Każdy chciałby mieć samych zadowolonych i rzetelnych kontrahentów. Niestety przykre sytuacje się zdarzają i kiedy nie jesteśmy w stanie znaleźć porozumienia - sprawa trafia do sądu. Przeprowadzenie dowodu w sprawie może się odbyć m.in. w oparciu o przedłożone do akt sprawy dokumenty.

Jedną z obaw zgłaszanych przez naszych klientów jest to, w jaki sposób organy władzy sądowniczej traktują dokumenty podpisane elektronicznie. Co w sytuacji gdy kontrahent podpisał umowę z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Autenti i nie chce płacić? Czy sąd na podstawie tak podpisanego dokumentu wyda nakaz zapłaty? Czy taki dokument może stanowić dowód w postępowaniu sądowym? Poniżej odpowiadamy na te pytania.

Dokumenty elektroniczne jako dowód w postępowaniu cywilnym

Myśląc o dokumencie najczęściej wyobrażamy sobie kartkę papieru z tekstem, a rzadziej jako plik pdf czy plik audio. Takie pliki w rozumieniu prawa również są dokumentami. W art. 773 Kodeksu Cywilnego zawarta jest definicja pojęcia “dokumentu”, i tak:

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Powyższa definicja nie ogranicza się do pochodzenia czy postaci, w jakiej jest przedstawiana treść. Przepisy prawa, które odnoszą się do przeprowadzania dowodu z dokumentów, dotyczą takich dokumentów, które zawierają tekst i umożliwiają ustalenie ich wystawców. Dokumentem mogą być e-maile, SMS’y, pdf’y zawierające podpisy elektroniczne stron, fotografie. Kodeks postępowania cywilnego reguluje nie tylko kwestie tego, co może stanowić dowód w sprawie, ale też co stanowi przedmiot dowodu. Zgodnie z art. 227 Kodeksu postępowania cywilnego:

Przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie.

Czyli wszystko to, co może się przydać aby ustalić stan faktyczny, np. ustalenia pomiędzy stronami, dowód wykonania umowy etc.

W tym dokumenty w postaci elektronicznej. Mogą być wykorzystywane jako dowód w sprawie przed sądem. Odnosi się do tego również art. 46. eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE).

Kolejną ważną kwestią jest prawdziwość takiego dokumentu. W procesie, strona przeciwna może podnosić nieprawdziwość dokumentu stanowiącego dowód w sprawie. W takim przypadku, Sąd może przeprowadzić dowód ze świadków, przesłuchania stron lub zlecić biegłemu zbadanie prawdziwości dokumentu, w tym dokumentu elektronicznego. Sąd może również wystąpić do wystawcy dokumentu o udostępnienia nośnika danych, na którym taki dokument jest zapisany (Art. 254. §2. Kodeks Postępowania Cywilnego).

Podpis elektroniczny jest uznawany przez sądy

Wspominaliśmy już o rozporządzeniu eIDAS, które reguluje kwestie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. Zapisy eIDAS obowiązują we wszystkich krajach UE. W kontekście wykorzystania jako dowód dokumentów podpisanych elektronicznie, szczególnie istotny jest Art. 25. pkt. 1. który stanowi że podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym nie powoduje, że nie może nieść za sobą skutków prawnych. Co więcej, sąd nie może odmówić dopuszczenia takiego podpisu jako dowodu w postępowaniu tylko i wyłącznie dlatego, że jest w postaci elektronicznej.

Dokumenty podpisane w Autenti, jako dowód przed sądem

Dokumenty w Autenti są podpisywane co najmniej z wykorzystaniem imienia, nazwiska, adresu e-mail, które nadawca podał przy wysyłaniu dokumentu oraz adresu IP sieci, z której dany odbiorca łączy się z Internetem. Dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa możesz też użyć jednorazowego hasła SMS. Wtedy odbiorca oprócz dostępu do adresu e-mail, musi również mieć dostęp do numeru telefonu (podobnie jak przy potwierdzaniu przelewów bankowych). Dowiedz się więcej o metodach weryfikacji podpisujących .

Ok, ale gdzie tutaj podpis elektroniczny? Zgodnie z eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone z dokumentem i co ważne, podpisujący świadomie użyli tych danych jako podpisów (Art. 10. pkt. 10). Dowiedz się więcej o rodzajach podpisów elektronicznych .

Osoby podpisujące dokumenty w Autenti zgadzają się, żeby dane takie jak adres e-mail, adres IP, czy numer telefonu i kod SMS, stanowiły element podpisu elektronicznego. Tak podpisany dokument możesz skutecznie przedstawić przed sądem, jako dowód w sprawie.

Co może zakwestionować kontrahent?

Mimo tego że dokument podpisany na platformie Autenti spełnia wszelkie wymogi niezbędne do tego, żeby dopuścić go jako dowód przed sądem, Twój kontrahent może próbować podważyć kilka typowych kwestii.

To nie ja podpisałem dokument

Jeśli Twój kontrahent posłuży się takim twierdzeniem, to ciężar dowodu spoczywa na nim. Oznacza to, iż to kontrahent musi wykazać przed sądem, że przedstawiony dokument jest nieprawdziwy, np. podpis został złożony przez inną osobę (art. 253 i 254 Kodeksu postępowania cywilnego).

