Rezygnacja z papieru to temat, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Bardzo często nie wiedzą jednak, jak się do tego zabrać. My wychodzimy z założenia, że warto brać przykład ze światowych leaderów. Właśnie dlatego przyjrzeliśmy się międzynarodowej firmie telekomunikacyjnej Vodafone. Postawiła ona na technologię cyfrową i dzięki temu zredukowała ilość wydruków w organizacji aż o 80%. Uzyskała ten oszałamiający wynik w ciągu zaledwie czterech lat. Pomimo tego, że jest gigantem w branży, pod względem zużycia papieru klasyfikuje się aktualnie w kategorii małych i średnich przedsiębiorstw. Informacja o tym, że Vodafone rezygnuje z papieru już odbiła się szerokim echem po rynku i zaczęła inspirować. Ale nic nie zadziało się bez dobrych chęci i zaangażowania.
Od czego zaczęli?
Bywają sytuacje, w których trudno uniknąć drukowania, ale Vodafone dba o to, aby wszyscy pracownicy korzystali z niego na minimalnym poziomie. Od momentu rozpoczęcia monitorowania statystyk dotyczących papieru w latach 2008/9, firma Vodafone była w stanie zidentyfikować z sukcesem obszary wymagające poprawy. W ciągu trzech lat zmniejszyła zużycie z 33 milionów arkuszy papieru rocznie do zaledwie 6,5 miliona. Dzięki tej redukcji ocalonych zostało 3000 drzew. Te działania zaoszczędziły także dla firmy 3,5 miliona funtów rocznie, a informacja, że rezygnacja z papieru w Vodafone staje się rzeczywistością, zadziałała korzystnie na jej wizerunek.
W jaki sposób dokonali tak znaczącego postępu w stosunkowo krótkim czasie?
- Przede wszystkim wprowadziła w firmie kampanię "a page a day" , która miała na celu ustalić, ile stron dziennie drukuje każdy pracownik i postawić mu za cel, by całą interesującą go treść postarał się zmieścić na jednej stronie papieru.
- Ustaliła zasadę, że nie można wydrukować żadnego dokumentu, dopóki nie zostanie użyta karta dostępu do drukarki. Odradziła też drukowanie w kolorze, a drukarki ustawiła automatycznie na drukowanie dwustronne. W takiej sytuacji rezygnacja z papieru wydawała się pracownikom oczywistością.
- Zmniejszyła liczbę drukarek w biurach do jednej drukarki na 125 pracowników, co odpowiadało mniej niż połowie średniej dla firm w Wielkiej Brytanii.
- Zdecydowała o przejściu z komputerów stacjonarnych na laptopy, aby pracownicy nie byli przywiązani do biurek. Vodafone wciela w życie filozofię "hot-deskingu”, polegającą na przydzielaniu biurek pracownikom, gdy są oni akurat potrzebni lub w systemie rotacyjnym, zamiast dawać każdemu własne stanowisko pracy. Zniechęca to pracowników do drukowania i pozostawiania dokumentów na biurkach przez całą noc.
Co dalej?
Vodafone nie osiada na laurach. Firma ma na celu zmniejszenie zużycia papieru o kolejne 80% względem poziomu z lat 2008/9. Planuje kontynuować regularną komunikację i kampanie pracownicze, a jako firma technologiczna zachęca pracowników do używania tabletów i laptopów na spotkaniach i całkowitej rezygnacji z wydruków. Pracuje również z 25 firmami, które znalazły się na niechlubnej liście największych marnotrawców papieru, próbując znaleźć wyjście z tej sytuacji i wypracowując nowe pomysły na „depapieryzację”. Autenti podpisuje się (oczywiście elektronicznie!) pod tymi postulatami i mocno trzyma kciuki za Vodafone :)
Żródło: environmentalpaper.org
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
English version:
Vodafone gives up on paper!
Vodafone opted for digital technology and thus reduced the number of prints in the organization by as much as 80%. This stunning result has been obtained in just four years. Despite being a key player in the industry, in terms of paper consumption, it is currently classified in the category of small and medium-sized businesses. The information that Vodafone resigns from paper has already made a big impact on the market and began to inspire companies all over the world. But nothing could have been done without good intentions and commitment.
Where did they start?
There may appear situations in which it is difficult to avoid printing, but Vodafone ensures that all employees use it at a minimum level. Since the monitoring of paper statistics began in 2008/9, Vodafone has been able to successfully identify areas for improvement. In three years, it reduced consumption from 33 million sheets of paper per year to just 6.5 million. Thanks to this reduction, 3,000 trees were saved. These activities have also saved the company 3.5 million pounds a year, and the information that Vodafone gives up on paper has had a positive impact on its public image.
How have they made such significant progress in a relatively short time?
- First of all, Vodafone introduced the campaign "a page a day" in the company, which was to determine how many pages each employee prints every day and set him/her the goal to make all the content fit on the one side of the paper.
- Vodafone set the rule that each employee can not print any document until he/she uses the printer access card. The company also discouraged color printing, and set the printer for two-sided printing automatically.
- Vodafone reduced the number of printers in offices to one printer per 125 employees, which corresponded to less than half the average for companies in the UK.
- The company decided to switch from desktop computers to laptops. Vodafone implements the philosophy of "hot-desking", consisting in assigning desks to employees when they are needed or in a rotational system, instead of giving everyone their own workstation. This discourages employees from printing and leaving documents on desks throughout the night.
What's next?
Vodafone does not rest on laurels. The company aims to reduce paper consumption by another 80% compared to the level of 2008/9. It plans to continue regular communication and employee campaigns, and as a technology company, Vodafone encourages employees to use tablets and laptops in meetings and to give up all printouts altogether. It also works with 25 companies that found themselves on the infamous list of the greatest paper waste giants, trying to find a way out of this situation and working out new ideas for getting rid of paper in the company environment.
Autenti signs (online, of course!) under these demands and keeps its fingers crossed for Vodafone!
