mężczyzna rysuje proces

4 funkcjonalności Autenti, które najczęściej testują nasi klienci

Autenti nie oferuje zwykłego podpisu elektronicznego. Nasza platforma daje możliwości znacznie wykraczające poza proste złożenie e-podpisu. Dlatego zachęcamy naszych klientów do testowania różnych scenariuszy związanych z podpisywaniem i obiegiem dokumentów. Aby ułatwić Ci testowanie Autenti, poniżej przedstawiamy 4 scenariusze i funkcjonalności, które najczęściej testują nasi klienci. Wszystkie funkcjonalności są dostępne w testowym koncie dla firm (załóż testowe konto dla firm). Przypomnijmy pytania, które zadają nasi użytkownicy, zanim zdecydują się na wybór oferowanego przez nas rozwiązania.

Czy Autenti będzie dla mnie właściwą platformą, jeśli:

  1. w mojej firmie jest wiele osób, które upoważnione są do składania podpisów na dokumentach w wielu różnych procesach biznesowych?

  2. umowy, aby były ważne muszą być podpisane w tym samym czasie przez co najmniej dwie osoby – np. dwóch członków zarządu?

  3. w naszej firmie, zanim dokument podpisze osoba zgodna z reprezentacją spółki, musi on zostać zaakceptowany przez inne działy?

  4. wszystkie podpisane umowy, muszą zostać zarchiwizowane?

Dodawanie wielu użytkowników w ramach jednego konta firmowego

 

Do wysyłania i podpisywania dokumentów w imieniu firmy może być upoważnionych wiele osób, często przedstawicieli różnych działów lub departamentów. Dla przykładu:

  • szef/szefowa działu HR jest upoważniona do podpisywania umów cywilno-prawnych z pracownikami,
  • przedstawiciele handlowi są upoważnieni do składania ofert i podpisywania zamówień z klientami,
  • przełożony akceptuje wniosek urlopowy członka swojego zespołu,
  • radca prawny akceptuje treść dokumentu, zanim trafi on do zarządu.

Przypadków użycia jest bardzo wiele. Ważne jest to, że w Autenti każda z osób pracujących w tej samej organizacji może wysyłać i podpisywać dokumenty w ramach jednego konta firmowego. Aby dodać wielu użytkowników do konta wystarczy:

  1. zalogować się na konto firmowe
  2. wejść w: Ustawienia konta > Użytkownicy > Zaproś użytkownika,
  3. dodać adres e-mail i stanowisko dodawanej osoby,

Zapraszana osoba otrzyma e-mail, który ją skieruje ją do formularza rejestracyjnego. Po potwierdzeniu zaproszenia, osoba zostanie przypisana do konta firmowego.

Standardowe konta Autenti pozwalają na dodanie do 15 użytkowników. Jeśli w Twojej firmie będzie więcej niż 15 osób wysyłających dokumenty do podpisu, skontaktuj się z naszym działem sprzedaży, celem przygotowania indywidualnej oferty.

Na filmie pokazujemy, w jaki sposób przypisać do konta kilka osób, które pełnią różne funkcje zarówno w działach HR, sprzedaży, czy departamencie prawnym. Po zaproszeniu i rejestracji status tych osób zmienia się na “Aktywny”.

 


Podpisywanie tego samego dokumentu przez wiele osób z jednej firmy

W przypadku wielu spółek skuteczne podpisanie dokumentu oznacza konieczność złożenia kilku podpisów osób do tego upoważnionych. Dokumenty nadawane do podpisu przez Autenti mogą być podpisane przez wiele osób, również w ramach jednej organizacji. W dodatku w tym samym czasie. Aby to zrobić wystarczy:

  1. stworzyć dokument do podpisu,
  2. przy nadawaniu dokumentu jako odbiorców dodać wszystkie osoby, które mają podpisać dokument (nawet kilka z tej samej organizacji),
  3. wysłać dokument do podpisu.

Tak nadany dokument będzie opatrzony Certyfikatem Autenti dopiero po podpisaniu umowy przez wszystkich wskazanych odbiorców.

