Spór o wykonanie umowy: jak go szybko rozwiązać? Kompletny przewodnik

Czy znasz koszt finansowy sporów?

Według raportu WorldCC, prawie połowa (47%) kupujących twierdzi, że mierzy koszt finansowy sporów. Ci, którzy to robią, szybko zdają sobie sprawę, ile faktycznie mogą kosztować eskalowane konflikty prawne.

Ten sam raport World Commerce & Contracting stwierdza:

„Nawet jeśli zawężimy obliczenia, by uwzględnić tylko koszty bezpośrednie i opublikowane dane, szacunki (kosztów ekonomicznych spowodowanych sporami) wynoszą prawie 900 miliardów dolarów.”

Ten przewodnik ma na celu pomóc Ci uniknąć marnowania czasu i pieniędzy oraz znacznie szybciej rozwiązywać pojawiające się spory umowne.

Co to jest spór o wykonanie umowy?

Spór o wykonanie umowy (contract dispute) ma miejsce, gdy ludzie lub firmy nie zgadzają się co do tego, co mówi umowa lub jak jest realizowana – zasadniczo mają nieporozumienie dotyczące czegokolwiek związanego z umową.

Może to być konflikt dotyczący opóźnień w płatnościach, naruszenia umowy lub nieporozumienia co do tego, co umowa faktycznie oznacza.

Takie spory lub nieporozumienia nie są rzadkością.

Na przykład, w branży budowlanej raport pokazuje, że spór ma miejsce raz w miesiącu w ponad 40% umów.

Dlaczego powstają spory?

W porządku, spory umowne są dość powszechne. Ale dlaczego powstają?

Spory umowne często powstają, ponieważ ludzie różnie interpretują kontrakty, nie wywiązują się ze swoich zobowiązań, przeoczają niejasne warunki, zmieniają swoje wymagania, mają inny pogląd na umowę z powodu warunków rynkowych i wiele innych.

Na przykład, w przypadku sporów z dostawcą, co najczęściej wyzwala lub rozpoczyna spór w skali częstotliwości od 1 do 5 to:

• Zmieniające się potrzeby i wymagania [3.57]
• Niejasne warunki umowy [3.35]
• Brakujące warunki umowy [2.82]
• Zmieniające się warunki rynkowe [2/70]
• Naruszenie [2.42]

Gdzie rzadko = 1, a często = 5.

Typowe rodzaje sporów umownych

Spory umowne mogą wystąpić z wielu powodów, ale niektóre z najczęstszych rodzajów nieporozumień obejmują tematy:

• Problemy z płatnościami. Wrażliwy temat pieniędzy i płatności jest często przyczyną poważnych sporów umownych. Może to być spowodowane opóźnieniami lub niekompletnymi płatnościami, kwotami i harmonogramami płatności, konfliktami wokół premiowania i płatności za wyniki, częściowym lub nieprecyzyjnym wykonaniem usługi, postanowieniami i nie tylko.
• Naruszenie umowy. Kiedy jedna ze stron nie wykonuje swoich zobowiązań zgodnie z umową (lub druga strona postrzega, że tak się stało), może to prowadzić do istotnego naruszenia umowy lub drobnego naruszenia, w zależności od powagi sytuacji. Jak sama nazwa wskazuje, drobne naruszenie umowy ma miejsce, gdy raczej nieistotna część lub warunek umowy nie został spełniony – nie wpływając na ogólny zadowalający wynik. Z kolei istotne naruszenie ma miejsce, gdy warunek lub wymóg, którego nie dostarczono, był znaczący, co skutkowało ogólnym niezadowalającym wynikiem.
• Różne interpretacje. Niejasny język w umowie lub po prostu ogólne czynniki, takie jak różne wzorce myślenia, mogą prowadzić do sporów dotyczących zakresu prac, terminów lub konkretnych dostaw. Obie strony mogą interpretować warunki umowy inaczej, co prowadzi do ewentualnego sporu.
• Nieporozumienia dotyczące wydajności. Strony mogą nie zgadzać się co do tego, czy praca została wykonana zgodnie z uzgodnionymi standardami lub harmonogramem.
• Kwestie poufności i własności intelektualnej. Jeśli strona ujawni chronione informacje lub wykorzysta własność intelektualną w sposób niezgodny z umową, często następują spory.
• Zmiany okoliczności. Popyt rynkowy, inflacja, sytuacja rynkowa, warunki biznesowe i wiele innych czynników zewnętrznych może być również tematem sporu dotyczącego podpisanej umowy.

Oprócz tych typowych powodów do sprzeczania się o umowę, jednym powodem, który może wywołać tysiące innych, jest… źle napisana umowa.

