Správa zmlúv – od vytvorenia dokumentov cez podpis až po ukladanie je proces, ktorý sa v každej firme opakovane odohráva.
Bez ohľadu na to, či spravujete veľa vysoko hodnotných, menej hodnotných, opakujúcich sa alebo jedinečných zmlúv, je najlepšie mať zavedený riadny systém správy.
Prečo?
Máme celý zoznam dôvodov, počnúc tými najvšeobecnejšími, zužujúcimi sa na špecializovanejšie výhody, až po tie, ktoré sa týkajú konkrétnych odvetví.
Pokračujte v čítaní a dozviete sa viac.
Všeobecné výhody správnej správy zmlúv
Všeobecné výhody, ktoré prináša správna správa zmlúv, bez ohľadu na konkrétne odvetvie, v ktorom vaša firma pôsobí, alebo vaše špecifické procesy, sú:
1. Vyhýbanie sa rizikám a manipulácii s dokumentmi
Úspešná správa zmlúv vám pomáha identifikovať akékoľvek zmluvné riziká skôr, než sa môžu vystupňovať.
Ako presne?
Pretože procesy vytvárania, podpisovania a ukladania dokumentov sú dobre premyslené a vykonávané organizovaným spôsobom, je riziko chýb v klauzulách, ktoré používate, alebo v podpisoch, ktoré zhromažďujete, veľmi minimálne.
Navyše, keď sa na správu zmlúv pozeráte ako na celok, budete môcť venovať viac času dôležitejším otázkam, ako je zabezpečenie, aby vaše dokumenty boli riadne v súlade s akýmikoľvek právnymi, regulačnými alebo firemnými zásadami.
Zabezpečením, že vaše zmluvy sú správne napísané a plne právne záväzné, môžete mať väčšiu istotu pri riadení rizík.
Ak správu zmlúv posuniete o krok ďalej a namiesto len zavedenia konzistentných systémov a procesov pridáte aj celú správu zmlúv alebo dokonca softvér pre elektronický podpis – môžete si byť istí, že akékoľvek problémy odhalíte ešte rýchlejšie.
Pokročilé systémy správy zmlúv dokážu odhaliť neobvyklé klauzuly, označiť vysoko rizikové podmienky a navrhnúť opatrenia pred podpisom.
Softvér pre elektronický podpis vám naopak môže pomôcť overiť totožnosť osôb, s ktorými podpisujete dokumenty, šifruje podpisy pomocou pokročilých systémov, zapečatí dokumenty, aby sa s nimi nedalo manipulovať, a pomáha vám ich po podpise bezpečne ukladať.
2. Zníženie nákladov
Ďalšou celkom zrejmou výhodou správy zmlúv sú znížené výdavky. Váš tím nebude strácať veľa času opakujúcimi sa zmluvami – namiesto toho sa nimi bude zaoberať podľa stanovených pracovných postupov oveľa rýchlejšie.
Výsledky?
Kvalifikované talenty sa môžu zamerať na hodnotnejšie zmluvy, čo zabezpečí lepšie zárobky.
Úspory nákladov ale tiež vyplývajú z jednoduchého faktu, že správna správa zmlúv zabraňuje finančným stratám z premeškanej obnovy, penále alebo neefektívnosti systému ako celku.
3. Efektívne pracovné postupy
Opakujúce sa úlohy, typy zmlúv, klauzuly a procesy možno ľahko automatizovať (alebo aspoň organizovať) so správnou správou zmlúv.
Či už to urobíte s dobre definovanými šablónami zmlúv, celým systémom správy zmlúv alebo jednotnými pracovnými postupmi naprieč tímom – celá práca na dokumentácii bude oveľa efektívnejšia.
Štandardizácia procesov, ale aj samotných dokumentov pomáha celému tímu získať lepšie pochopenie podnikania, uľahčuje rozhodovanie a celý proces je organizovanejší.
💡 V priemere môžu neefektívne zmluvné procesy spôsobiť oneskorenie medzi tromi až štyrmi týždňami.
