Správa smluv – od vytvoření dokumentů přes podpis až po ukládání je proces, který se v každé firmě opakovaně odehrává.
Bez ohledu na to, zda spravujete mnoho vysoce hodnotných, méně hodnotných, opakujících se nebo jedinečných smluv, je nejlepší mít zavedený řádný systém správy.
Proč?
Máme celý seznam důvodů, počínaje těmi nejobecnějšími, zužujícími se na specializovanější výhody, až po ty, které se týkají konkrétních odvětví.
Pokračujte ve čtení a dozvíte se více.
Obecné výhody správné správy smluv
Obecné výhody, které přináší správná správa smluv, bez ohledu na konkrétní odvětví, ve kterém vaše firma působí, nebo vaše specifické procesy, jsou:
1. Vyhýbání se rizikům a manipulaci s dokumenty
Úspěšná správa smluv vám pomáhá identifikovat jakákoli smluvní rizika dříve, než se mohou vystupňovat.
Jak přesně?
Protože procesy vytváření, podepisování a ukládání dokumentů jsou dobře promyšlené a prováděné organizovaným způsobem, je riziko chyb v klauzulích, které používáte, nebo v podpisech, které shromažďujete, velmi minimální.
Navíc, když se na správu smluv díváte jako na celek, budete moci věnovat více času důležitějším otázkám, jako je zajištění, aby vaše dokumenty byly řádně v souladu s jakýmikoli právními, regulačními nebo firemními zásadami.
Zajištěním, že vaše smlouvy jsou správně napsány a plně právně závazné, můžete mít větší jistotu při řízení rizik.
Pokud správu smluv posunete o krok dále a místo pouhého zavedení konzistentních systémů a procesů přidáte také celou správu smluv nebo dokonce software pro elektronický podpis – můžete si být jisti, že jakékoli problémy odhalíte ještě rychleji.
Pokročilé systémy správy smluv dokážou odhalit neobvyklé klauzule, označit vysoce rizikové podmínky a navrhnout opatření před podpisem.
Software pro elektronický podpis vám naopak může pomoci ověřit totožnost osob, se kterými podepisujete dokumenty, šifruje podpisy pomocí pokročilých systémů, zapečetí dokumenty, aby se s nimi nedalo manipulovat, a pomáhá vám je po podpisu bezpečně ukládat.
2. Snížení nákladů
Další docela zřejmou výhodou správy smluv jsou snížené výdaje. Váš tým nebude ztrácet mnoho času opakujícími se smlouvami – místo toho se jimi bude zabývat podle stanovených pracovních postupů mnohem rychleji.
Výsledky?
Kvalifikovaní talenti se mohou zaměřit na hodnotnější smlouvy, což zajistí lepší výdělky.
Úspory nákladů ale také vyplývají z jednoduchého faktu, že správná správa smluv zabraňuje finančním ztrátám z promeškané obnovy, penále nebo neefektivity systému jako celku.
3. Efektivní pracovní postupy
Opakující se úkoly, typy smluv, klauzule a procesy lze snadno automatizovat (nebo alespoň organizovat) se správnou správou smluv.
Ať už to uděláte s dobře definovanými šablonami smluv, celým systémem správy smluv nebo jednotnými pracovními postupy napříč týmem – celá práce na dokumentaci bude mnohem efektivnější.
Standardizace procesů, ale také samotných dokumentů pomáhá celému týmu získat lepší pochopení podnikání, usnadňuje rozhodování a celý proces je organizovanější.
💡 V průměru mohou neefektivní smluvní procesy způsobit zpoždění mezi třemi až čtyřmi týdny.
4. Činění smysluplných a rychlých rozhodnutí
Správa smluv není jen způsob, jak mít organizovaný a na pohled příjemný archiv dokumentů – je také velmi zaměřená na údaje, které konečně budete mít čas shromažďovat a analyzovat.
A s časem na shromažďování a analyzování údajů přirozeně přicházejí smysluplnější rozhodnutí (protože jsou založena na faktických informacích, které jste shromáždili) a rychlejší závěry.
Budete rychleji vyjednávat budoucí dohody, budete schopni vybrat nejlepší možnosti, podmínky a právní klauzule – něco, co je nemožné, pokud vaši "správu" smluv ovládá chaos.
Kromě toho, že sami činíte smysluplnější a rychlejší rozhodnutí, vás organizované smlouvy a údaje v celé vaší dokumentaci také činí úhlednými a čistými pro jakýkoli možný budoucí audit.
Specializované výhody správy smluv
Kromě zřejmých výhod, jako je efektivita, snížení nákladů nebo dodržování předpisů, nabízí správa smluv několik specializovaných výhod, které mohou podnikům poskytnout strategickou výhodu.
Zde jsou ty, které chceme zdůraznit.
5. Ochrana vaší pověsti
Správa smluv pomáhá PR týmům zajištěním jasných dohod s mediálními partnery, influencery a agenturami, takže sdělení zůstávají konzistentní a v souladu se značkou.
