Rokovanie o zmluve: tradičné, zdieľanie dokumentov a založené na elektronickom podpise

Rokovanie o zmluve je proces, pri ktorom dve alebo viac strán diskutujú, revidujú a dohodnú sa na podmienkach zmluvy pred jej podpísaním. Cieľom je vytvoriť právne záväznú dohodu, ktorá je spravodlivá, jasná a prospešná pre všetkých zúčastnených.

Ako každá časť správy zmlúv, aj rokovanie o zmluvách prináša svoje vlastné výzvy, výhody a spôsoby, ako organizovať a zlepšovať celý proces.

Počas rokovaní môže každá strana navrhnúť zmeny zmluvných podmienok, hlavne v súvislosti s:

• Cena a platba: koľko sa zaplatí, kedy a za akých podmienok?
• Rozsah práce: aké služby alebo produkty sa poskytujú?
• Časové rámce a termíny: kedy by mali byť úlohy dokončené, projekt dodaný alebo služba poskytnutá?
• Rozdelenie rizika: kto je zodpovedný, ak sa niečo pokazí?
• Ukončenie a obnovenie: za akých podmienok môže byť zmluva ukončená alebo predĺžená?

Ako rôzne riešenia pomáhajú rýchlejšie rokovať o zmluvách?

Nie je prekvapením, že rokovanie o zmluvách je jednou z dlhších častí celého procesu, najmä ak je predmetná dohoda obzvlášť dôležitá.

Časom sa však rokovania o zmluvách stávajú menej časovo náročnými.

Po prvé, vďaka novým pracovným postupom, ako je implementácia spolupráce naprieč organizáciami. Predtým bol priemerný čas rokovacieho cyklu pri zložitých projektoch 12-18 mesiacov. Teraz je 75 % týchto dohôd uzavretých za menej ako osem týždňov.

Po druhé, vďaka technológiám. Pomyslite na e-mailové schránky namiesto osobných stretnutí, elektronické podpisy namiesto tradičného podpisovania alebo riešenia na zdieľanie dokumentov.

Ktoré technologické riešenie je však najjednoduchšie na použitie, aby posunulo rokovanie o zmluvách na vyššiu úroveň a zároveň zostalo bezpečné pri práci s často citlivými informáciami?

To je to, čo odhalíme v tomto článku, kde porovnáme tri spôsoby rokovania o zmluvách: tradične, cez riešenia na zdieľanie dokumentov a e-mail, a pomocou nástrojov na elektronický podpis, ako je Autenti.

Ale najprv sa pozrime na kľúčové fázy rokovania o zmluve bez ohľadu na stratégiu, ktorú použijete na ich zdokonalenie.

Kľúčové fázy rokovania o zmluve: čo robiť a čo nerobiť

Príprava

Základom rokovania o zmluve, ešte pred začiatkom rokovaní, je vlastne príprava na rozhovory. Táto fáza zahŕňa výskum, stanovenie stratégie a zosúladenie interných zainteresovaných strán na spoločnom cieli a preferovanom výsledku.

Podľa článku Harvardskej právnickej školy o rokovaniach o dohodách môže mapovanie celého rokovacieho procesu pomôcť vyhnúť sa chybným predpokladom.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Identifikácia obchodných cieľov a priorít.
• Výskum potrieb, problémov a cieľov druhej strany pri rokovaní o zmluve.
• Porozumenie právnym požiadavkám a predpisom o dodržiavaní.
• Zhromažďovanie minulých zmlúv, šablón a odvetvových referenčných hodnôt.
• Stanovenie rokovacej stratégie vrátane záložných pozícií.

Prvotná ponuka

Po prípravách zvyčajne nasleduje návrh a zdieľanie prvej verzie zmluvy jednou stranou, čím sa vytvorí priestor pre samotné rokovanie.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Vypracovanie zmluvy, ktorá odráža kľúčové podmienky a očakávania.
• Zabezpečenie jasnosti v cenách, výstupoch, časových harmonogramoch a zodpovednostiach.
• Riešenie kľúčových právnych požiadaviek a požiadaviek na dodržiavanie predpisov vopred.
• Zdieľanie návrhu zmluvy s druhou stranou na prvotné preskúmanie.

