Reporting pre správu zmlúv: Ako zlepšiť proces, nielen čísla

Každá zmluva rozpráva príbeh.

Kto s čím súhlasil, kedy a za akých podmienok. Ale keď príde čas na reporting o týchto zmluvách, tento príbeh sa často stráca v tabuľkách, e-mailoch a panickom zháňaní na poslednú chvíľu.

Pre tímy, ktoré žonglujú s desiatkami (alebo stovkami) zmlúv, je reporting nevyhnutný. Reporting pre správu zmlúv vám umožňuje udržať potenciálne riziká pod kontrolou (riadenie rizík), včasné obnovenie a zosúladenie zainteresovaných strán.

Napriek tomu je proces, ktorý za tým stojí, často chaotický, s údajmi roztrúsenými po rôznych systémoch, oneskoreniami kvôli neprítomnosti a správami, ktoré sú už zastarané, keď sa k vám dostanú.

Podľa štúdie World Commerce & Contracting môžu zlé postupy správy zmlúv – vrátane neefektívneho reportingu zmlúv – stáť podniky až 9 % ročných príjmov.

V tomto článku sa zameriame na zlepšenie samotných procesov reportingu.

Pretože nejde len o kľúčové metriky a poznatky (čas cyklu zmluvy, hodnota zmluvy, miera obnovenia, miera ukončenia zmluvy, počet nových zmlúv, priemerný čas na vypracovanie zmluvy – nech už je to čokoľvek, o hlavných KPI zmlúv a tom, čo sledovať, si môžete prečítať tu.)

Súčasný stav reportingu zmlúv

Predtým, ako sa pustíme do zlepšovania procesu reportingu zmlúv, musíme najprv vedieť rozpoznať príznaky chaotického reportingu.

Pozrite sa, či vám je niečo z nasledujúceho známe.

Fragmentované nástroje a pracovné postupy

V mnohých organizáciách existujú zmluvné údaje všade a nikde zároveň.

Napríklad, bez správneho reportingu, obchodný tím sleduje dátumy vypršania platnosti v tabuľke. Obstarávanie zaznamenáva rizikové klauzuly v samostatnom nástroji. Marketing uchováva PDF verzie zmlúv pochované na zdielanom disku (prístupnom len ich tímu).

Čo to znamená?

Ide o zmes systémov, ktoré nekomunikujú navzájom, čo robí aj jednoduché otázky, ako napríklad „Ktoré zmluvy sa budú obnovovať v budúcom štvrťroku?“, bolestne pomalými na zodpovedanie.

Manuálne zhromažďovanie a formátovanie údajov

Bez centralizovaného systému sa reporting často stáva manuálnym hľadaním pokladu.

Niekto musí prehľadávať priečinky, priraďovať dokumenty k podmienkam, krížovo kontrolovať dátumy a potom vytvoriť správu od začiatku – zakaždým.

Existuje malá konzistentnosť a veľký priestor pre chyby. A akonáhle je správa konečne vytvorená, je už trochu zastaraná.

Kontroly a spätná väzba riadené e-mailom

Kontrola správy a jej iterácia môže byť tiež bolestivou súčasťou celého procesu.

Mnoho tímov sa spolieha na dlhé e-mailové vlákna, nejasnosti vo verziách a rozptýlenú spätnú väzbu.

Komentár sa stratí, verzia sa prepíše a zrazu si nikto nie je istý, ktorý súbor je tá „skutočná“ správa. Je to pomalý, frustrujúci proces, ktorý ukrajuje z efektivity, ktorú má správa podporovať.

Nedostatok štandardizácie naprieč oddeleniami alebo typmi zmlúv

Právne oddelenie chce vidieť rizikové podmienky. Financie sa zaujímajú o hodnotu. Obstarávanie potrebuje súlad s dodávateľmi. Zainteresované strany chcú vidieť návratnosť investícií (ROI).

Bez štandardizovaného formátu alebo zdielaného rámca pre správy (nielen typy zmlúv všeobecne) môže každé oddelenie reportovať vlastným spôsobom – čo sťažuje zdieľanie poznatkov, porovnávanie údajov alebo prijímanie rozhodnutí.

