Ścieżka audytu podpisu elektronicznego: wyjaśniona na rzeczywistym przykładzie Kart Podpisu Autenti

Jedną z największych zalet podpisów elektronicznych jest bezpieczeństwo i przejrzystość, jakie zapewniają.

Podpisując dokumenty elektronicznie, możesz mieć pewność, że druga strona zweryfikuje swój podpis, nawet przy użyciu prostych metod, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe za pomocą adresu e-mail lub numeru telefonu - co czyni go bardzo bezpiecznym.

Aby dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo, możesz sprawdzić tożsamość osoby podpisującej dokument, weryfikując jej dokumenty tożsamości, użyć bardziej zaawansowanych podpisów elektronicznych, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, który wykorzystuje zaawansowaną technologię szyfrowania, Infrastrukturę Klucza Publicznego i inne zabezpieczenia.

Jednak oprócz wysokiego poziomu bezpieczeństwa, niezależnie od rodzaju podpisu elektronicznego, podpisy elektroniczne oferują również pełną przejrzystość całego procesu.

Dzięki tak zwanej ścieżce audytu podpisu elektronicznego zawsze możesz sprawdzić autentyczność złożonych podpisów, zweryfikować dokładną datę i godzinę ich złożenia, sprawdzić adresy IP urządzeń użytych do podpisania oraz mieć pewność, że dokument pozostanie nienaruszony po podpisaniu.

Jak to działa?

Wyjaśniamy to poniżej.

Spis treści:

1. Czym jest ścieżka audytu podpisu elektronicznego?
2. Niezbędne cechy ścieżki audytu
3. Rzeczywisty przykład: ścieżki audytu w Autenti
4. Karta Podpisu
5. Jak możesz wykorzystać ścieżki audytu i Karty Podpisu Autenti?
6. Zachowaj bezpieczeństwo dokumentów i podpisów z Autenti
7. Często zadawane pytania

Czym jest ścieżka audytu podpisu elektronicznego?

Ścieżka audytu podpisu elektronicznego to w zasadzie zapis procesu podpisywania elektronicznego, dokumentujący kiedy, gdzie i w jaki sposób zostały złożone podpisy elektroniczne.

Ścieżka audytu potwierdza wiarygodność podpisów i w razie potrzeby może służyć jako dowód prawny w sporach lub postępowaniach.

Podobnie jak świadkowie podpisu odręcznego sprawdzają dokumenty tożsamości przed złożeniem podpisu na dokumencie, zapewniając ważność procesu - ścieżka audytu podpisu elektronicznego zapewnia to samo (lub nawet większe bezpieczeństwo), ale cyfrowo.

Zawiera wszystkie istotne szczegóły dla każdego podpisu elektronicznego złożonego na danym dokumencie i jest opatrzona pieczęciami elektronicznymi, które gwarantują, że dokument pozostanie nienaruszony po podpisaniu.

Niezbędne cechy ścieżki audytu

Prawidłowa ścieżka audytu podpisu elektronicznego powinna zawierać następujące informacje:

• Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko osoby podpisującej dokument, a także adres IP urządzenia użytego do złożenia podpisu.
• Szczegóły weryfikacji: pokazujące, w jaki sposób każdy podpis złożony na dokumencie został zweryfikowany, czy to przez e-mail, kod SMS, wideokonferencję czy inną metodę.
• Czas i data: rejestracja dokładnego czasu i daty złożenia każdego podpisu elektronicznego, jak również dokładnej daty i godziny rozpoczęcia procesu zbierania podpisów.
• Wszelkie zmiany: aby zapewnić właściwą integralność dokumentu, ścieżka audytu śledzi również wszelkie możliwe zmiany wprowadzone do podpisanego dokumentu.

Rzeczywisty przykład: ścieżki audytu w Autenti

Rzeczywistym przykładem skutecznej ścieżki audytu podpisu elektronicznego jest Karta Podpisu Autenti, dołączana do każdego cyfrowo podpisanego dokumentu jako ostatnia strona, dla łatwego dostępu do najważniejszych szczegółów.