Revízia a protinávrhy

Po predložení počiatočnej ponuky obe strany analyzujú zmluvu, navrhujú zmeny a predkladajú protinávrhy.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Každá strana pozorne preskúma podmienky z hľadiska rizík a príležitostí.
• Právnici, zainteresované strany alebo poradcovia poskytnú svoje pripomienky – myslite na vytvorenie poznámok v zmluve.
• Robia sa protinávrhy týkajúce sa cien, časových harmonogramov, ustanovení a záväzkov.
• Vyjednávači zabezpečujú, aby zmeny boli v súlade s obchodnými cieľmi.

Rokovanie

Ďalej prichádzame k samotnému rokovaniu, kde sa obe strany zapájajú do diskusií s cieľom vyriešiť rozdiely a dokončiť podmienky zmluvy.

Tu vyjednávači (ktorými môžu byť určení manažéri zmlúv alebo vedúci členovia rôznych tímov, napríklad predajcovia) sprostredkúvajú diskusie medzi stranami s cieľom dosiahnuť vzájomne výhodnú dohodu.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Aktívne počúvanie a diskusie na spresnenie zmluvných podmienok.
• Výmena kompromisov.
• Uprednostňujú sa stratégie rokovania o zmluve typu win-win na udržanie vzťahov.
• Do riešenia právnych komplikácií môžu byť zapojení právnici.

Dokončenie

Nakoniec, keď cieľ zmluvy a podmienky zmluvy prijali obe strany, vytvorí sa konečný návrh zmluvy.

Potom sa konečný návrh dôkladne preskúma pred tým, ako sa pristúpi k podpísaniu a realizácii podmienok dokumentu.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Konečné kontroly zabezpečujúce, že všetky dohodnuté zmeny sú zapracované.
• Obe strany potvrdzujú súlad v podmienkach, zodpovednostiach a očakávaniach.
• Zmluva je skontrolovaná na chyby, nezrovnalosti alebo chýbajúce ustanovenia.
• Od právnych tímov a rozhodovacích orgánov sa získa súhlas.

Podpisovanie

Všetko bolo teraz prediskutované, zmenené a dohodnuté konečné podmienky, čo znamená, že je čas zmluvu skutočne podpísať – čím sa stane právne záväznou.

Čo sa zvyčajne deje v tejto fáze?

• Získajú sa podpisy od všetkých oprávnených strán.
• Kópie sú distribuované a bezpečne uložené.
• Kľúčové zainteresované strany sú informované o svojich povinnostiach.
• Začína sa proces implementácie.

Tradičný proces rokovania o zmluve: prehľad krok za krokom

Pred digitálnymi riešeniami bolo rokovanie o zmluve pomalým procesom založeným na papieri, ktorý zahŕňal osobné stretnutia, telefonáty a výmenu fyzických dokumentov. Aj keď bolo účinné pre budovanie silných vzťahov, často viedlo k dlhým oneskoreniam a administratívnej záťaži – najmä pri medzinárodných obchodoch.

Krok 1 – príprava

Pred začiatkom rokovania musí každá strana jasne definovať svoje ciele, potreby a podmienky, pri ktorých odstúpi od dohody – ako sme už povedali pri prejdení kľúčových fáz rokovania o zmluve.

Čo môže byť jedinečné pre tradičné rokovania o zmluvách, bez použitia pokročilej technológie, je potreba:

• Zhromaždiť potrebné právne a finančné dokumenty (často z fyzického archívu).
• Preskúmať pozadie a záujmy druhej strany – z fyzických poznámok alebo stretnutí.
• V prípade potreby konzultovať s právnymi poradcami alebo špecialistami.

Krok 2 – prvotná ponuka

Pri príprave počiatočnej ponuky by pri tradičných rokovaniach musel jeden subjekt poslať návrh dokumentu buď:

• Doručením do rúk (bežné pre miestne obchody).
• Poštou (pre transakcie na dlhé vzdialenosti).
• Faxom (historicky používaným, ale dnes menej bežným).

Krok 3 – revízia a protinávrhy

Po prijatí návrhu dokumentu druhá strana:

• Vytlačí a fyzicky označí dokument pred jeho vrátením.
• Dôkladne skontroluje zmluvu na potenciálne problémy.
• Navrhuje revízie alebo alternatívne podmienky (s ručne písanými alebo strojom napísanými úpravami).
• Posiela revidovanú zmluvu späť kuriérom, faxom alebo poštou.

