Zawieranie umów w dobie koronawirusa – w jaki sposób podpisywać dokumenty zdalnie?

Epidemia koronawirusa zmusiła wiele firm i przedsiębiorców do znacznej zmiany organizacji pracy. Jednym z najczęstszych rozwiązań stała się praca zdalna, czyli tak zwany home office. Warto jednak zauważyć, że samo zarządzenie takiego systemu wykonywania obowiązków służbowych to za mało. Pracownikom trzeba dać narzędzia do ich realizacji – dostęp do systemów firmowych, do dokumentów on-line, baz danych. Aby zachować porządek organizacyjny i administracyjny prowadzonych działań, niezbędna jest też zdalna możliwość podpisywania dokumentów. W jaki sposób platforma Autenti może usprawnić i przyspieszyć ten proces?

Praca zdalna – czy koronawirus przyspieszy powszechność tego rozwiązania?

Według danych z badania „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników” firmy Kantar TNS przeprowadzonego w 2018 roku wynika, że zaledwie co trzeci polski pracownik ma możliwość pracy zdalnej w swojej firmie. W wielu przedsiębiorstwach możliwość okazjonalnej pracy z domu była wskazywana w procesie rekrutacji wręcz jako przywilej i wyróżnik na rynku.

Obecnie rząd zachęca do umożliwienia pracownikom trybu pracy zdalnej, jeśli to tylko możliwe. Ma to zminimalizować ryzyko zarażenia nie tylko w firmie, ale również w czasie drogi do pracy. Można więc powiedzieć, że epidemia niejako wymusiła na przedsiębiorcach zmianę nastawienia do home office.

Trzeba jednak pamiętać, że samo wprowadzenie tego rozwiązania jest dopiero pierwszym krokiem i tak naprawdę nie oznacza, że sprawa jest załatwiona. Firmy, które wykażą się w tym zakresie większą elastycznością, otwartością na nowe rozwiązania i zaufaniem do swoich pracowników, mogą z kryzysu koronawirusa wyjść mniej stratne oraz wzbogacone o bezcenne doświadczenie, które przyniesie korzyść w przyszłości.

Podpis elektroniczny – dokumenty muszą być bez zarzutu również w czasie home office

Jedną z kluczowych kwestii, które firmy muszą rozwiązać w kontekście epidemii koronawirusa oraz pracy zdalnej, jest sprawny obieg dokumentów oraz dostęp do nich on-line. W szczególności dotyczy to wszelkich umów z podmiotami zewnętrznymi czy instytucjami publicznymi. Kryzysowa sytuacja może skłaniać do mniej restrykcyjnego podchodzenia do wszelkich formalności. To jednak błędne nastawienie, którego konsekwencje mogą ciągnąć się długo po zakończeniu epidemii.

Autenti pomaga podpisywać dokumenty elektronicznie

Kluczową sprawą jest zatem możliwość podpisywania i weryfikowania dokumentów przez osoby do tego upoważnione, bez fizycznej obecności w biurze. Platforma Autenti udostępnia swoim klientom poniższe typy podpisów:

  • podpis elektroniczny – deklaracja tożsamości; za tego rodzaju podpis można uznać podpisanie imieniem i nazwiskiem maila lub wstawienie faksymile pod dokumentem; biorąc pod uwagę moc sprawczą takiego podpisu, trzeba pamiętać, że istnieje ryzyko podważenia jego autentyczności jeżeli nie powstawał on w ramach usługi zaufania; może być stosowany w codziennych sytuacjach, potwierdzaniu wcześniejszych ustaleń lub przekazywaniu bieżącego statusu przedsięwzięcia. Jeśli jednak taki podpis złożony jest na dokumentach wysłanych za pośrednictwem platformy Autenti, bardzo łatwo można powiązać go z adresem email oraz numerem telefonu podpisujęcego i w ten sposób doprecyzować jej tożsamość;
  • kwalifkowany podpis elektroniczny – podpis równoznaczny z podpisem własnoręcznym, przypisany do jednej osoby, której tożsamość została zweryfikowana; jest to typ podpisu elektronicznego, z którego można korzystać w relacjach biznesowych, ale również w kontaktach z urzędami i podmiotami publicznymi; usługę pozwalającą na jego złożenie świadczy kwalifkowane centrum certyfiakcji; Autenti nie tylko umożliwia przechowywanie i przesyłanie dokumentów podpisanych kwalifkowanym podpisem elektronicznym, ale może również pośredniczyć w uzyskaniu kwalifikowanego certyfikatu. Więcej o podpisie kwalifikowanym znajdziesz tutaj: Kwalifikowany podpis elektroniczny  – jak go wyrobić i jak z niego korzystać

Dokumenty on-line – wszystkie w jednym miejscu na platformie Autenti

Podpis elektroniczny to bardzo istotny, ale nie jedyny aspekt cyfrowego obiegu dokumentów. Równie ważny jest zdalny dostęp do nich. Dzięki temu można w każdej chwili podejrzeć ich treść, a także sprawdzić etap procesowania, na którym się znajdują. Platforma Autenti umożliwia dostęp do dokumentów on-line – każdy użytkownik może wejść w historię swoich działań na koncie – ma tam też możliwość podglądu wszelkich umów, które przypisane są do jego konta.

Epidemia koronawirusa – wielkie wyzwanie dla przedsiębiorców

Bez najmniejszych wątpliwości koronawirus spowoduje znacznie utrudnienia w prowadzeniu biznesu. Niektórzy eksperci przewidują nawet ogólnoświatowy kryzys. Jednak firmy, które będą w stanie dostosować się do ekstremalnych warunków i zmienić sposób działania oraz organizacji pracy, mogą nie tylko łagodniej przejść zawirowania związane z epidemią, ale już po jej zakończeniu osiągnąć przewagę nad konkurencją. Home office dla pracowników, korzystanie z dowolnego podpisu elektronicznego czy dostęp do dokumentów on-line – to z pewnością kluczowe elementy strategii na czas utrudnień związanych z pandemią koronawirusa.

 

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Weryfikowanie dokumentu podpisanego w Autenti za pomocą Adobe Acrobat

Dokument podpisany za pomocą platformy Autenti konwertowany jest do  formatu PDF (tworzonego zgodnie z międzynarodową normą ISO 32000) i zawiera: Czytaj więcej...

Plata gościem Koteckiego w audycji „Człowiek Biznes Technologia”

Tomasz Plata, CMO Autenti, gościł w audycji "Człowiek Biznes Technologia". Jest to podcast, w którym prowadzący, Wiesław Kotecki, rozmawia z Czytaj więcej...