Řízení zakázek: základy pro podniky

Nákupní oddělení ve velkých podnicích jsou nenápadní hrdinové, kteří udržují provozní kola v chodu. 

Jsou zodpovědní za získávání zboží a služeb napříč globálními dodavatelskými řetězci, řízení vztahů s dodavateli a—co je nejdůležitější—zajištění všeho v podobě smluv. 

Pokud jde o poslední část, řízení nákupních smluv není jen o papírování kolem různých obchodních vztahů a získávání zboží. 

Jedná se o zmírňování rizik, zajištění hodnoty a ochranu celého podniku před problémy.

Co je řízení nákupních smluv?

Řízení nákupních smluv je proces správy smluv týkajících se nákupních úkolů, a to po celý životní cyklus smlouvy. Můžeme říci, že jde o kombinaci strategického sladění s různými týmy a externími dodavateli, kontroly dodržování předpisů a průběžné odpovědnosti. Nákupní týmy využívají řízení smluv k zajištění:

• Zajištění a vymahatelnosti cen, podmínek a SLA.
• Dodržování termínů a výstupů ze strany dodavatelů.
• Interní zainteresované strany vědí, co bylo dohodnuto—a nedojde k náhodnému porušení podmínek.
• Včasné odhalení smluvních rizik (jako automatické obnovení nebo úniky dat).</b>

Nyní se pojďme blíže podívat na příklady scénářů, kterými nákupní týmy v podnicích procházejí, abychom lépe vizualizovali celou problematiku.

Řízení nákupních smluv: 3 příklady napříč odvětvími

Abychom vám poskytli lepší pochopení řízení smluv v nákupních odděleních, projdeme si tři konkrétní příklady napříč různými odvětvími—začneme technologickým světem.

1. Technologický průmysl: SaaS licence a ochrana osobních údajů

Představte si, že globální softwarová společnost obnovuje víceletou licenční smlouvu SaaS s poskytovatelem cloudu. Typ smlouvy, kterou je v tomto případě třeba řešit, je smlouva o softwarové licenci s SLA a zárukami dostupnosti. 

Úkolem nákupního oddělení při správě smluv tohoto typu je v podstatě zajistit, aby obnovení nepřineslo skryté zvýšení cen, vyjednat podmínky pro ukládání dat a dodržování předpisů (myšleno GDPR, SOC 2) a koordinovat s týmy pro informační bezpečnost a právními týmy přezkum ustanovení o oznámení narušení—tj. pečlivě zkontrolovat, co smlouva říká o:

• Co se stane, pokud dodavatel utrpí narušení dat (např. je napaden hackery, ztratí zákaznická data). 
• Jak rychle musí dodavatel informovat vaši společnost o narušení (např. do 24 nebo 72 hodin).
•  Jaké povinnosti má dodavatel—jako je vyšetření narušení, náprava problému nebo pokrytí škod.

Proč je nákup důležitý? Důležitost nákupu zde spočívá v aktivní ochraně společnosti před nepříznivými podmínkami. Pokud například poskytovatel selže nebo nedodrží předpisy, může společnost čelit výpadkům služeb nebo právním problémům. Nákupní oddělení má přehled o smluvních podmínkách, které upravují odpovědnost, podporu a obnovení.

2. Farmacie: smlouvy o dodávkách pro klinické studie

Nyní budeme analyzovat příklad farmaceutické společnosti, která uzavírá smlouvu s CRO (Contract Research Organization) pro klinickou studii fáze III. Ještě před dokončením smlouvy mají nákupní týmy již hodně práce. Je to proto, že když společnost najme CRO, smlouva je často hodnotná, dlouhodobá a vysoce regulovaná—takže role nákupu zahrnuje výběr kvalifikovaného CRO se záznamy o dodržování předpisů a spolehlivosti. Zde bude typ smlouvy, kterou bude nákup muset spravovat, nejpravděpodobněji Rámcová smlouva o poskytování služeb a SOW (Prohlášení o práci) pro logistiku místa, laboratorní testování a analýzu dat. Role nákupu v tomto případě je:

• Zajištění, aby platby založené na milnících byly vázány na skutečné dodávky.
• Sledování smluvních časových harmonogramů, aby byly v souladu s termíny pro předložení regulačních podání.
• Sledování změn a možných rozšíření rozsahu.
• Vyjednávání jasných dodávek, milníků a platebních podmínek.
• Zajištění, že smlouva chrání před zpožděními, chybami v datech nebo regulačními riziky.

