Elektroniczny podpis kwalifikowany jak własnoręczny. Czy podpis kwalifikowany jest równy podpisowi złożonemu u notariusza?

Zgodnie z obowiązującym prawem elektroniczny podpis kwalifikowany pozwala podpisać niemal wszystkie dokumenty, także takie, które wymagają formy pisemnej. Nie wystarczy jednak w przypadku niektórych umów, które muszą mieć formę aktu notarialnego. Sprawdź, co to jest elektroniczny podpis kwalifikowany według definicji zawartej w przepisach oraz dowiedz się, jakie możliwości oferuje Ci to rozwiązanie. 

Podpis elektroniczny kwalifikowany – co to jest w świetle prawa?

Funkcjonowanie podpisów elektronicznych regulują dwa akty prawne:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (tzw. rozporządzenie eIDAS);

• Polska ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która dostosowuje prawo krajowe do europejskiego.

W rozporządzeniu eIDAS wyróżnia się podpis elektroniczny podpis zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Zgodnie z art. 26 rozporządzenia, zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać poniższe wymogi:

1. jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;

2. umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;

3. jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz

4. jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. 

W art. 3 eIDAS zawarta jest z kolei następująca definicja kwalifikowanego podpisu elektronicznego: zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. 

Certyfikat ten jest wydawany wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania – na czas określony i po uprzedniej weryfikacji tożsamości osoby, która wnioskuje o jego wydanie. Ponadto certyfikat elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydany w jednym państwie członkowskim jest ważny na terenie całej Unii Europejskiej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jakie dokument możesz nim podpisać, a jakie nie?

Według prawa większość dokumentów, które występują w obrocie gospodarczym, możesz podpisać nawet zwykłym podpisem elektronicznym i stanowią wówczas wystarczający dowód w postępowaniu sądowym. Zgodnie z art. 25 rozporządzenia eIDAS tylko kwalifikowany podpis elektorniczny ma jednak skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. 

Oznacza to, że możesz nim podpisać również umowy, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Należą do nich między innymi:

• umowa o pracę i umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem;

• umowy, które obejmują przeniesienie autorskich praw majątkowych lub udzielenie licencji wyłącznej;

• umowy leasingowe i pełnomocnictwo ogólne;

• umowy pośrednictwa w nieruchomościach i umowy najmu terminowego.

Do nielicznych wyjątków, gdy nie można zastosować kwalifikowanego podpisu elektornicznego, należy testament, który musi być w całości sporządzony własnoręcznie. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie podpiszesz też dokumentów, które zgodnie z polskim prawem muszą mieć formę aktu notarialnego, czyli:

• umowy spółki (partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej oraz z ograniczoną odpowiedzialnością);

• umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości, przenoszącej prawo użytkowania wieczystego nieruchomości oraz umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;

• umowy o dział spadku, jeżeli częścią spadku jest nieruchomość.

Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego – koszt i czas ważności

Certyfikat elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydawany jest zwykle na rok, dwa lub trzy lata, choć na rynku są już dostępne rozwiązania o krótszym okresie ważności. Koszty zależą zarówno od czasu obowiązywania certyfikatu, jak i od konkretnego dostawcy. Najlepsi dostawcy kwalifikowanych usług zaufania oferują nie tylko atrakcyjne ceny, lecz także podpisy, które są bardzo łatwe do uzyskania i wygodne w użyciu.

Przykładem może być kwalifikowany podpis elektroniczny od Autenti, który uzyskasz bez wychodzenia z domu – dzięki wideoweryfikacji trwającej zaledwie 15 minut. Ponadto, żeby złożyć podpis na dokumencie, nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu, takiego jak fizyczna karta i czytnik, bo wystarczy urządzenie z dostępem do internetu – na przykład laptop lub smartfon. 

Do wyboru masz krótkoterminowy elektroniczny podpis kwalifikowany ważny przez miesiąc, który pozwala Ci podpisać do 10 dokumentów (od 129 zł) oraz trzy różne podpisy bez ograniczeń dotyczących liczby dokumentów, oparte o certyfikat ważny przez rok, dwa lub trzy lata:

• Autenti by InfoCert (od 199 zł rocznie) służy do podpisywania dokumentów biznesowych na platformie Autenti;

• SimplySign dla Autenti (od 219 zł rocznie) pozwoli Ci dodatkowo podpisywać dokumenty w formacie wymaganym przez administrację państwową i samorządową;

• SimplySign (od 299 zł rocznie) to z kolei uniwersalny elektroniczny podpis kwalifikowany, którego możesz używać również poza platformą Autenti.