Umowy z pracownikami, kontrahentami i klientami, protokoły zdawczo-odbiorcze, briefy i zamówienia - dotychczas tego typu dokumenty były zawsze podpisywane w Twojej firmie w sposób tradycyjny? Pora to zmienić i zapomnieć, że jedyna dopuszczalna forma podpisywania dokumentów to ta, do której potrzebna jest kartka i długopis. Zamiast tego w zupełności wystarczy jedno kliknięcie w odpowiedni przycisk, które będzie równoznaczne z podpisaniem przez Ciebie wybranego dokumentu. Korzystaj z tego nie tylko teraz, kiedy świat wciąż boryka się z problemem pandemii koronawirusa, ale także w przyszłości - dla swojej wygody oraz oszczędności czasu i pieniędzy.
Z wachlarza możliwości jakie daje podpis elektroniczny obecnie coraz chętniej korzystają m.in. duże firmy z sektora bankowego, a także małe i średnie przedsiębiorstwa. Na co warto zwrócić uwagę wybierając platformę do elektronicznego podpisywania dokumentów online? W naszym artykule skupiliśmy się na tym, co naszym zdaniem jest najbardziej kluczowe - na przykładzie platformy Autenti.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów - nie trać czasu i pieniędzy
Dziś wszystkie dokumenty, które mamy w obiegu powstają w sposób elektroniczny - w komputerach. Od wielu lat duże grono przedsiębiorców wciąż decyduje się na ich drukowanie, a następnie wysyłanie do odbiorców pocztą lub za pośrednictwem kurierów. Wszystko to wiąże się dla nich nie tylko z koniecznością ponoszenia dodatkowych opłat, ale również z traceniem cennego czasu na przekazywanie dokumentów pomiędzy dwoma podmiotami, które często znajdują się w dwóch oddalonych od siebie miastach (a niekiedy też krajach). Zdarza się też, że jeden dokument musi być podpisany przez kilka osób. W takiej sytuacji cały proces składania podpisów staje się jeszcze dłuższy i droższy.
Aby tego uniknąć, przy jednoczesnym zachowaniu prawnej ważności i maksymalnego bezpieczeństwa całego procesu, wystarczy otworzyć się na to, co obecnie dają nam nowoczesne platformy wymiany i autoryzacji dokumentów przez internet. Wystarczy jedno kliknięcie, by wygodnie, z dowolnego miejsca złożyć swój podpis pod konkretnym dokumentem.
Upewnij się, że platforma oferuje taki podpis, którego akurat potrzebujesz
W zależności od tego, jakie dokumenty podpisujesz, do ich autoryzacji możesz potrzebować innego rodzaju podpisu. Większość platform pozwala podpisywać dokumenty w formie dokumentowej. Natomiast chcąc podpisywać dokumenty w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej, niezbędne jest wykorzystanie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego do złożenia podpisu kwalifikowanego. Nie każda platforma umożliwia tę opcję. Zanim więc zdecydujesz się wybrać platformę do elektronicznego podpisywania dokumentów, musisz mieć pewność, które rodzaje podpisu elektronicznego wspiera. Dzięki platformie Autenti można podpisywać różne dokumenty przy użyciu każdego z wymienionych rodzajów podpisów - w zależności od tego, jaki jest w danym przypadku konieczny.
Dla przypomnienia: zwykły podpis elektroniczny w zupełności wystarczy Ci do podpisywania zdecydowanej większości dokumentów. W praktyce jest to podpis, który - jak sama nazwa wskazuje - występuje w postaci elektronicznej, jest świadomie wykorzystany przez odbiorcę i dołączony bądź logicznie związany z treścią dokumentu.
Z drugiej strony mamy kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest odpowiednikiem podpisu własnoręcznego i przydaje się wówczas, gdy konieczne jest zachowanie tzw. „formy pisemnej”.
Kwalifikowany podpis może Ci się przydać np. do podpisania pełnomocnictwa ogólnego lub umowy leasingowej. Aby go uzyskać, musisz mieć kwalifikowany certyfikat - ten zaś wydawany jest przez bardzo ograniczoną liczbę podmiotów, tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Autenti współpracuje z wybranymi.