4. Prijímanie zmysluplných a rýchlych rozhodnutí
Správa zmlúv nie je len spôsob, ako mať organizovaný a na pohľad príjemný archív dokumentov – je tiež veľmi zameraná na údaje, ktoré konečne budete mať čas zhromažďovať a analyzovať.
A s časom na zhromažďovanie a analyzovanie údajov prirodzene prichádzajú zmysluplnejšie rozhodnutia (pretože sú založené na faktických informáciách, ktoré ste zhromaždili) a rýchlejšie závery.
Budete rýchlejšie vyjednávať budúce dohody, budete schopní vybrať najlepšie možnosti, podmienky a právne klauzuly – niečo, čo je nemožné, ak vašu "správu" zmlúv ovláda chaos.
Okrem toho, že sami robíte zmysluplnejšie a rýchlejšie rozhodnutia, vás organizované zmluvy a údaje v celej vašej dokumentácii tiež robia úhľadnými a čistými pre akýkoľvek možný budúci audit.
Špecializované výhody správy zmlúv
Okrem zrejmých výhod, ako je efektivita, zníženie nákladov alebo dodržiavanie predpisov, ponúka správa zmlúv niekoľko špecializovaných výhod, ktoré môžu podnikom poskytnúť strategickú výhodu.
Tu sú tie, ktoré chceme zdôrazniť.
5. Ochrana vašej povesti
Správa zmlúv pomáha PR tímom zabezpečením jasných dohôd s mediálnymi partnermi, influencermi a agentúrami, takže oznámenia zostávajú konzistentné a v súlade so značkou.
Ale nejde len o zabezpečenie správneho kontaktu s médiami, ide tiež o ochranu povesti spoločnosti pomocou NDA, doložiek o riadení kríz a pokynov pre používanie značky.
Zmluvy môžu obsahovať klauzuly riešiace spory, právnu zodpovednosť a práva na ukončenie, aby sa predišlo spojeniam, ktoré by mohli poškodiť povesť značky.
Ako hovorí známe príslovie, opatrnosti nikdy nie je nazvyš.
6. Zlepšenie vzťahov s dodávateľmi
Jasné zmluvy stanovujú očakávania ohľadom dodávok, platobných podmienok a úrovní služieb, čím znižujú nedorozumenia a konflikty s akýmkoľvek dodávateľom alebo akýmikoľvek inými obchodnými vzťahmi.
Tiež pomáha efektívne riešiť spory tým, že načrtne postupy pre riešenie problémov, než sa vyhrotia.
Celkovo to buduje dôveru, zabezpečuje zodpovednosť a udržiava partnerstvá v plynulom chode.
7. Potenciálna pripravenosť na fúzie a akvizície
Organizované, prístupné zmluvy urýchľujú hĺbkovú kontrolu pri fúziách a akvizíciách, čo vašu spoločnosť robí atraktívnejšou pre kupujúcich alebo investorov.
Ak uvažujete o fúzii alebo dokonca o predaji vašej spoločnosti, môže byť čistý systém správy zmlúv v takomto scenári požehnaním.
Odborovo špecifické výhody správy zmlúv
Teraz si prezrieme viac odborovo špecifické výhody správy zmlúv na troch príkladoch: HR, SaaS a e-commerce – aby boli výhody hmatateľnejšie.
Tiež poskytneme príklady z reálneho podnikania, kde úspešná správa zmlúv nesmierne pomohla k úspešnému dokončeniu obchodu.
HR
Okrem toho, že ťaží z všeobecných výhod, ktoré prináša správa zmlúv – ako je ušetrený čas, znížené náklady alebo efektívnejšie procesy – môžu značky alebo oddelenia HR v rôznych firmách tiež zaznamenať lepšie:
8. Sledovanie životného cyklu zamestnanca
Správa zmlúv môže urýchliť alebo dokonca automatizovať predlžovanie zmlúv, skúšobné doby a doložky založené na výkone.
Ale ako sme spomenuli skôr, mať organizovanú dokumentáciu vám tiež dáva čas na to ju riadne analyzovať a identifikovať dátové trendy.
To všetko pomáha s riadnym sledovaním životného cyklu zamestnanca, namiesto spoliehanía sa na intuíciu alebo priemernú dobu zamestnania poskytovanú LinkedInom.
