Správa podnikových kontraktov: vyššie nároky si vyžadujú pokročilé prístupy

Správa kontraktov nie je iba nevyhnutnou súčasťou kancelárskych povinností – je to podnikovo-kritický proces. Najmä vo veľkých podnikoch.

Prečo?

Po prvé, je to obrovské množstvo dokumentov, ktoré treba organizovať, pochopiť, sledovať a posúdiť z hľadiska rizika vo veľkých organizáciách.

Po druhé, je to pravdepodobne vyššia hodnota zmlúv podpísaných a vykonaných v rámci podnikov v porovnaní s malými až strednými podnikmi.

Vo veľkých podnikoch vedú zle spravované zmluvy k bolestivejším únikom príjmov, rizikám nesúladu a prevádzkovým neefektívnostiam. Zatiaľ čo malé a stredné podniky sa môžu spoliehať na jednoduché úložiská a manuálne sledovanie, podniky čelia inej úrovni zložitosti.

Takže v tomto článku sa budeme venovať všetkému, čo potrebujete vedieť o podnikovej správe zmlúv. Od toho, ako sa líši od správy zmlúv v malých a stredných podnikoch, až po špecifické výzvy, prístupy a osvedčené postupy.

Podniková vs. správa zmlúv v malých a stredných podnikoch: kľúčové rozdiely v oblastiach

Najprv porovnajme podnikovú vs správu zmlúv v malých a stredných podnikoch v piatich oblastiach, od ukladania zmlúv až po podpisovanie dokumentov.

Ukladanie zmlúv

Predstavte si, že máte malú knižnicu s len niekoľkými knihami. Ak máte len hŕstku kníh, je jednoduché ich uložiť na policu a vedieť, kde všetko je. Možno ani nepotrebujete štítky pre každú knihu, pretože je jednoduché ich nájsť, keď ich potrebujete.

Teraz si predstavte obrovskú knižnicu s tisíckami kníh z celého sveta. Tieto knihy sú v rôznych jazykoch, majú rôzne témy a musia byť organizované špeciálnymi spôsobmi. Nemôžete ich jednoducho hodiť na policu a dúfať, že nájdete tú správnu.

Potrebujete inteligentný systém, ako je katalóg alebo počítačový systém, na organizáciu kníh podľa názvu, autora, žánru, jazyka a umiestnenia. Knižnica potrebuje špeciálne pravidlá a nástroje na sledovanie všetkých týchto kníh a zabezpečenie toho, aby boli ľahko a rýchlo nájditeľné.

Teraz aplikujte túto metaforu na ukladanie zmlúv v malom až strednom podniku oproti ukladaniu zmlúv v podniku - nie je potrebné veľa ďalších vysvetlení.

Technologický stack

Okrem samotného ukladania dokumentov používajú podniky a malé firmy ďalšie technológie, ktoré pomáhajú udržiavať prehľad o zmluvách a ich záväzkoch. Od podpisovania až po zmiernenie rizík.

Predstavte si, že ste práve začali malú výrobnú firmu vyrábajúcu nábytok na mieru. Máte len niekoľko zmlúv - možno s dodávateľom dreva, prepravným partnerom a niekoľkými maloobchodnými predajňami. Správa zmlúv je jednoduchá:

• Zmluvy ukladáte v službe Google Drive alebo Dropbox. 
• Nastavujete pripomenutia v kalendári na obnovu zmlúv. 
• Používate e-mail alebo jednoduchú automatizáciu (ako Zapier) na upozornenie dodávateľov o nadchádzajúcich objednávkach.

Je to jednoduchý systém, ktorý funguje, pretože nemáte príliš veľa zmlúv na sledovanie.

Teraz si predstavte, že vaša nábytkárska firma vyrastie na globálneho výrobcu s továrňami vo viacerých krajinách a stovkami dodávateľov. Zrazu sa správa zmlúv stáva oveľa zložitejšou:

• Potrebujete systém podnikového riadenia životného cyklu zmlúv (CLM) na sledovanie tisícok zmlúv. 
• Váš systém automaticky označuje riziká, ako napríklad zlyhanie dodávateľa pri plnení zmluvných podmienok. 
• Zmluvy sa integrujú so systémami ERP a dodávateľského reťazca, takže právne, nákupné a finančné tímy majú všetky viditeľnosť. 
• AI skenuje zmluvy, aby zabezpečila dodržiavanie medzinárodných obchodných zákonov. 
• Pokročilé pracovné postupy schvaľovania zabezpečujú, že zmluvy prejdú správnymi právnymi a finančnými kontrolami pred podpisom.

