Proces schvalování smluv: podrobný průvodce plynulými pracovními postupy

Pokud jste někdy čekali dny nebo týdny na to, až někdo podepíše smlouvu, nejste v tom sami.

Většina organizací přistupuje ke schvalování smluv jako k černé skříňce: někdo někde se na to "dívá", ale nikdo neví kdo nebo kdy se to vrátí.

S milionem schvalovacích kroků se obchody zasekávají, dodavatelé jsou frustrovaní a interní týmy zůstávají v nejistotě. Nefunkční proces schvalování smluv nejen zpomaluje věci - přináší riziko, nedorozumění a někdy i nákladné chyby.

Tento průvodce je určen pro každého, kdo pracuje se smlouvami: právní týmy, obchodní zástupce, manažery nákupu, finanční pracovníky a provozní vedoucí.

Pokud jste někdy řekli "Kdo to má schválit?" nebo "Proč to stále leží v něčí e-mailové schránce?", čtěte dál.

Projdeme si, jak by měl proces schvalování smluv vypadat, kde obvykle selhává a jak ho udělat rychlejším, jasnějším a mnohem méně bolestivým.

Co vlastně znamená "schvalování smluv"?

Abychom definovali proces schvalování smluv, podívejme se na to, co říká LawInsider. V podstatě poskytuje několik definic schvalování smluv, a všechny se shodují na jednom významu:

"Schvalování smluv znamená postupy, které musí být dodrženy k získání konečného schválení smlouvy." Zdroj

Ať už jde o manuální nebo automatizovaný proces schvalování smluv, jde v podstatě o kroky, které je třeba podniknout k potvrzení obchodního dokumentu. Velmi často se tyto kroky odehrávají napříč několika odděleními.

Ale v jádru jde u schvalování smluv o jednu věc: rozhodnutí, zda vaše organizace považuje smlouvu za vyhovující jejím očekáváním a souhlasí s písemně uvedeným závazkem. To je vše.

Všechno ostatní – kola revizí, komentáře, úpravy, eskalace – jsou jen způsoby, jak k tomuto rozhodnutí dospět.

Problém je v tom, že "schválení" znamená pro různé lidi různé věci. Právní kontrola a schválení může znamenat skenování rizikových klauzulí. Finance kontrolují náklady a platební podmínky. Nákup chce zajistit, aby dodavatelé nepropašovali zbytečné poplatky. Prodej chce jen, aby byla věc podepsána, aby mohl obchod pokračovat.

Bez společného chápání toho, co schválení znamená, lidé buď přehánějí (schvalují věci, kterých by se neměli dotýkat), nebo předpokládají, že se o to stará někdo jiný.

Další problém spočívá ve složitých a nestrukturovaných pracovních postupech. To je okamžik, kdy přichází chaos, zpoždění a jinak neočekávané překážky.

Jak to tedy strukturovat a napravit? Řekneme vám o tom všechno. Ale nejprve se podívejme na různé role zapojené do procesu schvalování smluv.

Klíčové role a odpovědnosti v rámci schvalování smluv

Efektivní proces schvalování smluv závisí na tom, kdo je za co odpovědný, zejména v rámci kontroly smluv. Když je každá role v procesu schvalování nejasná, smlouvy se zasekávají nebo přeskakují mezi týmy jako ping-pong.

Zde je přehled, koho proces schvalování smluv zahrnuje a co by měli skutečně dělat:

• Právní oddělení: kontroluje podmínky z hlediska rizika, souladu s předpisy, odpovědnosti a regulačních otázek. Měli by se soustředit na to, co je důležité, ne přepisovat každou klauzuli jen proto, že mohou.
• Finance: kontrolují přesnost cen, soulad s rozpočtem a platební podmínky. Pokud smlouva vytváří opakující se výdaj, finance musí potvrdit, že zapadá do prognóz.
• Nákup: zajišťuje, že byly dodrženy procesy výběru a registrace dodavatelů. Hledají nestandardní podmínky, pasti v obnovách a soulad s nákupními politikami.
• Prodej: vlastní obchod nebo vztah a potvrzuje, že smlouva odráží to, co bylo dohodnuto s druhou stranou.
• Výkonný ředitel nebo vedoucí oddělení (pokud je potřeba): podepisuje smlouvy, které překračují finanční limity, nesou neobvyklé riziko nebo mají významný strategický dopad.