Taka osoba musiałaby udowodnić, że to nie jest jej adres e-mail i numer telefonu (przy wykorzystaniu weryfikacji kodem SMS), lub, że ktoś się pod nią podszył. Udowodnienie powyższych okoliczności jest trudne, m.in. ze względu na to, że adresy e-mail kontrahentów są często publiczne, przypisane do konkretnych firm czy osób je reprezentujących. Dodatkowo przed sądem można przedstawić jako dowód korespondencję z daną osobą pod wskazanym adresem e-mail przed i po elektronicznym podpisaniu umowy czy korespondencję SMSową. Jak wskazaliśmy powyżej to również są dokumenty i mogą być użyte jako dowód w sprawie.

W razie potrzeby Autenti na żądanie sądu może przedstawić dowody z przebiegu podpisywania dokumentu, czyli informacje o tym ktoi kiedy wyświetlił i podpisał dokument, jakich danych użył, aby to zrobić i ile czasu to zajęło.

To nie jest to co podpisywałem

Jak pisaliśmy wcześniej, w razie potrzeby sąd może wezwać wystawcę dokumentu elektronicznego do udostępnienia nośnika danych z takim dokumentem (Art. 21. Kodeksu postępowania cywilnego). Autenti do tej pory nie zostało wezwane przez Sąd do uczestnictwa w żadnej sprawie. To potwierdza brak wątpliwości sądów powszechnych co do prawdziwości dokumentów przedłożonych jako dowód w sprawie. Wszystkie istotne dla sądu informacje znajdują się w warstwie elektronicznej podpisanego dokumentu.

Każdy dokument wysłany i podpisany za pośrednictwem Autenti jest opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dzięki zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci gwarantujemy integralność i autentyczność takiego dokumentu. Są to dwie bardzo istotne cechy:

1. Integralność to gwarancja, że treść dokumentu nie została zmieniona od momentu jego wysłania przez nadawcę, aż po złożenie wszystkich podpisów.
2. Autentyczność to gwarancja, że dokument został wysłany z naszej platformy. Dane zawarte w pieczęciach dotyczą Autenti i tylko Autenti może z nich korzystać.

Dodatkową cechą jest dostępność, a ta w połączeniu z integralnością powoduje, że każdy dokument podpisany przez Autenti jest zapisywany na trwałym nośniku. To dodatkowy argument dla sądów i istotny aspekt w relacjach z konsumentami. Dowiedz się więcej na temat trwałego nośnika.

Twój kontrahent podczas składania podpisu potwierdził, że zna i akceptuje treść dokumentu, a jego treść nie mogła być zmieniona, ponieważ zawiera nienaruszalne pieczęci elektroniczne. Dodatkowo istnieje możliwość użycia ogólnodostępnych internetowych narzędzi do weryfikacji podpisów elektronicznych złożonych na dokumencie. 

Podpisałem ten dokument, ale jest on nieskuteczny

Autenti pozwala podpisywać dokumenty w formie dokumentowej i elektronicznej. Forma elektroniczna wymaga złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, tym samym forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej.

Istnieje wiele form zawierania umów - ustna, dokumentowa, pisemna, elektroniczna czy akt notarialny. Rodzaj zastosowanej formy zależy od ustaleń między stronami lub od przepisów, które regulują dany typ oświadczeń woli. Dowiedz się więcej na temat formy dokumentowej.

Dlatego istotne jest dobranie odpowiednich środków przy zawieraniu umów. Niezachowanie formy może skutkować tym, że sąd uzna część lub całą umowę za nieważną.

Przykładowo:

Zlecasz grafikowi przygotowanie plakatu reklamującego Twoje usługi. Podpisujecie elektronicznie umowę o dzieło przy użyciu zwykłego podpisu elektronicznego. Abyś mógł swobodnie wykorzystywać plakat do celów, dla których został wykonany, w umowie znajdują się zapisy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych. Wykorzystanie zwykłego podpisu elektronicznego powoduje, że umowa ma zachowaną formę dokumentową.

Zgodnie z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych przeniesienie autorskich praw majątkowych może odbyć się tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku niedochowania formy pisemnej, umowa lub zapisy umowy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych są z mocy prawa nieważne.

W takiej sytuacji sąd może uznać, że cała umowa jest nieważna i uznać, że nie doszło do skutecznego przeniesienia autorskich praw majątkowych.

Dla uniknięcia wątpliwości w takiej sytuacji należałoby:

1. Podpisać dokument elektronicznie składając podpisy kwalifikowane lub
2. Podpisać umowę tradycyjnie (własnoręcznie, na papierze).

Podsumowanie

Wykorzystanie podpisu elektronicznego w żaden sposób nie dyskredytuje przed sądem umów zawartych elektronicznie. Co więcej, przy wykorzystaniu Autenti dochodzenie swoich praw jest łatwiejsze. Wykorzystujemy technologię, która gwarantuje zachowanie cech dokumentu i jest łatwa do zweryfikowania przez sądy i biegłych. Wiemy o co najmniej dziesięciu postępowaniach sądowych, w których przed sądem były przedstawiane jako dowód dokumenty podpisane za pośrednictwem Autenti. W żadnym z wypadków nie byliśmy wzywani do składania wyjaśnień dotyczących integralności czy pochodzenia podpisanych dokumentów. Tym samym, wykorzystanie Autenti to bezpieczny sposób na zawieranie umów.