Manažment zmluvných rizík: všimnite si varovné signály včas

Zmluvy majú chrániť váš podnik. To je ich jediná úloha. Ale často sú neorganizovaným neporiadkom – roztrúsené po e-mailových schránkach, pochované v zaprášených priečinkoch alebo týždne čakajúce na podpis.

Ak ste niekedy stratili hodinu hľadaním "najnovšej verzie" alebo vás zaskočila klauzula o automatickom obnovení, tento sprievodca je pre vás.

Čo je vlastne zmluvné riziko?

Začnime základnými definíciami pre tento článok – čo sa vlastne považuje za zmluvné riziko?

Zmluvné riziko sa týka potenciálu pre stratu alebo škodu – ako je finančná strata, oneskorenie projektu, reputačné riziká, právne spory alebo poškodené obchodné vzťahy – vyplývajúce z podmienok zmluvy alebo zo zlyhaní pri plnení zmluvy, dodržiavaní predpisov alebo interpretácii záväzkov vyplývajúcich zo zmluvy.

Všetko, čo by mohlo potenciálne viesť k strate peňazí, premárnenému času, poškodeniu vzťahov alebo právnym problémom. To je zmluvné riziko v skratke.

Tieto riziká sa zvyčajne prejavujú jedným z troch spôsobov: 

• Nevideli ste riziko prichádzať (prekvapivé klauzuly, nejasné podmienky). 
• Poznali ste riziko, ale nemali ste systém na jeho riadenie (zmeškané záväzky). 
• Delegovali ste ho, ale nikto ho nedokončil. 
• Dodávateľ zmešká dodávku, pretože časový harmonogram nebol jasný. 
• Automaticky sa obnovíte do nástroja, ktorý už nepoužívate – na ďalší rok. 
• Zákazník spochybní platobné podmienky, pretože znenie zmluvy bolo vágne. 
• Úplne stratíte zmluvu a nemáte žiadnu právnu zálohu, ak sa veci pokazia.

Manažment zmluvného rizika je proces zmierňovania týchto rizík počas celého životného cyklu zmluvy najlepším možným spôsobom.

Prečo by vás to malo zaujímať?

Zmluvný chaos sa neobjavuje vždy s blikajúcimi svetlami. Väčšinou sa škoda deje pomaly: 

• Platby sa oneskorujú. 
• Projekty sa zastavujú, pretože tímy nevedeli, čo bolo dohodnuté. 
• Strácate hodiny naháňaním podpisov alebo hľadaním "najnovšej" verzie zmluvy.

Teraz to vynásobte každou zmluvou, ktorej sa vaša spoločnosť za rok dotkne. To je veľa malých problémov, ktoré sa menia na veľké.

Typy zmluvných rizík

Ale aké rôzne typy zmluvných rizík by ste vlastne mali v prvom rade riadiť?

Tu je prehľad hlavných kategórií zmluvných rizík, ktorým podniky zvyčajne čelia.

Právne riziká

Právne riziká sú akékoľvek riziká, ktoré vyplývajú z nesplnených alebo nesprávne vykonaných podmienok v zmluve. Môžu vyzerať ako: 

• Nevymáhateľné podmienky: klauzuly, ktoré neobstoja na súde (kvôli slabému zneniu alebo sú nezákonné/nespravodlivé). 
• Nesúlad s predpismi: chýbajúce požadované klauzuly na ochranu údajov (napr. GDPR), pravidlá špecifické pre odvetvie atď. 
• Zmätok v jurisdikcii: neuvedenie, ktoré zákony krajiny/štátu sa uplatňujú, môže byť rýchlo problematické.

Otázka, ktorú si môžete položiť na riadenie zmluvných rizík tohto typu je: obstála by táto zmluva v právnom spore?

Finančné riziká

Toto je všetko o tom, keď peniaze chýbajú – alebo idú na nesprávne miesta. Napríklad: 

• Nejasné platobné podmienky: žiadne termíny splatnosti, nejasné štruktúry poplatkov alebo neurčená mena. 
• Skryté poplatky alebo sankcie: zákerné automatické obnovenia, poplatky za ukončenie alebo príplatky za služby. 
• Neobmedzená zodpovednosť: môžete byť zodpovedný za oveľa viac, než ste zamýšľali.

