Rozwój technologii wpłynął na wiele aspektów naszego życia, w tym na dokumentację zatrudnienia. Dowiedz się, co warto wiedzieć o elektronicznej formie tych dokumentów. To może znacząco wpłynąć na twoją przyszłą karierę!
Warto wiedzieć…
- Świadectwo pracy potwierdza staż pracy i często występuje w formie elektronicznej, co zapewnia wygodę i szybki dostęp do ważnych danych.
- Świadectwo pracy musi zawierać informacje o okresie zatrudnienia, charakterze pracy, stanowisku, a czasem o wynagrodzeniu i kwalifikacjach.
- Świadectwo pracy wymaga podpisu pracodawcy lub osoby upoważnionej, ale nie wymaga podpisu pracownika.
- Świadectwo pracy online musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Przy umowie zlecenia nie przysługuje automatycznie prawo do świadectwa pracy, chyba że umowa była równoznaczna z umową o pracę.
Spis treści
1. Czym jest świadectwo pracy?
2. Co powinno zawierać świadectwo pracy?
3. Obowiązek wydania świadectwa pracy
4. Świadectwo pracy w elektronicznych aktach osobowych
5. Umowa zlecenie a świadectwo pracy
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument potwierdzający twój staż pracy (o ile wcześniej nie został wystawiony taki dokument za konkretny okres). Dziś, w dobie cyfryzacji, świadectwo pracy coraz częściej występuje w formie elektronicznej, co zapewnia i wygodę, i szybki dostęp do ważnych informacji.
Ważną zaletą elektronicznej wersji jest łatwość archiwizacji i dostępności dokumentu. Możesz je przechowywać w bezpiecznym miejscu cyfrowym i mieć do niego dostęp w każdej chwili, co jest szczególnie przydatne przy zmianie pracy lub kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Elektroniczne świadectwo pracy musi zawierać takie same informacje jak jego papierowy odpowiednik. Obejmuje dane o okresie zatrudnienia, charakterze pracy, stanowisku, oraz – w razie potrzeby – o wysokości wynagrodzenia i zdobytych kwalifikacjach (jeśli zażąda tego pracownik).
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Każde świadectwo pracy, niezależnie od formy, powinno dokładnie opisywać twój okres zatrudnienia. To przede wszystkim daty rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także szczegółowe informacje o wykonywanych obowiązkach i stanowisku.
Warto pamiętać o tym, że podpis na świadectwie pracy jest niezbędny! Kto podpisuje świadectwo pracy? Pracodawca, osoba upoważniona do jego reprezentowania lub składania oświadczeń w jego imieniu. Czy świadectwo pracy musi być podpisane przez pracownika? Na szczęście nie, co ogranicza formalności.
Szczegóły zakończenia umowy o pracę
Świadectwo wg obowiązującego prawa powinno też zawierać informacje dotyczące sposobu rozwiązania umowy o pracę – czy było to za porozumieniem stron, wypowiedzeniem, czy też z przyczyn ekonomicznych. Te dane są istotne dla przyszłych pracodawców oraz dla ustalania twoich uprawnień emerytalnych.
Praca zdalna, urlopy opiekuńcze i inne
Nowe przepisy wprowadzają również konieczność umieszczania w świadectwie pracy informacji o dniach pracy zdalnej czy urlopach opiekuńczych oraz zwolnieniach z pracy z powodu działania siły wyższej. Jest to odpowiedź na zmieniające się warunki na rynku pracy i konieczność dostosowania dokumentacji do obecnych realiów zawodowych.
Obowiązek wydania świadectwa pracy
Pracodawca jest zobowiązany wydać ci świadectwo pracy w dniu zakończenia stosunku pracy, chyba że planuje zawrzeć z tobą nową umowę w ciągu 7 dni. Jeśli wydanie dokumentu w określonym wyżej terminie jest niemożliwe, konieczne jest jego przesłanie w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie świadectwa.
W przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni świadectwo pracy wydawane jest tylko na żądanie pracownika. Wniosek może mieć formę papierową lub elektroniczną.
Pamiętaj, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od rozliczenia z pracodawcą. To twoje prawo, by otrzymać ten dokument niezależnie od innych zobowiązań wobec pracodawcy!
Świadectwo pracy w elektronicznych aktach osobowych
Pod świadectwem wymagany jest własnoręczny podpis pracodawcy/osoby działającej w imieniu pracodawcy, konieczne jest więc zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Aby zachować dokument w elektronicznych aktach osobowych - jeżeli będzie wydany w formie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to wystarczy dokument umieść w aktach.
Jeżeli będzie wydany w innej formie, konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i jednoczesne opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Umowa zlecenie a świadectwo pracy
W przypadku umowy zlecenia sytuacja wygląda nieco inaczej. Jeśli pracowałeś na podstawie umowy zlecenia, nie przysługuje ci automatycznie prawo do otrzymania świadectwa pracy, chyba że umowa ta była równoznaczna z umową o pracę.
Warto jednak pamiętać, że zdobyte doświadczenie i umiejętności z umowy zlecenia możesz umieścić w swoim CV. To dobry sposób na uzupełnienie historii zawodowej, nawet jeśli formalnie nie otrzymasz świadectwa pracy.
Jeśli umowa zlecenia miała charakterystykę zbliżoną do stosunku pracy (np. regularne godziny pracy, podporządkowanie pracodawcy), możesz wystąpić o wydanie świadectwa pracy. Warto porozmawiać o tym z pracodawcą, by uzyskać dokument potwierdzający okres zatrudnienia.