Od brakujących klauzul, które określają, co robić w obliczu powstania sporu, po niejasny język, złą strukturę i niejasne terminy lub szczegóły płatności – to wszystko może pozostawić miejsce na różne interpretacje, tworząc podatny grunt do sporów.

Co się dzieje, gdy powstaje spór umowny?

Ale co się dzieje, gdy spór faktycznie powstaje?

Kiedy spór się pojawi, obie strony powinny zrobić co w ich mocy, aby go po prostu… rozwiązać.

I, zgodnie z American Bar Association (dobrowolne stowarzyszenie prawników i studentów prawa), rozwiązywanie sporów umownych to:

„Termin, który odnosi się do wielu procesów, które można wykorzystać do rozwiązania konfliktu, sporu lub roszczenia. Rozwiązywanie sporów może być również określane jako alternatywne rozwiązywanie sporów, odpowiednie rozwiązywanie sporów lub w skrócie ADR.”

Podobnie jak w przypadku wielu rzeczy związanych z umowami, rozwiązywanie sporów może zająć znacznie dużo czasu, a w tym okresie zaangażowane strony często tracą pieniądze.

Według Weshare, rozwiązanie sporu umownego zajmuje średnio 62 dni. Oznacza to dwa miesiące potencjalnych opóźnień operacyjnych, opłat prawnych i napiętych relacji.

Ale od czego zacząć?

Cóż, najlepiej zacząć od małych kroków.

Strony umowy powinny najpierw podjąć próbę bezpośrednich dyskusji, aby nieformalnie rozwiązać nieporozumienie. Poprzez wyjaśnienie błędnych interpretacji lub renegocjację warunków, aby uniknąć eskalacji.

Jeśli to się nie uda, następne kroki mogą obejmować:

• Negocjacje: Strony komunikują się w celu osiągnięcia wzajemnie akceptowalnego rozwiązania bez udziału strony trzeciej. Tak samo, jak negocjowały przed faktycznym podpisaniem umowy, aby omówić warunki.
• Mediacja: Kiedy neutralna strona trzecia ułatwia dyskusje, aby pomóc stronom znaleźć dobrowolne rozwiązanie.
• Arbitraż: Kiedy neutralna strona trzecia wysłuchuje dowodów i podejmuje wiążącą lub niewiążącą decyzję, w zależności od tego, co określa umowa.
• Postępowanie sądowe (Litigation): Najpoważniejsze, czyli przekazanie sporu do sądu, co jest często najdroższą i najbardziej czasochłonną opcją.

Niektóre spory eskalują szybko, zwłaszcza gdy jedna strona czuje się pokrzywdzona lub stawki finansowe są wysokie, podczas gdy inne można rozwiązać poprzez wczesną interwencję i jasną komunikację na początkowym etapie.

Jednak nawet przy ostrożnym planowaniu, spory umowne nadal mogą się zdarzyć.

Jak mówi artykuł WorldCC, powinieneś się ich spodziewać i być gotowy, zamiast mieć nadzieję, że będziesz tak przygotowany, że konflikt nigdy nie powstanie.

Wczesne rozpoznanie sporów i podjęcie jasnych kroków może pomóc Ci rozwiązać problemy, zanim przekształcą się w postępowanie sądowe (przekazanie konfliktu do sądu) lub uszkodzą relacje biznesowe.

Jak rozpoznać spór umowny?

Jak więc rozpoznać spór umowny?

Ponieważ aby podjąć szybkie kroki, aby powstrzymać eskalację, musisz znać wczesne oznaki pojawienia się nieporozumienia.

Niektóre typowe wczesne oznaki potencjalnego sporu mogą obejmować:

• Zaległe płatności lub powtarzające się opóźnienia w płatnościach.
• Małe nieporozumienia dotyczące jakości lub zakresu wykonanej pracy.
• Jedna strona nie dotrzymuje terminu bez jasnego powodu.
• Sprzeczne interpretacje kluczowych warunków umowy.
• Milczenie lub unikanie podczas omawiania zobowiązań.

Ignorowanie tych znaków może przekształcić małe nieporozumienie w większy, kosztowny spór.

Przyjrzyjmy się kilku typowym scenariuszom sporów i wymieńmy wczesne oznaki, które mogą się w nich pojawić.

Spory umowne: typowe scenariusze i wczesne oznaki

Scenariusz 1: Spór o płatność w umowie marketingowej

Wyobraźmy sobie, że mała agencja marketingowa zrealizowała kampanię dla klienta, ale klient odmówił zapłaty, twierdząc, że wyniki nie odpowiadały oczekiwaniom.

Zakres prac w umowie był niejasno zdefiniowany, co doprowadziło do różnych interpretacji tego, co oznaczało „ukończenie”.