Operačné riziká

Keď zmluvy nie sú v súlade s tým, ako váš podnik skutočne funguje, vtedy môžete čeliť operačným rizikám, ako sú: 

• Zmeškané termíny: slabé sledovanie = zmeškané záväzky = nespokojní partneri alebo klienti. 
• Slabá definícia dodávok: ak nie je krištáľovo jasné, čo a kedy sa dodáva, očakávajte zmätok a spory. 
• Nesúlad tímu: nikto interne nepozná podmienky, takže očakávania nie sú splnené.

Položte si túto otázku, aby ste skontrolovali, či sa vyhnete súvisiacim operačným rizikám: môže náš tím realisticky dodať a sledovať všetko, čo táto zmluva vyžaduje?

Riziká vzťahov/zainteresovaných strán

Nie každé zmluvné riziko sa týka drobných písmen – niektoré sa týkajú dôvery a očakávaní. Niektoré riziká špecifické pre vzťahy sú: 

• Nejednoznačnosť v úlohách/zodpovednostiach: ak obe strany predpokladajú, že tá druhá robí prácu, je to rýchly recept na katastrofu. 
• Jednostranné podmienky: výrazne nevyvážená zmluva môže napínať partnerstvá, aj keď to nikto nehovorí nahlas. 
• Zlyhanie v riadení komunikácie: žiadne kontroly, nejasné eskalačné cesty alebo zastarané kontaktné body sa tiež menia na budúce problémy.

Bezpečnostné a dôverné riziká

Bezpečnostné a dôverné riziká môžu byť jedným z najbolestivejších rizík, keď sa zmenia na skutočné problémy, a sú obzvlášť dôležité v technológiách, financiách, zdravotníctve alebo akomkoľvek odvetví či produkte zahŕňajúcom používateľské údaje. Môžu sa vyskytnúť ako: 

• Slabé alebo chýbajúce NDA/klauzuly o dôvernosti, 
• Žiadne podmienky na spracovanie údajov (napr. lokalizácia údajov, uchovávanie), 
• Žiadne požiadavky na oznámenie o narušení bezpečnosti.

Riziká zmeny a rozsahu

Zmluvy, ktoré sa nemôžu prispôsobiť, keď sa situácia zmení = budúce bolesti hlavy. Riziká zmeny a rozsahu sa prejavujú nasledovne: 

• Žiadny proces zmeny: ako zmeníte zmluvu, ak sa zmení rozsah? 
• Žiadne klauzuly flexibility: čo ak sa zmenia časové harmonogramy? Čo ak váš dodávateľ nečakane expanduje? 
• Žiadna stratégia odchodu: môžete sa z tejto zmluvy dostať čisto, ak sa veci pokazia?

Všimnite si varovné signály včas: kontrolný zoznam na zmiernenie zmluvných rizík

Tu je vec ohľadom zmluvného rizika: keď je atrament suchý, je oveľa ťažšie to napraviť. Takže chcete zachytiť problémy ešte pred samotným podpisom a vykonaním zmluvy—počas revízií.

Používajte tento kontrolný zoznam vždy, keď kontrolujete alebo navrhujete zmluvu na identifikáciu rizík. Ak označíte príliš veľa varovných signálov, zastavte sa a opravte ich pred pokračovaním.

Tvorcovia chaosu, s ktorými pravdepodobne bojujete

Varovné signály je ľahké spozorovať, keď tam sú, ale neobjavujú sa len tak, čo znamená, že sa im môžete vyhnúť.

