podpis elektroniczny w HR

[Autenti dla HR] Sprawdź, które dokumenty możesz podpisywać elektronicznie w obszarze HR

Dzięki platformie Autenti wiele firm wprowadziło już podpis elektroniczny w HR. Dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzają czas, podpisując umowy zdalnie w zaledwie kilka minut od ich wysyłki do obecnych lub przyszłych pracowników. Oszczędzają również pieniądze. Nie muszą bowiem drukować i wysyłać dokumentów do podpisu pocztą lub kurierem. O prawnej ważności dokumentów podpisywanych online pisaliśmy tutaj. Poniżej podajemy listę dokumentów, które mogą być podpisywane elektronicznie w działach kadr/personalnych z wyszczególnieniem tych, które mogą być skutecznie podpisywane przy pomocy Autenti.

Podpis elektroniczny w HR – czy ma zastosowanie dla wszystkich dokumentów?

Zdecydowana większość dokumentów związanych z zatrudnieniem i obsługą spraw pracowniczych może być podpisywana z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Posiadając kwalifikowany podpis pracodawca i pracownik mogą podpisać niemal każdy dokument w relacji miedzy sobą. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany, o ile dla danego dokumentu jest prawnie wymagane zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Umowy podpisane poprzez platformę Autenti zwykłym podpisem elektronicznym będą ważne, nawet jeśli ustawa zakłada wymóg formy dokumentowej, formy dokumentowej pod rygorem nieważności i formy pisemnej (niezastrzeżonej pod rygorem nieważności). Powyższe wynika między innymi z art. 73 § 1 KC, zgodnie z którym, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną albo dokumentową, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.  – fragment opinii prawnej dot. zawierania umów o zatrudnienie z wykorzystaniem platformy Autenti, autorstwa kancelarii prawnej Answer, Ostafi i Partnerzy.

Czy dokumenty podpisane elektronicznie przez Autenti mogą być załączone do teczki pracownika?

Przepisy polskiego prawa nadal wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej. W większości przypadków wydruk podpisanych elektronicznie dokumentów i dołączenie kopii do teczki pracownika są już wystarczające. W przypadku niektórych dokumentów prawo wymaga dołączenia do teczki pracownika oryginału dokumentu. Zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej. Tym samym dokumenty podpisane elektronicznie – będące oryginałem dokumentu – będą mogły być dołączone do elektronicznych akt pracownika. Autenti umożliwia przechowywanie podpisywanych elektronicznie dokumentów w szyfrowanym archiwum bądź też przeniesienie dokumentów na inne dyski w chmurze takie jak Google Drive czy OneDrive.

Które dokumenty HR możesz podpisywać e-podpisem Autenti?

Liczba dokumentów funkcjonujących w działach kadr / działach personalnych jest ogromna. Nie chodzi tutaj tylko o wolumen podpisywanych dokumentów, ale również ich rodzaje. Poniższa lista przedstawia wybrane typy dokumentów, które można podpisać elektronicznie wraz z informacją, jaki rodzaj e-podpisu jest potrzebny, aby uznać podpisaną umowę czy dokument za ważny. Jeśli uważasz, że brakuje tutaj jakiegoś typu dokumentu, daj nam znać, a szybko zweryfikujemy ten konkretny typ.

 

