Pilny dokument utknął w martwym punkcie, bo prezes jest w delegacji i nie może go podpisać? Zaginęła ważna umowa, którą później znaleziono podpiętą do złej teczki? Kilka osób w firmie musi zapoznać się z nowymi wdrożeniami, nanieść swoje poprawki, a następnie zaakceptować, ale trwa to tygodniami, bo nie wiadomo, u kogo jest aktualna wersja dokumentu? Takie sytuacje to, niestety, nic nadzwyczajnego w firmach, w których wciąż dominuje obieg dokumentów w formie papierowej. Jednak jest na to proste i wygodne rozwiązanie, czyli automatyczny obieg dokumentów w postaci elektronicznej na platformie Autenti! Jak to działa i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie?
Obieg dokumentów na platformie Autenti
Platforma Autenti kojarzy się przede wszystkim z możliwością zdalnego podpisywania dokumentów i umów w relacjach biznesowych. W praktyce jednak okazuje się, że możliwości jest o wiele więcej. Jedną, która może przynieść realne korzyści w praktycznie każdym przedsiębiorstwie, jest całkowicie cyfrowy i w dużej mierze zautomatyzowany obieg dokumentów.
Formalności pochłaniają coraz więcej czasu i zasobów każdej firmy. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, które dynamicznie się rozwijają i nie mają wypracowanych jeszcze procedur dotyczących sprawnego przekazywania pism do podpisania, naniesienia zmian lub zatwierdzenia.
Jednak nawet przy wypracowanym schemacie działania, w przypadku przekazywania dokumentów w formie tradycyjnej mogą pojawić się zatory i opóźnienia. Generuje to także koszty w postaci chociażby konieczności drukowania i archiwizowania dokumentów oraz zatrudniania osób odpowiedzialnych tylko za zbieranie i przekazywanie ich dalej. Digitalizacja dokumentów to zatem nie tylko wygoda, ale również realna oszczędność oraz poprawa wydajności firmy.
Jak wysyłać dokumenty online w firmie na platformie Autenti?
Na platformie Autenti zastosowano szereg rozwiązań, które umożliwiają przekazywanie dokumentów wewnątrz firmy. Można wysyłać pojedyncze dokumenty i dowolnie dodawać do nich odbiorców – zarówno osoby, które mają podpisać dokument, jak i takie, które mają się z nim tylko zapoznać, lub zaakceptować. W tym przypadku w panelu wystarczy dodać nowy dokument i określić, kto ma być jego odbiorcą podając adres mailowy i inne podstawowe dane. Dzięki temu w jednej chwili wszystkie zainteresowane osoby otrzymują dokument, mogą się z nim zapoznać i – jeśli jest taka konieczność – zaakceptować lub podpisać go.
W każdej chwili można zweryfikować, jaki jest aktualny status dokumentu – czy odbiorcy zapoznali się z nimi, czy podpisali je. Podobnie jak w przypadku relacji B2B dokumenty są zaszyfrowane, a ich autentyczność jest potwierdzona pieczęcią elektroniczną. Można dokładnie prześledzić, kiedy i przez kogo dokument został podpisany. Jeśli natomiast komuś umknęło powiadomienie lub zapomniał odnieść się do dokumentu, można wysłać przypomnienie za pośrednictwem platformy Autenti.
Dodatkowo w Autenti można określić kolejność w jakiej poszczególne osoby mają wykonać działanie. Kolejność podpisywania jest niezwykle przydatna przy złożonym, kilkustopniowym procesie. Wgląd do dokumentu mają wtedy tylko te osoby, które aktualnie muszą wykonać jakąś akcję lub te które już ją wykonały.
Automatyzacja obiegu dokumentów – tak działa w Autenti
W wielu przypadkach obieg dokumentów w firmie jest powtarzalny. Na przykład każde zamówienie musi przejść przez kilka działów, aby ostatecznie trafiło na biurko szefa czy prezesa, podobnie z każdym nowym kontraktem, umową czy jakimkolwiek innym pismem. Korzystając z platformy Autenti można takie dokumenty nie tylko przesyłać online, ale również zautomatyzować cały proces. Jest to niezwykle prosta w konfiguracji funkcja, która dodatkowo daje całkiem sporo możliwości ustawień.
Zacząć należy od zalogowania się na swoje konto Autenti. Następnie trzeba wybrać opcję „Utwórz nowy dokument” i wskazać jego odbiorców. Ważne jest, że na tym etapie można zaznaczyć, kto musi złożyć podpis, aby kontynuować obieg dokumentu, a kto ma jedynie przejrzeć dokument i może zrobić to na dowolnym etapie procesu.
Jeśli dokument ma być podpisany przez wskazane osoby w odpowiedniej kolejności, wystarczy na liście odbiorców kliknąć i przytrzymać daną pozycję, a następnie przesunąć ją na odpowiednie miejsce w kolejności obiegu dokumentu. To bardzo proste i intuicyjne rozwiązanie – od razu widać też kto musi podpisać najpierw i jaka jest dalsza droga dokumentu. Teraz wystarczy go już tylko wysłać.
Po „puszczeniu” dokumentu w obieg w zakładce „wysłane” na głównej stronie panelu widać od razu, kto już podpisał dokument, a na czyj podpis wciąż jest oczekiwanie. Można też zweryfikować, czy osoba, która miała z dokumentem tylko się zapoznać, zrobiła to. Dzięki temu w łatwy sposób można zweryfikować, gdzie ewentualnie utknął dokument lub na jakim etapie jest jego procesowanie.
Automatyzacja procesów i obieg dokumentów online – kiedy przyniesie najwięcej korzyści?
Nie ulega żadnej wątpliwości, że im większa firma i im dłuższy obieg dokumentów, tym większa korzyść z automatyzacji procesu i przejścia na dokumenty online, gdzie to tylko możliwe. Jest to również rozwiązanie niemal niezbędne w przedsiębiorstwach, które nie mają siedziby w jednym miejscu, tylko pracują w oddziałach.
W ostatnim czasie wyszło też, że w przypadku przejścia na pracę zdalną, obieg dokumentów online jest niezwykle funkcjonalny. Nadzwyczajna sytuacja udowodniła, że praca z domu może być produktywna i korzystna dla pracownika, o ile ma on dostęp do odpowiednich narzędzi – w tym do cyfrowych dokumentów firmowych, które może procesować online.
Nie ulega też wątpliwości, że proces digitalizacji będzie tylko przybierać na sile. Można więc powiedzieć, że przejście z dokumentami firmowymi do sieci nie jest już tylko pieśnią odległej przyszłości, a raczej możliwością, z której warto skorzystać już dziś, aby zyskać przewagę nad konkurencją, która odłoży to w czasie.
Co można zyskać dzięki automatycznemu obiegowi dokumentów? Większą elastyczność oraz więcej czasu na realne działania biznesowe, a nie formalności. Ujmując to w jednym zdaniu – sprawić, że firma będzie efektywniejsza.
