Manažment zmlúv KPI: metriky, tipy a reálne príklady

Manažment zmlúv je komplexný proces s mnohými prirodzenými výzvami - od časovo náročných a opakujúcich sa úloh až po bežné silos medzi tímami, problémy s uzatváraním obchodov alebo zdĺhavé procesy podpisovania dokumentov.

Ak chcete zvládnuť túto komplexnosť, mali by ste začať implementáciou dobre premyslenej stratégie, ktorej sa podrobne venujeme v tomto článku.

Veľkou súčasťou vytvorenia stratégie pre správu zmlúv je stanovenie správnych KPI, ich sledovanie v čase a, samozrejme, zlepšovanie na základe zozbieraných údajov.

V tomto článku sa budeme viac venovať tomu, ktoré KPI by ste mali sledovať, aby bol manažment zmlúv čo najefektívnejší.

Dotkneme sa aj osvedčených postupov na sledovanie KPI a poskytneme niekoľko príkladov merateľných KPI pre manažment zmlúv z reálneho života, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, čo presne merať.

Poďme na to.

Tl;dr: 15 KPI manažmentu zmlúv na sledovanie s popismi

Ak nemáte dostatok času, pozrite si našu rýchlu tabuľku KPI manažmentu zmlúv so všetkými metrikami vysvetlenými v tomto článku.

Manažment zmlúv KPI: prečo sú takým dôležitým nástrojom pre každý tím?

Teraz sa pozrime na podrobné vysvetlenie KPI z hľadiska manažmentu zmlúv, začínajúc od toho, čo to je a prečo je to dôležité.

Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) manažmentu zmlúv sú nástrojom, ktorý budete používať na meranie toho, či váš proces riadenia zmlúv funguje tak, ako chcete.

KPI vám pomáhajú nájsť spôsob, ako sledovať nielen úspechy vášho podnikania, ale aj zlyhania a hľadať oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie.

Rôzne tímy môžu sledovať rôzne KPI, ktoré zodpovedajú ich oblasti odbornosti. Napríklad sledovanie KPI môže poskytnúť poznatky o efektívnosti riadenia zmlúv v nasledujúcich konkrétnych oblastiach:

1. Právne tímy: môžu sledovať dodržiavanie zmlúv a termíny obnovenia, aby znížili právne riziká a vyhli sa pokutám. Napríklad sledovaním KPI týkajúcich sa expirácie môže právny tím zabrániť automatickému obnoveniu už nevýhodných zmlúv.
2. Obstarávanie: tu môžu KPI tiež výrazne pomôcť. Tímy pre obstarávanie monitorujú výkonnosť dodávateľov a plnenie zmlúv, čím zabezpečujú udržanie nákladovej efektívnosti. Napríklad vďaka sledovaniu času uzatvárania obchodov ako ich KPI tím úspešne identifikoval dodávateľa, ktorý sústavne neplnil SLA, a začal znovu prejednávať podmienky.
3. Financie: môžu sledovať hodnotu zmluvy, platobné podmienky a zmeškané termíny, aby optimalizovali peňažný tok. So správnymi sledovanými KPI finančný tím označil oneskorené platby, čím zlepšil uznávanie príjmov a prognózovanie.
4. Predajné a výnosové tímy: mali by monitorovať doby cyklu zmluvy, aby rýchlejšie uzatvárali obchody. Pre predaj poskytujú KPI spôsob, ako nájsť kľúčové blokovania v ich pracovných postupoch, ktoré spomaľujú čas na uzavretie obchodov.
5. Operácie a dodržiavanie predpisov: zabezpečujú dodržiavanie predpisov sledovaním KPI súvisiacich s dodržiavaním predpisov. Napríklad tím pre dodržiavanie predpisov použil KPI na potvrdenie, že všetky zmluvy s dodávateľmi obsahujú požadované doložky o ochrane údajov.
6. Dodávatelia: získavajú poznatky o výkonnosti zmlúv a harmonograme platieb. Napríklad dodávateľ zlepšil kvalitu služieb sledovaním KPI výkonnosti v zmluvách s klientmi.

15 dôležitých KPI manažmentu zmlúv na sledovanie

Teraz si prejdeme 15 kľúčových KPI manažmentu zmlúv, ktoré treba sledovať, aby ste zostali efektívni v rôznych oblastiach svojho pracovného postupu, počnúc konkrétne efektívnosťou zmlúv.

Metriky efektívnosti

Začíname metrikami efektívnosti, ako je sledovanie priemerného času schvaľovania alebo času potrebného na dokončenie celého životného cyklu zmluvy.

Tieto metriky vám pomáhajú sledovať pokrok a výkonnosť operácií riadenia zmlúv, správy zmlúv a v konečnom dôsledku efektívnosť celého procesu zmlúv.