Toto doťahovanie môže trvať týždne alebo dokonca mesiace, v závislosti od zložitosti dokumentu.

Krok 4 – rokovanie

Po dokončení revízie počiatočnej ponuky je čas na samotné rokovania, ktoré by sa pri tradičných metódach konali tvárou v tvár.

Osobné stretnutia boli štandardným spôsobom, ako finalizovať podmienky, často zahŕňajúce:

• Diskusie v rokovacej miestnosti
• Viacero kôl ponúk a protiponúk
• Prítomnosť právnikov a poradcov na zabezpečenie právneho súladu

Ak nebolo možné dosiahnuť dohody na jednom stretnutí, strany by:

• Poslali ďalšie listy alebo poznámky sumarizujúce diskusie.
• Naplánovali dodatočné stretnutia alebo telefonáty.

Krok 5 – dokončenie

Keď je doťahovanie ukončené, stretnutia sa uskutočnili a obe strany súhlasia s tým, čo by konečná zmluva mala obsahovať, je čas:

• Navrhnúť a vytlačiť konečnú verziu zmluvy.
• Poslať dokument druhej strane na podpis alebo ho doručiť osobne (pokiaľ nebola konečná verzia dohodnutá na vyhradenom stretnutí, kde by obe strany mohli podpísať).
• Dôkladne skontrolovať dokument na prípadné chyby na poslednú chvíľu.
• Pripraviť ho na oficiálny podpis.

Krok 6 – podpisovanie

Strany podpisujú viacero kópií zmluvy jedným z dvoch spôsobov:

• Osobne: podpisy sú umiestnené na fyzickom dokumente, často za prítomnosti svedkov alebo notára.
• Poštou zasielané dokumenty: ak sú strany na rôznych miestach, podpísané kópie sa posielajú tam a späť na dokončenie.

Po podpísaní sa zmluva uloží do fyzických kartotečných skríň – čo môže vytvárať problémy s vyhľadávaním a dlhodobou správou.

Výzvy tradičného rokovania o zmluve

• Časovo náročné: papierové revízie a oneskorenia pri zasielaní poštou spomaľujú proces.
• Náchylné na chyby: viacero ručne písaných úprav môže viesť k zmätku.
• Nákladné: cestovné, tlač a kuriérske poplatky sa sčítavajú.
• Obmedzená dostupnosť: fyzické dokumenty je ťažšie sledovať a získavať.

Používa sa však ešte tradičné rokovanie o zmluve?

Zatiaľ čo moderné podniky prechádzajú na digitálne rokovanie o zmluvách a elektronické podpisy, tradičné metódy sa stále môžu používať v odvetviach alebo prípadoch s vysokými nárokmi, ktoré sú orientované na vzťahy, ako napríklad právne alebo vládne dohody, transakcie s nehnuteľnosťami alebo fúzie a akvizície.

Prechod na modernejšie riešenia je však úplne, ak nie viac bezpečný – dokonca aj v právne komplikovaných prípadoch.

Vezmime si ako príklad elektronické podpisy. Najjednoduchšia forma elektronického podpisu na vykonanie, Jednoduchý elektronický podpis (SES), sa môže v skutočnosti používať na podpisovanie 90 % obchodných dokumentov.

Proces online rokovania o zmluve: prehľad krok za krokom

S nárastom cloud-based spolupráce na dokumentoch sa tradičné rokovanie o zmluve veľmi vyvinulo. Nástroje ako Google Docs, Microsoft 365 a Dropbox robia proces rýchlejší, flexibilnejší a prístupný odkiaľkoľvek.

Krok 1 – príprava

Samozrejme, pred začiatkom rokovania by mala každá strana:

• Definovať svoje kľúčové ciele, podmienky a neprediskutovateľné body.
• Identifikovať, kto bude mať prístup na úpravu verzus komentovanie.
• Zabezpečiť, aby všetky strany boli oboznámené s používaným nástrojom na spoluprácu.

Krok 2 – počiatočný návrh a zdieľanie

Ďalej, jedna strana vytvorí prvý návrh zmluvy, buď priamo v nástroji založenom na cloude alebo vložením dokumentu tam na zdieľanie.

