Prečo bezpečnosť spravovania zmlúv nedosahuje očakávania a ako to napraviť?
Čítajte
Čas čítania:
Dátum zverejnenia:
Manažment zmlúv je komplexný proces s mnohými prirodzenými výzvami - od časovo náročných a opakujúcich sa úloh až po bežné silos medzi tímami, problémy s uzatváraním obchodov alebo zdĺhavé procesy podpisovania dokumentov.
Ak chcete zvládnuť túto komplexnosť, mali by ste začať implementáciou dobre premyslenej stratégie, ktorej sa podrobne venujeme v tomto článku.
Veľkou súčasťou vytvorenia stratégie pre správu zmlúv je stanovenie správnych KPI, ich sledovanie v čase a, samozrejme, zlepšovanie na základe zozbieraných údajov.
V tomto článku sa budeme viac venovať tomu, ktoré KPI by ste mali sledovať, aby bol manažment zmlúv čo najefektívnejší.
Dotkneme sa aj osvedčených postupov na sledovanie KPI a poskytneme niekoľko príkladov merateľných KPI pre manažment zmlúv z reálneho života, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, čo presne merať.
Poďme na to.
Ak nemáte dostatok času, pozrite si našu rýchlu tabuľku KPI manažmentu zmlúv so všetkými metrikami vysvetlenými v tomto článku.
KPI na sledovanie |
Definícia |
Doba cyklu zmluvy |
Čas potrebný na dokončenie zmluvy. Od iniciácie po realizáciu. |
Čas schválenia zmluvy |
Rýchlosť interného schvaľovania zmlúv. |
Miera chýb v zmluvách |
Frekvencia chýb, ktoré môžu vzniknúť počas prípravy zmluvy a vyžadujú ďalšie revízie. |
Miera dodržiavania zmlúv |
Percento zmlúv, ktoré spĺňajú právne a regulačné požiadavky. |
Nesplnené záväzky a pokuty |
Počet porušení a súvisiacich pokút. |
Skóre pripravenosti na audit |
Skóre, ktoré naznačuje, ako je podnik pripravený na nadchádzajúci audit. |
Realizácia hodnoty zmluvy |
Percento dosiahnutej očakávanej hodnoty zmluvy. |
Úspory nákladov z rokovaní |
Suma ušetrená prostredníctvom výhodných podmienok. |
Únik príjmov |
Stratené príjmy v dôsledku zlého riadenia zmlúv. |
Miera dodávok načas |
Dodržiavanie termínov dodávateľom. |
Miera plnenia SLA |
Percento zmlúv spĺňajúcich dohody o úrovni služieb. |
Frekvencia sporov |
Počet problémov súvisiacich so zmluvami s dodávateľmi. |
Spokojnosť interných zainteresovaných strán |
Spätná väzba od tímov pracujúcich na zmluvách. |
Spokojnosť zákazníkov so zmluvami |
Hodnotenie klientov ohľadom férovosti a zrozumiteľnosti zmluvy. |
Miera obnovenia a udržania |
Percento obnovených zmlúv oproti ukončeným. |
Teraz sa pozrime na podrobné vysvetlenie KPI z hľadiska manažmentu zmlúv, začínajúc od toho, čo to je a prečo je to dôležité.
Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) manažmentu zmlúv sú nástrojom, ktorý budete používať na meranie toho, či váš proces riadenia zmlúv funguje tak, ako chcete.
KPI vám pomáhajú nájsť spôsob, ako sledovať nielen úspechy vášho podnikania, ale aj zlyhania a hľadať oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie.
Rôzne tímy môžu sledovať rôzne KPI, ktoré zodpovedajú ich oblasti odbornosti. Napríklad sledovanie KPI môže poskytnúť poznatky o efektívnosti riadenia zmlúv v nasledujúcich konkrétnych oblastiach:
Teraz si prejdeme 15 kľúčových KPI manažmentu zmlúv, ktoré treba sledovať, aby ste zostali efektívni v rôznych oblastiach svojho pracovného postupu, počnúc konkrétne efektívnosťou zmlúv.
Metriky efektívnosti
Začíname metrikami efektívnosti, ako je sledovanie priemerného času schvaľovania alebo času potrebného na dokončenie celého životného cyklu zmluvy.
Tieto metriky vám pomáhajú sledovať pokrok a výkonnosť operácií riadenia zmlúv, správy zmlúv a v konečnom dôsledku efektívnosť celého procesu zmlúv.
Sledovanie takýchto metrík v manažmente zmlúv je kľúčové, pretože priamo ovplyvňuje agilitu podnikania, úspory nákladov a znižovanie rizík.
Pre maximalizáciu efektívnosti môžete začať sledovaním týchto metrík výkonnosti manažmentu zmlúv:
💡 Pozrite sa, ako TZMO Group – medzinárodný výrobca a dodávateľ zdravotníckych, hygienických a kozmetických výrobkov – znížil svoj čas spracovania zmlúv až o 90 % s jedným jednoduchým riešením.