Jasné odpovědnosti zabraňují nadměrnému schvalování (pět lidí kontroluje něco, co potřeboval zkontrolovat jen jeden člověk) a nedostatečnému schvalování (nikdo si nevšimne červené vlajky až do podpisu).

Takže pro efektivní schvalování a správu smluv definujte všechny, kdo jsou do smlouvy zapojeni. Uveďte přesně, kdo co schvaluje a v jaké fázi, a ještě lépe, zdokumentujte to.

Typický workflow schvalování smluv (a kde se láme)

Teoreticky se smlouva pohybuje od návrhu ke schválení takto:

1. vlastník obchodu, člen nákupního týmu nebo account executive odpovědný za obchod vytvoří první návrh smlouvy
2. poté právní oddělení zkontroluje a označí, co je rizikové
3. finance a další zainteresované strany přidají své připomínky
4. všichni to odsouhlasí
5. smlouva je podepsána a uložena

Docela jednoduché. V praxi věci zřídka sledují tuto čistou cestu. Zde je to, co se pravděpodobně skutečně stane:

• smlouva je rozesílána e-mailem s vágními instrukcemi jako "nějaké myšlenky?"
• hromadí se různé verze s protichůdnými úpravami, každý přidává své tři centy v jiném dokumentu
• někdo zapomene zapojit finance až do poslední chvíle
• právní oddělení označí klauzuli, ale nikdo to nesleduje
• někdo odejde na dovolenou a schvalování se na týden zastaví
• vlastník obchodu ztratí trpělivost a tlačí na podpis "jak je", aby to konečně "zprovoznil"
• podepsaná smlouva skončí pohřbená v něčí e-mailové schránce nebo na sdíleném disku, aby už nikdy nebyla viděna

Většina zpoždění pochází ze dvou věcí: nedostatku vlastnictví a nedostatku viditelnosti. Když nikdo neví, kdo drží míč – nebo kde smlouva v procesu vůbec je – věci se zpomalují.

Vynásobte to desítkami nebo stovkami smluv a stává se to systémovým problémem.

Cílem není učinit proces rigidnějším. Je to udělat ho předvídatelnějším. Dobrý workflow neodstraňuje kontrolu, ale usnadňuje její řízení. Pojďme se tedy dostat k skutečnému napravení kroků ke schvalování smluv.

Jak udělat proces schvalování smluv plynulým? Náprava workflow

Pokud váš proces schvalování smluv působí jako nepořádek, pravděpodobně je, ale dá se to napravit. Cílem není udělat ho dokonalým. Cílem je, aby fungoval. Zde je návod, jak toho dosáhnout.

1. Definujte vlastnictví a limity schvalování

Nejprve rozhodněte, kdo co schvaluje a na jaké úrovni.

Pod 10 000 Kč? Možná může podepsat prodej. Nad 50 000 Kč? Právní a finanční oddělení musí zkontrolovat. Neobvyklé smluvní podmínky? Přiveďte vedení.

Opakující se smlouvy, které potřebují jen výměnu osobních údajů? Nemusí je kontrolovat všichni, nechte to na vlastníkovi obchodu. Smlouva s úplně novými podmínkami? Přiveďte právníky a dvojitě zkontrolujte.

2. Vytvořte smluvní příručku nebo knihovnu klauzulí

Právní oddělení by mělo přestat kontrolovat stejné šablony 500krát.

Příručka poskytuje nepravnickým lidem návod, co je přijatelné a kdy eskalovat. Také snižuje zbytečné přehazování běžných klauzulí.

Podobně jako když vytvoříte dobrou strategii správy smluv, právně schválené šablony samy o sobě odstraňují mnoho výzev z celého procesu, nejen v rámci fáze schvalování.

3. Centralizujte komunikaci a verze

Přestaňte posílat smlouvy přes e-mailové řetězce.

Používejte sdílený pracovní prostor, nástroj pro správu smluv, software pro elektronický podpis nebo dokonce uzamčenou složku. V dobrém procesu schvalování smluv by všichni měli pracovat se stejným dokumentem, se sledovanými změnami a jasnými dalšími kroky.

Například s Autenti, platformou pro elektronický podpis, budete podepisovat všechny své smlouvy online, mít jasný auditní záznam každého podpisu a rozhodně budete pracovat s jednou verzí smlouvy. Proč? Protože Autenti pošle dokument správné osobě ke schválení nebo kontrole pokaždé, za vás.