Potom zdieľajú odkaz na dokument s ostatnými stranami, poskytujúc vhodný prístup:

• Len na prezeranie (pre referenciu).
• Len na komentovanie (na navrhovanie zmien bez úprav).
• Prístup na úpravu (pre priame zmeny).

💡Používajte "režim navrhovania" na sledovanie úprav bez prepísania pôvodného dokumentu.

Krok 3 – revízia a protinávrhy

Namiesto posielania dokumentov tam a späť, teraz môžu strany rokovania o zmluve:

• Používať komentáre na kladenie otázok alebo navrhovanie úprav.
• Sledovať zmeny pomocou zabudovanej histórie verzií.
• Zvýrazniť kľúčové ustanovenia na diskusiu.
• Označiť konkrétne zainteresované strany pre rýchlejší vstup.

To umožňuje asynchrónnu spoluprácu (prezeranie v rôznych časoch) alebo živé rokovania (pripojenie sa k hovoru pri spoločnej úprave dokumentu).

Krok 4 – rokovanie a revízie

Strany pokračujú v diskusii o zmluvných podmienkach prostredníctvom:

• Komentárov a návrhov v dokumente.
• E-mailov alebo okamžitých správ pre rýchle objasnenia.
• Živých video stretnutí (Zoom, Google Meet, atď.) pre zložité diskusie.

Ak sú potrebné zásadné zmeny, vytvorí sa nová verzia návrhu, pričom originál sa zachová ako záloha.

Krok 5 – dokončenie

Po odsúhlasení všetkých revízií sa vypracuje konečná zmluva a potom:

• Kontroluje sa na konzistentnosť a chyby.
• Konvertuje sa do formátu PDF, aby sa zabránilo ďalším úpravám.
• Posiela sa na podpisy prostredníctvom e-mailu.

Krok 6 – podpisovanie a ukladanie

Pri použití len online nástrojov na zdieľanie dokumentov, ako je Google Docs, môže záverečná fáza – podpisovanie – prebiehať prostredníctvom:

• Posielania dokumentu poštou: tradičné podpisovanie.
• E-mailovej schránky: dokument sa vytlačí, podpíše a naskenuje späť.

Po podpísaní môže byť konečná zmluva uložená v cloudovom úložisku (Google Drive, OneDrive, Dropbox) pre jednoduchý prístup a vyhľadávanie.

Výzvy online vyjednávania o dokumentoch

• Príliš veľa rúk na úpravách: nekontrolovaný prístup môže viesť k zmätku.
• Bezpečnostné obavy: neoprávnení používatelia môžu získať prístup, ak nastavenia nie sú správne spravované.
• Oddelené podpisovanie: stále vyžaduje samostatné podpisovanie dokumentu.

Je zdieľanie dokumentov najlepšou metódou na rokovanie o zmluve?

Pre rýchle, spolupracujúce revízie zmlúv, áno – najmä ak máte málo času na nájdenie bezpečnejšej možnosti. Chýba jej však právne záväzná schopnosť podpisovania, takže väčšina spoločností ju kombinuje s platformami elektronického podpisu na dokončenie procesu.

Proces rokovania o zmluve s elektronickým podpisom: prehľad krok za krokom

Platformy elektronického podpisu, ako je Autenti, zrevolučnili vykonávanie zmlúv tým, že výrazne znížili množstvo papierovej práce a urýchlili proces podpisovania.

Pozrite sa na TZMO Group, ktorá je medzinárodným výrobcom a dodávateľom zdravotníckych, hygienických a kozmetických výrobkov – zamestnáva takmer 9 000 ľudí a pôsobí vo viac ako 56 spoločnostiach po celom svete.

Prešli z tradičných na elektronické podpisy a ušetrili 90 % času pri finalizácii zmlúv – z týždňov na hodiny. To je efektívne rokovanie o zmluve.

Krok 1 – príprava

Pred odoslaním zmluvy na elektronické podpísanie by obe strany mali:

• Definovať kľúčové podmienky, požiadavky a očakávania.
• Rozhodnúť, ktorú platformu elektronického podpisu použiť.
• Zabezpečiť, aby platforma spĺňala zákony o elektronickom podpise (napríklad eIDAS), ako aj prijať príslušné bezpečnostné opatrenia (napríklad dodržiavanie ISO).
• Určiť, kto potrebuje podpísať a v akom poradí.