Tu je miesto, kde sa proces správy zmlúv zvyčajne rozpadá a spôsobuje riziká – najmä v rastúcich tímoch: 

• Všetko žije v e-mailových konverzáciách: niekto poslal PDF na kontrolu, iná osoba urobila úpravy a teraz zmluva pláva v šiestich rôznych e-mailových schránkach bez finálnej verzie na dohľad. 
• Nekonzistentné konvencie pomenovania: ak máte súbory pomenované "final_FINAL2_v3_naozaj-final-pondelkove-upravy.docx" – veľa šťastia pri hľadaní skutočnej konečnej verzie potrebného dokumentu. Konzistentné a organizované pomenovanie súborov je kľúčové. 
• Neexistuje jeden zdroj pravdy: zmluvy môžu byť v niekoho Dropboxe, alebo v zdieľanom firemnom priečinku... alebo možno na niekoho pracovnej ploche. Kto vie? Nie je to skvelý systém, keď rýchlo potrebujete časovo citlivé informácie. 
• Termíny sú zabudnuté: zmluva hovorí, že musíte dať 30-dňovú výpoveď na zrušenie – ale nikto o tom nevedel. Teraz ste automaticky obnovení na nástroj, ktorý nikto nepoužíva. Znova. Na 12 mesiacov. A váš finančný riaditeľ nie je nadšený. 
• Právnici neskontrolujú zmluvu: či už kvôli nedostatku času alebo nekonzistentným zmluvným pracovným postupom, právnici, ktorí nepreskúmajú každú dôležitú zmluvu alebo aspoň pravidelne používané klauzuly a nevytvoria právne schválené šablóny, je priama cesta k vzniku zmluvných rizík. 
• Tradičné papierové spracovanie stojí v ceste: tlačenie, skenovanie, alebo ešte horšie – posielanie fyzických dokumentov zákazníkom, obchodným partnerom alebo dodávateľom nie je najlepší spôsob, ako tráviť čas, ani ako zmierniť zmluvné riziká. Prechod na digitálne riešenie so správnymi nástrojmi môže byť oveľa bezpečnejší. Pomyslite na to, ako ľahké je sfalšovať tradičný vlastnoručný podpis oproti tomu, aké ťažké je manipulovať s elektronickým podpisom.

10 najlepších postupov manažmentu zmluvných rizík, ktoré treba dodržiavať

1. Používajte jasný, presný jazyk

Zmluvy sú len také dobré, ako je jasnosť ich znenia. Čím konkrétnejší môžete byť, tým menej šancí je na nedorozumenia. Takže: 

• Vyhnite sa nejednoznačnosti: používajte jasné, jednoznačné pojmy na definovanie záväzkov, časových harmonogramov, sankcií a výstupov. 
• Definujte kľúčové pojmy: špecifikujte, čo pojmy ako "primerané úsilie", "štandard odvetvia" alebo "čo najskôr" v kontexte dohody skutočne znamenajú. 
• Eliminujte právnický žargón: právnický žargón je často mätúci. Používajte jednoduchý jazyk, aby všetky strany plne porozumeli podmienkam. Alebo ak nie je možné ho odstrániť, uistite sa, že prejdete zmluvou spoločne a dôkladne prediskutujete obsah.

💡Používajte kontrolné zoznamy a šablóny, ktoré boli overené na jasnosť, najmä ak ich predtým skontroloval váš právny tím.

2. Štandardizujte zmluvy pomocou šablón

Jeden z najväčších zdrojov zmluvného rizika pochádza z nekonzistentných alebo neštandardných dohôd. Šablóny pomáhajú zjednodušiť procesy a znížiť chyby. 

• Vytvorte alebo používajte vopred schválené šablóny pre bežné zmluvy (dohody s dodávateľmi, NDA, dohody o službách). Pomáha to zmierniť zmluvné riziká tým, že vám poskytuje otestované možnosti na použitie. 
• Prispôsobte šablóny potrebám vášho podnikania, ale nevymýšľajte koleso zakaždým nanovo. 
• Pravidelne kontrolujte: Periodicky aktualizujte šablóny, aby zostali aktuálne s právnymi zmenami, odvetvovými štandardmi alebo podnikovými prioritami.

💡Ukladajte šablóny na centrálne, ľahko prístupné miesto pre jednoduché vyhľadávanie.

3. Prideľte vlastníctvo a zodpovednosť

Pokiaľ ide o zmluvy, zodpovednosť je kľúčová. Priraďte konkrétne úlohy, aby bol vždy niekto, kto dohliada na celý proces. 