Čo znamená „efektívny“ v reportingu zmlúv?

Keďže vieme, kde reporting zmlúv zvyčajne zlyháva, poďme si určiť ďalšiu kľúčovú časť: kritériá. Čo je „dobrý“ alebo „efektívny“ reporting zmlúv?

Efektívny reporting pre správu zmlúv znamená viac než len rýchle odovzdanie správy. Znamená to vytvorenie procesu, ktorý je udržateľný, jasný a prispôsobiteľný, bez ohľadu na to, koľko zmlúv alebo oddelení je zapojených.

V praxi to znamená, že vaše správy by mali byť:

• Včasné: Správy by sa mali objaviť vtedy, keď sú potrebné – nie týždeň neskôr a nie v zhone noc pred zasadnutím predstavenstva. Či už ide o štvrťročné súhrny alebo mesačné kontroly súladu, načasovanie je dôležité. Efektívny proces zaisťuje, že reporting prebieha podľa plánu, a to bez paniky alebo „sakra, opäť som zabudol urobiť správu!“.
• Opakovateľné: Nemali by ste zakaždým znova objavovať koleso. Dobrý proces reportingu je ako recept s konzistentnými ingredienciami, jasnými krokmi a predvídateľnými výsledkami. Recept, ktorý môže dodržať každý zamestnanec a oddelenie. Recept, ktorý dáva rovnaký výsledok, zakaždým, bez ohľadu na to, kto ho dodržiava. Takže, či už správu spúšťa Alica z právneho oddelenia alebo Dávid z obstarávania, výsledok vyzerá rovnako.
• Škálovateľné: To, čo funguje pre desať zmlúv, by malo stále fungovať aj pre sto. Efektívne procesy reportingu sú vytvorené s ohľadom na rast, automatizujú kroky, kde je to možné, znižujú závislosť na jednotlivcoch alebo oddeleniach a používajú nástroje, ktoré sa nezrútia pod objemom.
• Ľahko pochopiteľné: Napokon, správa je užitočná len vtedy, ak jej ľudia rozumejú. To znamená odstrániť šum, používať jednoduchý jazyk a navrhovať s ohľadom na cieľové publikum. Palubné dosky, súhrny, vizuály – čokoľvek, čo pomáha rýchlejšie odovzdať hlavnú myšlienku, by malo byť súčasťou procesu.

Jednoduchý model zrelosti pre reporting zmlúv

Nie každý tím začína z rovnakého miesta. Použite tento jednoduchý rámec na posúdenie, kde sa váš proces reportingu nachádza dnes a kam by mohol smerovať.

Efektívny reporting: krok za krokom

Skutočná efektivita pochádza z vrstvenia jednoduchých, inteligentných krokov, ktoré odstraňujú chaos z reportingu a robia ho niečím, na čo sa váš tím môže skutočne spoľahnúť.

Tu je návod, ako vytvoriť efektívny proces reportingu zmlúv od základov.

1. Centralizujte zmluvné údaje

Nemôžete reportovať o tom, čo nemôžete nájsť. Prvým krokom k zlepšeniu vášho zmluvného procesu je teda zhromaždiť všetky vaše zmluvné údaje na jedno miesto, ideálne na platformu CLM (Contract Lifecycle Management) alebo iný centralizovaný systém.

💡 Nástroj, ktorý vám môže pomôcť zefektívniť podpisovanie pomocou elektronických podpisov, môže byť tiež vašim riešením pre jednoduchú centralizáciu všetkých dôležitých zmluvných údajov, pričom zaistí dokonalú bezpečnosť zmlúv.

Vezmite si ako príklad Autenti.

S ním môžete:

• Podpísať akúkoľvek zmluvu online za pár minút,
• Ľahko sa vrátiť k záznamu o každom e-podpise s presnou IP adresou a časovou pečiatkou spojenou s každým podpisom s kompletnými auditnými záznamami,
• Archivovať dokončené alebo podpísané zmluvy, aby ste sa k nim mohli vrátiť pri reportingu,
• Filtrovať dokumenty podľa údajov odosielateľa (napr. meno, e-mail), dátumu, alebo použiť vyhľadávač a zadať, čo hľadáte, aby ste našli dôležité dokumenty rýchlejšie ako kedykoľvek predtým.