Sprawdź, czy platforma pozwala na składanie kilku podpisów pod jednym dokumentem
Zdarza się, że pod niektórymi dokumentami swoje podpisy musi złożyć kilka osób. Wyobraź sobie, że każda z nich przebywa w innym miejscu (nie tylko w ramach jednego miasta, ale mogą one być w różnych miastach, a nawet krajach). O ile w przypadku uzyskania podpisów w tradycyjnej formie, byłoby to uciążliwe i czasochłonne, o tyle w przypadku np. platformy Autenti, cały proces może zająć dosłownie chwilę. 80% dokumentów na platformie Autenti jest wysyłanych w ciągu 5 minut. Każdy z odbiorców może otrzymać dokument do podpisu w tym samym czasie. Przekazywanie dokumentów papierowych pomiędzy poszczególnymi kontrahentami jest więc zbędne. Co więcej, Twoi odbiorcy składają swoje podpisy za darmo, z dowolnego miejsca (z domu, pociągu itd.) nie muszą też instalować dodatkowego oprogramowania czy posiadać konta na platformie Autenti. Dla Ciebie to realna oszczędność czasu i pieniędzy.
Dzięki platformie Autenti możesz więc szybciej zebrać niezbędne podpisy, zdecydować o kolejności ich składania i ustalić, komu dokumenty będą przesłane jedynie do wglądu. Ta ostatnia opcja jest przydatna np. wtedy, kiedy chcesz, aby konkretna osoba lub grupa osób (np. zarząd) otrzymała dostęp do podpisanej wersji i mogła sprawdzić przebieg całego procesu podpisywania.
Sprawdź, czy jest opcja przechowywania dokumentów elektronicznych w archiwum
Opcja przechowywania dokumentów elektronicznych to kolejna rzecz, na którą warto zwrócić uwagę na etapie poszukiwania odpowiedniej platformy do składania e-podpisów. W przypadku Autenti wszystkie pliki zachowują swoją wiarygodność, a klienci zyskują możliwość archiwizowania dokumentów elektronicznych. Co istotne, każdy klient ma dostęp do swojego zaszyfrowanego archiwum, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa i pozwala na bezproblemowe przechowywanie setek, a nawet tysięcy dokumentów. Jeśli jednak wolisz przechowywać wszystkie pliki na swoim prywatnym dysku bądź w chmurze, platforma daje Ci możliwość swobodnego pobierania i zapisywania dokumentów w dowolnie wybranym przez Ciebie miejscu. Wyobraź sobie tylko, co było, gdyby trzeba było je wszystkie wydrukować i znaleźć na nie miejsce w biurze… Z Autenti możesz zapomnieć o tym problemie, a jednocześnie być bardziej eko!
Zwróć uwagę na stosowane technologie i przestrzeganie zasad bezpieczeństwa
Wiarygodna platforma do składania e-podpisów to taka platforma, w przypadku której bezpieczeństwo procesów jest priorytetem. W Autenti masz zapewnioną integralność, ale też autentyczność wszystkich podpisywanych dokumentów. Pamiętaj, że nikt nie może ingerować w ich treść i dokonywać jakichkolwiek zmian bez Twojej wiedzy. Od początku do końca to Ty decydujesz o całym procesie podpisywania dokumentów - od ustalania kolejności osób, które muszą złożyć swoje podpisy przez osoby, które dopuszczasz jedynie do ich przeglądania. Nie bez znaczenia są również stosowane zabezpieczenia - na platformie Autenti wszelkie dane są szyfrowane specjalnymi kluczami, wykorzystuje się algorytmy kryptograficzne i niezbędne certyfikaty, a do tego swoje dokumenty możesz swobodnie przechowywać w szyfrowanym archiwum, do którego nikt poza Tobą nie będzie miał dostępu. Co więcej korzystamy tylko i wyłącznie z europejskich centrów danych i wszystkie dokumenty są zapisywane na serwerach w ramach Unii Europejskiej, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa Twoich danych.