Autenti to platforma do podpisów elektronicznych, która ułatwia przejście na dokumentację cyfrową. Dzięki niej otrzymujesz dostęp do trzech głównych typów podpisów elektronicznych:

• Zwykłe podpisy elektroniczne (SES): idealnie nadające się do podpisywania 90% dokumentów w transakcjach biznesowych, w tym umów o współpracy czy umów sprzedaży rzeczy ruchomych. Weryfikowane przy użyciu prostych metod, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe z wykorzystaniem adresu e-mail lub numeru telefonu podpisującego z unikalnym kodem.
  
• Zaawansowane podpisy elektroniczne (AES): idealne do bardziej złożonych umów i klauzul. Ten typ podpisu elektronicznego pozwala na weryfikację tożsamości osoby podpisującej dokument, na przykład poprzez sprawdzenie dokumentów tożsamości czy ich sfotografowanie.
• Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES): podpis cyfrowy idealny do najtrudniejszych umów, takich jak te przenoszące prawa autorskie. Podpisy kwalifikowane mogą wydawać się skomplikowane, ale nie są, gdy korzysta się z odpowiedniego dostawcy, takiego jak Autenti. Tutaj będziesz mieć dostęp do ponad 170 dostawców QES w całej Europie, a osoby podpisujące dokumenty będą mogły płynnie zweryfikować swoją tożsamość u Dostawców Certyfikatów, nawet całkowicie online.

Biorąc pod uwagę fakt, że Autenti jest całkowicie bezpieczną platformą, spełniającą globalne i europejskie standardy, takie jak ISO 27001, RODO czy eIDAS, każdy podpis jest odpowiednio przetwarzany i rejestrowany, a dla każdego podpisanego dokumentu dostępna jest ścieżka audytu.

Karta Podpisu

Służąc jako wizualizacja złożonych podpisów elektronicznych, ale także zawierając wszystkie kluczowe szczegóły dla ścieżki audytu, Autenti wydaje Kartę Podpisu dla każdego podpisanego dokumentu.

Karta Podpisu zawiera wszystkie informacje, które ścieżka audytu podpisu elektronicznego musi posiadać, aby służyć jako ważny zapis procesu podpisywania cyfrowego, w tym:

• ID podpisanego dokumentu,
• imię i nazwisko osób podpisujących dokument elektronicznie,
• dodatkowe dane podpisujących (jeśli dotyczy), takie jak adres e-mail lub ich numery identyfikacji podatkowej,
• zarejestrowane podpisy cyfrowe wraz ze wszystkimi ich szczegółami, takimi jak użyte metody walidacji, data i dokładny czas ich złożenia, a także adresy IP urządzeń użytych do podpisania.

Karta Podpisu Autenti zawiera również dwie pieczęcie wydane przez Autenti dla podpisanego dokumentu - jedną dla rozpoczęcia procesu podpisywania, drugą dla jego finalizacji.

Pieczęć elektroniczna wydawana dla każdego dokumentu po zebraniu podpisów w Autenti zapewnia, że dokument nie zostanie naruszony po podpisaniu.

Jak możesz wykorzystać ścieżki audytu i Karty Podpisu Autenti?

Dzięki ścieżkom audytu, takim jak Karta Podpisu Autenti, możesz:

• łatwo weryfikować, kto podpisał dany dokument i jakiego rodzaju podpisu elektronicznego użyto do jego podpisania,
• sprawdzać datę i godzinę złożenia podpisów i pieczęci elektronicznych, uzyskując łatwy dostęp do historii dokumentu,
• potwierdzać autentyczność dokumentacji,
• polegać na ścieżce audytu w rozstrzyganiu sporów, oferując jasne dowody działań podjętych w trakcie procesu podpisywania oraz wszystkie informacje o nim,
• mieć pewność, że integralność dokumentu jest nienaruszona, ponieważ ścieżka audytu potwierdza, że nie wprowadzono zmian po złożeniu podpisu,
• zwiększać bezpieczeństwo i wykrywać nieuprawniony dostęp lub próby ingerencji w dokument poprzez śledzenie działań podjętych z dokumentem i złożonymi podpisami.

