Strategie řízení smluv: podrobný průvodce

Řízení smluv je proces správy smluv během jejich životního cyklu – od vytvoření a vyjednávání až po realizaci, sledování výkonu a obnovení.

Jak napovídá definice, jde o poměrně složitý proces, který přináší mnoho výzev, přesto je to něco, s čím se musí každý podnik vypořádat.

A způsob, jakým řízení smluv zvládáte, může definovat celkový úspěch vašeho podnikání.

Například špatné řízení smluv může vést k:

• průměrné ztrátě 9,2 % ročních příjmů v důsledku špatné správy smluv,
• přibližně 2,5-3,5 milionu dolarů vynaložených na hledání nebo opětovné vytváření ztracených dokumentů (pro podniky s 1000 zaměstnanci),
• spoustě času stráveného řízením smluv – například 97 dní pouze na obnovení těchto dokumentů.

A právě zde přichází na řadu efektivní strategie řízení smluv, která zachrání situaci.

Správná strategie řízení smluv s dostatečnou dávkou automatizace na správných místech vám může velmi pomoci.

Pokud uvedeme reálný příklad, Medicover – poskytovatel komplexních zaměstnaneckých benefitů – zvýšil úspěšnost řízení smluv implementací platformy Autenti.

Přechodem z tradičního podepisování smluv na kompletní digitální řešení s elektronickými podpisy Medicover zkrátil dobu potřebnou k podpisu dokumentů ze dvou týdnů na pouhý jeden den.

Přečtěte si níže uvedeného průvodce a zjistěte, jak přesně replikovat úspěch Medicoveru a dalších úspěšných společností v řízení smluv.

Projdeme si osvědčené strategie řízení smluv pro různé fáze procesu řízení smluv, od stanovení vlastnictví až po audity a vylepšení.

Krok 0: stanovte jasné vlastnictví a přiřaďte klíčové zainteresované strany

Než se ponoříte do řízení smluv, je zásadní stanovit jasné vlastnictví a přiřadit klíčové zainteresované strany ke konkrétním oblastem. Bez definovaných odpovědností mohou smlouvy snadno propadnout sítem, což vede k zmeškaným termínům, problémům s dodržováním předpisů a finančním ztrátám.

Proto by měl být nultý krok ve vaší efektivní strategii řízení smluv rozhodně stanovení jasného vlastnictví, než cokoli jiného proběhne.

Proč?

Tato zpráva o řízení smluv v sektorech technologií a softwaru zdůrazňuje, že v téměř 40 % organizací není jasné, kdo má odpovědnost za řízení smluv.

Následně se každý rok vyplýtvá 140 miliard dolarů kvůli nedostatku spolupráce mezi obchodními a právními týmy – což dokonale ilustruje, jak je kromě vlastnictví a zainteresovaných stran stejně důležitá i komunikace mezi nimi.

Různé týmy hrají v řízení smluv důležité role a každý by měl mít jasně definované odpovědnosti. Například:

• Právní týmy: měly by zajistit, aby smlouvy byly v souladu se zákony a firemními zásadami. Kontrolují právní rizika a podmínky řešení sporů.
• Týmy pro zadávání zakázek/nákup: spravují dodavatelské smlouvy, vyjednávají podmínky a zajišťují, aby smlouvy byly v souladu s nákupními zásadami.
• Finanční týmy: jsou zodpovědné za sledování platebních podmínek, rozpočtů a finančních rizik spojených se smlouvami.
• Prodejní týmy/týmy pro rozvoj podnikání: vlastní klientské smlouvy a zajišťují, aby podmínky byly v souladu s obchodními cíli a modely příjmů.
• Provozní manažeři/manažeři projektů: dohlížejí na plnění smluv a milníky. Také sledují metriky výkonnosti.
• IT a compliance týmy: řeší zabezpečení dat, soulad s GDPR a softwarové smlouvy v technologicky zaměřených smlouvách.

Vzhledem k tomu se podívejte na co dělat a co nedělat v nulovém kroku definování vaší strategie:

💡 Tip: použijte RACI matici (Zodpovědný, Schvalující, Konzultovaný, Informovaný) pro jasné mapování odpovědností zainteresovaných stran.

Krok 1: stanovte cíle a KPI pro sledování

Strategický přístup k řízení smluv navazuje na definované vlastnictví a role zainteresovaných stran stanovením jasných cílů a klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro sledování úspěšnosti řízení smluv.

Bez měřitelných cílů je nemožné analyzovat a zlepšovat výkonnost řízení smluv podniku, identifikovat neefektivnosti nebo optimalizovat procesy.

Jak ale definovat své cíle?

Vaše cíle řízení smluv by měly být v souladu s širšími obchodními cíli, jako je zvýšení efektivity, snížení rizika a zvýšení ziskovosti.

Například můžete uvažovat o následujících cílech:

• Zkrácení doby schvalování smluv – abyste zkrátili životní cyklus smlouvy a zvýšili provozní efektivitu,
• Zkrácení doby potřebné k podpisu smluv, 
• Snížení nákladů na uzavření každé smlouvy.

