Niet pochýb o tom, že zmluvy zohrávajú v podnikaní kľúčovú úlohu. V skutočnosti je približne 70%-80% podnikov riadených zmluvami.
Keďže sa náš život točí okolo zmlúv a dokumentov, ktoré treba vytvárať, podpisovať a uchovávať - poďme sa porozprávať o bežných prekážkach, ktoré sa na tejto ceste vyskytujú.
Tu je 10 výziev v správe zmlúv spolu so štatistikami a možnými riešeniami na ich prekonanie.
1. Časovo náročné manuálne procesy
Bez pochýb zostávajú časovo náročné manuálne procesy jednou z najväčších výziev pre správnu správu zmlúv.
Pre lepšiu predstavu, spoločnostiam trvá v priemere 20 až 30 dní vytvorenie, vyjednávanie a finalizácia zmluvy, zatiaľ čo obnovenie zmluvy trvá v priemere 97 dní.
Niektoré kľúčové problémy zahŕňajú:
- Časovo náročné úlohy: od vypracovania po kontrolu a schvaľovanie zmlúv manuálne, čo všetko spomaľuje prevádzku.
- Zameranie sa na zmluvy s nízkou hodnotou bez automatizácie: bez automatizácie tímy trávia príliš veľa času rutinnými zmluvami namiesto dohôd s vysokým dopadom. 84% profesionálov v oblasti zmlúv je pod tlakom na zjednodušenie dohôd, čo naznačuje, že súčasné manuálne procesy nemajú štandardizáciu.
- Žiadna štandardizácia: hovoriac o tom, žiadna štandardizácia pre opakujúce sa úlohy, zmluvy a pracovné postupy vedie k zmätku, rizikám dodržiavania predpisov, ťažkostiam pri vyjednávaní a ešte väčšiemu plytvaniu časom.
💡 Riešenie
Existuje niekoľko možných riešení, ktoré by ste mohli implementovať na riešenie neefektívnych manuálnych procesov, ale dajú sa zredukovať na dve hlavné: automatizácia a štandardizácia.
Či sa rozhodnete implementovať systém pre riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) alebo softvér na správu zmlúv na automatizáciu tvorby zmlúv, schvaľovacích postupov a zadávania údajov, alebo investujete do softvéru na elektronický podpis, ktorý pomôže s hromadným podpisovaním, digitalizáciou procesov podpisovania - zautomatizujete určitú časť vašej práce.
Pokiaľ ide o štandardizáciu, môže byť úzko spojená s automatizáciou úloh a pracovných postupov.
Napríklad, ak sa rozhodnete implementovať softvér na elektronický podpis, ako je Autenti, nielenže zautomatizujete procesy podpisovania dokumentov, ale ich aj štandardizujete.
Pozrite sa, ako TZMO znížilo čas spracovania zmlúv až o 90%, pričom dokumenty podpisujú v priebehu 30 hodín alebo menej s Autenti.
2. Veľký počet dokumentov na podpis
Nie je tajomstvom, že organizácie sa zaoberajú množstvom zmlúv, čo robí podpisovanie a realizáciu náročnými.
Pokiaľ ide o podpisovanie veľkého množstva dokumentov, výzvy zahŕňajú:
- Oneskorenia pri realizácii zmlúv: manuálne spracovanie zmlúv pre veľký počet dodávateľov, klientov alebo zamestnancov môže spôsobiť oneskorenia, a tým aj stratu peňazí.
- Chyby pri hromadnom podpisovaní: pri podpisovaní množstva dokumentov tradičným spôsobom sa určite môže vlúdiť chyba alebo dve.
- Nedostatok škálovateľnosti: a napokon, priamo spojené s prvým bodom, ktorý sme uviedli o manuálnych procesoch - manuálne podpisovanie veľkého počtu dokumentov bez automatizácie taktiež pracuje proti škálovateľnosti.
💡 Riešenie
Najlepším riešením je tu použitie nástrojov elektronického podpisu, ako je Autenti, a automatizácia hromadného podpisovania zmlúv jednoduchým spôsobom.
Podpisovanie dokumentov jedným kliknutím verzus zanechávanie stoviek tradičných podpisov na papieri vytvára dostatočne jasný obraz.
3. Vyjednávania tam a späť
Vyjednávanie zmlúv je často zložité, s výzvami ako:
- Časovo náročné predávanie: viacnásobné revízie a schvaľovanie zainteresovanými stranami predlžujú proces.
- Nezhody ohľadom podmienok: právne tímy, nákup a dodávatelia majú často protichodné priority.
- Problémy s kontrolou verzií: bez centralizovanej správy dokumentov môžu tímy pracovať na zastaraných verziách zmlúv.
