Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – na czym polega, ile kosztuje i jak usprawnia działanie firmy?

Tradycyjny obieg dokumentów księgowych pochłania sporo czasu i środków, zwłaszcza w dobie rosnącego znaczenia pracy zdalnej. Wiele firm właśnie w minionym roku doceniło więc zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawdź, co daje takie rozwiązanie w obszarze księgowości oraz jak długo przechowywać dokument księgowe i jakie są ceny systemów elektronicznego obiegu dokumentów.

 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych?

Rozwiązania z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów to z jednej strony zbiory procedur, a z drugiej systemy informatyczne. Razem umożliwiają standaryzację tworzenia, przepływu, przechowywania i pracy z dokumentami cyfrowymi oraz digitalizację tych, które trafiają do firmy w formie papierowej.

 

Istotnymi elementami systemów elektronicznego obiegu dokumentów księgowych mogą być narzędzia OCR do skanowania papierów i przetwarzania ich w formę elektroniczną oraz moduły do wystawiania, wysyłania oraz wczytywania i księgowania faktur elektronicznych. Nie mniej ważne są narzędzia, które umożliwiają porządkowanie i archiwizację czy szybkie tworzenie dokumentacji różnego rodzaju. 

 

Ponieważ rozwiązania te oparte są o mechanizmy typy workflow, kluczową rolę odgrywają też powiadomienia elektroniczne. Dostarczają zainteresowanym osobom informacji na temat bieżącego statusu dokumentu w schemacie obiegu czy przypominają o konieczności podjęcia określonych działań. Niezwykle przydatnym narzędziem jest też podpis elektroniczny, dzięki któremu również dokumenty wymagające podpisania mogą istnieć tylko w formie cyfrowej.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Elektroniczny obieg dokumentów ma szereg zalet, które przekładają się na oszczędność czasu i środków. Do najważniejszych z nich należą:

 

  • Usprawniona komunikacja – szybkość i łatwość odnajdywania dokumentów oraz wysyłania ich innym osobom z firmy oraz jej klientom i kontrahentom bez konieczności korzystania z poczty czy kurierów.

 

  • Skrócenie pracy nad dokumentami – między innymi dzięki procesom automatyzacji lub standaryzacji ich tworzenia, akceptacji, importowania do systemu i podłączania do innych treści.

 

  • Eliminacja lub zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, zwłaszcza wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

 

  • Elastyczne zarządzanie dostępem do dokumentów i możliwość tworzenie innych ścieżek obiegu i akceptacji dla różnych dokumentów księgowych w firmie.

 

Dokumenty księgowe: jak długo je przechowywać i dlaczego w cyfrowym archiwum?

Do istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów księgowych należy też oszczędność miejsca. Nawet gdy papierów jest względnie niewiele, trzeba je gdzieś przechowywać. Cyfrowe archiwum rozwiązuje ten problem, a ponadto jest znacznie bezpieczniejsze. 

 

Z jednej strony bowiem, do dokumentów mają wtedy dostęp tylko osoby upoważnione. Z drugiej zaś, praktycznie nie występuje ryzyko zniszczenia, zgubienia czy zawieruszenia się faktur, umów i innych papierów.

 

Bezpieczeństwo to jest bardzo istotne, bo ustawa o rachunkowości nakłada na firmę obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych. Jak długo trzeba je przechowywać? W przypadku większości dokumentów (m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe przychodów i wydatków, umowy handlowe, pożyczki, dokumentacja roszczeń, zeznania podatkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy kartoteki wynagrodzeń) jest to 5 lat. 

 

Bezterminowo należy natomiast przechowywać roczne sprawozdania finansowe. Z kolei dokumentację powstałą w wyniku reklamacji i rękojmi trzeba archiwizować przez 12 miesięcy od terminu ich wygaśnięcia. 

 

Elektroniczny obieg dokumentów – ceny i przykład platformy Autenti

W zależności od konkretnych dostawców i możliwości oferowanych przez poszczególne moduły ich produktów, ceny systemów elektronicznego obiegu dokumentów księgowych mogą być bardzo różne. Koszty zaczynają się zwykle od kilkudziesięciu, a niekiedy nawet kilkunastu złotych miesięcznie netto, lecz mogą sięgać kilkuset i więcej złotych w przypadku oprogramowania dostosowanego do złożonych potrzeb dużych firm. 

 

Z drugiej strony, na rynku można też znaleźć rozwiązania, które przy ograniczonych funkcjonalnościach są bezpłatne. Przykładem jest choćby Platforma Autenti, czyli narzędzie, które umożliwia elektroniczne podpisywanie i wysyłanie do podpisu oraz obieg i archiwizację dokumentów cyfrowych (szczegóły znajdziesz na: https://autenti.com/platforma-autenti/). Darmowe konto firmowe pozwala wysłać do 5 dokumentów na użytkownika miesięcznie, a konto Pro nie ma już limitów liczby dokumentów. 

 

Platforma pozwala podpisywać i zatwierdzać dokumenty księgowe i inne zgodnie ze schematem obiegu obowiązującym w firmie. Autenti archiwizuje też pliki w szyfrowanej chmurze, a jednocześnie osoby uprawnione mogą mieć dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia połączonego z internetem.

 

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Rusza iSpot Premium Leasing – pierwszy leasing w pełni online

Leasing nigdy nie wyglądał lepiej. Największy w Polsce dystrybutor urządzeń Apple wspólnie z Siemens Financial Services wprowadzają dla przedsiębiorców nową Czytaj więcej...

Podpisywanie dokumentów urzędowych przez Autenti – podpis kwalifikowany w formacie XAdES

Masz dosyć wizyt w urzędach? My też. Dlatego posiadaczom kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego Autenti by InfoCert oferujemy możliwość składania podpisów Czytaj więcej...