Skip to content
8 min

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Usługi elektroniczne są bardzo wygodne, ale niekoniecznie intuicyjne dla wszystkich. Zastanawiasz się, jak podpisać dokument profilem zaufanym? Przekonaj się, że nie jest to takie trudne! Skorzystaj z naszych instrukcji i sprawdź, jak to zrobić!

Najpierw musisz zarejestrować się w ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) lub korzystać z odpowiedniej opcji za pośrednictwem bankowości elektronicznej. To darmowe usługi. Aby podpisać dokument profilem zaufanym, musisz przygotować odpowiedni plik, dane do logowania, a także smartfon lub telefon komórkowy, na który będą wysyłane kody do potwierdzania niektórych czynności. Warto zadbać o odpowiedni poziom naładowania baterii oraz stabilność łącza internetowego. Przekonaj się, co jeszcze jest istotne!

Spis treści

1. Instrukcja krok po kroku. Jak podpisywać dokumenty profilem zaufanym?
2. Jak podpisać dokument PDF?
3. Jak podpisać dokument XML?
4. Podpisywanie dokumentów w innych formatach
5. Jak podpisać dokument profilem zaufanym przez kilka osób?

Nie wszystkie dokumenty można podpisać profilem zaufanym

Profilem zaufanym nie podpiszesz różnego rodzaju dokumentów nieurzędowych, np.: dokumentów kadrowych, umów biznesowych,
czy cywilnych

Do tego rodzaju dokumentów należy wybrać:

Więcej informacji na temat tego, jaki podpis należy wykorzystać dla danego rodzaju dokumentu znajdziesz w naszym katalogu dokumentów

Instrukcja krok po kroku. Jak podpisywać dokumenty profilem zaufanym?

Plik zapisany na dysku może stać się załącznikiem do pisma ogólnego, wysyłanego na skrzynkę podawczą dowolnego urzędu. Podpisanie dokumentu profilem zaufanym to 7 całkiem prostych kroków. Procedura wygląda następująco:

  1. Uruchom usługę podpisywania dokumentów profilem zaufanym.
  2. Dodaj odpowiedni plik – przez jego przeciągnięcie lub kliknięcie opcji „Wybierz dokument z dysku”.
  3. Wybierz „Podpisz”.
  4. Zaloguj się na profil zaufany.
  5. Kliknij „Podpisz profilem zaufanym”.
  6. Wprowadź kod potwierdzający, który otrzymasz w wiadomości SMS.
  7. Pobierz wygenerowany plik XML, w którym znajdziesz podpis elektroniczny.

Jak podpisać dokument PDF?

Dokumenty PDF można podpisywać w profilu zaufanym tylko pojedynczo – złożenie podpisu w kilku plikach wymaga powtarzania całej procedury dla każdego dokumentu z osobna. Jeden plik może mieć maksymalnie 10 MB. Aby podpisać PDF:

  1. Uruchom odpowiednią usługę (np. mObywatel).
  2. Wybierz opcję „Podpisz lub sprawdź dokument PDF”.
  3. Dodaj dokument PDF, kliknij „Podpisz”.
  4. Zaloguj się na swój profil zaufany.
  5. Wybierz „Podpisz podpisem zaufanym”.
  6. Wybierz miejsce cyfrowego stempla – graficznego odwzorowania cyfrowego podpisu – i potwierdź.
  7. Pobierz wygenerowany plik PDF z twoim podpisem.

Dokument PDF podpisany profilem zaufanym nie spełnia wymogów składania sprawozdań finansowych do KRS. Może być wysłany do urzędu jako załącznik do pisma ogólnego. Istnieje możliwość przesłania takiego dokumentu e-mailem do innej osoby, by również złożyła swój podpis.

Jak podpisać dokument XML?

Procedura jest zbliżona do podpisywania dokumentów PDF. Dokumenty XML można podpisywać profilem zaufanym pojedynczo, a maksymalny rozmiar pliku to 10 MB. Po podpisaniu mogą zostać przesłane mailowo do kolejnych osób lub jako załącznik do pisma ogólnego do urzędu:

  1. Uruchom odpowiednią usługę.
  2. Wybierz opcję „Podpisz lub sprawdź dokument”.
  3. Dodaj dokument XML, kliknij „Podpisz”.
  4. Zaloguj się na swój profil zaufany.
  5. Wybierz „Podpisz profilem zaufanym”.
  6. Postępuj zgodnie z kolejnymi komunikatami, jakie pojawią się na ekranie.
  7. Pobierz wygenerowany plik XML z twoim podpisem.