Právne aspekty a dodržiavanie predpisov

Predstavte si, že máte malý SaaS startup. Zmluvy ukladáte v službe Google Drive alebo inom jednoduchom nástroji. Aby ste ich udržali v bezpečí, nastavíte silné heslo a možno zapnete dvojfaktorovú autentifikáciu. To je zatiaľ dostačujúce, pretože nemáte veľa zmlúv alebo prísne pravidlá, ktoré musíte dodržiavať.

Teraz si predstavte, že váš SaaS podnik vyrastie na obrovskú spoločnosť s tisíckami klientov vrátane bánk a zdravotníckych spoločností. Tieto odvetvia majú prísne právne a regulačné požiadavky (ako GDPR, HIPAA, SOC 2). To znamená, že potrebujete veľmi pevnú bezpečnosť:

• Iba správne osoby môžu pristupovať k určitým zmluvám (prístup založený na rolách). 
• Každá akcia je sledovaná (audítne záznamy), takže viete, kto si prezrel alebo zmenil zmluvu. 
• Zmluvy sú šifrované a zálohované, aby sa zabránilo hacknutiu alebo strate údajov.

Vyjednávania

Prejdime teraz do oblasti vyjednávaní - predstavte si, že prevádzkujete malú poisťovňu. Ponúkate niekoľko produktov ako poistenie áut a domov, a pracujete hlavne s miestnymi partnermi a agentmi. Vo vašich vyjednávaniach:

• Vyjednávania riešite osobne s maklérmi, partnermi alebo klientmi, upravujúc podmienky pre uzavretie obchodov. 
• Je väčšia flexibilita - môžete robiť výnimky na prémiách alebo upraviť pokrytie, aby vyhovovalo potrebám klienta. 
• Ale pretože vaša spoločnosť je malá, nemáte takú vyjednávaciu silu - väčšie poisťovne zvyčajne určujú trhové trendy a ceny, a vy sa musíte prispôsobiť.

Teraz si predstavte, že vaša poisťovňa vyrastie na globálny podnik ponúkajúci viacero poistných produktov po celom svete - zdravotné, životné, auto a ďalšie.

Teraz vyjednávate s veľkými poisťovňami, zdravotníckymi sieťami a firemnými klientmi. Váš vyjednávací proces vyzerá oveľa inak:

• Používate štruktúrované vyjednávacie playboky, ktoré zahŕňajú štandardizované podmienky a vopred definované podmienky pre rôzne typy klientov alebo partnerov. 
• Nákupné tímy alebo manažéri zmlúv vedú vyjednávania namiesto jednotlivých agentov. 
• Spoliehate sa na údaje a analýzy na určenie najlepších podmienok a cien. To znamená menšiu flexibilitu v individuálnych dohodách, ale oveľa väčšiu efektívnosť a štandardizáciu. 
• Máte oveľa väčší vplyv - kvôli vašej veľkosti a globálnej prítomnosti, veľkí poisťovatelia a partneri dychtia po spolupráci s vami, ponúkajúc lepšie podmienky a ceny.

Podpisovanie zmlúv

Na záver sa pozrieme na rozdiely v podpisovaní zmlúv medzi malými a strednými podnikmi a podnikovými operáciami.

Zoberme si príklad marketingovej agentúry.

V malej marketingovej agentúre môžete mať len niekoľko zmlúv s klientmi, dodávateľmi alebo agentmi. Vo veľkej, globálne pracujúcej marketingovej agentúre prichádzajú zmluvy od rôznych zainteresovaných strán z rôznych regiónov a obchodných jednotiek.

Ale bez ohľadu na veľkosť vášho podnikania máte možnosť rozhodnúť sa pre tradičné podpisovanie alebo elektronické podpisovanie dokumentov.

Takto môže fungovať podpisovanie zmlúv s použitím tradičných podpisov:

• Možno vytlačíte zmluvy, podpíšete ich ručne a potom ich naskenujete alebo pošlete späť klientovi. Je to jednoduchý proces, ale je časovo náročný a náročný na papier. 
• Možno sa dokonca stretnete s klientmi osobne, aby ste dokončili dohody, čo funguje pre malé objemy, ale môže sa časom stať neefektívnym.

Teraz sa pozrime, ako môže fungovať podpisovanie s elektronickými podpismi:

• Jednoducho pošlete zmluvy elektronicky a klienti ich podpíšu online jedným kliknutím. 
• Je to rýchle, nákladovo efektívne riešenie, ktoré znižuje množstvo papiera a urýchľuje proces.

💡90% dokumentov v obchodnom obehu môže byť ľahko podpísaných pomocou jednoduchých elektronických podpisov, čo ich robí univerzálnymi a efektívnymi.

