TZMO reduce el tiempo de firma de contratos hasta un 90%, firmando documentos en 30 horas o menos
Sobre el cliente
El Grupo TZMO (Toruńskie Zakłady Materiałów Opatrunkowych S.A.) es un fabricante y proveedor internacional de productos médicos, higiénicos y cosméticos, que emplea a cerca de 9.000 trabajadores y opera a través de 56 empresas en 18 países. Los productos de TZMO llegan a usuarios en 80 países de 6 continentes, abarcando un tercio de la población mundial. Los pilares de la actividad de la empresa son la innovación, la responsabilidad y la experiencia, y un paso natural en el desarrollo de la organización fue la decisión de implementar la firma electrónica y hacer realidad la idea de la "oficina sin papeles" (paper-free office).
Problema
Antes de la implementación de Autenti, los procesos de documentación eran para TZMO lentos y complicados. En los procedimientos tradicionales:
- Los empleados imprimían los documentos, obtenían las firmas y los enviaban por mensajería, lo que alargaba los procesos.
- El tiempo medio de cierre de un documento en papel en Polonia era de unas dos semanas, mientras que con contrapartes extranjeras llegaba a los tres meses.
Como comenta el Dr. Paweł Ochrymiuk, Gerente de supervisión corporativa y legal: "Nuestros procesos se parecían a los procedimientos comúnmente utilizados en empresas y oficinas. Cada paso alargaba el tiempo de ejecución".
Solución
TZMO decidió implementar la plataforma Autenti para acelerar y automatizar el flujo de documentos en la empresa, reduciendo la necesidad de utilizar documentos en papel.
El Dr. Paweł Ochrymiuk, quien actúa como coordinador de la implementación, destaca: "Actualmente Autenti es para nosotros una de las herramientas clave, formando la llamada 'Gran Tríada', junto con Google Workspace y el sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos". Los documentos son firmados digitalmente por los mandos intermedios y superiores.
La decisión de colaborar con Autenti se debió a tres razones principales:
- Autenti es una empresa con capital polaco.
- Ofrece condiciones de precio favorables.
- Permite a TZMO una entrada más completa en el mundo de la firma electrónica y la digitalización.
Resultados
La implementación de la plataforma Autenti permitió acortar significativamente el tiempo necesario para firmar documentos:
- El tiempo medio de cierre de un documento se redujo de dos semanas (para contratos locales) o 2-3 meses (para contratos internacionales) a unas 30 horas.
- Muchos documentos se finalizan en pocas horas, incluso con socios extranjeros.
A escala de todo el grupo, mensualmente se procesan varios miles de documentos, lo que subraya la magnitud de las mejoras que trajo la digitalización.
Gracias a Autenti, el proceso de flujo de documentos se simplificó y automatizó, alejándose de los pasos manuales que consumían mucho tiempo. Como explica el Dr. Ochrymiuk: "Actualmente basta con que el empleado introduzca los datos de la contraparte, y el resto sucede automáticamente".
Planes futuros
El Grupo TZMO planea continuar desarrollando la cooperación con Autenti, buscando al mismo tiempo seguir reduciendo el tiempo de firma de contratos y aumentar el reconocimiento de la plataforma en los mercados internacionales.
"Nuestro objetivo es que Autenti sea conocido globalmente, para que nuestros socios, por ejemplo en EE. UU. o Marruecos, puedan entender de inmediato el funcionamiento de la plataforma", dice el Dr. Ochrymiuk.
En el marco de las posibilidades de una digitalización más amplia, el equipo de TZMO también se interesa por las notificaciones electrónicas (e-Doręczenia), que entrarán como obligación para muchas organizaciones en 2025, y que Autenti ofrece dentro de la solución eDelivery.
"Automation has freed up time for essential activities like sales, rather than handling paper documentation, which involved printing, dispatching, scanning, receiving, and incurring logistics costs for courier and postal services."