💡 Riešenie
Automatizácia procesov správy zmlúv môže urýchliť cykly vyjednávania na polovicu.
Prirodzeným riešením výzvy vyjednávaní sa zdá byť opäť automatizácia.
S automatizovanými pracovnými postupmi pre zmluvy zaistíte prácu so správnou kontrolou verzií a tým urýchlite vyjednávania.
Hovoriac o kontrole verzií - je dobré ju sledovať, najmä vo fáze vyjednávaní tam a späť.
Aby ste zabránili vytváraniu alternatívnych verzií a chaosu, môžete použiť platformu Autenti, ktorá vám umožňuje vždy pracovať s najnovšou verziou každého dokumentu a dáva vám plnú kontrolu nad tým, kto ho podpísal a kedy.
Po podpise dokumentu je automaticky doručený ďalšiemu príjemcovi, ak ho pridáte.
4. Externé spolupráce
Správa zmlúv interne je výzvou sama o sebe.
Správa zmlúv zahŕňajúcich externé strany (dodávateľov, klientov, partnerov) je úplne iná vec, spojená s:
- Nedostatkom viditeľnosti: organizácie môžu mať obmedzený prehľad o externých pracovných postupoch so zmluvami, a preto majú problémy s viditeľnosťou.
- Bezpečnostnými rizikami: zdieľanie zmlúv prostredníctvom e-mailu alebo nezabezpečených platforiem vystavuje citlivé údaje riziku.
- Pomalými časmi odozvy: externí zainteresovaní môžu oddialiť realizáciu zmluvy.
💡 Riešenie
Implementácia softvéru na elektronický podpis priamo pomáha pri riešení spolupráce s externými partnermi a správy zmlúv. Od nahrávania a zdieľania dokumentov až po overenie identity, podpisovanie a uchovávanie.
Prezrite si skutočný príklad spoločnosti Medicover, ktorá sa spoliehala na tradičné, papierové metódy pre podpisovanie dohôd, osobné stretnutia a fyzické doručovanie dokumentov.
Spoločnosť sa rozhodla implementovať Autenti a prejsť na elektronické podpisovanie dokumentov z tradičných papierových metód.
Kľúčové body, ktoré urobili rozhodnutie pre Autenti prirodzeným, boli:
- Šifrovanie dokumentov,
- Rýchle podpisovanie zmlúv,
- Jedno centralizované miesto pre archivované dokumenty,
- Jednoduché sledovanie stavu podpisov.
S touto zmenou Medicover znížil čas na podpisovanie zmlúv z dvoch týždňov na jeden deň, pričom teraz podpisuje takmer všetky svoje predajné dokumenty elektronicky.
Ale čo je najdôležitejšie, sú to aj ich externí partneri - v tomto prípade zákazníci - ktorí zmenu najviac oceňujú, keďže sú privítaní efektívnym procesom implementácie zmlúv.
5. Nedostatok zodpovednosti a slabá spolupráca medzi oddeleniami
Vráťme sa k interným výzvam.
Keď sa o zmluvy starajú viaceré oddelenia, možné bolesti hlavy môžu pochádzať z:
- Žiadnej jasnej zodpovednosti: neistota o tom, kto je zodpovedný za dodržiavanie zmlúv, ich obnovu alebo monitorovanie výkonu spôsobuje chaos, časové problémy, oneskorenia a ďalšie zbytočné ťažkosti.
- Izolovaných tímov: právne, nákupné, finančné a predajné tímy často pracujú izolovane, čo vedie k nedorozumeniam.
💡 Riešenie
Možným riešením tejto konkrétnej výzvy správy zmlúv je prideliť vlastníkov pre každú oblasť, stanoviť jasné a štandardizované pracovné postupy a používať dobrú platformu na spoluprácu tímov, aby ste sa uistili, že všetci sú na rovnakej stránke s každým vytvoreným a podpísaným dokumentom.
6. Náklady a možné pokuty
V posledných niekoľkých rokoch sa priemerné náklady na zmluvu s nízkym rizikom od tvorby po podpis zvýšili o 38%.
Ale náklady na správu zmlúv nespočívajú len vo vytváraní a podpisovaní dokumentov. Akýkoľvek podnik, ktorý má aspoň tisíc zamestnancov,
míňa okolo 2,5-3,5 milióna dolárov na vyhľadávanie alebo opätovné vytváranie stratených dokumentov.
A náklady tam nekončia.
Právne náklady a pokuty môžu byť tiež v miliónoch. Ako napríklad pre Google, keď spoločnosť dostala pokutu 50 miliónov EUR v roku 2019 v súlade s Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), za nedostatok transparentnosti, neadekvátne informácie a nedostatok platného súhlasu týkajúceho sa personalizácie reklám.
