-
.png)
Ciągłość działania w KSeF
-
.png)
Automatyzacja wysyłki faktur i dokumentów
-
.png)
Jedna pieczęć zamiast kilkunastu podpisów
-
.png)
Bezpieczeństwo dokumentów
-
.png)
Multizadaniowość: HR, B2B, B2C, Public
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Zastąp kilka podpisów kwalifikowanych jedną pieczęcią. Gdy ktoś zachoruje albo odejdzie z firmy, nie musisz martwić się o kolejne zgłoszenia ZAW-FA pod KSeF.
.png)
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektronicznia technicznie działa podobnie do podpisu kwalifikowanego, ale zamiast osoby identyfikuje organizację (NIP, nie PESEL), co umożliwia potwierdzenie:
- kto wystawił dany dokument (Twoja firma poprzez numer NIP),
- kiedy został wystawiony (znacznik czasu),
- czy dokument nie został zmodyfikowany (integralność).
Czy Twoja firma potrzebuje pieczęci kwalifikowanej?
Tak, jeśli korzystasz lub będziesz korzystał z KSeF
Nadanie uprawnień administracyjnych (ZAW-FA) konkretnej osobie wystarczy, by firma była "gotowa na KSeF"? Niekoniecznie.
Pieczęć jest potrzebna, żeby:
- wprowadzać dokumenty do KSeF bez udziału konkretnych pracowników,
- wysyłać dokumenty przez API i integrować je z programami klasy ERP (takie jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Comarch ERP),
- zapewnić ciągłość działania mimo rotacji, L4, pracowników z zagranicy czy urlopów,
- uniknąć dodatkowych formalności w Urzędzie Skarbowym (ZAW-FA dla każdej osoby).
.png)
Tak, jeśli chcesz zautomatyzować procesy w organizacji
Pieczęć działa tam, gdzie podpisy indywidualne blokują lub opóźniają procesy:
- masowa wysyłka dokumentów,
- generowanie potwierdzeń sald,
- paski płacowe i dokumenty kadrowe,
- regulaminy i komunikaty B2C,
- dokumenty wysyłane przez systemy (ERP, CRM, FK).
.png)
Tak, jeśli chcesz ograniczyć koszty podpisów
Jedna pieczęć (około 1000–2000 zł) zastępuje nawet kilkanaście podpisów kwalifikowanych (200–300 zł każdy + koszty weryfikacji).
.png)
Tak, jeśli pracujesz na PDF-ach i zależy Ci na bezpieczeństwie
Pieczęć jest cyfrową plombą, uniemożliwia edycję dokumentu i gwarantuje jego autentyczność.
To konieczność w firmach wystawiających: oferty, faktury, regulaminy, dokumenty HR, decyzje administracyjne.
.png)
Tak, jeśli przechodzisz na e-archiwa lub digitalizujesz procesy HR
Chcesz stworzyć e-teczki dla wszystkich pracowników, starych i nowych? W przypadku obecnych pracowników, pieczęć nadaje skanom datę pewną i integralność.
Chcesz przyspieszyć proces podpisywania setek pasków płacowych, dokumentów PIT-11, skierowań na badania? Korzystając z pieczęci kwalifikowanej opieczętujesz setki dokumentów jednocześnie, nawet jeśli szefowa działu kadr zachorowała.
.png)
Pieczęć, a podpis elektroniczny: czym się różnią?
QES
Podpis elektroniczny
-
Przypisany do osoby (PESEL)
-
Wymaga udziału konkretnego pracownika
-
Idealna do umów i dokumentów dwustronnych
-
Ograniczona automatyzacja
-
Koszt 200–300 zł + weryfikacja (około 150zł netto)
eSeal
Pieczęć kwalifikowana
-
Przypisana do firmy/spółki (NIP)
-
Może być używana przez dział/system
-
Idealna do dokumentów jednostronnych, seryjnych
-
Pełna automatyzacja (API, KSeF, masowe wysyłki)
-
Koszt 1000–2000 zł (1 szt. zastępuje wiele podpisów)
Krajowy System e-Faktur, a pieczęć elektroniczna
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Celem KSeF jest cyfryzacja procesów fakturowania i księgowania, a także ograniczenie błędów przy wystawianiu faktur.
Nowy obowiązek od 2026 r.
Od nowego roku wszystkie faktury w Polsce będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej i rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Co oznacza koniec papierowych faktur i tradycyjnego PDF-a wysłanego mailem.
.png)
Etapy wdrożenia KSeF
Wdrożenie KSeF będzie odbywało się etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. zarejestrowały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
.png)
Zasady korzystania z KSeF
Aby korzystać z KSeF, Twoja firma musi posiadać profil zaufany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Brak pieczęci wymusza składanie odrębnego wniosku do Urzędu Skarbowego (ZAW-FA) dla każdego pracownika odpowiedzialnego za wysyłkę faktur.