Proč je nákup důležitý? 

Zpoždění klinických studií jsou drahá a mohou narušit uvedení produktu na trh. Přehlédnuté ustanovení týkající se termínů dodání místa zkoušky nebo vykazování dat může rozhodit celý proces—nákup zajišťuje, aby peníze zůstaly v kapse společnosti.

3. Výroba: smlouvy o dodávkách surovin

Nyní se podívejme na výrobce automobilů, který podepisuje dlouhodobé smlouvy o dodávkách oceli a mikročipů. Typ smlouvy by v tomto případě mohl být víceletá nákupní smlouva založená na objemu. Role nákupu při správě tohoto typu smlouvy by byla:

• Zajištění cen a množství během nestabilních tržních podmínek.
• Sledování harmonogramů dodávek a penále za zpoždění.
• Zmírnění rizik, například s klauzulemi o dvojitém získávání zdrojů—umožňujícími získávat materiál prostřednictvím jiného dodavatele, pokud první z nich trpí zastavením výroby v řetězci nebo příliš vysokou cenovou volatilitou.

Proč je nákup důležitý?

Pokud dodavatel nedodrží dodávky, mohla by se zastavit celá výrobní linka. Nákup musí sledovat výkonnost a podmínky obnovení, aby se vyhnul překvapení.

8 běžných typů nákupních smluv

Když už známe příklady scénářů, kterým nákupní týmy čelí při správě smluv, podívejme se na nejběžnější typy smluv, které obecně spravují.

1. Smlouvy s pevnou cenou (FFP)

Nákupní manažer musí znát své smlouvy s pevnou cenou (FFP), což je typ nákupní smlouvy, kde se kupující zavazuje zaplatit prodávajícímu stanovenou částku za definovaný produkt nebo službu, bez ohledu na skutečné náklady, které prodávajícímu vzniknou.

Tyto jsou běžné jak ve vládním, tak soukromém sektoru a jsou často používány, když jsou požadavky projektu jasné a dobře definované. Role nákupu u smluv s pevnou cenou je zajistit jasné definování rozsahu, výběr dodavatele a smluvní podmínky, které chrání organizaci a zároveň zajišťují kvalitní a včasné dodávky za stanovenou cenu.

Nákupní týmy by si naopak měly dávat pozor na vágní rozsahy a neúplné specifikace ve smlouvách FFP, protože jakákoli nejednoznačnost může vést ke sporům, skrytým nákladům nebo dodávkám nízké kvality. Řízení vztahů s dodavateli nesmí trpět a nejasnosti v komunikaci téměř vždy vedou tímto směrem.

2. Smlouvy s úhradou nákladů

Smlouvy s úhradou nákladů jsou dohody, <b>kde se kupující zavazuje pokrýt skutečné náklady prodávajícího vzniklé během projektu, plus dodatečný poplatek nebo zisk.</b> Tyto se obvykle používají, když není plně definován rozsah projektu nebo když je potřeba flexibilita.

Role nákupu zde spočívá ve vyjednávání jasných nákladových struktur a kontrolních mechanismů, sledování výkonnosti a výdajů a zajištění transparentnosti a odpovědnosti po celou dobu životního cyklu smlouvy.

3. Rámcové smlouvy o poskytování služeb (MSA)

Tyto jsou páteří dlouhodobých vztahů s dodavateli. MSA definují obecné podmínky—platby, práva duševního vlastnictví, řešení sporů—aby budoucí projekty se stejným dodavatelem nevyžadovaly nové vyjednávání od začátku. Nákupní týmy se zaměřují na vyjednání příznivých rámcových podmínek, které lze použít napříč týmy.

4. Prohlášení o práci (SOW)

Dohody o prohlášení o práci definují rozsah, dodávky, termíny a ceny za konkrétní práci v rámci MSA. Představte si je jako "seznam úkolů". Nákupní týmy vymezují rozsah, dodávky a sankce za pozdní nebo nekvalitní práci. U těchto typů smluv si musí nákup rozhodně dávat pozor na nejasnosti. Protože to vede k rozšiřování rozsahu, vzájemnému obviňování a překračování rozpočtu.

