Cyfrowa obsługa dokumentów kadrowych
Sfinalizuj wszystkie formalności z pracownikiem w 100% zdalnie.
Zatrudniaj, aneksuj, podpisuj elektronicznie każdy dokument w relacjach HR-owych
Zatrudnienie nowego pracownika? A może aneks do umowy? Od teraz to nic trudnego! W kilka sekund nadasz umowę do podpisu, a Twój pracownik lub współpracownik podpisze ją online, za pomocą jednego kliknięcia.
.png)
Umowę o pracę lub aneks dotyczący zmiany warunków zatrudnienia podpiszesz ze swoim pracownikiem lub współpracownikiem w 100% online, w pełni bezpiecznie i zgodnie z przepisami prawa.
.png?width=400&height=305&name=Group%20789%20(12).png)
Umowę sfinalizujesz w kilka sekund, składając wygodny podpis cyfrowy. Podobnie odbiorca dokumentu - może złożyć e-podpis, z dowolnego miejsca, wykorzystując do tego komputer lub telefon.
.png)
Dokumenty trafiają natychmiast do pracodawcy i klienta do podpisu jednym kliknięciem. Po zakończeniu procesu, wszystkie osoby biorące w nim udział, automatycznie otrzymają powiadomienie o podpisaniu dokumentu w wiadomości e-mail.
.png)
Dokumenty przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, bez możliwości ingerencji. Korzystamy z dodatkowych zabezpieczeń w postaci pojedynczego logowania SSO.
.png)
Korzystaj z cyfrowego archiwum dokumentów kadrowych. Przechowuj w nim wszystkie podpisane umowy i miej do nich dostęp w dowolnym momencie.
.png)
Jeżeli umowa z pracownikiem wymaga podpisu własnoręcznego - wydamy go w pełni zdalnie w ciągu kilku minut. Wykorzystamy do tego jedną z certyfikowanych metod identyfikacji tożsamości (metoda Video_ID, employer ID, weryfikacja tożsamości przez bankowość elektroniczną).
Jak to działa?
1. Nadanie dokumentu na platformie
Umowa zostaje nadana za pośrednictwem platformy Autenti.
2. Podpisanie dokumentu przez pracownika HR
Upoważniony do podpisywania dokumentów kadrowych pracownik działu HR składa podpis elektroniczny Autenti lub kwalifikowany podpis elektroniczny pod dokumentem.
3. Dostarczenie dokumentu do odbiorcy
Odbiorca umowy otrzymuje na swoją skrzynkę mailową informację o oczekującym dokumencie do podpisu.
4. Wydanie kwalifikowanego certyfikatu online
W przypadku gdy do podpisania umowy niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, odbiorca zostaje przekierowany do procesu wydawania jednorazowego lub krótkoterminowego certyfikatu.
5. Złożenie podpisu przez odbiorcę
Po zapoznaniu się z treścią dokumentu oraz wybraniu opcji podpisu dokumentu, użytkownik składa e-podpis.
6. Otrzymanie podpisanego dokumentu
Podpisany dokument trafia do odbiorcy w postaci zabezpieczonego linku do dokumentu na platformie Autenti oraz jako zahasłowany załącznik w wiadomości e-mail, a także podpisany dokument automatycznie zostaje przekazany również do nadawcy.
Obsługiwane dokumenty w ramach procesu
- umowa o pracę
- kontrakty B2B
- umowa zlecenie
- umowa o dzieło (z i bez przeniesienia autorskich praw majątkowych)
- zakaz konkurencji
- list intencyjny
- wiele innych...
- wysyłaj PIT'y do pracowników
- udostępniaj paski wynagrodzeń
- podpisuj zgody na przetwarzanie danych osobowych
- obsługuj wnioski urlopowe
- rozliczaj umowy cywilno-prawne
- akceptuj regulaminy prac
- digitalizacja teczek pracowniczych
- archiwizacja dokumentów w szyfrowanej chmurze
- dostęp do dokumentacji pracowniczej z dowolnego miejsca
- wysyłanie dokumentów wprost z Twojego HRMS
- integracja z narzędziami: Teta, Optimea, HRappka czy Enova
- prosta dokumentacja API pozwalająca na szybką integrację
Jak nasi klienci wykorzystują Autenti w HR?
Oszczędzasz czas
Nie czekaj z podpisaniem umowy z kandydatem do 1. dnia pracy. Nie ryzykuj utraty najlepszego pracownika i podpisz z nim umowę od razu. Nie trać czasu na drukowanie, wysyłkę czy skanowanie dokumentów. Dokumenty na platformie Autenti są podpisywane w ciągu kilku minut, a nie dni.
Prawnie wiążące dokumenty
Dokumenty kadrowe podpisywane za pośrednictwem Autenti są wiążące. Mogą być zawarte zarówno w formie dokumentowej, jak i pisemnej. Działamy w oparciu o eIDAS – rozporządzenie regulujące funkcjonowanie podpisu elektronicznego i usług zaufania w UE.
Bezpieczeństwo
Autenti spełnia wymogi „trwałego nośnika”, a każdy podpisany przez Autenti dokument posiada Kartę podpisów. Karta zawiera informacje o tym, kto i kiedy złożył pod dokumentem podpis. Gwarantujemy autentyczność i integralność podpisanych dokumentów.
Sprawdź, co o współpracy z Autenti mówią nasi Partnerzy

Dzięki Autenti średnio 3 razy szybciej finalizujemy formalności związane z rekrutacją pracowników.

Barbara Cisoń
HR Development Manager, DEKRA PRACA

Dzięki archiwum w chmurze wszystkie podpisane umowy są zawsze pod ręką. Polecam każdemu, kto nie lubi biegać z papierami.

Mateusz Osowski
COO, Callpage

Łatwość procesu Autenti przekonuje nawet tych klientów, którzy są zakochani w papierze.

Aleksander Widera
CEO, Kredytmarket
Najczęściej zadawane pytania
Czy odbiorca ponosi jakieś opłaty za usługę?
Nie, po stronie odbiorców nie ma żadnych kosztów. Twój kandydat nie musi też zakładać konta na platformie ani kupować żadnych dodatkowych usług.
Czy podpisy elektroniczne mogę zweryfikować poza platformą?
Tak, podpisy można sprawdzić i zweryfikować w narzędziach zewnętrznych i programie Adobe Acrobat Reader.
Na jakich urządzeniach odbiorca może podpisać umowę?
Autenti działa na różnych urządzeniach połączonych z Internetem. Może to być komputer lub telefon.
Jak wyglądają dowody z procesu HRowego?
Po zakończonym procesie podpisywania, kandydat otrzymuje zabezpieczony link do podpisanego dokumentu na platformie Autenti oraz zahasłowany plik z zawartą umową. Pracownik HR wysyłający dokument do podpisu ma dostęp do podpisanego dokumentu wraz z całą historią opiniowania i podpisu na platformie. Osoby zarządzające działem mają dostęp do umów wysyłanych przez poszczególne osoby w danej jednostce HR. Platforma Autenti umożliwia zarządzanie dokumentami, przypomnienie o podpisie, działania nadzorcze związane z zarządzaniem dokumentami podczas urlopu oraz zarządzanie etykietami.