9. Zabezpečenie súladu s predpismi pre vzdialených pracovníkov a freelancerov
HR sa stará o riadenie interných zamestnancov rovnako ako o spoluprácu s agentúrami, freelancermi alebo všeobecne vzdialenými pracovníkmi.
Správna správa zmlúv zabezpečuje dodržiavanie medzinárodných pracovných zákonov, NDA a dohôd o duševnom vlastníctve.
Tiež pomáha vytvárať hladké a predvídateľné pracovné postupy pre každý scenár zamestnania alebo spolupráce, bez ohľadu na miesto druhej strany alebo formu spolupráce.
Príklad z praxe
Bank Millennium – popredná finančná inštitúcia v Poľsku, implementovala digitálne HR riešenia v reakcii na posun smerom k vzdialenej a hybridnej práci.
Ako to presne urobili?
Použili Autenti – platformu pre elektronický podpis, ktorá uľahčuje podpisovanie a ukladanie dokumentov online. Je to zvlášť užitočné pre HR oddelenia akéhokoľvek podniku, vrátane tých, ktoré podpisujú veľa zmlúv na diaľku.
Príkladom HR dokumentov, ktoré Bank Millennium podpisuje online vďaka Autenti, sú predbežné zmluvy, pracovné zmluvy, dodatky, dohody o školení, zmluvy na palivové karty a rozhodnutia týkajúce sa sociálneho fondu.
Prechod na riešenia s digitálnym podpisom umožnil Banke Millennium podpisovať dokumenty počas niekoľkých minút, čím sa skrátil čas potrebný pre HR procesy.
"Podpisovanie dokumentov teraz trvá len niekoľko minút, čo významne skracuje HR procesy. Tiež optimalizuje našu účasť a minimalizuje riziko, že príjemca nedostane dokument včas alebo na uvedenú adresu. Navyše ušetríme na nákladoch za kuriéra, ktoré boli predtým používané na doručovanie dokumentov. Za zmienku stojí aj environmentálny aspekt - nie je potreba tlačiť papierové dokumenty, ukladať ich alebo archivovať,"
Monika Ruraż-Lipińská Vedúca HR tímu v Bank Millennium
SaaS
Na druhú stranu, niektoré špecializovanejšie výhody, ktoré odvetvie SaaS získava vďaka implementácii efektívnej stratégie správy zmlúv, sú:
10. Dynamické ceny a podmienky služieb
Správne nakladanie so správou zmlúv umožňuje SaaS firmám ľahko prispôsobiť ich často dynamické ceny v spravovaných zmluvách, najmä pokiaľ ide o podmienky služieb. Ponúkanie SaaS riešenia, často medzinárodným používateľom, vyžaduje dodržiavanie mnohých predpisov, čo môže byť náročné – najmä ak sa vaše ceny alebo podmienky služieb často vyvíjajú.
Predpripravené šablóny zmlúv, klauzuly a organizované pracovné postupy nesmierne pomáhajú v prirodzene chaotických prostrediach.
11. Dodržiavanie ochrany údajov a bezpečnosti
SaaS firmy ponúkajúce nástroje, ktoré zahŕňajú veľa používateľov a často ich údaje, musia plne dodržiavať rôzne bezpečnostné predpisy a zvládnuť svoje úsilie o ochranu údajov.
Zabezpečuje jednoduché dodržiavanie GDPR, CCPA, SOC 2, ISO alebo akýchkoľvek iných predpisov naprieč zmluvami tým, že venuje čas náprave správy zmlúv.
12. Licencovanie a ochrana duševného vlastníctva
Nakoniec, dobre zvládnutá správa zmlúv môže tiež veľmi pomôcť pri zefektívnení podmienok softvérových licencií, aby sa zabránilo neoprávnenému používaniu a sporom o duševné vlastníctvo.
To silno súvisí s bezpečnostnou otázkou, ale tiež s faktom, že jednoducho máte pripravené klauzuly a šablóny pre rôzne scenáre.
