Europa Ubezpieczenia to ubezpieczyciel specjalizujący się w partnerstwach, jeden z najbardziej innowacyjnych w Polsce, skoncentrowany na segmentach bancassurance, affinity oraz turystycznym. Towarzystwo jest obecne na rynku od ponad 25 lat, a jego ochroną objętych jest kilka milionów Polaków. Europa Ubezpieczenia podjęła w 2022 roku decyzję o strategicznej transformacji cyfrowej. Dąży w ten sposób do podniesienia swojej konkurencyjności, zwinności i szybkości w rozwijaniu partnerstw, jak i sposobów oraz kanałów sprzedaży ubezpieczeń. Jednym z elementów zmiany jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. O transformacji i doświadczeniu współpracy z Autenti rozmawiamy z Grzegorzem Pawlickim, Członkiem Zarządu i CIO w Europie Ubezpieczenia.
Na czym polega transformacja cyfrowa w Europie?
Nasza transformacja opiera się na budowaniu środowiska IT w chmurze i automatyzacji procesów. Cel? Konkurencyjność firmy takiej jak Europa Ubezpieczenia, skoncentrowanej na partnerstwach, leży w zwinnych procesach wspieranych przez prostą, łatwo modernizowaną i skalowalną technologię. Takie podejście umożliwia nam również skalowanie naszego biznesu i rozszerzenie działalności poza Polskę, na partnerstwa pan-europejskie, które rozwijamy pod marką HDI Embedded.
Skąd pojawiła się potrzeba korzystania z Autenti?
Elektroniczny obieg dokumentów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych jest jednym z elementów naszej transformacji cyfrowej. Platforma Autenti raz, że ma znakomitą renomę, a dwa - świetnie udokumentowane API. Takiego narzędzia właśnie szukaliśmy, bo zależało nam na stabilnej i sprawnej integracji z już budowanymi przez nas procesami workflow.
Rozwiązanie Autenti zostało wprowadzone poprzez integrację z systemem klasy BPM, którym w naszym przypadku jest Webcon BPS. Nasza platforma do zarządzania obiegiem dokumentów wspiera przebieg większości procesów w firmie i szukaliśmy rozwiązań, które łatwo się z nią zintegrują. Implementacji towarzyszyły wnikliwe warsztaty prawne i procesowe. Jesteśmy organizacją, która składa się z 2 spółek: towarzystwa ubezpieczeń majątkowych i na życie, co wymagało od nas zastosowania unikalnego podejścia, które zespół Autenti na bieżąco z nami wypracowywał.
Dążymy do tego, aby przez platformę procesowana była zdecydowana większość umów oraz w miarę możliwości, do całkowitego wyeliminowania podpisu tradycyjnego.
Jak wyglądała praca przed rozpoczęciem korzystania z platformy?
Posiadaliśmy narzędzia podpisów elektronicznych, jednak bez integracji z naszymi systemami BPM. Podpis dokumentów elektronicznych był realizowany za pomocą aplikacji/portali, które dostarczają dany podpis kwalifikowany.
Jakie korzyści z wdrożenia platformy Autenti widzi zespół?
Wdrożenie Platformy Autenti wraz z odpowiednim dodatkiem do Webcon BPS umożliwiło nam procesowanie dokumentów w sposób ciągły i kompletny (wraz z finalnym podpisem elektronicznym). Jesteśmy na etapie integracji z różnymi procesami biznesowymi. Wkrótce powinniśmy zobaczyć pierwsze wymierne korzyści. Liczymy przede wszystkim na oszczędności wynikające ze skrócenia czasu obsługi i uporządkowania procesu obiegu dokumentów. Zadowoleni jesteśmy nie tylko z szybkości i łatwości procesu podpisywania, ale też możliwości wykonywania go od początku do końca na urządzeniach mobilnych naszych pracowników.
Które z dostępnych funkcji są najbardziej przydatne?
Najczęściej wykorzystywaną funkcjonalnością Autenti w naszej branży jest dostarczone API. Doceniamy też możliwość integracji narzędzia z platformą MS Teams oraz przeprowadzenia całego procesu podpisu dokumentów na urządzeniach mobilnych.
Kto najczęściej korzysta z platformy, a kto z podpisów kwalifikowanych?
Najintensywniej wykorzystujemy platformę do podpisywania różnego rodzaju dokumentów przez zarząd, dział operacyjny oraz dział obsługi klienta. Największą część podpisanych dokumentów stanowią umowy, porozumienia, NDA, a w dalszej kolejności - sprawozdania finansowe oraz uchwały.
Podpisy kwalifikowane wykorzystywane są głównie w sprawozdawczości oraz umowach o współpracy. Najistotniejszą przewagą e-podpisu nad tradycyjnym podpisem jest szybkość złożenia podpisu przez każdą ze stron i obniżenie kosztów związanych z transportem umowy (np. kuriera), jej wydrukiem czy składowaniem/archiwizowaniem.
A jak na podpisy elektroniczne reagują klienci i kontrahenci?
Podpis elektroniczny jest już standardem, którego oczekują klienci i partnerzy. Nic dziwnego, skoro znacząco przyspiesza i ułatwia proces zawierania umów, podpisu dokumentów czy sprawozdań.
Najważniejszą korzyścią jest skrócenie czasu podpisu dokumentów oraz prostota rozwiązania. Ważna jest również możliwość obsługi platformy poprzez kanał mobilny, zwłaszcza w przypadku wykorzystania podpisu kwalifikowanego.
Łukasz Zakrzewski, Corporate Sales Team Lead w Autenti dodaje:
Z ogromną dumą obserwuję naszą współpracę z Europa Ubezpieczenia. Przy wdrażaniu rozwiązania Autenti miały miejsce intensywne warsztaty i wymiana doświadczeń, które pozwoliły zintegrować system Webcon - używany przez Europa Ubezpieczenia, z Platformą Autenti. Dzięki zaufaniu i otwartości obu zespołów, integracja (udostępnienie) e-podpisu już teraz pomaga oszczędzać czas, a w przeszłość pozwoli całkowicie odejść od papieru. Cieszę się, że Autenti może być częścią tej cyfrowej rewolucji i czekam na kolejne etapy naszej współpracy.