Takto funguje elektronické podpisovanie zmlúv vo veľkom meradle s Autenti:

• Stále jednoducho zdieľate dokumenty na podpis a dokončíte ich jedným kliknutím. 
• Elektronické podpisy sa stali štandardnou praxou v celej spoločnosti. 
• Vďaka hromadnému podpisovaniu môžete podpísať viacero dokumentov naraz. 
• Ako podnik ste si vybrali platformu, ktorá ponúka pokročilé funkcie, ako sú audítne záznamy, kontrola verzií dokumentov a súlad s regionálnymi zákonmi (napr. GDPR, eIDAS, ISO). 
• Elektronické podpisy sú integrované do pracovných postupov správy zmlúv, takže proces podpisovania je súčasťou väčšieho automatizovaného životného cyklu zmluvy. To urýchľuje proces a zabezpečuje, že žiadna zmluva sa nikdy nestratí ani neoneskorí. 
• Máte prístup ku všetkým hlavným typom elektronických podpisov na jednom mieste, SES, AES a QES - čo uľahčuje podpisovanie každého potrebného dokumentu.

Pozrite sa, ako skupina TZMO - globálny dodávateľ hygienických, kozmetických a zdravotníckych výrobkov ušetrila 90% času pri správe zmlúv implementáciou riešení elektronických podpisov Autenti.

Alebo vyskúšajte Autenti sami, keď sa zaregistrujete na bezplatnú 14-dňovú skúšobnú verziu - nevyžaduje sa kreditná karta.

Kvalifikujete sa na podnikovú správu zmlúv? Kontrolný zoznam

Nie ste si istí, či máte toľko zmlúv, že potrebujete implementovať podnikové riešenia pre správu zmlúv?

Skontrolujte si to pomocou tabuľky nižšie. Ak na väčšinu nasledujúcich otázok odpoviete "áno", je čas poobzerať sa po pokročilejších možnostiach správy vašich dokumentov.

Kľúčové výzvy v správe zmlúv vo veľkom meradle

Podniková správa zmlúv nie je oslobodená od štandardných výziev správy zmlúv, ale znásobená stokrát kvôli ich zložitosti a objemu dokumentov.

Objem a zložitosť

S rastom podniku sa správa tisícov zmlúv naprieč rôznymi regiónmi, jazykmi a jurisdikciami stáva čoraz zložitejšou. To často vedie k tomu, že zmluvy sú nesprávne umiestnené alebo prehliadnuté.

Napríklad spoločnosť by mohla stratiť prehľad o viac ako 100 zmluvách, čo by viedlo k zmeškaným obnovám alebo skončeniu platnosti kľúčových dohôd, čo môže viesť k veľkej strate príjmov kvôli zmeškaným obchodným príležitostiam, penále alebo neúspešným rokovaniam.

Okrem toho samotný objem zmlúv spomaľuje proces preskúmania a schvaľovania, čo spôsobuje oneskorenia v expanzii podnikania alebo spustení projektov.

💡Elektronické podpisy urýchľujú proces vykonávania, eliminujú neefektívnosti založené na papieri a zároveň zvyšujú bezpečnosť.

Pozrite sa, ako Medicover - poskytovateľ komplexných zamestnaneckých výhod, od fyzického a duševného zdravia až po zubné lekárstvo a členstvá v posilňovniach, skrátil čas potrebný na podpísanie zmlúv z dvoch týždňov na iba jeden deň prechodom z tradičného na elektronické podpisovanie s Autenti.

Izolované procesy

Vo veľkých podnikoch často rôzne oddelenia ako právne, nákupné, predajné a finančné pracujú v izolovaných pracovných postupoch bez správnej integrácie. Tento nesúlad môže spôsobiť významné oneskorenia pri plnení zmlúv.

Napríklad, ak právny tím nevie o zmenách vykonaných nákupným tímom alebo finančný tím nevie o prebiehajúcich zmluvných rokovaniach, schvaľovanie sa oneskorí. Je tiež ťažšie spravovať ich zmluvné záväzky.

V dôsledku toho môže podnik každý mesiac zažiť viac ako 30 oneskorených schválení, čo vedie k zmeškaným termínom a strateným príležitostiam. Okrem toho dochádza k stratám príjmov jednoducho preto, že finančné a právne oddelenia neboli zosúladené ohľadom stavu opätovného prerokovania zmlúv, čo spôsobuje, že dohody zostávajú nepodpísané alebo podmienky vypršia.

💡Prepojenie systémov CLM s ERP, CRM a nákupnými nástrojmi by mohlo zjednodušiť schvaľovania a zabezpečiť lepšie dodržiavanie predpisov.

