Elektroniczny obieg dokumentów może ułatwić funkcjonowanie praktycznie wszystkich obszarów działalności firmy – również księgowości. Dzięki elektronicznej fakturze proces fakturowanie może przebiegać szybciej i generować mniejsze koszty.
Drukowanie i przechowywanie papierowych faktur to metoda niewygodna i nieodpowiadająca realiom XXI wieku. Już w 2005 roku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów przedsiębiorcy zyskali możliwość korzystania z faktur elektronicznych. Dzisiaj kwestię faktur elektronicznych regulują przepisy Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Definicja, która znajduje się w art. 2 pkt 32, pozostawia podatnikom bardzo dużo swobody – przez fakturę elektroniczną „rozumie się […] fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.
Faktura elektroniczna – wymogi
Prawo nie narzuca więc żadnych wymogów technicznych dotyczących formatu czy sposobu zapisu faktury. Podmiot, który wystawia fakturę elektroniczną, może korzystać z dowolnego oprogramowania i zapisać dokument w wybranym formacie – w praktyce jest to najczęściej plik PDF, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by fakturę zapisać w dokumencie tekstowym DOCX czy arkuszu obliczeniowym XLS. Ważne jest to, że faktura elektroniczna musi być nie tylko wygenerowana w formacie elektronicznym, ale również wysłana w takiej formie – np. za pośrednictwem e-maila lub innego komunikatora internetowego. Sposób dostarczenia faktury elektronicznej musi być wcześniej zaakceptowany przez odbiorcę. Faktura stworzona za pomocą programu komputerowego, która następnie została wydrukowana i wysłana za pośrednictwem tradycyjnej poczty nie spełnia wymogów wynikających z ustawowej definicji faktury elektronicznej. Istotne jest też to, by odbiorca faktury był w stanie otworzyć i odczytać plik – w przeciwnym razie faktura nie zostanie uznana za dostarczoną.
Faktura elektroniczna musi spełniać wszystkie wymogi „zwykłej” faktury. To znaczy, że powinna zawierać następujące elementy:
- Datę wystawienia dokumentu
- Numer, który w jednoznaczny sposób pozwala zidentyfikować fakturę
- Adres, imię i nazwisko lub nazwę podatnika
- Adres, imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów lub usług
- Numer, który umożliwi zidentyfikowanie podatnika
- Numer, który umożliwi zidentyfikowanie nabywcę towarów lub usług
- Nazwę lub rodzaj towaru lub usług
- Ilość towaru lub zakres usług
- Cenę jednostkową netto towaru lub usługi
- Stawkę podatku
- Wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług
- Wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku)
- Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty poszczególnych stawek podatku)
- Kwotę należności ogółem
- Datę dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (o ile jest sprecyzowana i różni się od daty wystawienia faktury)
Autenti i faktury on-line
Platforma Autenti umożliwia podpisywanie i wysyłanie dokumentów różnego typu – w tym faktur, faktur korygujących, a także not korygujących. Prawodawca w Ustawie o podatku od towarów i usług nie określa kanału, jakim faktura ma zostać dostarczona do odbiorcy – w takiej sytuacji podstawowa wersja naszej platformy jest narzędziem w pełni wystarczającym. Co ważne, w momencie, w którym faktura dotrze do odbiorcy, platforma Autenti automatycznie generuje „Poświadczenie doręczenia”, które trafia do nadawcy. Odbiorca nie musi samodzielnie potwierdzać tego, że faktura do niego dotarła. Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne w przypadku faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę ‒ dokumenty tego typu wymagają potwierdzenia przez nabywcę. W ustawodawstwie brakuje jednak konkretnych wytycznych co formy tego potwierdzenia – w takim wypadku „Poświadczenie doręczenia”, które określa kto i kiedy otworzył dokument wysłany za pomocą platformy Autenti, jest w zupełności wystarczające.
Autentyczność pochodzenia i integralność faktury elektronicznej
Strona, która wystawia fakturę elektroniczną, jest zobligowana do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności (czyli niezmienności) treści i czytelności faktury. Wykorzystanie platformy Autenit rozwiązuje ten problem. Faktura elektroniczna i każdy inny dokument, który zostaje przesłany za pośrednictwem platformy, jest chroniony przed zmianami za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Od momentu wysłania dokumentu wprowadzenie jakichkolwiek zmian jest niemożliwe. Dzięki temu nadawca i odbiorca mają pewność, że dysponują identyczną wersją pliku. Pieczęć stanowi również dowód autentyczności dokumentu – potwierdza, że został on wysłany za pomocą zaufanego serwisu. Autenti zapewnia też dostępność dokumentów ‒ oznacza to, że zarówno nadawca, jak i odbiorca, ma nieograniczony dostęp do dokumentu i może z niego skorzystać w każdej chwili, bez konieczności udziały innych stron. Połączenie tych dwóch ważnych cech – integralności i dostępności ‒ sprawia, że dokumenty przesłane za pośrednictwem Autenti spełniają wymogi nośników trwałych. Dzięki temu elektroniczne faktury można wykorzystać podczas postępowania sądowego lub administracyjnego.