💡Použite platformu elektronického podpisu so zabudovanou funkciou hromadného podpisovania, aby ste uľahčili podpisovanie konečných návrhov mnohých, najmä opakujúcich sa dokumentov.

Krok 2 – počiatočný návrh

Po prípravách sa vypracuje zmluva, čo môžete urobiť pomocou textového procesora alebo použiť softvér na správu zmlúv a potom nahrať do vybraného nástroja na elektronický podpis.

Niektoré nástroje robia tento proces mimoriadne plynulým, s:

• Vopred pripravenými šablónami zmlúv pre rýchlejšie vyjednávanie.
• Prispôsobiteľnými poliami (napr. riadky na podpis, polia pre dátum).
• Viacerými formátmi súborov (Word, PDF, atď.).

Krok 3 – revízia, vyjednávanie a protinávrhy

Na rozdiel od Google Docs sa nástroje elektronického podpisu viac zameriavajú na finalizáciu podmienok než na živú spoluprácu. Niektoré platformy, ako Autenti, však ponúkajú:

• Funkcie komentovania na navrhovanie zmien.
• Audítorské záznamy na sledovanie úprav dokumentov.
• Integrácie so softvérom na správu životného cyklu zmlúv (CLM) na sledovanie verzií.

Ak sú potrebné významné zmeny, zmluva môže byť upravená samostatne a potom znovu nahraná na elektronické podpísanie.

💡S Autenti môžete ľahko podpisovať už podpísané dokumenty. Vďaka tomu vždy pracujete s najaktuálnejšou verziou dokumentu. Všetko sa zrýchľuje, najmä ak zmluvu podpisuje viac ľudí – môžete ľahko poslať dokument ďalšej osobe a pritom presne viete, ktorá verzia je aktuálna. Každý podpis potom prichádza s presnými časovými pečiatkami a pečaťami, čo umožňuje aj bezpečnú kontrolu verzií.

Krok 4 – podpisovanie

Po finalizácii dokumentu sa posiela všetkým stranám na podpis prostredníctvom platformy elektronického podpisu.

• Každý príjemca dostane bezpečný odkaz na elektronické podpísanie.
• Podpisovatelia v prípade potreby overujú svoju identitu (prostredníctvom e-mailu, SMS overenia alebo viacfaktorovej autentifikácie).
• Podpisy sa aplikujú jedným kliknutím, často s použitím nakresleného, napísaného alebo nahraného podpisu.

💡Podpísanie dokumentu elektronickými podpismi nie je len jednoduché. Je to tiež mimoriadne bezpečné, často oveľa viac ako používanie tradičných mokrých podpisov. Ako je to možné? Elektronické podpisy používajú pokročilé metódy šifrovania, aby zostali nerozbitné a chránené pred manipuláciou.

Krok 5 – ukladanie a budúci prístup

Na rozdiel od papierových zmlúv sú elektronicky podpísané dokumenty uložené digitálne s:

• Automatickými zálohovaniami, aby sa zabránilo strate.
• Vyhľadávateľnými záznamami pre rýchle získanie.
• Audítorskými protokolmi na sledovanie, kto a kedy podpísal.

Výhody vyjednávania o zmluve s elektronickým podpisom

• Rýchlejší obrat: nie je potrebné tlačiť, skenovať alebo posielať dokumenty poštou, čo robí rokovanie o zmluve bleskovým.
• Právne záväzné: v súlade s hlavnými zákonmi o elektronickom podpise.
• Bezpečnejšie: šifrované, s časovými pečiatkami a odolné voči manipulácii pre mimoriadne bezpečné a v konečnom dôsledku úspešné rokovanie o zmluve.
• Nákladovo efektívne: šetrí peniaze na papier, tlač a poštovné.
• Vhodné pre prácu na diaľku: podpisujte odkiaľkoľvek, na akomkoľvek zariadení.

Je elektronický podpis najlepšou metódou na rokovanie o zmluve?

Pre podniky, ktoré potrebujú rýchlosť, bezpečnosť a právny súlad na rokovanie o zmluve, áno. Jedinou výzvou zostáva výber najlepšej platformy pre vaše potreby.

Vyskúšajte Autenti na bezplatnej 14-dňovej skúšobnej verzii pri vašom online rokovacom stole a uvidíte, ako dobre môže prebehnúť vaše ďalšie rokovanie o zmluve.