2. Definujte roly a zodpovednosti

Efektívny reporting sa nedeje vo vákuu (rovnako ako akýkoľvek iný krok vo vašej stratégii, od vyjednávania po ukončenie), vyžaduje jasnosť v tom, kto robí čo. Uistite sa, že:

• Vyjasnite vlastníctvo: Kto ťahá dáta? Kto zostavuje správu? Kto kontroluje a podpisuje? Keď majú tieto otázky jasné odpovede, je menej zmätku a menej oneskorení.
• Stanovte kontrolné body: Urobte z krokov schvaľovania a kontroly súčasť procesu, nie dodatočnú myšlienku. Každý by mal vedieť, kedy (a ako) sa od neho očakáva, že sa zapojí.

3. Štandardizujte šablóny správ

Každé oddelenie má iné potreby, ale to neznamená, že každá správa by mala byť vlastný projekt.

Pre proaktívnu správu vo fáze reportingu sa uistite, že:

• Vytvorte konzistentné formáty: Prispôsobte šablóny tak, aby vyhovovali publiku z právneho oddelenia, obstarávania, financií alebo výkonnému manažmentu, ale udržujte štruktúru známu vo všetkých oblastiach. Tým sa urýchli vytváranie aj kontrola správy, rovnako ako pri písaní zmlúv.
• Používajte modulárne šablóny: Vytvorte flexibilné komponenty, ako sú súhrny rizík, časové osi obnovenia alebo metriky hodnoty, ktoré je možné zamieňať v závislosti od účelu správy.

4. Automatizujte pracovné postupy, kde je to možné

Akonáhle je zavedená základná štruktúra, automatizácia pomáha udržiavať všetko v pohybe bez neustáleho riadenia.

Tu môžete:

• Nastavte inteligentné spúšťače: Potrebujete pripomienku 90 dní pred termínmi obnovenia? Chcete správu o súlade každý prvý pondelok? Potrebujete poznať stav zmluvy naprieč dokumentmi? Nechajte svoj systém automatizácie zmlúv zvládnuť tieto výzvy.
• Automatizujte pravidelné kadencie reportingu: Či už ide o týždenné aktualizácie stavu alebo štvrťročné súhrny, naplánujte ich. Automatizácia nielen šetrí čas, ale tiež znižuje riziko zmeškania správ.

Ak je to použiteľné a bezpečné pre vaše dáta, môžete tiež použiť AI na automatizáciu niektorých častí procesu reportingu (viac o tom neskôr).

5. Vytvorte nápomocný cyklus spätnej väzby

Aj ten najlepšie navrhnutý proces potrebuje časom doladiť. To, čo fungovalo dobre tento štvrťrok, môže potrebovať úpravu v nasledujúcom štvrťroku.

Ak chcete optimalizovať svoje správy, uistite sa, že si nájdete čas na preskúmanie samotného procesu reportingu (ako bola správa vytvorená a doručená).

Bola jasná? Bola oneskorená? Chýbalo niečo?

Rýchly prieskum alebo neformálny rozhovor môže odhaliť cenné poznatky pre zlepšenie.

Ale nepreháňajte to. Prílišné zameranie sa na zlepšovanie procesu môže byť tiež prehnané. Pokúste sa zbierať spätnú väzbu k reportingu maximálne raz za štvrťrok.

Aké nástroje podporujú efektívny reporting?

Spomenuli sme Autenti pre podpisovanie a archiváciu podpísaných zmlúv, aby ste ich ľahko našli (všetko s oficiálnou pečiatkou, čo uľahčuje potvrdenie ich platnosti).

Ale čo nástroje, ktoré uľahčujú samotný proces reportingu?

Na výber je ich veľa.

Od moderných CLM nástrojov a platforiem Softvéru na správu zmlúv, ktoré pomáhajú s palubnými doskami v reálnom čase, až po integrácie s BI nástrojmi pre pokročilé a vrstvené vizualizácie.

Ale to, čo nás všetkých naozaj zaujíma, je: môže tu pomôcť AI?