Dodržiavanie predpisov

Veľké podniky často čelia výzve dodržiavať rôzne zložité predpisy, ako sú GDPR, SOX, HIPAA a predpisy špecifické pre dané odvetvie. Navigácia v týchto regulačných labyrintoch sa stáva čoraz ťažšou bez centralizovaného systému na sledovanie požiadaviek na dodržiavanie predpisov.

Napríklad, spoločnosť môže čeliť vysokej pokute za nedodržiavanie GDPR kvôli nesprávnemu zaobchádzaniu s osobnými údajmi v zmluvách.

Podobne, absencia spoľahlivého systému môže viesť k zmeškaným auditom alebo kontrolám dodržiavania predpisov, čo podnik vystavuje riziku ďalších právnych problémov, straty reputácie a nákladných pokút.

Riadenie rizík tretích strán

Efektívne riadenie rizík tretích strán je kľúčovým aspektom správy zmlúv, najmä pre veľké podniky, ktoré sa spoliehajú na dodávateľov a partnerov po celom svete.

Bez centralizovaného zmluvného systému na sledovanie dodržiavania predpisov dodávateľov, záväzkov a obnov zmlúv - spoločnosti často zistia, že riziká riadia zle.

Napríklad, 5-10 dodávateľov môže prestať dodržiavať predpisy, čo môže viesť k potenciálnym právnym sporom alebo narušeniam kontinuity podnikania. To môže viesť k dodatočným nákladom na riešenie problémov.

V niektorých prípadoch podniky zmeškajú obnovy dodávateľov, čo ich stojí ešte viac peňazí kvôli absencii spoľahlivého systému obnovy zmlúv, ktorý zabezpečuje včasné upozornenia a sledovanie.

💡Využite AI, aby vám pomohla. Vytvorenie zmlúv s asistenciou AI znižuje manuálnu prácu. Automatizované hodnotenie rizík identifikuje varovné signály pred podpísaním. Strojové učenie pomáha pri analýze zmlúv pre lepšie rozhodovanie.

Fragmentácia údajov a problémy s viditeľnosťou

V neprítomnosti jednotného systému správy zmlúv sa zmluvy často roztrúsia po rôznych systémoch, ako sú e-maily, zdieľané disky a zastarané databázy.

To sťažuje rýchle získavanie informácií, keď sú potrebné.

Napríklad, spoločnosť by mohla mať tisíce zmlúv zahrabaných v e-mailoch a starých systémoch, čo prakticky znemožňuje nájsť správny dokument včas.

V dôsledku toho podniky čelia oneskoreniam pri plnení zmlúv alebo riziku zabudnutia kritických detailov zmluvy.

💡Jediný zdroj pravdy (najlepšie založený na cloude) zabezpečuje, že zmluvy sú ľahko vyhľadateľné, čo znižuje riziko a zlepšuje viditeľnosť.

Meranie úspechu v podnikovej správe zmlúv

Na záver si povedzme niečo o niekoľkých KPI správy zmlúv, ktoré by ste mali sledovať, najmä ak pracujete s podnikovým objemom dokumentov.

Čas cyklu: merajte čas od vytvorenia zmluvy po jej vykonanie. Kratšie cykly naznačujú efektívnejšie procesy.

Miera dodržiavania predpisov: percento zmlúv, ktoré sú v súlade s právnymi a regulačnými normami.

Miera obnovy: percento zmlúv obnovených včas, odrážajúce efektívne sledovanie a riadenie.

Zmiernenie rizika: počet vysoko rizikových zmlúv označených a vyriešených pred vykonaním.

Realizácia hodnoty zmluvy: percento dohodnutých podmienok (napr. zľavy, penále) realizovaných podľa očakávania.

Čas schválenia: čas potrebný na to, aby zmluvy prešli schvaľovacím procesom.

Malé a stredné podniky sa všeobecne zameriavajú na základné metriky, ako sú čas cyklu, čas schválenia a úspory nákladov, aby veci zostali jednoduché a zvládnuteľné.

Podniky sledujú pokročilejšie KPI, ako sú miera dodržiavania predpisov, zmiernenie rizika a výkonnosť dodávateľov, aby zvládli zložitosť a rozsah svojich operácií naprieč regiónmi a oddeleniami, aby sa uistili, že využívajú všetky výhody správy zmlúv.

Čo vám môže pomôcť spravovať a sledovať všetky tieto KPI? Pokročilejší softvér na správu podnikových zmlúv alebo riešenie CLM (softvér na riadenie životného cyklu zmlúv).