5. Nákupní smlouvy nebo objednávky (PO)

Nákupní smlouvy se používají pro nákup zboží, materiálů nebo jednorázových služeb. PO jsou často automatizovány prostřednictvím systémů ERP (Enterprise Resource Planning), ale stále jsou vázány na předem vyjednané podmínky. Nákupní týmy zde zajišťují, že cenové a dodací podmínky odpovídají smluvním podmínkám. Jakékoliv nesrovnalosti v podmínkách mezi smlouvou a PO mohou způsobit spory ohledně faktur nebo zpoždění dodávek.

6. Dohody o mlčenlivosti (NDA)

Základní, ale často přehlížená smlouva—NDA se podepisují v počáteční fázi, aby umožnily otevřené diskuse bez ohrožení duševního vlastnictví, obchodních tajemství nebo strategických plánů. Hlavním cílem je zde ochrana firemních dat při zahájení partnerství s novými dodavateli.

7. Licenční a SaaS smlouvy

Licenční a SaaS smlouvy upravují přístup k softwaru—například cloudovému. Jsou plné technických podmínek: limitů použití, SLA podpory, záruk dostupnosti a vlastnictví dat. Nákupní týmy tedy musí zajistit, aby podnik dostal to, za co platí—škálovatelnost, dodržování předpisů, podporu. Zvláště si dávají pozor na skrytá automatická obnovení, neflexibilní úrovně licencí nebo nedostatečná práva k datům, které mohou způsobit dlouhodobé problémy.

8. Smlouvy o outsourcingu a logistice

Poslední, ale rozhodně ne nejméně důležité. Nákupní týmy se také často zabývají smlouvami o outsourcingu a logistice, které pokrývají služby třetích stran, jako jsou dodavatelské řetězce, skladování, zákaznická podpora, nebo dokonce IT help desk. Zde dolaďují Dohody o úrovni služeb, rozsahy služeb, cenové modely a podmínky řízení rizik.

Proces a osvědčené postupy v řízení nákupních smluv

Proces řešení smluv napříč různými týmy je obvykle dost podobný, začíná se vytvořením smlouvy, pak je smlouva podepsána a buď končíte obnovením, nebo úplným ukončením dohody.

Ale každý tým se v různých krocích řízení smluv zaměřuje na své vlastní věci.

Projděme si tedy osvědčené postupy pro řízení smluv specificky pro nákupní týmy.

Příjem a sběr požadavků

Nejprve někdo něco potřebuje. Nákup shromažďuje detaily, potvrzuje rozpočet a kontroluje způsobilost dodavatele.

Klíčové kroky zde jsou:

• Potvrdit požadavek: jaká je přesná potřeba a proč je nezbytná?
• Ověřit rozpočet: zajistit, že náklady jsou v rámci rozsahu a jsou k dispozici správná finanční schválení.
• Způsobilost dodavatele: zkontrolovat, zda je dodavatel předem schválen, má správné kvalifikace a splňuje firemní standardy.V případě potřeby provést průzkum trhu k nalezení vhodného dodavatele.

Osvědčený postup: mít standardizovaný formulář pro příjem požadavků, který zachytí klíčové detaily najednou. To zamezuje zmatku a zajišťuje, že nezapomenete na žádné důležité informace na začátku.

Návrh a vyjednávání

Jakmile máte všechny požadavky, začnete s vypracováním smlouvy a pak vyjednáváním podmínek.

Klíčové kroky zde jsou:

• Přizpůsobit smlouvu: upravit podmínky tak, aby odpovídaly přesným potřebám, ať už jde o úrovně služeb, ceny nebo klauzule o duševním vlastnictví—zejména pokud pracujete s šablonami. 
• Zapojit právní tým: právníci by měli být zapojeni brzy, aby zkontrolovali podmínky, zejména u složitých dohod nebo když existuje vysoké riziko, jako v příkladu, který jsme uvedli s licencováním SaaS a ochranou osobních údajů. 
• Vyjednat obchodní ochranu: nákupní týmy by měly vyjednat klauzule, které chrání společnost finančně a provozně—jako jsou sankce za nedodržení termínů, množstevní slevy, práva na ukončení nebo omezení exkluzivity. 
• Sladit povinnosti dodavatele: ujistit se, že smlouva jasně vymezuje, za co je dodavatel zodpovědný, včetně standardů dodání, reportování, bezpečnostních požadavků a dodržování předpisů
• Ověřit cenové modely: nákup by měl dvojitě zkontrolovat cenovou strukturu. Ať už je pevná, odstupňovaná nebo založená na využití, aby se zajistilo, že je v souladu s potřebami podniku.