W przypadku sprawozdań finansowych do KAS i KRS trzeba skorzystać z dedykowanych usług – odpowiednio aplikacji e-Sprawozdania Finansowe i opcji bezpłatnego składania dokumentów finansowych na ekrs.ms.gov.pl.

Podpisywanie dokumentów w innych formatach

Inne formaty dokumentów podpisuje się profilem dokładnie tak samo, jak pliki XML – etapy to uruchomienie usługi, wybór opcji podpisania, dodanie pliku, logowanie, składanie podpisu i pobieranie gotowego, podpisanego dokumentu. Można podpisać jeden dokument, a plik nie może mieć więcej niż 10 MB. Poza PDF-ami i XML-ami, profilem zaufanym można podpisać dokumenty w formatach z rozszerzeniem:.txt; .rtf; xps; .odt; .ods; .odp; .doc; .xls; .ppt; .docx; .xlsx; .pptx; .csv; .jpg; .jpeg; .tif; .tiff; .geotiff; .png; .svg; .wav; .mp3; .avi; .mpg; .mpeg; .mp4; .m4a; .mpeg4; .ogg; .ogv; .zip; .tar; .gz; .gzip; .7Z; .html; .xhtml; .css; .xsd; .gml; .rng; .xsl; .xslt; .TSL; .XMLsig; .XAdES; .PAdES; .CAdES; .ASIC; .XMLenc; .dwg; .dwf; .dxf; .dgn; .jp2.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym przez kilka osób?

Na profilu ePUAP należy utworzyć profil (konto) instytucji, a następnie zaprosić do niego konta (loginy) osób, które mają podpisać dany dokument – każda z nich zaloguje się swoim profilem zaufanym. Aby wszystko znalazło się w jednym pliku, należy:

  1. Utworzyć profil firmy lub instytucji (opcja w menu rozwijanym po kliknięciu niebieskiego trójkąta).
  2. Uzupełnić niezbędne dane.
  3. Przelogować się z profilu firmy/instytucji (opcja „Zmień podmiot”) i wybrać właściwy kontekst.
  4. W opcjach zarządzania kontem zaprosić do niego kolejne osoby – rola domyślna (gość).
  5. Dodać dokument do podpisu przez opcje „Moja skrzynka” → „Robocze” – wskazany plik stanie się załącznikiem do pisma ogólnego.
  6. Wypełnić pismo ogólne, wskazać docelowych odbiorców i zapisać. Jeśli podpisywany plik jest w formacie XML, można go podpisać od razu, bez wskazywania i zapisywania adresata.
  7. Podpisać dokument własnym profilem zaufanym.
  8. Zebrać pozostałe podpisy – zaproszone osoby logują się na swój profil zaufany, przyjmują zaproszenie, a następnie wybierają odpowiedni podmiot firmy/instytucji. Dokument do podpisu czeka w „Mojej skrzynce”, w folderze „Robocze”.
  9. Wysłać dokument po zebraniu wszystkich podpisów – nie ma możliwości cofnięcia wysyłki do zapisanych wcześniej adresatów.
  10. Pobrać podpisany dokument i urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Istnieje możliwość rozdzielenia podpisywanego dokumentu i podpisów z profilu zaufanego – pismo składa się wtedy z dwóch plików. Jeden zawiera załącznik, drugi zaś zweryfikowane podpisy. Jeżeli w załączniku pojawi się choćby minimalna zmiana (nawet koloru czcionki czy jednego znaku, który nie wpływa na treść), podpisy będą weryfikowane jako niepoprawne. W takim przypadku po zalogowaniu się na profil firmy/instytucji w ePUAP należy:

  1. Uruchomić usługę „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór” („Pismo ogólne do podmiotu publicznego” nie pozwala na złożenie wielu podpisów, to usługa dla osób fizycznych).
  2. Wybrać adresata pisma.
  3. Uzupełnić pismo ogólne.
  4. Dodać i zapisać załącznik – dokument do podpisu.
  5. Kliknąć „Dalej”, co stworzy dokument gotowy do podpisu przez kilka osób. Będzie dostępny dla zaproszonych w „Mojej skrzynce”, w folderze „Robocze”.

Inne artykuły autora

W Autenti rusza Black Week dla firm
3 min
Co to jest paperless?
4 min
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
8 min
Dowiedz się więcej o biznesie bez papieru