mężczyzna rysuje proces

4 funkcjonalności Autenti, które najczęściej testują nasi klienci

Autenti nie oferuje zwykłego podpisu elektronicznego. Nasza platforma daje możliwości znacznie wykraczające poza proste złożenie e-podpisu. Dlatego zachęcamy naszych klientów do testowania różnych scenariuszy związanych z podpisywaniem i obiegiem dokumentów. Aby ułatwić Ci testowanie Autenti, poniżej przedstawiamy 4 scenariusze i funkcjonalności, które najczęściej testują nasi klienci. Wszystkie funkcjonalności są dostępne w testowym koncie dla firm (załóż testowe konto dla firm). Przypomnijmy pytania, które zadają nasi użytkownicy, zanim zdecydują się na wybór oferowanego przez nas rozwiązania.

Czy Autenti będzie dla mnie właściwą platformą, jeśli:

  1. w mojej firmie jest wiele osób, które upoważnione są do składania podpisów na dokumentach w wielu różnych procesach biznesowych?

  2. umowy, aby były ważne muszą być podpisane w tym samym czasie przez co najmniej dwie osoby – np. dwóch członków zarządu?

  3. w naszej firmie, zanim dokument podpisze osoba zgodna z reprezentacją spółki, musi on zostać zaakceptowany przez inne działy?

  4. wszystkie podpisane umowy, muszą zostać zarchiwizowane?

Dodawanie wielu użytkowników w ramach jednego konta firmowego

 

Do wysyłania i podpisywania dokumentów w imieniu firmy może być upoważnionych wiele osób, często przedstawicieli różnych działów lub departamentów. Dla przykładu:

  • szef/szefowa działu HR jest upoważniona do podpisywania umów cywilno-prawnych z pracownikami,
  • przedstawiciele handlowi są upoważnieni do składania ofert i podpisywania zamówień z klientami,
  • przełożony akceptuje wniosek urlopowy członka swojego zespołu,
  • radca prawny akceptuje treść dokumentu, zanim trafi on do zarządu.

Przypadków użycia jest bardzo wiele. Ważne jest to, że w Autenti każda z osób pracujących w tej samej organizacji może wysyłać i podpisywać dokumenty w ramach jednego konta firmowego. Aby dodać wielu użytkowników do konta wystarczy:

  1. zalogować się na konto firmowe
  2. wejść w: Ustawienia konta > Użytkownicy > Zaproś użytkownika,
  3. dodać adres e-mail i stanowisko dodawanej osoby, numer telefonu (opcjonalnie) oraz wybrać rolę użytkownika na koncie firmowym.

Zapraszana osoba otrzyma e-mail, który ją skieruje ją do formularza rejestracyjnego. Po potwierdzeniu zaproszenia, osoba zostanie przypisana do konta firmowego.

Na filmie pokazujemy, w jaki sposób przypisać do konta przykładowego użytkownika. Po zaproszeniu i rejestracji status tych osób zmienia się na “Aktywny”.

 


Podpisywanie tego samego dokumentu przez wiele osób z jednej firmy

W przypadku wielu spółek skuteczne podpisanie dokumentu oznacza konieczność złożenia kilku podpisów osób do tego upoważnionych. Dokumenty nadawane do podpisu przez Autenti mogą być podpisane przez wiele osób, również w ramach jednej organizacji. W dodatku w tym samym czasie. Aby to zrobić wystarczy:

  1. stworzyć dokument do podpisu,
  2. przy nadawaniu dokumentu jako odbiorców dodać wszystkie osoby, które mają podpisać dokument (nawet kilka z tej samej organizacji),
  3. wysłać dokument do podpisu.

Tak nadany dokument będzie opatrzony Certyfikatem Autenti dopiero po podpisaniu umowy przez wszystkich wskazanych odbiorców.

Na filmie pokazujemy przykładową sytuację, gdzie na zamówieniu oprócz podpisu klienta, podpisy muszą złożyć Kierownik ds. sprzedaży oraz Prezes Firmy Testowej. Nadawcą dokumentu jest Handlowiec, który nie jest upoważniony do podpisywania dokumentów w imieniu firmy, może natomiast nadawać dokumenty do podpisu.


Tworzenie obiegu dokumentów

W wielu firmach dokumenty zanim zostaną podpisane przez upoważnioną do tego osobę muszą być wcześniej zaakceptowane przez innych pracowników, np. reprezentantów działu finansowego, HR, prawnego lub zakupów. Autenti umożliwia tworzenie obiegów dokumentów. Pozwalają one określić m.in. sposób akceptacji dokumentów (parafka lub podpis) i kolejność ich uzyskania. Aby stworzyć obieg dokumentów:

  1. zaloguj się na firmowe konto Autenti,
  2. nadaj nowy dokument
  3. dodaj odbiorców dokumentu
  4. wybierz czy mają otrzymać dokument do wglądu, czy złożyć podpis
  5. w polu Kolejność podpisywania dokumentu wybierz Ustalona przez ciebie
  6. ułóż dodanych odbiorców w wybranej kolejności
  7. nadaj dokument

Film poniżej pokazuje sposób nadania dokumentu wraz z określoną kolejnością podpisywania. Przykład dotyczy stworzenia obiegu dokumentów związanego z podpisaniem zakupu sprzętu IT. Prezes Firmy Testowej może podpisać umowę dopiero wtedy, kiedy Manager ds. sprzedaży parafuje podpisywany dokument. Dokument zostaje nadany przez użytkownika uprawnionego tylko do nadania dokumentu i nie podpisującego się. Parafka jest formą wewnętrznej akceptacji. Jest często stosowana w działach prawnych, zanim trafi do podpisu osoby upoważnionej.


Archiwizacja podpisanych dokumentów

W papierowym archiwum może panować bałagan. W Autenti nie. Każdy użytkownik w ramach swojego konta może przechowywać tysiące dokumentów i ma do nich stały dostęp. Podpisane dokumenty możesz też wysłać pod dedykowany adres e-mail. Nieważne w ilu miejscach będziesz przechowywać podpisany dokument, każdy z nich jest oryginalny i ważny, jeśli został podpisany i towarzyszy mu Certyfikat Autenti. Aby zarchwizować podpisane dokumenty:

  1. zaloguj się na swoje konto firmowe,
  2. wejdź w zakładkę Odebrane
  3. wciśnij ikonkę kosza aby przenieść dokument do archiwum

Poniższy film pokazuje, jak w przenieść podpisany dokument do archiwum, a także jak przenieść dokument z archiwum z powrotem do listy odebranych dokumentów.

Mamy nadzieję, że powyższa lista pozwoli Ci dokładniej przetestować Autenti i zainspiruje do depapieryzacji procesów związanych z podpisywaniem dokumentów. Jeśli masz dodatkowe pytania, lub coś nie jest do końca jasne – daj nam znać tutaj.

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Trwa BLACK WEEK w Autenti

W Autenti przygotowaliśmy dla Was wyjątkową promocję na BLACK WEEK. Chcemy, żeby dzięki nam podpisywanie Twoich dokumentów odbywało się szybko, Czytaj więcej...

PayTel działa z Autenti!

Wiodąca na polskim rynku firma specjalizująca się w usługach dodanych stawia na podpis elektroniczny Autenti.   PayTel SA jest Krajową Czytaj więcej...