Osvědčený postup: udržet smlouvu jednoduchou a jasnou—používat jednoduchý, přímočarý jazyk, kdykoli je to možné, aby se předešlo nejasnostem.

Schvalovací workflow

Finance, právníci, oddělení dodržování předpisů, vedoucí oddělení a další zainteresované strany—všichni musí podepsat a "požehnat" obsahu smlouvy.

Klíčové kroky zde mohou vypadat takto:

• Víceúrovňové schválení: každé oddělení musí zajistit, že smlouva je v souladu s firemními cíli a požadavky na dodržování předpisů. 
• Sladění zainteresovaných stran: nákup by měl dvakrát zkontrolovat, že smlouva odráží to, co bylo původně požadováno a dohodnuto.

Osvědčený postup: automatizovat workflow. Použití softwaru pro řízení smluv k automatizaci směrování schválení urychluje proces a snižuje šanci na nedorozumění.

Podpis dokumentu

Jakmile všichni schválí podmínky, je čas na podpis. Dnes jsou digitální podpisy normou, což zjednodušuje proces a zajišťuje bezpečnost.

Klíčové kroky zde jsou:

• Kontrola úplnosti: ujistit se, že všechny potřebné přílohy, dodatky a přílohy jsou před podpisem připojeny. 
• Potvrdit identitu dodavatele: v případě potřeby před podpisem konečného dokumentu potvrdit identitu dodavatele. 
• Zajistit všechny podpisy: ověřit, že všechny požadované strany podepíší smlouvu, jak interní, tak externí.

Osvědčený postup: používat bezpečnou a zavedenou platformu pro elektronický podpis, která nabízí všechny funkce, které potřebujete pro skutečné zjednodušení řízení a podepisování nákupních smluv.

Například Autenti je zcela bezpečný nástroj pro elektronické podpisy, který nabízí vše, co potřebujete pro podepisování nákupních dokumentů. Od ověřování identity, přes hromadné podepisování, auditní stopy pro každý podaný podpis, oznámení, kdy je třeba podepsat dokumenty, až po cloudový archiv pro snadné ukládání podepsaných smluv.

Učiňte řízení nákupních smluv bezpečným a snadným s Autenti. Vyzkoušejte zdarma na 14 dní, bez nutnosti zadání kreditní karty.

Ukládání a přístup

Po provedení musí být smlouva řádně uložena pro budoucí použití. Ať už je to pro audit, vymáhání nebo obnovení, snadný přístup ke smlouvě je klíčový.

Klíčové kroky zde jsou:

• Uložit smlouvu v centralizovaném úložišti: ukládat všechny smlouvy na jedno místo s kontrolou verzí—například pomocí Autenti. 
• Zajistit snadné vyhledávání: pokud nepoužíváte nástroj, který to udělá za vás, ujistěte se, že dokumenty uspořádáte sami. Smlouvy by měly být kategorizovány, označeny a vyhledatelné pro rychlý přístup v případě potřeby.

Osvědčený postup: implementovat kontrolu verzí pro sledování změn ve smlouvách v průběhu času a předcházet zmatku.

Monitorování a řízení obnovení

Poslední krok je tam, kde se mnoho smluv rozpadá—protože nikdo nesleduje SLA nebo automatická obnovení, dokud není příliš pozdě.

Tato fáze tedy spočívá ve sledování výkonnosti dodavatele, dodržování smlouvy a nadcházejících obnovení, aby bylo vše přesně načasované.

