Co to są e-Doręczenia?
e-Doręczenia Autenti to przede wszystkim usługa zaufania w rozumieniu Rozporządzenia eIDAS, korzystająca z domniemania prawnego integralności przesyłanych danych, tożsamości nadawcy oraz odbiorcy oraz dokładności daty i czasu. Jest to usługa będąca elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej przesyłki za potwierdzeniem odbioru, lecz dostarczająca jeszcze większą siłę dowodową.
Umożliwia bezpieczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w relacjach biznesowych, prywatnych oraz podczas kontaktu z administracją publiczną, zapewniając pełne potwierdzenie nadania i odbioru.
Usługa gwarantuje ochronę danych i pewność, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do korespondencji. Jest zgodna z europejskim rozporządzeniem eIDAS oraz polską ustawą o doręczeniach elektronicznych. e-Doręczenia Autenti spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności z prawem.
Funkcjonuje szybko i efektywnie, niezależnie od tego, czy wysyłasz e-Przesyłki na terenie Polski, czy w dowolnym kraju Europy.
Dla kogo są e-Doręczenia?
e-Doręczenia są dedykowane organizacjom, które potrzebują pełnej kontroli nad korespondencją – zarówno w relacjach z administracją publiczną, jak i w relacjach z klientami czy dostawcami. Sprawdzają się w strukturach wielooddziałowych, grupach kapitałowych oraz tam, gdzie istotna jest zgodność z przepisami, bezpieczeństwo i możliwość integracji z wewnętrznymi systemami. To rozwiązanie dla firm, które stawiają na automatyzację, transparentność i cyfrową ciągłość działania.
Czy usługa e-Doręczeń jest bezpieczna?
Tak. Usługa e-Doręczeń Autenti spełnia wymogi zarówno Rozporządzenia eIDAS jak również standardów dedykowanych dla usługi, takich jak: ETSI 319 401, ETSI 319 521 czy standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Autenti wdrożyło i stosuje najlepsze praktyki związane z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji, takie jak ISO 27001:2022.
Nasze środki ochrony danych obejmują zarówno zabezpieczenia organizacyjne, fizyczne, jak i techniczne zgodnie z najlepszymi standardami rynkowymi. Personel Autenti to zespół specjalistów z wieloletnim doświadczeniem i znakomitymi kwalifikacjami, który każdego dnia dba o najwyższe standardy świadczonych usług).
Dodatkowo, każda transakcja jest potwierdzona dowodami z realizacji usługi, zabezpieczonymi elektroniczną pieczęcią oraz znacznikiem czasu Autenti, co zapewnia ich pełną integralność i moc dowodową. Więcej informacji dostępnych jest na stronie "Bezpieczeństwo i prywatność".
Czy pisma wysłane przez e-Doręczenia są skuteczne i ważne?
Tak. Korespondencja przesłana za pośrednictwem usługi e-Doręczeń Autenti jest równoważna z tradycyjną wysyłką poleconą, a zgodnie z art. 43 ust 1 Rozporządzenia eIDAS: “Nie jest kwestionowany skutek prawny danych wysłanych i otrzymanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ani ich dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym”. Z realizacji procesu wysyłki Autenti generuje prawnie wiążące dowody, które mogą posłużyć jako dowody np. w postępowaniu sądowym.
Zgodnie natomiast z art. 43 ust 2 Rozporządzenia eIDAS, “Dane wysłane i otrzymane przy użyciu kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korzystają z domniemania integralności danych, wysłania tych danych przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata oraz dokładności daty i czasu wysłania i otrzymania wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego”.
Co to znaczy, że e-Doręczenia Autenti są usługą kwalifikowaną?
Usługa e-Doręczeń Autenti jest kwalifikowaną usługą zaufania zgodną z Rozporządzeniem eiDAS, wpisaną na polską listę zaufaną prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji oraz europejską Trusted List prowadzoną przez Komisję Europejską. Usługa jest świadczona zgodnie z Polityką Usługi Zaufania. Autenti jako niepubliczny dostawca e-Doręczeń świadczy usługi w ramach Krajowego Systemu e-Doręczeń.
Usługa podlega corocznym audytom zgodności przez niezależną jednostkę certyfikującą, zarówno z przepisami prawa, jak również standardami takimi jak ETSI 319 521. Dodatkowo, Autenti utrzymuje System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z ISO 27001:2022. Więcej informacji jest dostępna na stronie "Bezpieczeństwo i prywatność".
W ramach świadczenia usługi e-Doręczeń, Autenti korzysta z usług poddostawców, którzy są niezbędni do jej prawidłowej realizacji oraz innych dostawców kwalifikowanych usług zaufania:
- Microsoft Ireland Operations Ltd., który dostarcza rozwiązania chmurowe,
- Vercom S.A., który dostarcza narzędzia do wysyłki komunikacji elektronicznej,
- Link Mobility Polska sp. z o.o., który dostarcza narzędzia do wysyłki komunikacji SMS,
- Asseco Data Systems S.A., który dostarcza kwalifikowany znacznik czasu Autenti.
Czy e-Doręczenia umożliwiają wysyłanie pism do organów administracji państwowej?