Krok 2: definujte jasné pracovní postupy a šablony

Jakmile jsou stanoveny cíle a KPI, dalším krokem je zavedení standardizovaných pracovních postupů a šablon smluv, které zajistí efektivitu.

Dobře definovaný pracovní postup smluv minimalizuje zpoždění v procesu smluv, snižuje chyby a zefektivňuje řízení smluv od návrhu až po realizaci.

Šablony smluv na druhou stranu obvykle jednoduše urychlují dobu, kterou trvá realizace opakujících se smluv – místo opětovného vynalézání kola.

Ve skutečnosti je 75 % interních právníků nespokojeno se svou současnou technologií pracovního postupu smluv. Strategické řízení smluv to může rozhodně změnit k lepšímu.

Jak nyní definovat zjednodušený pracovní postup? Můžete začít s následujícím procesem s běžnými fázemi řízení smluv:

Žádost o smlouvu a zahájení, tedy kdo smlouvu iniciuje? (prodej, nákup, právní oddělení atd.) https://procurementtactics.com/contract-management-statistics/

Vytvoření konceptu a výběr šablony, měli byste použít předem schválenou šablonu nebo začít od nuly?

Interní kontrola a schválení – definujte, kdo musí schválit, a stanovte termíny odezvy.

Vyjednávání a úpravy. Zde sledujte historii verzí a změny provedené během vyjednávání.

Schválení a realizace, pro které můžete použít elektronické podpisy k eliminaci manuálních zpoždění.

Úložiště. Jakmile je vše podepsáno a zapečetěno, centralizujte podepsané smlouvy v bezpečném úložišti.

Průběžné monitorování – nastavte připomínky pro obnovení, audity a závazky.

Nyní se podívejte na to, co dělat a co nedělat pro tento krok procesu.

Krok 3: přejděte na elektronické podepisování, sdílení a ukládání smluv

Jedním z nejlepších způsobů, jak zlepšit vaše řízení smluv, je automatizace a digitalizace alespoň částí procesu.

Jednou z moderních strategií řízení smluv, kterou můžete použít, je přechod z tradičního na bezpapírové elektronické podepisování.

Podívejte se na příběh skupiny TZMO, která přešla z tradičního na elektronické podepisování smluv a v důsledku toho zkrátila dobu zpracování smluv až o 90 %.

Před přechodem na elektronické podpisy s využitím Autenti trvaly procesy podepisování smluv TZMO až dva týdny u národních smluv a dokonce až tři měsíce u mezinárodních smluv.

Zaměstnanci tiskli dokumenty, shromažďovali podpisy a posílali je kurýrem, což výrazně prodloužilo dobu zpracování.

Nyní dokončují dokumenty i během několika hodin, to vše s Autenti jako platformou pro elektronické podpisy.

Přechod na elektronické podepisování smluv však není jen úspora času. Je to také:

• Lepší zabezpečení a dodržování předpisů: platformy pro elektronické podpisy, jako je Autenti, poskytují správné šifrování, auditní stopy, přístup založený na rolích a splňují globální bezpečnostní a právní standardy, jako eIDAS (EU), ISO, GDPR a další.
• Lepší dostupnost: smlouvy můžete podepisovat kdekoli a kdykoli. Elektronické podpisy jsou ideální pro vzdálené týmy a globální podniky. Navíc rozhraní přizpůsobená mobilním zařízením umožňují podepisování přímo z telefonu.
• Snížené náklady a dopad na životní prostředí: používání elektronických podpisů místo papírových smluv šetří peníze za tisk, kurýrní služby, skladování a manuální zpracování. Také eliminuje plýtvání papírem.
• Lepší sledování smluv: automatizovaná oznámení a připomínky pro podepisování nových dokumentů zabraňují zpožděním a zmeškaným termínům. Navíc sledování stavu v reálném čase zajišťuje transparentnost v průběhu procesu podepisování.

Tip: Vyberte si poskytovatele elektronických podpisů, který nabízí všechny tři hlavní typy elektronických podpisů v základních plánech, jako je Autenti, abyste neutratili příliš mnoho za plány vyšší úrovně jen proto, abyste dosáhli na všechny typy elektronických podpisů.

Krok 4: automatizujte, co můžete

Řízení smluv zahrnuje množství opakujících se úkolů – vytváření návrhů, schvalování, sledování obnovení a kontroly dodržování předpisů.

Automatizace toho, co můžete, snižuje lidské chyby a urychluje životní cykly smluv, což v konečném důsledku šetří čas a peníze v průběhu procesu životního cyklu smlouvy.

Automatizace může probíhat pomocí softwaru pro řízení smluv, který pomáhá s věcmi, jako jsou automatická oznámení a připomínky pro obnovení smluv a celkové automatizované řízení smluv.

Ve skutečnosti automatizace procesů řízení smluv urychluje vyjednávací cykly až o 50 %. Právníci konkrétně uvedli, že automatizace řízení smluv jim ušetřila až 82 % jejich času.

Co můžete v řízení smluv automatizovat?