4. Vynucujte termíny a sledujte stav

Pokud nikdo nesleduje, kde smlouva je nebo jak dlouho je zaseknutá, nebuďte překvapeni, když zmizí v prázdnotě.

Přiřaďte tedy termíny, automaticky následujte a včas odhalujte překážky.

S Autenti můžete automatizovat další krok schvalování smluv, tj. získat automatizované upozornění, kdy je třeba smlouvu podepsat (a před tím zkontrolovat).

5. Automatizujte tam, kde to dává smysl

Automatizujte svůj smluvní workflow pro smlouvy s nízkým rizikem. Směrujte dokumenty na základě pravidel. Spouštějte připomenutí. Používejte smluvní šablony. Automatizovaný schvalovací workflow nešetří jen čas – snižuje lidskou chybu.

Náprava vašeho procesu neznamená přidání více byrokracie. Znamená to usnadnit správným lidem říci "ano" (nebo "ne") s jistotou.

Nástroje, které skutečně pomáhají automatizovat schvalování smluv

Existuje spousta smluvních nástrojů, které vám pomohou zefektivnit proces schvalování smluv.

Některé jsou skutečně užitečné. Jiné jen dělají těžkopádný proces více digitálním – a neméně bolestivým. Správné nástroje by měly snížit tření, ne přidat další vrstvu složitosti.

Zde jsou nástroje, které byste měli zvážit přidat do svých workflow pro jejich zjednodušení.

Systémy pro správu životního cyklu smluv

CLM centralizují ukládání, automatizují workflow a sledují stav schvalování smluv. Ale většina CLM selže, protože týmy je přeinženýrují nebo je nikdo správně nepoužívá.

Pokud potřebujete administrátora na plný úvazek, abyste to zprovoznili, už jste prohráli. Pokud chcete jeden používat, začněte jednoduše: zaměřte se na směrování, šablony a viditelnost. Pak rozšiřujte pouze tehdy, když to skutečně funguje.

Nástroje pro úpravy a spolupráci

Sledování změn ve Wordu je v pořádku, dokud pět lidí neposílá e-mailem pět verzí stejné smlouvy.

Nástroje jako Microsoft Word online, Google Docs (pro interní návrhy) nebo specifické nástroje pro smlouvy, jako je software pro správu smluv, pomáhají udržet úpravy centralizované a viditelné. Jen se ujistěte, že kontrola verzí je uzamčena. Vždy jeden zdroj pravdy.

Platformy pro elektronický podpis

Autenti a podobné nástroje dělají podpisy rychlými a přátelskými k auditu. Možná si myslíte, že je to dobré pouze pro konečnou fázi procesu schvalování smluv, tj. skutečné podepisování, ale to není úplně pravda.

Může urychlit schvalování smluv jako celek.

Nejprve Autenti umožňuje přiřadit role jako schvalovatel, kontrolor nebo pouze pro zobrazení, což napodobuje, jak dokumenty tradičně cirkulují v organizacích. To znamená, že nedigitalizujete pouze podpis; znovu vytváříte celý schvalovací řetězec strukturovaným, sledovatelným způsobem.

• Schvalovatel: potvrzuje, že smlouva je dobrá k postupu. Pokud smlouvu odmítnou, proces podepisování se zastaví. Pokud smlouvu schválí, postupuje dále.
• Kontrolor: může poskytnout zpětnou vazbu nebo upozornit na obavy, ale jejich vstup neblokuje proces.
• Pouze pro zobrazení: dává zainteresovaným stranám viditelnost bez zapojení do rozhodovacího procesu.

Posílejte smlouvu správnému členovi týmu ve správný čas, automaticky. To eliminuje potřebu postranních e-mailů, telefonátů nebo schvalování na chodbě – vše se děje na jednom místě, s jasnou auditní stopou.

Za druhé, již zmíněná oznámení o čekajících dokumentech pomáhají zajistit, že nic nebude zameteno pod koberec.

Za třetí, jakmile je schválení dokončeno, dokončení celého procesu bude ještě snazší. S elektronickými podpisy jednoduše kliknete na odkaz zaslaný do vaší e-mailové schránky a je hotovo. Dokument je podepsán, bezpečně a jistě.

Jak zvládat výjimky bez zborcení všeho?

Bez ohledu na to, jak efektivní je schvalování smluv ve vaší organizaci nebo které nástroje se rozhodnete používat, výjimky se budou dít.