• Určite správcu zmluvy alebo kontaktnú osobu pre každú dohodu. Táto osoba je zodpovedná za riadenie zmluvy od začiatku do konca, vrátane vyjednávania, realizácie a monitorovania. 
• Zapojte právny a finančný tím včas: správca zmluvy by mal spolupracovať s právnymi a finančnými tímami na identifikáciu potenciálnych rizík z právneho alebo finančného hľadiska. 
• Zabezpečte pravidelnú kontrolu zmlúv: určite niekoho, kto bude pravidelne kontrolovať zmluvy, najmä pre dlhodobé dohody alebo kritické vzťahy.

4. Implementujte efektívne systémy sledovania

Riadenie zmluvných rizík nie je len o vlastníctve. Zmluvy často zahŕňajú časovo citlivé výstupy a míľniky. Bez správneho sledovania riskujete zmeškanie kritických termínov, automatických obnovení alebo platobných podmienok.

Môžete: 

• Používať softvér na správu zmlúv na sledovanie dátumov zmlúv, termínov, obnovení a míľnikov. 
• Nastaviť automatické pripomienky pre kľúčové udalosti (ako nadchádzajúce dátumy obnovenia zmluvy alebo termíny splatnosti), aby ste nikdy nepremeškali kritický termín. 
• Udržiavať prehľad zmlúv, ktorý vám umožní vidieť všetky aktívne zmluvy na prvý pohľad, vrátane dátumov vypršania platnosti a stavov dodávok.

5. Zahrňte jasné klauzuly o ukončení a odchode

Ak sa veci pokazia, budete chcieť mať jasnú cestu na odchod alebo opätovné prerokovanie zmluvy. To minimalizuje vašu expozíciu nežiaducim rizikám. Preto sa uistite, že: 

• Zahrniete klauzuly o ukončení: špecifikujte, za akých podmienok môže ktorákoľvek strana ukončiť zmluvu a ako bude tento proces vyzerať. 
• Definujete stratégie odchodu: jasne uveďte podmienky zrušenia alebo odstúpenia od zmluvy, vrátane akýchkoľvek sankcií alebo poplatkov.

6. Vykonajte náležitú starostlivosť

Jedným z najlepších spôsobov, ako sa vyhnúť problémom, je proaktívne riadenie rizík. V podstate to znamená urobiť si domácu úlohu o druhej strane. Či už ide o dodávateľa, partnera alebo zákazníka, poznať, s kým vstupujete do dohody, je kľúčom k zmierneniu rizika. 

• Dôkladne preverte všetky strany: pred podpisom preskúmajte finančné zdravie, reputáciu a historické výsledky druhej strany. 
• Preskúmajte minulé zmluvy: pozrite sa na históriu vášho vzťahu s druhou stranou. Boli tam oneskorenia, problémy s platbami alebo nevyriešené spory?

7. Zapojte právnych expertov včas

Môže byť lákavé jednoducho podpísať zmluvy, aby ste ich dostali z cesty alebo uzavreli obchody rýchlejšie, ale právni experti sú neoceniteľní pri zabezpečení toho, aby ste boli plne krytí. Stratégie na zmiernenie rizík zahŕňajú: 

• Spolupráca s právnym tímom: vždy nechajte právnika skontrolovať zmluvy, najmä tie, ktoré majú vysokú hodnotu alebo vysoké riziko. 
• Právny tím vykonávajúci hodnotenie rizík: právne tímy vám môžu pomôcť identifikovať oblasti rizika, ktoré ste možno nezvážili (ako riziká nedodržania predpisov alebo nevymáhateľné podmienky). 
• Právny tím vyjednávajúci vo vašom mene: ak existujú rizikové podmienky, váš právny tím vám môže pomôcť pri vyjednávaní zmluvy a získaní výhodnejších podmienok.

💡Ak nemáte veľký právny tím, možno budete chcieť zvážiť zmluvné prevody rizík. Zmluvný prevod rizika je, keď jedna strana v zmluve presúva zodpovednosť za určité riziká na druhú stranu, zvyčajne prostredníctvom špecifických podmienok v zmluve.

Pomyslite na doložku o vyššej moci. Oslobodzuje strany od plnenia zmluvy v dôsledku udalostí mimo ich kontroly (prírodné katastrofy alebo vojna). Napríklad: "Žiadna zo strán nebude zodpovedná za neplnenie v dôsledku zásahu vyššej moci alebo vládneho opatrenia."

