podpis elektroniczny w HR

[Autenti dla HR] Sprawdź, które dokumenty możesz podpisywać elektronicznie w obszarze HR [aktualizacja 13.11.2019]

Dzięki platformie Autenti wiele firm wprowadziło już podpis elektroniczny w HR. Dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzają czas, podpisując umowy zdalnie w zaledwie kilka minut od ich wysyłki do obecnych lub przyszłych pracowników. Oszczędzają również pieniądze. Nie muszą bowiem drukować i wysyłać dokumentów do podpisu pocztą lub kurierem. O prawnej ważności dokumentów podpisywanych online pisaliśmy tutaj.

Podpis elektroniczny w HR – czy ma zastosowanie dla wszystkich dokumentów?

Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem i obsługą spraw pracowniczych może być podpisywana z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Posiadając kwalifikowany podpis pracodawca i pracownik mogą podpisać każdy dokument w relacji miedzy sobą. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany, o ile dla danego dokumentu jest prawnie wymagane zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Pozostałe dokumenty można podpisywać z wykorzystaniem zwykłego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego. Potrzebujesz podpisu kwalifikowanego? Kup go w Autenti. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.

Umowy podpisane poprzez platformę Autenti zwykłym podpisem elektronicznym będą ważne, nawet jeśli ustawa zakłada wymóg formy dokumentowej, formy dokumentowej pod rygorem nieważności i formy pisemnej (niezastrzeżonej pod rygorem nieważności). Powyższe wynika między innymi z art. 73 § 1 KC, zgodnie z którym, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną albo dokumentową, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności – fragment opinii prawnej dot. zawierania umów o zatrudnienie z wykorzystaniem platformy Autenti, autorstwa kancelarii prawnej Answer.

Czy dokumenty podpisane elektronicznie przez Autenti mogą być załączone do teczki pracownika?

Przepisy polskiego prawa już nie wymagają prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej. Zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać akta pracownicze w postaci elektronicznej. Tym samym dokumenty podpisane elektronicznie – będące oryginałami dokumentu – mogą być dołączane do elektronicznych akt pracownika. Dokumenty sporządzone w postaci papierowej, również mogą być dołączane do elektronicznych teczek pracowniczych. Wystarczy skan takiego dokumentu opatrzyć podpisem kwalifikowanym i dołączyć do akt. Autenti umożliwia przechowywanie podpisywanych elektronicznie dokumentów w szyfrowanym archiwum.

Które dokumenty HR możesz podpisywać e-podpisem Autenti?

Liczba dokumentów funkcjonujących w działach kadr / działach personalnych jest ogromna. Nie chodzi tutaj tylko o liczbę podpisywanych dokumentów, ale również ich rodzaje. Pod poniższym linkiem znajdziesz katalog dokumentów dot. nawiązania współpracy i dokumentów wewnętrznych, które można podpisać elektronicznie wraz z informacją, jaki rodzaj e-podpisu jest potrzebny, aby uznać podpisaną umowę czy dokument za ważny. Jeśli uważasz, że brakuje jakiegoś typu dokumentu, daj nam znać, a szybko zweryfikujemy ten konkretny typ.

 

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Weryfikowanie dokumentu podpisanego w Autenti za pomocą Adobe Acrobat

Dokument podpisany za pomocą platformy Autenti konwertowany jest do  formatu PDF (tworzonego zgodnie z międzynarodową normą ISO 32000) i zawiera: Czytaj więcej...

Plata gościem Koteckiego w audycji „Człowiek Biznes Technologia”

Tomasz Plata, CMO Autenti, gościł w audycji "Człowiek Biznes Technologia". Jest to podcast, w którym prowadzący, Wiesław Kotecki, rozmawia z Czytaj więcej...