Na filmie pokazujemy przykładową sytuację, gdzie na zamówieniu oprócz podpisu klienta, podpisy muszą złożyć Kierownik ds. sprzedaży oraz Prezes Firmy Testowej. Nadawcą dokumentu jest Handlowiec, który nie jest upoważniony do podpisywania dokumentów w imieniu firmy, może natomiast nadawać dokumenty do podpisu.


Tworzenie obiegu dokumentów

W wielu firmach dokumenty zanim zostaną podpisane przez upoważnioną do tego osobę muszą być wcześniej zaakceptowane przez innych pracowników, np. reprezentantów działu finansowego, HR, prawnego lub zakupów. Autenti umożliwia tworzenie obiegów dokumentów. Pozwalają one określić m.in. sposób akceptacji dokumentów (parafka lub podpis) i kolejność ich uzyskania. Aby stworzyć obieg dokumentów:

  1. zaloguj się na firmowe konto Autenti,
  2. wejdź w Ustawienia konta > Obiegi dokumentów,
  3. stwórz obieg korzystając z jednej z opcji “Dodaj używając kreatora” lub “Dodaj używając schematu blokowego”,
  4. po nazwaniu obiegu dokumentów, określ jakiego rodzaju dokumentów będzie się on dotyczył,
  5. dodaj wszystkie kroki w procesie i określ, kto ma parafować dokument, a kto go podpisać,
  6. przy nadawaniu nowego dokumentu, zamiast wpisywać ręcznie odbiorców, wybierz obieg według którego ma być przeprocesowany dokument.

Film poniżej pokazuje sposób tworzenia obiegu z wykorzystaniem schematu blokowego (jest on również efektem dodania obiegu z użyciem Kreatora) oraz proces podpisania takiego dokumentu. Przykład dotyczy stworzenia obiegu dokumentów związanego z podpisaniem Umowy o dzieło. Prezes Firmy Testowej może podpisać umowę dopiero wtedy, kiedy Kierownik ds. HR parafuje podpisywany dokument. Parafka jest formą wewnętrznej akceptacji. Jest często stosowana w działach prawnych, zanim trafi do podpisu osoby upoważnionej.


Archiwizacja podpisanych dokumentów

W papierowym archiwum może panować bałagan. W Autenti nie. Każdy użytkownik w ramach swojego konta może przechowywać tysiące dokumentów i ma do nich stały dostęp. Podpisane dokumenty możesz też pobrać na inny dysk w chmurze (np. Google Drive lub OneDrive) lub wysłać pod dedykowany adres e-mail. Nieważne w ilu miejscach będziesz przechowywać podpisany dokument, każdy z nich jest oryginalny i ważny, jeśli został podpisany i towarzyszy mu Certyfikat Autenti. Aby pobrać podpisane dokumenty:

  1. zaloguj się na swoje konto firmowe,
  2. wejdź w zakładkę zakończone,
  3. z listy dokumentów wybierz ten, który chcesz pobrać,
  4. kliknij “Pobierz wszystko”.

Wybrane dokumenty zostaną pobrane w formacie zip. Możesz również określić adres e-mail, na który będą trafiały wszystkie podpisane dokumenty w ramach konta firmowego. Aby to zrobić:

  1. zaloguj się na konto firmowe,
  2. wejdź w Ustawienia > Informacje o firmie i kliknij “Edytuj dane firmy”,
  3. podaj adres e-mail pod którym mają być archiwizowane podpisane dokumenty lub
  4. podaj adres e-mail Użytkownika który ma otrzymywać podpisane w ramach konta firmowego dokumenty.

Poniższy film pokazuje, jak w ustawieniach konta firmowego można dodać adres e-mail archiwum, pod które trafiają wszystkie podpisane elektronicznie dokumenty. Prezentuje również dodawanie użytkownika konta firmowego, do którego trafiają wszystkie podpisywane w ramach firmy dokumenty (nawet te, które nie wymagają podpisu tej osoby).

Mamy nadzieję, że powyższa lista pozwoli Ci dokładniej przetestować Autenti i zainspiruje do depapieryzacji procesów związanych z podpisywaniem dokumentów. Jeśli masz dodatkowe pytania, lub coś nie jest do końca jasne – daj nam znać tutaj.