Používanie AI pre reporting zmlúv (inteligentný spôsob)

Stručne povedané: AI môže byť tichým, spoľahlivým asistentom, ktorý ušetrí hodiny reportovania o zmluvách každý mesiac.

Napríklad, pohľad World Commerce and Contracting Association na používanie AI v správe zmlúv a ako to ovplyvňuje rolu manažéra zmlúv je:

„AI ovplyvní a rozšíri úlohu manažérov zmlúv a preorientuje manažérov zmlúv v rámci organizácií s podstatne pozitívnym dopadom.“

V tom istom obsahu WorldCC načrtáva päť scenárov pre používanie AI v zmluvách, od procesov riadených ľuďmi, kde AI len podporuje prijímanie informovaných obchodných rozhodnutí, až po plne automatizované pracovné postupy, kde AI spracováva vypracovanie, výber klauzúl a súlad pre zmluvy s nízkou zložitosťou.

Na začiatok je kľúčové nepreháňať to s inžinierstvom, ale zapojiť AI do malých, ale vysoko účinných bodov vo vašom procese reportingu, čo vám pomôže rýchlejšie dosiahnuť míľniky zmlúv.

Tu je niekoľko inteligentných spôsobov, ako používať AI v reportingu zmlúv:

• Automatické zhrnutie zmluvných podmienok: Namiesto manuálneho prezerania desiatok zmlúv na extrahovanie kľúčových klauzúl môžu modely AI rýchlo zhrnúť podmienky ukončenia, okná obnovenia alebo klauzuly o odškodnení pre zahrnutie do správ.
• Inteligentné označovanie a kategorizácia: AI môže pomôcť klasifikovať zmluvy podľa regiónu, úrovne rizika alebo obchodnej jednotky. To vytvára presnejšie a filtrovateľné palubné dosky.
• Dopytovanie v prirodzenom jazyku: Niektoré CLM platformy zavádzajú rozhrania v štýle chatu, kde sa používatelia môžu spýtať: „Koľko zmlúv vyprší tento štvrťrok?“ a dostanú okamžitú odpoveď. Je to ako poskytnúť prístup k reportingu netechnickým používateľom bez toho, aby ste ich školili o filtroch alebo vzorcoch.

Je však AI v tomto prípade bezpečnou možnosťou?

Je kľúčové povedať: akákoľvek AI, ktorú zavediete do svojho pracovného postupu reportingu, by mala byť používaná s prísnou kontrolou prístupu a správou údajov.

To znamená výber nástrojov, ktoré ponúkajú robustné šifrovanie, auditné záznamy a jasný súlad so štandardmi ochrany osobných údajov, ako sú GDPR alebo SOC 2. Ale hlavne, musia byť schválené vašimi internými bezpečnostnými manažérmi, tí vedia najlepšie.

Ak existuje akákoľvek neistota, dobrá prax od World Commerce and Contracting Association je definovať akékoľvek citlivé informácie ešte pred rozhodnutím o použití AI:

„Môže byť užitočné doplniť definíciu Dôverných informácií zoznamom príkladov, použitím frázy „vrátane, ale nielen, ...“ na poskytnutie širokých kategórií pravdepodobných informácií.“

Napokon, ako pristupovať k týmto zmenám?

Ak je po prečítaní celého tohto článku jediná vec, ktorá vám napadne: „Ach, ale nikto nebude chcieť zmeniť to, čo už máme. Vždy sme to robili takto.“, nie ste sami.

Reporting zmlúv (a zmena spôsobu, akým spracovávate tento proces, nielen stanovenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti na sledovanie) prichádza s vlastnými výzvami.

Napríklad odpor voči zmenám.

V organizáciách zameraných na procesy sa zmena môže zdať riskantná, často najmä pokiaľ ide o analytiku. Nikto nemá rád neustále zmeny v dátach.

Takže začnite v malom. Ukážte, ako rýchlejší reporting uvoľňuje čas venovaný procesom správy zmlúv, nie pridáva prácu. Keď získate lepšie poznatky, pochváľte sa nimi. Aby sa, dúfajme, inšpirovali a nadchli pre zmenu aj všetci ostatní.