Naléhavé obchody, jednorázové podmínky nebo vysoce rizikové vyjednávání ne vždy zapadají do standardního toku. To je v pořádku, pokud víte, jak je zvládnout, aniž byste vrhli celý systém do chaosu.

Nepředstírejte, že výjimky jsou normální Výjimka je přesně to: něco mimo normu. Pokud urychlujete každou druhou smlouvu "jen tentokrát", váš proces je rozbitý. Sledujte, jak často se výjimky dějí. Pokud je objem vysoký, opravte základní příčinu místo obcházení procesu pokaždé.

Vytvořte rychlou cestu, z reálných důvodů Některé obchody skutečně potřebují postupovat rychle. Mějte definovaný protokol pro rychlý postup: kdo ho může spustit, jaká kritéria kvalifikují a které kroky (pokud nějaké) lze přeskočit. Nepřeskakujete náležitou péči – vědomě děláte kompromis s viditelností.

Dokumentujte riziko Pokud schvalujete smlouvu bez úplné kontroly, zapište známá rizika a kdo je schválil. Nejde o vinu, jde o odpovědnost. Později, když se někdo zeptá "Jak se to dostalo skrz?", budete mít odpověď.

Nedovolte, aby se "potřebujeme to podepsat teď" stalo zvykem Tlak prodeje, časové linie dodavatelů nebo naléhavost vedení by neměly obcházet základní kontroly. Pokud někdo tlačí na podpis bez kontroly, musí to být ten, kdo přebírá riziko nebo eskaluje k někomu, kdo může.

Výjimky jsou součástí podnikání. Ale dobré zvládání znamená vědět, kdy děláte výjimku a proč.

Přehled co dělat a nedělat při výjimkách ve schvalování smluv

Jak sledovat a zlepšovat proces schvalování smluv pomocí KPI?

Nakonec, jakmile implementujete všechny změny k nápravě vašeho procesu schvalování smluv, měli byste také najít způsoby, jak správně měřit konečný výsledek.

Protože nemůžete zlepšit svůj proces schvalování smluv, pokud ho neměříte. Sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro váš proces schvalování smluv je nezbytné k identifikaci jakýchkoli zbývajících překážek, zlepšení rychlosti a snížení chyb v průběhu času.

Takže, i když jste všichni pro automatizované schvalování smluv, nezapomeňte sledovat:

• Průměrný čas schválení: jak dlouho trvá v průměru, než se smlouva posune od návrhu ke konečnému schválení? Sledování tohoto pomáhá odhalit zpoždění a stanovit realistické cíle pro zlepšení.
• Počet cyklů kontroly: počítejte, kolikrát smlouva jde tam a zpět mezi kontrolory. Příliš mnoho cyklů obvykle znamená nejasné standardy nebo špatnou komunikaci.
• Míra schválení podle fáze: měřte, kolik smluv je schváleno nebo odmítnuto v každé fázi kontroly. Náhlý pokles u právního nebo finančního oddělení může naznačovat nesoulad nebo potřebu školení.
• Frekvence výjimek: jak často smlouvy obcházejí standardní schvalovací proces? Vysoká čísla zde signalizují, že proces nefunguje tak, jak bylo zamýšleno.
• Hodnota smlouvy versus čas schválení: trvají smlouvy s vysokou hodnotou déle? Pokud ne, může to znamenat, že riziko není správně posuzováno.
• Spokojenost zainteresovaných stran: sbírejte zpětnou vazbu od zapojených lidí – prodej, právní, finance – abyste pochopili bolestivé body a zlepšili spolupráci.

Pravidelné přezkoumávání těchto KPI zabraňuje tomu, aby se váš proces stal černou dírou. Používejte data k vylepšení workflow, aktualizaci školení nebo úpravě limitů schvalování.

Schvalujte smlouvy automaticky s Autenti

Už žádné hádání, kdo má co podepsat, nebo honění schválení v nekonečných e-mailových vláknech.

Autenti vám pomáhá udržet věci v pohybu automatizací oznámení, nabízením transparentní auditní stopy pro každý dokument a zajištěním, že správní lidé kontrolují a podepisují smlouvu – pokaždé.

TZMO zrychlilo svou správu smluv až o 90 % s Autenti. A vy můžete také. Vyzkoušejte Autenti zdarma, 14 dní v kuse. Získejte kontrolu nad schvalováním smluv a dalším.