Ale nejde jen o zajištění správného kontaktu s médii, jde také o ochranu pověsti společnosti pomocí NDA, doložek o řízení krizí a pokynů pro používání značky.
Smlouvy mohou obsahovat klauzule řešící spory, právní odpovědnost a práva na ukončení, aby se předešlo spojením, která by mohla poškodit pověst značky.
Jak říká známé přísloví, opatrnosti není nikdy dost.
6. Zlepšení vztahů s dodavateli
Jasné smlouvy stanovují očekávání ohledně dodávek, platebních podmínek a úrovní služeb, čímž snižují nedorozumění a konflikty s jakýmkoli dodavatelem nebo jakýmikoli jinými obchodními vztahy.
Také pomáhá efektivně řešit spory tím, že načrtne postupy pro řešení problémů, než se vyhrotí.
Celkově to buduje důvěru, zajišťuje odpovědnost a udržuje partnerství v plynulém chodu.
7. Potenciální připravenost na fúze a akvizice
Organizované, přístupné smlouvy urychlují hloubkovou kontrolu při fúzích a akvizicích, což vaši společnost činí atraktivnější pro kupující nebo investory.
Pokud uvažujete o fúzi nebo dokonce o prodeji vaší společnosti, může být čistý systém správy smluv v takovém scénáři požehnáním.
Oborově specifické výhody správy smluv
Nyní si přezkoumáme více oborově specifické výhody správy smluv na třech příkladech: HR, SaaS a e-commerce – aby byly výhody hmatatelnější.
Také poskytneme příklady z reálného podnikání, kde úspěšná správa smluv nesmírně pomohla k úspěšnému dokončení obchodu.
HR
Kromě toho, že těží z obecných výhod, které přináší správa smluv – jako je ušetřený čas, snížené náklady nebo efektivnější procesy – mohou značky nebo oddělení HR v různých firmách také zaznamenat lepší:
8. Sledování životního cyklu zaměstnance
Správa smluv může urychlit nebo dokonce automatizovat prodlužování smluv, zkušební doby a doložky založené na výkonu.
Ale jak jsme zmínili dříve, mít organizovanou dokumentaci vám také dává čas na to ji řádně analyzovat a identifikovat datové trendy.
To vše pomáhá s řádným sledováním životního cyklu zaměstnance, místo spoléhání se na intuici nebo průměrnou dobu zaměstnání poskytovanou LinkedInem.
9. Zajištění souladu s předpisy pro vzdálené pracovníky a freelancery
HR se stará o řízení interních zaměstnanců stejně jako o spolupráci s agenturami, freelancery nebo obecně vzdálenými pracovníky.
Správná správa smluv zajišťuje dodržování mezinárodních pracovních zákonů, NDA a dohod o duševním vlastnictví.
Také pomáhá vytvářet hladké a předvídatelné pracovní postupy pro každý scénář zaměstnání nebo spolupráce, bez ohledu na místo druhé strany nebo formu spolupráce.
Příklad z praxe
Bank Millennium – přední finanční instituce v Polsku, implementovala digitální HR řešení v reakci na posun směrem k vzdálené a hybridní práci.
Jak to přesně udělali?
Použili Autenti – platformu pro elektronický podpis, která usnadňuje podepisování a ukládání dokumentů online. Je to zvláště užitečné pro HR oddělení jakéhokoli podniku, včetně těch, které podepisují mnoho smluv na dálku.
Příkladem HR dokumentů, které Bank Millennium podepisuje online díky Autenti, jsou předběžné smlouvy, pracovní smlouvy, dodatky, dohody o školení, smlouvy na palivové karty a rozhodnutí týkající se sociálního fondu.
Přechod na řešení s digitálním podpisem umožnil Bance Millennium podepisovat dokumenty během několika minut, čímž se zkrátil čas potřebný pro HR procesy.
"Podepisování dokumentů nyní trvá jen několik minut, což významně zkracuje HR procesy. Také optimalizuje naši účast a minimalizuje riziko, že příjemce nedostane dokument včas nebo na uvedenou adresu. Navíc ušetříme na nákladech za kurýra, které byly dříve používány k doručování dokumentů. Za zmínku stojí také environmentální aspekt - není potřeba tisknout papírové dokumenty, ukládat je nebo archivovat,"
Monika Ruraż-Lipińská Vedoucí HR týmu v Bank Millennium
SaaS
Na druhou stranu, některé specializovanější výhody, které odvětví SaaS získává díky implementaci efektivní strategie správy smluv, jsou:
10. Dynamické ceny a podmínky služeb
Správné nakládání se správou smluv umožňuje SaaS firmám snadno přizpůsobit jejich často dynamické ceny ve spravovaných smlouvách, zejména pokud jde o podmínky služeb. Nabízení SaaS řešení, často mezinárodním uživatelům, vyžaduje dodržování mnoha předpisů, což může být obtížné – zejména pokud se vaše ceny nebo podmínky služeb často vyvíjejí.