TZMO implementoval Autenti do svojich procesov a výsledkom bolo zefektívnenie a automatizácia toku dokumentov, čím sa minimalizovala potreba papierových dokumentov.
Prečo?
Pretože Autenti vám umožňuje podpisovať dokumenty vrátane rôznych zmlúv úplne online s elektronickými podpismi – namiesto spoliehania sa na tradičné papierové podpisovanie. Teraz TZMO finalizuje mnohé zo svojich dokumentov už za niekoľko hodín namiesto týždňov.
Vyskúšajte Autenti zadarmo počas 14-dňovej skúšobnej verzie a zistite, ako elektronické podpisy môžu zjednodušiť vaše procesy riadenia zmlúv.
Metriky dodržiavania predpisov a rizika
Ďalšou veľkou súčasťou manažmentu zmlúv je samozrejme zmierňovanie rizík a súlad zmluvných podmienok s právnymi predpismi.
Aby ste sa uistili, že váš podnik v tejto oblasti dobre funguje, mali by ste sledovať niekoľko metrík dodržiavania predpisov a zmluvných rizík, ako je celkové percento zmlúv spĺňajúcich požiadavky na dodržiavanie predpisov alebo celkový počet utrpených porušení.
Prečo?
Hlavne preto, aby ste ochránili podnik pred finančným a reputačným poškodením.
Prípravou podniku na možné audity a monitorovaním miery dodržiavania zmlúv môžu organizácie identifikovať medzery v dodržiavaní predpisov a proaktívne riešiť potenciálne porušenia predtým, ako eskalujú.
KPI používané na meranie dodržiavania predpisov a riadenia rizík sú:
💡 Okrem sledovania nesplnených záväzkov, pokút alebo zabezpečenia toho, aby vaše zmluvy zostali v súlade s predpismi, je najlepšie sa obrátiť na proaktívne riadenie rizík.
Takto sa premeníte od hektického riešenia problémov k predpovedaniu toho, čo môže spôsobiť, že zmluva bude riziková, a k jej riešeniu vopred.
Metriky finančnej výkonnosti
Hoci každý aspekt manažmentu zmlúv, od zmierňovania rizík na zabránenie pokutám až po rýchlejšie uzatváranie obchodov, nepriamo ovplyvňuje metriky finančnej výkonnosti podniku, teraz sa ponoríme do priamych metrík, ktoré ovplyvňujú financie.
Hovoríme konkrétne o spôsoboch, ako maximalizovať úspory nákladov, optimalizovať príjmy a predchádzať finančným stratám.
Napríklad monitorovaním realizácie hodnoty zmluvy môžu podniky zabezpečiť, že získajú plné očakávané výhody z dohôd a minimalizujú únik príjmov spôsobený slabým vymáhaním zmlúv.
Dobrým spôsobom, ako sledovať finančný dopad manažmentu zmlúv, je meranie nasledujúcich aspektov:
Metriky výkonnosti dodávateľov
Na zmluvu treba dvoch, a preto by ste mali sledovať aj dôležité metriky súvisiace s výkonnosťou dodávateľov, čo vám v konečnom dôsledku umožní vyjednať lepšie podmienky a vybudovať sieť vysoko výkonných, dôveryhodných dodávateľov, ktorí prispievajú k dlhodobému úspechu.
Pretože zameranie sa výlučne na internú stránku vecí môže pomôcť len do určitej miery.
Napríklad manažéri zmlúv môžu monitorovať mieru včasného dodania a plnenie SLA, organizácie môžu posúdiť, či dodávatelia plnia zmluvné záväzky a udržiavajú konzistentnosť služieb.
KPI pre efektívny manažment zmlúv súvisiace konkrétne s obchodnými partnerstvami sú:
Metriky spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán
Nakoniec, ale určite nie na poslednom mieste, si prejdeme KPI špecifické pre spokojnosť zákazníkov a zainteresovaných strán, pretože sú veľmi zapojení do celého procesu a ich spokojnosť je pre úspešné fungovanie podniku kľúčová.
Monitorovanie spokojnosti interných zainteresovaných strán pomáha identifikovať neefektívnosť v zmluvných procesoch, čo umožňuje tímom zefektívniť pracovné postupy a zlepšiť spoluprácu medzi oddeleniami.
Na druhej strane, hodnotenie spokojnosti zákazníkov so zmluvami zabezpečuje, že dohody sú jasné, férové a prospešné, čím sa znižuje trenie a pestujú dlhodobé partnerstvá.
Napríklad sledovanie obnovenia zmlúv a miery udržania poskytuje pohľad na to, či zmluvy spĺňajú potreby oboch strán, čo pomáha podnikom spresniť podmienky a zvýšiť kvalitu služieb.