💡 Riešenie
Automatizujte sledovanie termínov a kontroly dodržiavania predpisov pomocou nástrojov na riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) a dobrého právneho tímu po vašom boku.
7. Úložisko, stratené dokumenty a problémy s ich nájdením
Až 71% spoločností nedokáže nájsť 10% alebo viac svojich zmlúv, čo prirodzene vedie k ešte väčším problémom.
Bez centralizovaného úložiska zmlúv organizácie bojujú so zmeškanými termínmi, problémami s dodržiavaním predpisov a finančnými rizikami, okrem množstva premrhaného času hľadaním v archívoch.
💡 Riešenie
Používajte cloudové úložisko zmlúv s vyhľadateľnými metadátami a kontrolami prístupu pre lepšiu bezpečnosť a vyhľadávanie.
Ak sa rozhodnete prejsť na digitálne podpisovanie zmlúv s Autenti, každý podpísaný dokument bude bezpečne uložený na vašom účte a ľahko vyhľadateľný v budúcnosti.
Navyše budete mať príležitosť konečne sa zbaviť tých fyzických súborov.
8. Dodržiavanie zmlúv
Po podpise zmluvy majú spoločnosti často problém zabezpečiť plnenie záväzkov. Dodávatelia alebo partneri nemusia dodržiavať zmluvné podmienky a je určite výzvou to vynútiť.
V skutočnosti sa až 70% zmlúv nedodržiava v obchodných jednotkách.
💡 Riešenie
Pri tejto konkrétnej výzve existuje opäť niekoľko riešení, ktoré by ste mohli vyskúšať.
Po prvé, môžete implementovať softvér na sledovanie zmlúv s automatizovanými upozorneniami a reportovacími nástrojmi.
Po druhé, môžete monitorovať úspešnosť zmlúv pomocou kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI).
A nakoniec, môžete sa pokúsiť vynútiť si pokuty za nedodržiavanie zmluvných podmienok.
9. Sledovanie a škálovanie
Čo môže byť prekvapením alebo nie, len 22% podnikov má dôveru v sledovanie a správu svojich zmlúv, čo je bežnou výzvou v správe zmlúv.
Spoločnosti nedokážu sledovať:
- Kľúčové dátumy (obnovenia, vypršania, míľniky), čo vedie k neúmyselným automatickým obnoveniam alebo strateným obchodným príležitostiam.
- Povinnosti a SLA (dohody o úrovni služieb), čo spôsobuje riziká dodržiavania predpisov.
- Dodatky a zmeny bez riadnej dokumentácie.
💡 Riešenie
Najlepším riešením pre výzvy so sledovaním je začať od základov a najprv stanoviť správne KPI.
Potom, pomocou softvéru alebo manuálne, sledujte KPI a merajte, čo funguje, čo nefunguje a kde vidíte príležitosť na škálovanie.
10. Pochopenie klauzúl
Poslednou výzvou, ktorú chceme pokryť, je výzva, ktorá sa môže zdať trochu viac vznešená, ale zostáva veľkým problémom v správe zmlúv - pochopenie zmlúv.
Právny jazyk môže byť zložitý, čo vedie k:
- Nesprávnemu výkladu povinností: zamestnanci alebo zainteresované strany môžu nesprávne chápať kľúčové podmienky.
- Vystaveniu riziku: nejasné alebo nepriaznivé klauzuly môžu vytvárať finančné alebo právne záväzky.
- Nekonzistentnostiam v zmluvách: nedostatok štandardizovaných klauzúl zvyšuje riziko.
V skutočnosti až 90% profesionálov priznáva, že obchodné zmluvy sú pre nich ťažko pochopiteľné alebo ich vôbec nechápu.
💡 Riešenie
Aby ste sa uistili, že každý v tíme zostáva na rovnakej stránke a rozumie zmluvám, ktoré používate, môžete:
- Použiť analytické nástroje pre zmluvy s podporou umelej inteligencie na identifikáciu rizík a navrhovanie štandardizovaných klauzúl - pokiaľ ste si istí, že nástroje sú bezpečné na použitie a nekŕmite ich žiadnymi citlivými údajmi.
- Vytvoriť glosár s pomocou právneho tímu na vysvetlenie často sa vyskytujúcich podmienok a ustanovení.
- Vzdelávať tím o najčastejších prípadoch.
Ušetrite si bolesti hlavy pri podpisovaní, zdieľaní a ukladaní zmlúv. Vyskúšajte Autenti zadarmo.