Rodzaj umowyCzy dokument jest wiążący, jeśli podpisany e-podpisem Autenti?Dodatkowy komentarz
kontrakt menadżerskiJeżeli w ramach kontraktu będą tworzone utwory, to postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, wówczas można zastosować kwalifikowany podpis elektroniczny.
umowa zlecenie
umowa o dzieło bez przeniesienia praw autorskich
umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskichWymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności lub forma co najmniej jej równoważna. Wymaga podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez obie strony.
umowa o dzieło z udzieleniem wyłącznej licencjiWymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności lub forma co najmniej jej równoważna. Wymaga podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez obie strony.
umowa agencyjnaW razie niezachowania formy pisemnej poczytuje się umowę agencyjną za zawartą bez zastrzeżenia prowizji del credere.
W przypadku chęci ograniczenia działań konkurencyjnych agenta niezbędne jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności.
umowa o pracęPracodawca powinien użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
umowa o pracę na okres próbnyPracodawca powinien użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
umowa o pracę na zastępstwoPracodawca powinien użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
przedwstępna umowa o pracęPracodawca powinien użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
list intencyjny
umowa o zachowaniu poufności
umowa o zakazie konkurencji z pracownikiemWymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Pracodawca i pracownik powinni zastosować kwalifikowane podpisy elektroniczne na platformie Autenti.
zakres obowiązków
regulamin pracy
upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
klauzula o przetwarzaniu danych osobowych
zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHPPod zaświadczeniem wymagany jest własnoręczny podpis organizatora szkolenia. Zasadne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przepisy prawa wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej, zawierających zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP. W przypadku kontroli urzędowej mogą powstać zastrzeżenia co do formy zaświadczenia wydrukowanego z platformy Autenti, gdyż
zaświadczenie wymaga podpisu organizatora.
skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskieJeden egzemplarz należy dostarczyć pracownikowi. Pod skierowaniem wymagany jest podpis pracodawcy. Zasadne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
umowa ubezpieczenia
dokumentacja dotycząca ubezpieczenia grupowegoUmowa ubezpieczenia może być zawarta w
dowolnej formie. Co do zasady dokumentacja dotycząca ubezpieczenia grupowego może być przekazywana przy wykorzystaniu platformy Autenti. Ubezpieczyciel jednak może prosić o formę pisemną i nie akceptować dokumentacji
stworzonej przy wykorzystaniu platformy Autenti.
umowa użyczenia
potwierdzenie powierzenia mienia pracownikowi
polityka szkoleniowa
regulamin wynagradzania
regulamin premiowania
pełnomocnictwo dla pracownika lub zleceniobiorcyJeśli czynności prawne, dla których udzielono pełnomocnictwa a wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
karty przydziału
polecenie wyjazdu służbowego
rozliczenie delegacji
wniosek urlopowy
zawiadomienie o nieobecności w pracy
karta ewidencji czasu pracy
protokół zdawczo-odbiorczy
rachunek wykonawcy lub zleceniobiorcy
przyznanie nagrodyPrzyznanie nagrody może nastąpić w dowolnej formie. Przepisy prawa wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej, zawierających dokumenty dotyczące przyznania nagrody. W przypadku kontroli urzędowej mogą nie powinny powstać zastrzeżenia co do formy dokumentów wydrukowanych z platformy Autenti, gdyż przepisy dotyczące przyznania nagrody nie wymagają zastosowania pisemności.
wymierzenie kary porządkowejWymierzenie kary porządkowej może nastąpić w dowolnej formie. Natomiast zawiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej powinno mieć formę pisemną. Do zawiadomienia zasadne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przepisy prawa wymagają prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, zawierającej dokumenty dotyczące wymierzenia kary porządkowej. W przypadku kontroli urzędowej mogą powstać zastrzeżenia co do formy dokumentów wydrukowanych z platformy Autenti, z uwagi na konieczność pisemnego zawiadomienia pracownika.
PIT-11, PIT-40Ordynacja podatkowa nie zawiera szczegółowych rozwiązań w zakresie przesyłania podatnikom informacji PIT przez płatników, jednakże interpretacje organów skarbowych wskazują na możliwość wysyłki elektronicznej przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu
elektronicznego.
ankiety pracownicze
opinia o pracowniku
list referencyjny
świadectwo pracyPod świadectwem wymagany jest własnoręczny podpis pracodawcy/osoby działającej w imieniu pracodawcy. Zasadne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przepisy prawa wymagają prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, zawierającej kopię świadectwa pracy. W przypadku kontroli urzędowej nie powinny powstać zastrzeżenia co do formy
świadectwa wydrukowanego z platformy Autenti, gdyż w aktach pracowniczych powinna znajdować się kopia świadectwa pracy.
karty obiegowe
potwierdzenie kwalifikacji zawodowychPrzepisy prawa wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej, zawierających dokumenty potwierdzające kwalifikacje. W przypadku kontroli urzędowej nie powinny powstać zastrzeżenia co do formy dokumentów wydrukowanych z platformy Autenti, gdyż przepisy dotyczące dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje zawodowe nie wymagają pisemności tych dokumentów.
orzeczenie lekarskiePod orzeczeniem lekarskim wymagana jest pieczątka i własnoręczny podpis lekarza. Jeden egzemplarz orzeczenia przekazywany jest pracodawcy, drugi pracownikowi. Zasadne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przepisy prawa wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej, zawierających orzeczenie lekarskie. W przypadku kontroli urzędowej mogą powstać zastrzeżenia co do formy dokumentów wydrukowanych z platformy Autenti, gdyż orzeczenie wymaga podpisu lekarza.