Předpřipravené šablony smluv, klauzule a organizované pracovní postupy nesmírně pomáhají v přirozeně chaotických prostředích.
11. Dodržování ochrany dat a bezpečnosti
SaaS firmy nabízející nástroje, které zahrnují mnoho uživatelů a často jejich data, musí plně dodržovat různé bezpečnostní předpisy a zvládnout své úsilí o ochranu dat.
Zajišťuje snadné dodržování GDPR, CCPA, SOC 2, ISO nebo jakýchkoli jiných předpisů napříč smlouvami tím, že věnuje čas nápravě správy smluv.
12. Licencování a ochrana duševního vlastnictví
Konečně, dobře zvládnutá správa smluv může také velmi pomoci při zefektivnění podmínek softwarových licencí, aby se zabránilo neoprávněnému používání a sporům o duševní vlastnictví.
To silně souvisí s bezpečnostní otázkou, ale také s faktem, že jednoduše máte připravené klauzule a šablony pro různé scénáře.
Příklad z praxe
Brand24 – SaaS nástroj specializující se na monitorování internetu, který pomáhá značkám sledovat a analyzovat online zmínky, se obrátil na Autenti, aby digitalizoval podepisování smluv a zlepšil své interní operace.
Před implementací Autenti do svých pracovních postupů byly procesy pomalé, často zpožděné kvůli nutnosti posílat fyzické dokumenty mezi třemi lokalitami po celém Polsku.
„S Autenti stačí dvě kliknutí k odeslání dokumentu a naše back office má vždy kopii uloženou na serveru"
Mikołaj Winkiel Hlavní evangelista Brand24
Autenti výrazně zrychlilo dokumentové pracovní postupy Brand24, což umožnilo týmům efektivně spolupracovat bez ohledu na jejich umístění.
Autenti také pomohlo Brand24 standardizovat externí procesy, a to i při práci s velkými korporacemi, které dříve preferovaly tradiční podpisy – pomohlo napravit správu smluv napříč týmy a spolupracemi.
E-commerce
Poslední, ale rozhodně ne nejméně důležité, výhody, které vynikají zvláště pro e-commerce firmy, které spravují své smlouvy organizovaným a efektivním způsobem, jsou:
13. Dohody o marketplaces a dropshippingu
Práce v e-commerce je často spojena se spoluprací s externími dodavateli, a to i na mezinárodní úrovni.
To vyžaduje řádnou právní ochranu na marketplaces s více prodejci, což lze provést pomocí organizované správy smluv. Správou podmínek s externími dodavateli si můžete být jisti, že všechny operace budou probíhat hladce.
14. Optimalizace politiky vrácení peněz a zpětných vrácení
Velkou součástí prodeje e-commerce produktů je otázka vrácení peněz a zpětných vrácení. Se správou smluv můžete standardizovat politiky vrácení peněz zákazníkům, abyste snížili spory a možné finanční ztráty.
15. Automatizace smluv s partnery a influencery
Implementace správy smluv v e-commerce značce může také pomoci s jakýmikoli partnerstvími nebo spolupracemi s influencery.
Můžete automatizovat platební rozvrhy, dodávky a sledování dodržování předpisů pro spolupráce se značkami. Můžete také zajistit bezpečnost s NDA, zlepšit řízení času u opakovaných smluv pomocí e-podpisů a další.
Příklad z praxe
TZMO – globální výrobce a dodavatel zdravotnických, hygienických a kosmetických výrobků zaměstnávající téměř 9 000 lidí a působící v téměř 60 společnostech, implementoval Autenti, aby pomohl spravovat hory dokumentů, které spravují.
Výsledkem bylo zkrácení doby zpracování smluv až o 90 %, nyní podepisují dokumenty za 30 hodin nebo méně. Před spoluprací s Autenti museli zaměstnanci dokumenty vytisknout, shromáždit podpisy a poslat je kurýrem, což výrazně prodloužilo dobu zpracování.
Nyní se vše děje online, což pomohlo snížit průměrnou dobu potřebnou k dokončení dokumentu z dvou týdnů (pro lokální smlouvy) nebo 2-3 měsíců (pro mezinárodní smlouvy) na přibližně 30 hodin. S nejlepší dobou obratu pouhých několik hodin na dokument.
"Automatizace uvolnila čas pro základní aktivity jako prodej, místo manipulace s papírovou dokumentací, která zahrnovala tisk, odesílání, skenování, přijímání a logistické náklady na kurýrní a poštovní služby."
Dr. Paweł Ochrymiuk, manažer pro Corporate Governance a právní záležitosti v TZMO
Spravujte své smlouvy elektronicky s Autenti
Začněte bezplatnou 14denní zkušební verzi s Autenti a zjistěte, jak hladká může být správa smluv, když se provádí online. Začněte s online podpisy.