Bežnejšou klauzulou, ktorú tu treba použiť, by bola doložka o odškodnení. Keď jedna strana súhlasí s pokrytím strát, škôd alebo právnych nákladov, ktorým by druhá strana mohla čeliť. Napríklad: "Dodávateľ odškodní a ochráni Klienta pred akýmikoľvek nárokmi vyplývajúcimi zo služieb Dodávateľa."

8. Zabezpečte dôvernosť a bezpečnosť

Pri práci s citlivými údajmi, duševným vlastníctvom alebo obchodnými operáciami je nevyhnutné zabezpečiť, aby zmluva obsahovala silné ustanovenia o dôvernosti. 

• Používajte NDA: pre citlivé informácie by mala byť Dohoda o mlčanlivosti (NDA) súčasťou zmlúv. Znižuje riziko prezradenia obchodných tajomstiev a chránených informácií. 
• Doložky o ochrane údajov: ak spracovávate osobné údaje, uistite sa, že sú zohľadnené a riešené GDPR, CCPA alebo iné predpisy o ochrane údajov. 
• Podmienky duševného vlastníctva: jasne definujte, kto vlastní duševné vlastníctvo (IP) a ako ho možno používať.

9. Pravidelne monitorujte a auditujte vaše zmluvy

Aj po podpise potrebujú zmluvy priebežnú pozornosť, aby sa zabezpečilo, že všetko je dodržiavané. Takže: 

• Pravidelne kontrolujte zmluvy: kontrolujte stav dlhodobých zmlúv, aby ste zabezpečili súlad a v prípade potreby vykonali úpravy. 
• Sledujte výkonnosť: používajte KPI zmlúv alebo dohody o úrovni služieb (SLA) na sledovanie plnenia zmluvy z oboch strán. 
• Vykonávajte audity zmlúv: v pravidelných intervaloch kontrolujte zmluvy, či neobsahujú neplnenie predpisov alebo potenciálne spúšťače rizík.

10. Vzdelávajte svoj tím

Váš interný tím hrá obrovskú úlohu pri zmierňovaní zmluvných rizík – preto sa uistite, že poznajú detaily správy zmlúv: 

• Školte ich o zmluvných podmienkach: uistite sa, že váš tím rozumie bežným zmluvným klauzulám a rizikám. 
• Učte povedomie o rizikách: zamestnanci by mali vedieť, ako rozpoznať potenciálne riziká v zmluvách a upozorniť na ne na ďalšie preskúmanie. 
• Priebežné vzdelávanie: udržujte svoj tím informovaný o najnovších trendoch v zmluvách, právnych požiadavkách a najlepších postupoch.

💡Vytvorte pre svoj tím efektívny plán riadenia zmluvných rizík, aby každý vedel, na čo sa má zamerať pri kontrole zmlúv.

Môže technológia pomôcť s manažmentom zmluvných rizík?

Technológia je často odpoveďou na akékoľvek moderné bolesti – správa zmlúv, a konkrétne zmierňovanie rizík, ktoré s nimi prichádzajú, je jedným z takýchto prípadov.

Môžete začať prechodom od tradičného podpisovania zmlúv k elektronickému podpisovaniu. Prečo? Existuje milión dôvodov, od ušetreného času, peňazí a úsilia, ale aj preto, že elektronické podpisy vám poskytujú: 

• Jeden centrálny priestor pre všetky vaše podpísané zmluvy, 
• Všetky podpisy označené presne s kontrolným záznamom zmluvy (uvidíte presnú IP adresu podpisujúceho, ako aj dátum a čas podpisu, zakaždým), 
• Možnosť hromadného podpisovania zmlúv jedným kliknutím myši, 
• Bezpečný spôsob podpisovania, ktorý je odolný voči manipulácii, 
• Zmluvy podpísané v priebehu minút, namiesto hodín, dní alebo dokonca týždňov.

Nechajte zmluvy pracovať pre vás, elektronicky – s Autenti. Zaregistrujte sa a vyskúšajte Autenti zadarmo, 14 dní a bez potreby kreditnej karty.