné, Relevantní a Časově ohraničené) cíle, abyste skutečně dosáhli svých cílů a KPI byly užitečným nástrojem namísto zklamání.

Správa smluv má mnoho výhod, když se dělá správně, ujistěte se, že je všechny najdete.