Sledovanie takýchto metrík v manažmente zmlúv je kľúčové, pretože priamo ovplyvňuje agilitu podnikania, úspory nákladov a znižovanie rizík.

Pre maximalizáciu efektívnosti môžete začať sledovaním týchto metrík výkonnosti manažmentu zmlúv:

• Doba cyklu zmluvy: čas potrebný na dokončenie zmluvy. Od iniciácie po realizáciu. 
• Čas schválenia zmluvy: rýchlosť interných schválení. 
• Miera chýb v zmluvách: frekvencia chýb, ktoré môžu vzniknúť počas prípravy zmluvy a vyžadujú ďalšie revízie.

💡 Pozrite sa, ako TZMO Group – medzinárodný výrobca a dodávateľ zdravotníckych, hygienických a kozmetických výrobkov – znížil svoj čas spracovania zmlúv až o 90 % s jedným jednoduchým riešením.

TZMO implementoval Autenti do svojich procesov a výsledkom bolo zefektívnenie a automatizácia toku dokumentov, čím sa minimalizovala potreba papierových dokumentov.

Prečo?

Pretože Autenti vám umožňuje podpisovať dokumenty vrátane rôznych zmlúv úplne online s elektronickými podpismi – namiesto spoliehania sa na tradičné papierové podpisovanie. Teraz TZMO finalizuje mnohé zo svojich dokumentov už za niekoľko hodín namiesto týždňov.

Vyskúšajte Autenti zadarmo počas 14-dňovej skúšobnej verzie a zistite, ako elektronické podpisy môžu zjednodušiť vaše procesy riadenia zmlúv.

Metriky dodržiavania predpisov a rizika

Ďalšou veľkou súčasťou manažmentu zmlúv je samozrejme zmierňovanie rizík a súlad zmluvných podmienok s právnymi predpismi.

Aby ste sa uistili, že váš podnik v tejto oblasti dobre funguje, mali by ste sledovať niekoľko metrík dodržiavania predpisov a zmluvných rizík, ako je celkové percento zmlúv spĺňajúcich požiadavky na dodržiavanie predpisov alebo celkový počet utrpených porušení.

Prečo?

Hlavne preto, aby ste ochránili podnik pred finančným a reputačným poškodením.

Prípravou podniku na možné audity a monitorovaním miery dodržiavania zmlúv môžu organizácie identifikovať medzery v dodržiavaní predpisov a proaktívne riešiť potenciálne porušenia predtým, ako eskalujú.

KPI používané na meranie dodržiavania predpisov a riadenia rizík sú:

• Miera dodržiavania zmlúv: percento zmlúv spĺňajúcich právne a regulačné požiadavky. 
• Nesplnené záväzky a pokuty: počet porušení a súvisiacich pokút. 
• Skóre pripravenosti na audit: ako je podnik pripravený podstúpiť audit.

💡 Okrem sledovania nesplnených záväzkov, pokút alebo zabezpečenia toho, aby vaše zmluvy zostali v súlade s predpismi, je najlepšie sa obrátiť na proaktívne riadenie rizík.

Takto sa premeníte od hektického riešenia problémov k predpovedaniu toho, čo môže spôsobiť, že zmluva bude riziková, a k jej riešeniu vopred.

Metriky finančnej výkonnosti

Hoci každý aspekt manažmentu zmlúv, od zmierňovania rizík na zabránenie pokutám až po rýchlejšie uzatváranie obchodov, nepriamo ovplyvňuje metriky finančnej výkonnosti podniku, teraz sa ponoríme do priamych metrík, ktoré ovplyvňujú financie.

Hovoríme konkrétne o spôsoboch, ako maximalizovať úspory nákladov, optimalizovať príjmy a predchádzať finančným stratám.

Napríklad monitorovaním realizácie hodnoty zmluvy môžu podniky zabezpečiť, že získajú plné očakávané výhody z dohôd a minimalizujú únik príjmov spôsobený slabým vymáhaním zmlúv.

Dobrým spôsobom, ako sledovať finančný dopad manažmentu zmlúv, je meranie nasledujúcich aspektov:

• Realizácia hodnoty zmluvy: percento dosiahnutej očakávanej hodnoty zmluvy. Zmerajte ROI vašej správy zmlúv, napríklad sledovaním ročnej hodnoty zmluvy a porovnajte ju s počiatočnými hodnoteniami hodnoty zmluvy a konečnými realizáciami. 
• Úspory nákladov z rokovaní: kľúčovým ukazovateľom výkonnosti (KPI) je tu suma ušetrená prostredníctvom výhodných podmienok. 
• Únik príjmov: ďalšou metrikou na sledovanie sú stratené príjmy v dôsledku zlého riadenia zmlúv.