Tak, za pomocą e-Doręczeń Autenti można przesyłać i odbierać korespondencję od administracji publicznej - mieć swój adres ujawniony (główny, używany przez administrację) w Autenti. Oczywiście możliwe jest także korzystanie z przesyłek kierowanych do podmiotów niepublicznych oraz odbieranie od nich korespondencji.
Ile skrzynek mogę posiadać maksymalnie w swojej organizacji?
W usłudze e-Doręczenia od Autenti nie ma sztywno określonego limitu liczby skrzynek BAE (Bazowych Adresów Elektronicznych), które możesz posiadać w swojej organizacji. Liczba dostępnych skrzynek zależy od potrzeb Twojej organizacji oraz posiadanego planu. Możesz mieć natomiast tylko jeden adres ujawniony, gdyż tak zadecydował ustawodawca.
Jakie uprawnienia mają użytkownicy skrzynki?
Uprawnienia nadawane są użytkownikom przez Administratorów (Administratorów Konta Potwierdzonego - najwyższy poziom dostępu do konta Autenti).
Administratorzy mogą nadawać konkretne uprawnienia (odbioru, wglądu, nadania) do konkretnych skrzynek - np. dany użytkownik może mieć prawo wglądu do wszystkich skrzynek, ale odbioru tylko w jednej, a nadania - w innej).
Czym jest etykieta?
Etykieta to zdefiniowane przez administratora konta potwierdzonego danej osoby lub organizacji, rozpoznawalne oznaczenie, które może zostać “naniesione” na e-Przesyłkę, aby odróżnić ją od innych e-Przesyłek.
Etykiety umożliwiają nadawanie uprawnień konkretnym osobom lub grupom osób do wybranych e-Przesyłek. Umożliwia to organizację pracy sekretariatu lub biura podawczego w szybkim i bardziej efektywnym zarządzaniu e-Przesyłkami.
Etykiety pomagają w organizacji przesyłek, wskazując na przykład, który dział powinien się nimi zająć (np. „KSIĘGOWOŚĆ”, „DZIAŁ PRAWNY”, „HR”) lub określając priorytet ich obsługi (np. „WAŻNE”, „TAJNE”).
Każda organizacja (lub osoba jeśli mówimy o etykietach osoby prywatnej mającej konto w Autenti) może tworzyć własne etykiety, dostosowane do swoich potrzeb, co ułatwia zarządzanie korespondencją w ramach usługi eDelivery.
Czy można ograniczyć dostęp tylko do wybranej korespondencji w systemie?
W e-Doręczeniach Autenti można szczegółowo zarządzać uprawnieniami dla każdego adresu (skrzynki) oddzielnie, ustalając osobno prawo odbioru, wglądu w korespondencję i nadania e-Przesyłek.
Istnieje też możliwość udostępniania tych uprawnień wyłącznie do wybranych e-Przesyłek, dzięki tzw. etykietom, co pozwala na precyzyjną kontrolę zakresu dostępu.
W dużych organizacjach większość pracy z korespondencją opiera się właśnie na etykietach – niewielka grupa użytkowników ma pełen dostęp do skrzynek, a pozostałe osoby otrzymują przesyłki już opatrzone odpowiednią etykietą, zapewniając im tylko niezbędne kompetencje.
Mechanizm etykiet naśladuje fizyczny obieg dokumentów w firmie, gdzie przesyłki są oznaczane, sortowane i udostępniane wybranym działom bądź osobom. Dzięki temu każda przesyłka trafia w odpowiednie ręce, a cały proces jest zgodny z zasadą ograniczania dostępu tylko do wymaganych zasobów.
Czy mogę mieć dostęp do skrzynki doręczeń osoby spoza mojej organizacji?
Tak, w e-Doręczeniach od Autenti można uzyskać dostęp do skrzynki doręczeń należącej do innej osoby lub podmiotu – nawet jeśli znajduje się poza Twoją organizacją – pod warunkiem, że właściciel skrzynki nada Ci odpowiednie uprawnienia. Nie można jednak samodzielnie nią zarządzać, jeśli nie jesteś jej właścicielem lub administratorem wyznaczonym w ramach tej organizacji.
Przykład: Twój prawnik z zewnętrznej kancelarii może otrzymać pełny dostęp do Twojej skrzynki doręczeń, jeśli mu go udzielisz.
Jak długo przechowywane są potwierdzenia odbioru w systemie?
Dowody z usługi e-doręczeń są w Autenti przechowywane przez minimum 36 miesięcy. Można je także pobrać w formie podpisanych plików XML, które pozostają ważne bez względu na to, czy Autenti nadal je przechowuje. Jeżeli wymagane jest dłuższe przechowywanie, wystarczy zabezpieczyć te pliki we własnym zakresie.
W postępowaniach sądowych tego rodzaju dowody objęte są domniemaniem poprawności oraz skuteczności prawne, a sąd zobowiązany jest do uznawania zdarzeń, które wskazują za fakty. Strona kwestionująca ich autentyczność musi przedstawić kontrdowód, co w praktyce jest niezwykle trudne, o ile dostawca wywiązał się ze swoich obowiązków.
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