Wczesne oznaki:

W tym scenariuszu sporu o płatność, wczesne oznaki tego, że spór umowny narastał, mogły obejmować:

• Nieprecyzyjne lub niespójne informacje zwrotne od klienta podczas kampanii, sugerujące, że nie był pewien lub niezadowolony z wyników.
• Opóźnione odpowiedzi na aktualizacje statusu lub faktury, sugerujące niezadowolenie.
• Nieporozumienia dotyczące metryk kampanii, np. co stanowi „leada” lub „konwersję”, bez jasnego odniesienia do umowy.
• Prośby o dodatkową pracę bez uznania dodatkowych kosztów, wskazujące na niezgodność w zakresie.

Rozwiązanie:

Agencja i klient weszli w mediację i wyjaśnili dostawy. Podpisali ugodę za pomocą e-podpisów, zgadzając się na częściową płatność i definiując jaśniejsze warunki dla przyszłych projektów.

Lekcja:

Jasny zakres i definicje dostaw zapobiegają sporom. Jeśli rozwiążesz spory umowne za pomocą mediacji, możesz efektywnie rozwiązać nieporozumienia dotyczące płatności.

Scenariusz 2: Naruszenie poufności w umowie o rozwój oprogramowania

Deweloper udostępnił zrzuty ekranu projektu w mediach społecznościowych, naruszając warunki poufności w umowie. Klient rozważał postępowanie sądowe z powodu potencjalnego narażenia własności intelektualnej (IP).

Wczesne oznaki:

W tym scenariuszu naruszenia poufności, wczesne oznaki, że spór może powstać, mogły obejmować:

• Prośby dewelopera o publiczne pokazanie pracy przed uruchomieniem, wskazujące na brak zrozumienia granic poufności.
• Brak jasności podczas wdrażania co można, a czego nie można udostępniać zewnętrznie.
• Deweloper wyrażający frustrację z powodu niemożności wykorzystania projektu w swoim portfolio, pokazujący napięcie między celami marki osobistej a potrzebami klienta w zakresie poufności.
• Klient zauważający niezatwierdzone posty i wydający nieformalne ostrzeżenia, które, jeśli nie zostaną rozwiązane, mogą ulec eskalacji.

Rozwiązanie:

Poprzez negocjacje, deweloper zgodził się usunąć posty i podpisał poprawioną umowę o poufności z jasnymi karami za przyszłe naruszenia.

Lekcja:

Wyraźnie określ poufność w umowach i działaj szybko, gdy wystąpi naruszenie, aby zapobiec eskalacji.

Scenariusz 3: Spór o interpretację warunków

Dostawca i sprzedawca detaliczny nie zgodzili się co do interpretacji „ram czasowych dostawy” w ich umowie biznesowej, przy czym jedna strona twierdziła, że opóźnienia uzasadniały wstrzymanie płatności.

Wczesne oznaki:

Tutaj, wczesne oznaki zbliżania się sporu mogły być:

• Różne odniesienia do harmonogramów dostaw w e-mailach, z wyrażeniami takimi jak „około dwa tygodnie” w porównaniu do „nie później niż 10 dni roboczych”.
• Częste pytania wyjaśniające od jednej strony na temat oczekiwanych dat dostawy, wskazujące na niepewność.
• Częściowe przesyłki lub nieosiągnięte kamienie milowe aktualizacji bez jasnych wyjaśnień lub zmienionych harmonogramów.
• Faktury opóźnione lub częściowo opłacone z uzasadnieniem „oczekiwanie na potwierdzenie dostawy”.

Rozwiązanie:

Zdecydowali się na arbitraż, co zaowocowało wiążącą decyzją opartą na dowodach z e-maili i warunkach umowy, pozwalając obu stronom iść dalej.

Lekcja:

Precyzyjne warunki ograniczają spory dotyczące interpretacji; arbitraż może zaoferować szybsze rozwiązanie niż postępowanie sądowe.

Rozwiązywanie sporów za pomocą e-podpisów: łatwiej niż kiedykolwiek (dowód cyfrowy)

E-podpisy to nie tylko wygoda zdalnego podpisywania umów – choć to też – ale mogą również pomóc szybciej rozwiązywać spory umowne.

Jak dokładnie?

Jesteśmy tu, by Ci to powiedzieć.

Kiedy powstaje spór umowny, jednym z pierwszych pytań jest, czy istnieje ważna, wykonalna umowa.

Używanie elektronicznych podpisów zapewnia jasny, łatwo dostępny zapis tego, kto podpisał, kiedy i w jakiej wersji dokumentu, za pośrednictwem elektronicznego śladu audytu.

Na przykład, Autenti wystawia szczegółową elektroniczną Kartę Podpisu dla każdego dokumentu, który podpisujesz za pomocą tej platformy e-podpisów, do której możesz łatwo wrócić, nawet w przypadku archiwizowanych umów.