Príklad z praxe
Brand24 – SaaS nástroj špecializujúci sa na monitorovanie internetu, ktorý pomáha značkám sledovať a analyzovať online zmienky, sa obrátil na Autenti, aby digitalizoval podpisovanie zmlúv a zlepšil svoje interné operácie.
Pred implementáciou Autenti do svojich pracovných postupov boli procesy pomalé, často oneskorené kvôli nutnosti posielať fyzické dokumenty medzi tromi lokalitami po celom Poľsku.
„S Autenti stačia dve kliknutia na odoslanie dokumentu a naše back office má vždy kópiu uloženú na serveri"
Mikołaj Winkiel Hlavný evanjelista Brand24
Autenti výrazne zrýchlilo dokumentové pracovné postupy Brand24, čo umožnilo tímom efektívne spolupracovať bez ohľadu na ich umiestnenie.
Autenti tiež pomohlo Brand24 štandardizovať externé procesy, a to aj pri práci s veľkými korporáciami, ktoré predtým preferovali tradičné podpisy – pomohlo napraviť správu zmlúv naprieč tímami a spolupráciami.
E-commerce
Posledné, ale rozhodne nie najmenej dôležité, výhody, ktoré vynikajú zvlášť pre e-commerce firmy, ktoré spravujú svoje zmluvy organizovaným a efektívnym spôsobom, sú:
13. Dohody o marketplace a dropshippingu
Práca v e-commerce je často spojená so spoluprácou s externými dodávateľmi, a to aj na medzinárodnej úrovni.
To vyžaduje riadnu právnu ochranu na marketplace s viacerými predajcami, čo možno vykonať pomocou organizovanej správy zmlúv. Správou podmienok s externými dodávateľmi si môžete byť istí, že všetky operácie budú prebiehať hladko.
14. Optimalizácia politiky vrátenia peňazí a spätných vrátení
Veľkou súčasťou predaja e-commerce produktov je otázka vrátenia peňazí a spätných vrátení. So správou zmlúv môžete štandardizovať politiky vrátenia peňazí zákazníkom, aby ste znížili spory a možné finančné straty.
15. Automatizácia zmlúv s partnermi a influencermi
Implementácia správy zmlúv v e-commerce značke môže tiež pomôcť s akýmikoľvek partnerstvami alebo spoluprácami s influencermi.
Môžete automatizovať platobné rozvrhy, dodávky a sledovanie dodržiavania predpisov pre spolupráce so značkami. Môžete tiež zabezpečiť bezpečnosť s NDA, zlepšiť riadenie času pri opakovaných zmluvách pomocou e-podpisov a ďalšie.
Príklad z praxe
TZMO – globálny výrobca a dodávateľ zdravotníckych, hygienických a kozmetických výrobkov zamestnávajúci takmer 9 000 ľudí a pôsobiaci v takmer 60 spoločnostiach, implementoval Autenti, aby pomohol spravovať hory dokumentov, ktoré spravujú.
Výsledkom bolo skrátenie doby spracovania zmlúv až o 90 %, teraz podpisujú dokumenty za 30 hodín alebo menej. Pred spoluprácou s Autenti museli zamestnanci dokumenty vytlačiť, zhromaždiť podpisy a poslať ich kuriérom, čo výrazne predĺžilo dobu spracovania.
Teraz sa všetko deje online, čo pomohlo znížiť priemernú dobu potrebnú na dokončenie dokumentu z dvoch týždňov (pre lokálne zmluvy) alebo 2-3 mesiacov (pre medzinárodné zmluvy) na približne 30 hodín. S najlepšou dobou obratu len niekoľko hodín na dokument.
"Automatizácia uvoľnila čas pre základné aktivity ako predaj, namiesto manipulácie s papierovou dokumentáciou, ktorá zahŕňala tlač, odosielanie, skenovanie, prijímanie a logistické náklady na kuriérske a poštové služby."
Dr. Paweł Ochrymiuk, manažér pre Corporate Governance a právne záležitosti v TZMO
Spravujte svoje zmluvy elektronicky s Autenti
Začnite bezplatnú 14-dňovú skúšobnú verziu s Autenti a zistite, aká hladká môže byť správa zmlúv, keď sa vykonáva online. Začnite s online podpismi.