.png)
Pełna automatyzacja
Oprócz mniejszej ilości papierologii, pieczęć elektroniczna KSeF to narzędzie umożliwiające pełną automatyzację. Dzięki niej:
- faktury mogą być wysyłane bezpośrednio z systemów ERP, CRM czy FK,
- procesy nie zależą od dostępności konkretnych pracowników,
- eliminowane są ręczne działania i możliwość pomyłek,
firma zachowuje ciągłość działania mimo rotacji kadr, urlopów czy L4.
.png)
Pieczęć kwalifikowana kluczem do KSeF
Dla dużych organizacji pieczęć kwalifikowana będzie decydującym elementem wdrożenia KSeF, ponieważ pozwala na integrację systemów, masowe wysyłki faktur i pełną zgodność z przepisami bez dodatkowych formalności, jednocześnie optymalizując koszty.
.png)
.png)
Kilkanaście podpisów kwalifikowanych
Jedna pieczęć
- Jedna pieczęć kwalifikowana wystarczy, żeby opieczętować dokumenty dla całego działu.
- Zamiast kupować podpis dla każdego pracownika (200–300 zł + ~150 zł weryfikacja), kupujesz jedną pieczęć (1000–2000 zł) i korzysta z niej dział lub system.
L4? Urlop? Pieczęć nie choruje ani nie rotuje
- Rotacja pracowników, chorobowe, urlopy macierzyńskie, zmiany w kadrach… wszystko to zatrzymuje procesy oparte na podpisie indywidualnym.
- Pieczęć przypisuje uprawnienia firmie (NIP). Nie trzeba każdorazowo składać wniosków o nowe uprawnienia w KSeF.
- A systemy? Działają dalej. Bez przestojów i bez niepotrzebnego angażowania Zarządu.
-2.png)
Jedna pieczęć, dziesiątki zastosowań
Ciągłość działania w KSeF
Automatyzacja wysyłki faktur i dokumentów
Jedna pieczęć zamiast kilkunastu podpisów
Bezpieczeństwo dokumentów
Multizadaniowość: HR, B2B, B2C, Public
"Nie pozwól, aby ktoś się pod Ciebie podszywał. Pieczęć zapewni, że każdy wiarygodnie rozpozna wszystkie wystawione przez Twoją firmę dokumenty."
Michał Tabor
Ekspert ds. Podpisów i Pieczęci Elektronicznych
Więcej niż płynne przejście na KSeF
Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej to o wiele więcej niż KSeF. To cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki nagłówkowej, ale z mocą prawną. Spójrz jak możesz ją wykorzystać.
HR (Kadry i Płace)
Chcesz w pełni cyfryzować akta osobowe?
Dokumenty zeskanowane z papieru mogą mieć moc prawną, jeśli zostaną opatrzone pieczęcią kwalifikowaną wraz ze znacznikiem czasu – nadaje to dokumentom datę pewną i chroni w razie kontroli lub sporu sądowego.
Przykłady zastosowań:
- Paski płacowe, PIT-y, skierowania
- Regulaminy pracy i procedury
- Nadawanie „daty pewnej” skanom i e-aktywom
Sprzedaż / B2B
Pieczęć umożliwia automatyczne podpisywanie seryjnych dokumentów w imieniu firmy.
Przykłady zastosowań:
- Cenniki i oferty
- Gwarancje produktowe
- Harmonogramy spłat (leasing)
- Referencje, potwierdzenia sald
- Noty odsetkowe
B2C (masowa komunikacja)
Czy Twój Prezes wciąż musi osobiście podpisywać setki powtarzalnych dokumentów? Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do osoby, a Pieczęć Kwalifikowana do firmy.
Przekaż pieczęć do działu administracji lub księgowości i pozwól im automatycznie autoryzować seryjne dokumenty w imieniu spółki. Bezpiecznie, legalnie i bez zawracania głowy Zarządowi.
- Zmiany regulaminów
- Tabele opłat i prowizji
- Decyzje ubezpieczeniowe
- Korespondencja jednostronna do klientów
Sektor publiczny
Pieczęć kwalifikowana usprawnia pracę urzędów i instytucji publicznych, nadając dokumentom moc prawną i „datę pewną”. Dzięki temu procesy są szybsze, bezpieczniejsze i mniej podatne na błędy.
Przykłady zastosowań:
- Wypisy i wyrysy, które można automatycznie opatrywać datą pewną i cyfrowym podpisem w imieniu urzędu (geodezja)
- Zawiadomienia jednostronne, postanowienia i decyzje wysyłane do obywateli lub firm (decyzje administracyjne)
Wypełnij formularz i uzyskaj wycenę e-pieczęci
Autenti Sp. z o.o. jest administratorem Twoich danych osobowych, które podałeś w formularzu i są one przetwarzane w celu realizacji Twojego wniosku i zgodnie z jego zakresem. Więcej informacji o zasadach przetwarzania znajdziesz w Polityka ochrony prywatności.