Podsumowując, ścieżki audytu podpisów elektronicznych dają ci to jedno miejsce nie tylko do śledzenia każdego podpisu i sprawdzania jego szczegółów, ale także do potwierdzenia, że jest w pełni zabezpieczony przed ingerencją.

Zachowaj bezpieczeństwo dokumentów i podpisów z Autenti

Autenti jest Dostawcą Usług Zaufania, zapewniającym odpowiednie bezpieczeństwo i przejrzystość przy każdym podpisie elektronicznym.

Podpisuj dokumenty online i łatwo weryfikuj autentyczność oraz integralność podpisów elektronicznych z Autenti.

Dla każdego podpisanego dokumentu Autenti wyda Kartę Podpisu, która będzie służyć jako dopuszczalny w sądzie ślad audytu każdego podpisu elektronicznego, zawierający:

• dokładny czas i datę każdego złożonego podpisu,
• użyte metody weryfikacji,
• adresy IP urządzeń użytych do podpisania,
• pieczęcie Autenti potwierdzające rozpoczęcie i zakończenie procesu podpisywania,
• numer ID dokumentu,
• imię, nazwisko i inne dane osób podpisujących dokument.

Kartę Podpisu znajdziesz jako ostatnią stronę w podpisanym dokumencie, do której możesz łatwo wrócić, aby prześledzić historię dokumentu, sprawdzić autentyczność podpisów i więcej.

Wypróbuj platformę Autenti za darmo przez całe 14 dni i sprawdź, jak łatwe może być przejście na dokumentację cyfrową.

Podpisuj dokumenty używając trzech różnych typów podpisów elektronicznych, nie martw się o limity dokumentów i korzystaj z intuicyjnej platformy online.

Często zadawane pytania

Czym jest ścieżka audytu podpisu elektronicznego?

Ścieżka audytu podpisu elektronicznego to dziennik audytu lub certyfikat ukończenia dla elektronicznie podpisanego dokumentu, rejestrujący wszystkie istotne szczegóły dotyczące złożonych podpisów. Takie informacje, oprócz zapewnienia spokoju ducha podczas podpisywania cyfrowego, mogą również bezpiecznie służyć jako dowód prawny w sporach, zasadniczo potwierdzając ważność podpisów elektronicznych.

Jakie informacje powinna zawierać ścieżka audytu?

Ścieżki audytu dla każdego elektronicznie podpisanego dokumentu powinny rejestrować najważniejsze informacje o każdym podpisie elektronicznym złożonym na dokumencie oraz o samym podpisanym dokumencie. Przykładowe szczegóły obejmują adresy IP urządzeń użytych do każdego podpisu, dokładną datę i godzinę każdego podpisu elektronicznego lub metody weryfikacji użyte dla każdego podpisu.

Czy Autenti zapewnia ścieżkę audytu podpisu elektronicznego?

Ponieważ Autenti jest dostawcą podpisów elektronicznych w pełni zgodnym z eIDAS, tworzy raport audytu lub ścieżkę audytu dla każdego podpisanego dokumentu. W Autenti ścieżka audytu ma formę Karty Podpisu, która zawiera wszystkie kluczowe szczegóły, jakie powinna mieć ścieżka audytu, zawiera pieczęcie elektroniczne zapewniające, że dokument nie zostanie naruszony, oraz wizualizuje podpisy elektroniczne złożone na dokumencie.

Czy można wykorzystać ścieżkę audytu podpisu elektronicznego jako dowód prawny w sprawach sądowych?

Tak, możesz wykorzystać ścieżkę audytu podpisu elektronicznego jako dowód prawny w sprawach sądowych, ponieważ podpisy elektroniczne są globalnie uznawane za prawnie wiążące. Różne regulacje na całym świecie ustanawiają standardy dla podpisywania elektronicznego, takie jak eIDAS w Europie, E-Sign Act w Stanach Zjednoczonych czy ZertES w Szwajcarii. Ścieżki audytu zapewniają pełną przejrzystość dla każdego podpisu elektronicznego złożonego cyfrowo, pokazując dokładną datę i godzinę każdego podpisu, adresy IP urządzeń użytych do podpisania, a nawet metody weryfikacji - wszystko to ułatwia weryfikację ich autentyczności, nawet w sprawach sądowych.