Optimalizujte manažment zmlúv sledovaním týchto metrík spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán:
💡 Pozrite sa, ako Medicover – poskytovateľ širokého spektra zamestnaneckých benefitov – zvýšil spokojnosť svojich zákazníkov prechodom na elektronické podpisy s Autenti namiesto spoliehania sa na zdĺhavé tradičné podpisovanie zmlúv.
"Neviem si predstaviť návrat k starým spôsobom, či už pre Medicover alebo pre našich klientov. Elektronické podpisy sa stali štandardom."
Łukasz Żuchliński, vedúci telesalesu v Medicover
Vedieť, ktoré metriky sledovať, nestačí na to, aby ste presne vedeli, ako môžete najlepšie implementovať KPI manažmentu zmlúv, ktoré budete sledovať.
Aby ste zabezpečili lepšie postupy manažmentu zmlúv a sledovali KPI spôsobom, aby ste sa skutočne poučili z nálezov a zlepšili svoje procesy, zvážte nasledujúce tipy.
Tip |
Vysvetlenie |
Používajte softvér pre životný cyklus zmlúv |
Softvér na manažment zmlúv môže pomôcť zefektívniť sledovanie KPI automatizáciou obrovských častí procesu – od vytvorenia zmluvy po pracovné postupy schvaľovania, kontroly súladu a pripomienky obnovenia. V podstate znižuje ľudskú chybu, urýchľuje spracovanie zmlúv a poskytuje poznatky o výkonnosti zmlúv v reálnom čase, často s využitím analýz založených na umelej inteligencii. |
Stanovte základné metriky a referenčné hodnoty |
Musíte vedieť, kam smerujete a o čo sa usilujete – dokonca aj s KPI a manažmentom zmlúv. Pred zlepšením výkonnosti manažmentu zmlúv stanovte základné metriky analýzou historických údajov o dobe cyklu zmlúv, mierach dodržiavania predpisov, výkonnosti dodávateľov a finančnom dopade. Pre najlepšie výsledky zohľadnite priemyselné štandardy, ktoré poskytnú jasný bod porovnania. |
Stanovte SMART ciele (špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné, časovo ohraničené) |
Na dosiahnutie zmysluplných zlepšení by mali byť KPI zosúladené so SMART cieľmi. Napríklad namiesto vágneho cieľa ako "zlepšiť efektívnosť zmlúv" by SMART cieľ bol: "Znížiť čas schválenia zmluvy z 10 dní na 5 dní v priebehu šiestich mesiacov zjednodušením tohto schvaľovacieho pracovného postupu." |
Pravidelné reportovanie a monitorovanie cez dashboard |
Viditeľnosť metrík v reálnom čase, ako sú realizácia hodnoty zmluvy, dodržiavanie predpisov a výkonnosť dodávateľov, pomáha rozhodovateľom rýchlo identifikovať problémy a prijať nápravné opatrenia – najmä ak sú všetky prístupné na kolektívnom dashboarde. |
Pracujte na medzidepartmentálnej spolupráci pre úspech KPI |
Efektívny manažment zmlúv zahŕňa viacero oddelení, od právnych po predajné tímy. Zabezpečenie spolupráce medzi týmito tímami pomáha zosúladiť sledovanie KPI so širšími obchodnými cieľmi. Pravidelné stretnutia zainteresovaných strán, zdieľaný prístup k CLM dashboardom a jasná komunikácia o zodpovednostiach za zmluvy ďalej zlepšujú zodpovednosť a efektívnosť. |
Takýto prístup k sledovaniu KPI manažmentu zmlúv by vám mal dať náskok, aby ste úspešne identifikovali úspechy a zlyhania vo vašich procesoch – a podľa potreby sa zlepšovali.
Sledovanie správnych KPI vám pomáha zostať na správnej ceste
Ako je vidieť vyššie, existujú rôzne KPI pre manažment zmlúv, od celkovej efektívnosti zmlúv a úspechu manažmentu zmlúv až po konkrétnejšie problémy, ako je presný ROI zo zmlúv.
Ale ak by sme vám mali dať jednu radu ohľadom sledovania takého komplexného procesu, akým je manažment zmlúv, je to stanovenie SMART (špecifických, merateľných, dosiahnuteľných, relevantných a časovo ohraničených) cieľov, aby ste skutočne dosiahli svoje ciele a KPI boli užitočným nástrojom, a nie sklamaním.
Manažment zmlúv má pri správnom vykonaní mnoho výhod, uistite sa, že ich všetky nájdete.
Mateusz Kościelak
Mateusz Kościelak má viac ako 10-ročné skúsenosti v oblasti predaja a B2B marketingu, so špecializáciou na Enterprise B2B SaaS. Je všestranným marketérom (V-Shaped) so skúsenosťami v budovaní systémov generovania leadov pomocou obsahu, SEO a výkonnostného marketingu, so zameraním na medzinárodnú expanziu.
Navštívte profil autoraMateusz Kościelak
Čítajte
Mateusz Kościelak
Čítajte
Mateusz Kościelak
Čítajte