W dobie dynamicznej cyfryzacji podpis elektroniczny stał się nieodłącznym elementem sprawnego i bezpiecznego zarządzania dokumentacją firmową. Integracja enova365 z Autenti pozwala przedsiębiorstwom na szybkie i zgodne z przepisami podpisywanie dokumentów online, eliminując zbędne formalności i przyspieszając obieg dokumentów.
Firmy korzystające z enova365 mogą teraz w pełni zautomatyzować swoje procesy biznesowe, podpisując dokumenty elektronicznie bezpośrednio w systemie ERP. To rozwiązanie nie tylko usprawnia pracę, ale także pozwala zaoszczędzić czas i zredukować koszty związane z tradycyjną obsługą dokumentów.
Użytkownicy enova365 zyskują dostęp do procesu podpisywania i wszystkich rodzajów e-podpisów oferowanych przez Autenti. Działy sprzedaży, HR czy administracji mogą podpisywać umowy z pracownikami, kontrahentami oraz instytucjami publicznymi – bez konieczności drukowania i skanowania papierowych dokumentów.
Rozwiązania Autenti są udostępniane użytkownikom poprzez dodatek e-Podpis Konektor. W jego ramach podpisywanie dokumentów w enova365 odbywa się bez dodatkowych urządzeń czy instalacji oprogramowania – wystarczy komputer i dostęp do internetu.
Sprawdź kluczowe zalety podpisu elektronicznego i dowiedz się, jak łatwo wdrożyć go w enova365!
Spis treści
1. Bezpieczeństwo i zgodność prawna podpisów elektronicznych
2. Rodzaje dokumentów, które można podpisać online
3. Jak działa e-Podpis w enova365?
4. Korzyści z wdrożenia podpisu elektronicznego
5. Dodanie e-Podpisu do enova365 – jak zacząć?
Bezpieczeństwo i zgodność prawna podpisów elektronicznych
Autenti zapewnia w pełni zgodny z regulacjami proces podpisywania dokumentów. Każdy dokument podpisany elektronicznie zostaje:
- Zabezpieczony pieczęcią elektroniczną Autenti – gwarantuje integralność dokumentu.
- Opatrzony Kwalifikowanym Znacznikiem Czasu – zapewnia precyzyjne określenie daty i godziny podpisania - datę pewną wg Kodeksu Cywilnego
- Chroniony przed nieuprawnionym dostępem – możliwość dodatkowej autoryzacji kodem SMS.
Rodzaje podpisów elektronicznych dostępne dla klientów enova365 dzięki integracji z Autenti:
- Podstawowy podpis elektroniczny – najprostsza forma podpisu elektronicznego, która pozwala na spełnienie wymogu złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej, zgodnie z art. 772 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że jest wystarczający dla większości dokumentów funkcjonujących w polskim i europejskim obrocie gospodarczym, które nie wymagają zachowania formy pisemnej. Taki podpis bazuje na deklaracji tożsamości nadawcy, potwierdzanej przez podpisującego np. za pomocą adresu e-mail lub numeru telefonu.
- Zaawansowany podpis elektroniczny – bardziej rozwinięta wersja podpisu elektronicznego, która musi spełniać dodatkowe wymogi określone w art. 26 Rozporządzenia eIDAS. Przede wszystkim pozwala na jednoznaczne ustalenie tożsamości podpisującego, a także zapewnia, że podpis jest przypisany wyłącznie do niego. Kluczową cechą jest również powiązanie podpisu z dokumentem w sposób uniemożliwiający jego późniejszą modyfikację bez wykrycia. W celu zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa Autenti oferuje usługę podpisu zaawansowanego, w ramach której przeprowadzana jest zdalna i w pełni zautomatyzowana weryfikacja tożsamości osoby składającej podpis.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbardziej zaawansowana forma podpisu, która oprócz wymogów przewidzianych w art. 26 eIDAS musi spełniać również standardy określone w Załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Opiera się na certyfikacie kwalifikowanym, co gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i pewność co do tożsamości podpisującego. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi odręcznemu, co oznacza, że spełnia wymóg formy pisemnej dla dokumentów, które tego wymagają, takich jak umowy przenoszące prawa własności intelektualnej, umowy o zakazie konkurencji, poręczenia czy leasingi. Mówiąc prościej – to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu, który posiada pełną moc prawną.
Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu zależy od charakteru dokumentu i wymagań prawnych.
Rodzaje dokumentów, które można podpisać online
Za pomocą e-Podpis Konektor w enova365 podpiszesz m.in.:
- Umowy z kontrahentami (najmu, sprzedaży, leasingu).
- Umowy pracownicze (umowy o pracę, zlecenia czy kontrakty menedżerskie).
- Dokumenty urzędowe wysyłane do administracji publicznej (e-Doręczenia).
- Dokumenty księgowe i kadrowe (PIT-11, świadectwa pracy, regulaminy).
Jak działa e-Podpis w enova365?
Podpisywanie dokumentów w enova365 to intuicyjny proces, który można przeprowadzić w kilku krokach:
- Przygotowanie dokumentu w systemie ERP.
- Wybór osób podpisujących oraz rodzaju podpisu.
- Wysłanie plików do platformy Autenti.
- Podpisanie dokumentu przez odbiorców.
- Automatyczna archiwizacja dokumentu w enova365.
Proces jest szybki, bezpieczny i nie wymaga dodatkowego sprzętu – wystarczy komputer z dostępem do Internetu oraz telefon komórkowy do autoryzacji.
Korzyści z wdrożenia podpisu elektronicznego
Firmy, które zdecydują się na wdrożenie Soneta e-Podpis Konektor, zyskują:
- Pełną cyfryzację dokumentacji – eliminacja papierowych umów, segregatorów i zbędnych formalności.
- Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności drukowania, skanowania i przesyłania dokumentów pocztą.
- Zwiększone bezpieczeństwo prawne – zgodność z regulacjami eIDAS i ISO 27001:2022.
- Dostępność 24/7 – podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.
- Integrację z Autenti – największą platformą podpisów elektronicznych w Polsce.
Dzięki enova365 i Autenti, cały proces zarządzania dokumentami staje się prostszy i bardziej efektywny.
Dodanie e-Podpisu do enova365 – jak zacząć?
Wdrożenie e-Podpis Konektor w enova365 jest szybkie i intuicyjne. Wystarczy:
- Zakupić dodatek w ramach systemu enova365.
- Wybrać odpowiedni plan API i pakiet dokumentów do podpisywania.
- Skonfigurować integrację z Autenti.
Więcej informacji można uzyskać, kontaktując się z sales@autenti.com.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na prezentację i przekonaj się, jak e-Podpis może usprawnić działanie Twojej firmy!