Klíčové kroky zde zahrnují:

• Sledování výkonnosti smlouvy: sledovat SLA, milníky a dodávky, aby se zajistilo, že dodavatelé plní své závazky. 
• Být na vrcholu obnovení: nastavit upozornění a připomínky s dostatečným předstihem před vypršením platnosti smlouvy nebo automatickým obnovením.

Osvědčený postup: provádět pravidelné kontroly. Ať už čtvrtletní nebo pololetní, kontroly pomáhají identifikovat problémy s výkonností nebo příležitosti k úspoře nákladů dříve, než se stanou problémy.

Běžné výzvy, kterým nákupní týmy v podnicích čelí

Řízení podnikových smluv je specifickým případem řízení smluv samo o sobě. Přidejte k tomu specifika nákupu, jako je řízení dodavatelů, a skončíte s jedinečnými překážkami.

Výzvy v řízení nákupních smluv mohou vypadat podobně jako ty, které jsme popsali níže.

Objem a složitost

Běžnou výzvou v řízení smluv je objem a vysoká složitost takových dokumentů. Nákupní týmy konkrétně jednají ročně se stovkami, někdy tisíci smluv. Od jednoduchých objednávek až po masivní víceleté smlouvy o poskytování služeb, je toho hodně na žonglování.

Dodržování předpisů

S interními politikami, regulačními rámci a mezinárodními obchodními zákony ve hře není dodržování předpisů volitelné—je kritické.

Každá smlouva musí být v souladu s:

• Interními kontrolami a schvalovacími politikami. Regulačními rámci (myšleno GDPR nebo HIPAA).
• Místními a mezinárodními obchodními zákony.</b>

Jeden chybný krok? Právní expozice, pokuty nebo horší. Nákup musí vyvážit agilitu s odpovědností.

Koordinace zainteresovaných stran

Právní, finanční, provozní, IT—každý má svůj podíl a nákup je bodem koordinace. Každá zainteresovaná strana má své vlastní priority a nákup musí všechny sladit.

Řízení dodavatelů

Nejde jen o podepisování smluv, ale o zajištění toho, že dodavatelé dodají to, co slíbili, když to slíbili.

Podpis smlouvy je pouze prvním krokem. Zajištění toho, že dodavatel:

• Dodá to, co slíbil.
• Dosáhne svých SLA.
• ůstane v souladu s předpisy.

Je často místem, kde začíná skutečná práce. Nákup musí sledovat, urgovat, eskalovat a vyjednávat, neustále.

Datové sila a zastaralé nástroje

Mnoho nákupních týmů je stále uvězněno se zastaralými systémy pro řízení smluv nebo tabulkami, což zabíjí viditelnost a efektivitu.

Navzdory svému měřítku mnoho podniků stále spoléhá na:

• E-mailové vlákna, 
• Sdílené disky, 
• Excely, 
• A odpojené právní systémy.

Výsledek? Ztracené smlouvy, zmeškané obnovení a nulová viditelnost. Nákup nemůže řídit to, co nevidí, i s nejlepší strategií řízení smluv na palubě.

Co se může změnit?

Všichni známe důležitost řízení smluv, ale také známe výzvy, které s sebou přináší. Jak tedy zajistit, abyste mohli těžit ze všech výhod řízení smluv a skutečně zjednodušit práci nákupu?

Existuje několik řešení, která můžete přidat do svého procesu řízení smluv, aby vám pomohla čelit jakýmkoli výzvám přímo.

Za prvé, chytřejší využití technologií. Nástroje pro řízení životního cyklu smluv (CLM) s podporou AI mohou být zásadní změnou. Pomáhají označovat rizika, spravovat obnovení a nabízejí viditelnost v reálném čase.

Za druhé, přechod od tradičního papírování k elektronickému podepisování. Například TZMO—globální výrobce kosmetických, hygienických a zdravotnických výrobků zkrátil dobu zpracování smluv až o 90 % zavedením elektronických podpisů s platformou Autenti.

Za třetí, nákup by neměl pracovat izolovaně. Integrujte se s právním, finančním a provozním oddělením již v počáteční fázi, abyste zajistili, že všichni zůstanou na správné cestě od začátku do konce.

V neposlední řadě používejte šablony, ale zůstaňte flexibilní. Každá dohoda je trochu jiná, ale také každá dohoda má stagnantní části, které nemusíte pokaždé vytvářet znovu.