• Vytváření smluv a šablon: můžete používat předem schválené šablony s možnostmi automatického vyplňování k rychlému generování smluv.
• Celé pracovní postupy: můžete nastavit automatické směrování, aby smlouvy putovaly ke správným zainteresovaným stranám ve správný čas (např. právní, finanční, nákupní oddělení) na základě předem definovaných pravidel.
• Připomínky k podpisu: můžete nastavit automatické připomínky pro čekající elektronické podpisy pro rychlejší realizaci. Taková funkce je k dispozici na platformě Autenti.
• Obnovení: AI vám může pomoci se sledováním vašich smluv a identifikací dokumentů blížících se expiraci.
• Sledování výkonnosti a KPI: můžete také automaticky generovat zprávy v reálném čase o době cyklu smlouvy, úsporách nákladů a míře dodržování předpisů.

S automatizací je také třeba pamatovat na několik praktických věcí:

💡 Tip: používání softwaru pro elektronické podpisy s hromadným podepisováním vám může pomoci zvládnout zpracování velkého množství dokumentů, zejména opakujících se.

Krok 5: stanovte strategii obnovení a ukončení smluv

Nejlepší strategie řízení smluv se také dobře připravují na obnovení smluv a možné ukončení smluv.

To proto, že řízení smluv nekončí podpisem a dodržováním podmínek – potřebujete strukturovaný proces obnovení a ukončení, abyste maximalizovali hodnotu smlouvy a zároveň se vyhnuli zbytečným rizikům nebo nákladům.

Proč je tento krok důležitý:

• Mnoho podniků zmeškává termíny obnovení, což vede k automatickým obnovením s nevýhodnými podmínkami.
• Špatné strategie ukončení mohou při ukončení smluv vést k právním sporům, finančním ztrátám nebo rizikům bezpečnosti dat.
• Proaktivní opětovné vyjednávání smluv pomáhá zlepšit podmínky, ceny a dodržování předpisů.

Například 71 % společností nemůže najít 10 % nebo více svých smluv, což činí obnovení a ukončení o to obtížnějším.

Nyní se podívejte na to, co dělat a co nedělat pro tento krok:

Krok 6: provádějte audity a zlepšení

I ten nejlepší systém řízení smluv vyžaduje pravidelné audity a zlepšení, aby bylo zajištěno, že se pohybujete správným směrem.

Provádění auditů pomáhá identifikovat rizika, neefektivnosti a oblasti pro optimalizaci, což vám pomáhá v průběhu času poskytovat více a lépe.

Ale jak provést efektivní audit smluv? No, můžete:

1. Definovat rozsah auditu: 
   1. Určit, zda provádíte audit dodržování předpisů, efektivity, finanční výkonnosti nebo hodnocení rizik smluv. 
   2. Rozhodnout, zda audit bude pokrývat všechny smlouvy nebo konkrétní podmnožinu (např. dodavatelské smlouvy, klientské smlouvy).
2. Zkontrolovat smluvní závazky a dodržování předpisů: 
   1. Zkontrolovat, zda všechny strany splnily své smluvní povinnosti. 
   2. Zajistit, aby smlouvy byly v souladu s odvětvovými předpisy a firemními zásadami. 
   3. Identifikovat zmeškané termíny, sankce nebo problémy s obnovením.
3. Posoudit finanční a rizikovou expozici: 
   1. Identifikovat skryté náklady, finanční rizika a úniky příjmů. 
   2. Analyzovat, zda jsou smluvní podmínky finančně výhodné a skutečně v souladu s obchodními cíli.
4. Vyhodnotit výkonnost smluv a vztahy s dodavateli/klienty: 
   1. Můžete měřit spokojenost zákazníků se smlouvami. 
   2. Identifikovat nedostatečně výkonné smlouvy, které potřebují opětovné vyjednání nebo ukončení. 
   3. Sledovat časové lhůty řešení sporů a míry vymáhání smluv.
5. Identifikovat zlepšení procesu: 
   1. Identifikovat neefektivnosti ve vytváření smluv, schvalování a obnovování.

A vždy nezapomeňte po každém auditu skutečně implementovat změny a neustále se zlepšovat na základě zjištění.

Školte týmy o osvědčených postupech a ponaučeních z auditu a stanovte nové KPI pro sledování průběžné výkonnosti smluv.

Kromě toho všeho nezapomeňte na to, co dělat a co nedělat v závěrečném kroku vytváření vaší strategie řízení smluv:

Tip: toto je část, kde může být umělá inteligence obzvláště užitečná.

Spravujte smlouvy o 90 % rychleji s Autenti

Otázka "potřebuji strategii řízení smluv?" je zastaralá. Každý podnik potřebuje správnou strategii řízení smluv, aby přežil množství dokumentů, které spravuje.

Při vývoji strategie řízení smluv, kterou budete následovat, uplatněte osvědčené postupy, o kterých jsme diskutovali výše.

Proč?

Protože dobře provedená strategie řízení smluv zvyšuje efektivitu a ziskovost. Skutečně přináší na světlo mnoho výhod řízení smluv.

S Autenti můžete spravovat smlouvy a další obchodní dokumenty až o 90 % rychleji, jak to už udělali TZMO, Medicover a další.

Začněte svou 14denní bezplatnou zkušební verzi s Autenti ještě dnes.