Metriky výkonnosti dodávateľov

Na zmluvu treba dvoch, a preto by ste mali sledovať aj dôležité metriky súvisiace s výkonnosťou dodávateľov, čo vám v konečnom dôsledku umožní vyjednať lepšie podmienky a vybudovať sieť vysoko výkonných, dôveryhodných dodávateľov, ktorí prispievajú k dlhodobému úspechu.

Pretože zameranie sa výlučne na internú stránku vecí môže pomôcť len do určitej miery.

Napríklad manažéri zmlúv môžu monitorovať mieru včasného dodania a plnenie SLA, organizácie môžu posúdiť, či dodávatelia plnia zmluvné záväzky a udržiavajú konzistentnosť služieb.

KPI pre efektívny manažment zmlúv súvisiace konkrétne s obchodnými partnerstvami sú:

• Miera dodávok načas: v podstate dodržiavanie termínov dodávateľom. 
• Miera plnenia SLA: percento zmlúv spĺňajúcich dohody o úrovni služieb. 
• Frekvencia sporov: počet problémov súvisiacich so zmluvami s dodávateľmi.

Metriky spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán

Nakoniec, ale určite nie na poslednom mieste, si prejdeme KPI špecifické pre spokojnosť zákazníkov a zainteresovaných strán, pretože sú veľmi zapojení do celého procesu a ich spokojnosť je pre úspešné fungovanie podniku kľúčová.

Monitorovanie spokojnosti interných zainteresovaných strán pomáha identifikovať neefektívnosť v zmluvných procesoch, čo umožňuje tímom zefektívniť pracovné postupy a zlepšiť spoluprácu medzi oddeleniami.

Na druhej strane, hodnotenie spokojnosti zákazníkov so zmluvami zabezpečuje, že dohody sú jasné, férové a prospešné, čím sa znižuje trenie a pestujú dlhodobé partnerstvá.

Napríklad sledovanie obnovenia zmlúv a miery udržania poskytuje pohľad na to, či zmluvy spĺňajú potreby oboch strán, čo pomáha podnikom spresniť podmienky a zvýšiť kvalitu služieb.

Optimalizujte manažment zmlúv sledovaním týchto metrík spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán:

• Spokojnosť interných zainteresovaných strán: spätná väzba od tímov používajúcich zmluvy. 
• Spokojnosť zákazníkov so zmluvami: hodnotenie klientov ohľadom férovosti a zrozumiteľnosti zmluvy. 
• Miera obnovenia a udržania: percento obnovených zmlúv oproti ukončeným.

💡 Pozrite sa, ako Medicover – poskytovateľ širokého spektra zamestnaneckých benefitov – zvýšil spokojnosť svojich zákazníkov prechodom na elektronické podpisy s Autenti namiesto spoliehania sa na zdĺhavé tradičné podpisovanie zmlúv.

"Neviem si predstaviť návrat k starým spôsobom, či už pre Medicover alebo pre našich klientov. Elektronické podpisy sa stali štandardom."

Łukasz Żuchliński, vedúci telesalesu v Medicover

Manažment zmlúv KPI: 5 osvedčených postupov

Vedieť, ktoré metriky sledovať, nestačí na to, aby ste presne vedeli, ako môžete najlepšie implementovať KPI manažmentu zmlúv, ktoré budete sledovať.

Aby ste zabezpečili lepšie postupy manažmentu zmlúv a sledovali KPI spôsobom, aby ste sa skutočne poučili z nálezov a zlepšili svoje procesy, zvážte nasledujúce tipy.

Takýto prístup k sledovaniu KPI manažmentu zmlúv by vám mal dať náskok, aby ste úspešne identifikovali úspechy a zlyhania vo vašich procesoch – a podľa potreby sa zlepšovali.

Sledovanie správnych KPI vám pomáha zostať na správnej ceste

Ako je vidieť vyššie, existujú rôzne KPI pre manažment zmlúv, od celkovej efektívnosti zmlúv a úspechu manažmentu zmlúv až po konkrétnejšie problémy, ako je presný ROI zo zmlúv.

Ale ak by sme vám mali dať jednu radu ohľadom sledovania takého komplexného procesu, akým je manažment zmlúv, je to stanovenie SMART (špecifických, merateľných, dosiahnuteľných, relevantných a časovo ohraničených) cieľov, aby ste skutočne dosiahli svoje ciele a KPI boli užitočným nástrojom, a nie sklamaním.

Manažment zmlúv má pri správnom vykonaní mnoho výhod, uistite sa, že ich všetky nájdete.