Taki dowód cyfrowy może pomóc szybko rozstrzygnąć spory, ograniczając potrzebę długotrwałych sporów o to, czy umowa została podpisana, czy która wersja została uzgodniona. Zapomnij o szukaniu w fizycznym archiwum tej starej, zniszczonej umowy, którą podpisałeś miesiące temu.

Wiele sporów wynika z roszczeń typu „Nigdy tego nie podpisałem” lub „To nie był ostateczny projekt”. Dzięki śladom audytu dostarczanym przez platformy e-podpisów możesz pokazać:

• Dokładne znaczniki czasu zastosowania podpisów (elektroniczny ślad audytu).
• Adres e-mail i adres IP użyty do podpisania.
• Wersja dokumentu, która została podpisana.

Zgodnie z przepisami, takimi jak eIDAS w UE, e-podpisy są prawnie ważne i wykonalne, dając Ci pewność, jeśli spór eskaluje.

Dodatkowo, gdy pojawiają się spory, strony często muszą podpisać aneksy lub ugody, aby rozwiązać problem. E-podpisy umożliwiają szybkie wykonanie tych dokumentów, pomagając stronom osiągnąć wzajemnie akceptowalne rozwiązanie bez zbędnych opóźnień.

Jak w ogóle uniknąć sporu umownego? Strategie zapobiegania

Wiedząc wszystko o rodzajach sporów, typowych przyczynach, sposobach ich rozwiązywania i sposobach ich rozwiązywania jeszcze szybciej (za pomocą e-podpisów) – możesz się teraz zastanawiać, czy istnieje sposób, aby uniknąć ich całkowicie?

A odpowiedź brzmi… prawdopodobnie nie.

Ale to nie znaczy, że nie możesz próbować i być przygotowanym najlepiej, jak potrafisz.

Oto jak firmy i osoby prywatne mogą unikać kosztownych sporów i chronić relacje robocze (lub przynajmniej spróbować).

1. Sporządzaj warunki i klauzule umowy w jasny sposób

Niejasny język umowy jest jednym z głównych powodów powstawania sporów umownych.

Podczas pisania lub sporządzania umów upewnij się, że:

• Jasno zdefiniuj kluczowe warunki (harmonogramy płatności, zakres prac, dostawy, terminy).
• Uwzględnij precyzyjne klauzule dotyczące naruszenia umowy, szczegółowo określające, co stanowi istotne naruszenie a drobne naruszenie.
• Określ metody rozwiązywania sporów (negocjacje, mediacja, arbitraż lub postępowanie sądowe).
• Zajmij się poufnością, prawami własności intelektualnej i warunkami wypowiedzenia.
• Upewnij się, że język jest zrozumiały.

Dobrze jest również przejrzeć umowę z obiema zaangażowanymi stronami i omówić wzajemnie warunki, aby upewnić się, że obie strony są zgodne.

2. Skutecznie negocjuj

Skuteczne negocjacje umowne są niezbędne do unikania sporów. Przed podpisaniem poświęć czas na:

• Wyjaśnij oczekiwania z drugą stroną, aby zapewnić zgodność.
• Zidentyfikuj potencjalne nieporozumienia i rozwiąż je z góry.
• Negocjuj realistyczne terminy i warunki płatności, aby zapobiec sporom później.
• Dokumentuj wszystkie wynegocjowane punkty i uwzględnij je w ostatecznej, wiążącej umowie.

Dobra negocjacja umowy ogranicza nieporozumienia, które często prowadzą do sporów umownych.

3. Używaj podpisów elektronicznych

Wspomnieliśmy już, że podpisy elektroniczne to świetne narzędzie do szybkiego rozwiązywania sporów.

Ale są one również świetnym narzędziem do całkowitego ich unikania, i to z tych samych powodów, co wcześniej.

Ponieważ tworzą ślad audytu, pokazując, kto podpisał, kiedy i z jakiego adresu IP, dostarczając dowodów w przypadku sporu. Wspierają kontrolę wersji, zapewniając, że wszystkie strony podpisują poprawną wersję umowy. I są całkowicie legalne i bezpieczne.

Rozwiązuj spory umowne szybciej (lub nawet ich unikaj) z Autenti

Spory umowne kosztują firmy czas, pieniądze i napięte relacje – i zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać.

Źle napisane umowy, niejasne warunki i zmieniające się oczekiwania są częstymi wyzwalaczami, zamieniając małe nieporozumienia w kosztowne konflikty, których rozwiązanie może zająć miesiące.

Więc… nie pozwól, aby niejasne umowy lub niepodpisane warunki kosztowały Cię czas i pieniądze.

Wypróbuj Autenti za darmo przez 14 dni i zobacz, jak szybkie (i bezbolesne) może być faktycznie rozwiązywanie sporów umownych.